临时供应商管理办法0210

第一章总则第一条目的与依据为规范公司临时供应商的引入、评估、合作及退出管理，确保采购质量、控制采购风险、提高采购效率，降低采购成本，依据国家相关法律法规及公司采购管理制度，特制定本办法。第二条定义本办法所称临时供应商，是指因公司生产经营活动中出现临时性、突发性采购需求，或现有合格供应商无法满足特定时期、特定项目需求，经规定程序审批后，临时纳入公司采购体系的供应商。其合作期限通常较短，且一般不参与公司常规性、持续性采购项目。第三条适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构在采购过程中对临时供应商的管理。涉及国家专项规定或公司特殊采购项目的，从其规定。第四条基本原则临时供应商管理应遵循以下原则：1.必要性原则：仅在确有必要且无法通过现有合格供应商满足需求时，方可引入临时供应商。2.审慎性原则：对临时供应商的资质、能力、信誉等进行严格审查和评估。3.质量优先原则：确保临时供应商提供的产品或服务符合公司质量标准和要求。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，力求采购成本合理。5.公平、公正、公开原则：临时供应商的引入和管理过程应透明规范。第二章管理职责第五条采购部门采购部门是临时供应商的归口管理部门，主要职责包括：1.组织制定和修订临时供应商管理相关制度。2.负责临时供应商的信息收集、初步审核、组织评估及准入审批。3.负责临时供应商的合同洽谈、签订与管理。4.协调处理临时供应商合作过程中的问题与纠纷。5.负责临时供应商的绩效评估、信息更新与档案管理。第六条需求部门需求部门是临时供应商的提出和使用部门，主要职责包括：1.根据实际需求，提出临时供应商引入申请，并提供相关需求说明。2.参与临时供应商的评估，特别是对其提供产品或服务的适用性进行确认。3.负责临时采购合同的履行跟踪，包括物料接收、质量检验、问题反馈等。4.配合采购部门进行临时供应商的绩效评估。第七条其他相关部门1.质量管理部门：负责对临时供应商提供产品或服务的质量进行检验和监督。2.财务部门：负责临时采购的付款审核与结算，并对相关财务风险进行把控。3.法务部门：负责对临时采购合同的法律合规性进行审核。4.技术部门（如适用）：参与对临时供应商技术能力的评估。第三章临时供应商的准入与评估第八条准入条件引入临时供应商应至少满足以下基本条件：1.具备独立法人资格或合法经营主体资格，能够提供有效资质证明文件。2.具备履行合同所必需的专业技术能力、生产能力或服务能力。3.具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规记录或严重违约行为。4.能够提供符合国家及行业标准、公司质量要求的产品或服务。5.具备必要的质量保证体系和售后服务能力。6.能接受公司的付款条件和采购流程。第九条申请与审批流程1.需求提出：需求部门因特殊情况确需引入临时供应商时，应填写《临时供应商引入申请表》，详细说明引入原因、采购需求（品名、规格、数量、质量要求、预估金额、期望交付期等）、建议供应商信息（如已有意向）等，并附相关证明材料。2.部门审核：需求部门负责人对申请的必要性、合理性进行审核。3.采购初审：采购部门收到申请后，对申请材料的完整性、合规性进行初步审核。如无建议供应商，采购部门可协助寻找潜在供应商。4.联合评估：采购部门组织需求部门、质量管理部门及其他相关部门（如技术、法务）对候选临时供应商进行联合评估。评估可采用资料审查、现场考察（必要时）、样品测试（如适用）等方式进行。评估内容包括资质、生产能力、质量控制、商业信誉、报价合理性、交货能力等。5.审批：联合评估通过后，由采购部门将《临时供应商引入申请表》及评估报告按公司审批权限逐级报批。第十条准入限制1.临时供应商原则上仅针对特定采购需求有效，不得自动获得公司其他采购项目的供货资格。2.对同一临时需求，应尽可能选择两家或以上候选供应商进行比选，以确保竞争和成本控制。3.对于涉及安全、环保、核心技术等关键领域的临时采购，准入标准应更为严格。第四章采购执行与合同管理第十一条合同签订临时供应商准入审批通过后，采购部门应与供应商签订书面采购合同。合同应明确以下主要内容：1.产品或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准。2.价格、付款方式、付款期限。3.交付时间、交付地点、运输方式及费用承担。4.质量验收标准和方法。5.违约责任和争议解决方式。6.合同有效期（通常与单次采购需求对应）。合同文本应优先采用公司标准合同模板，法务部门负责合同的法律审核。第十二条订单下达合同签订后，采购部门根据需求部门的请购单，向临时供应商下达采购订单，明确具体的交付要求。第五章履约过程管理第十三条生产/服务过程监控需求部门和采购部门应关注临时供应商的生产或服务过程，必要时可进行抽查，确保其能按合同要求履约。第十四条质量检验与验收临时供应商交付产品或提供服务后，需求部门应会同质量管理部门按照合同约定的标准和方法进行检验和验收。验收合格的，签署验收单；验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退换货、返工或索赔。第十五条问题处理合作过程中如出现质量问题、交付延迟或其他违约情形，需求部门应立即向采购部门反馈，采购部门负责牵头与供应商进行沟通、协调和处理，并记录相关情况。第六章付款与结算第十六条付款申请临时采购完成并验收合格后，需求部门应及时整理相关凭证（如验收单、发票等），按公司财务制度规定提交付款申请。第十七条付款审核与支付财务部门根据采购合同、验收合格证明、发票等有效凭证，对付款申请进行审核，审核通过后按合同约定的付款方式和期限办理支付。第七章绩效评估与档案管理第十八条绩效评估单次采购合作完成后，采购部门应组织需求部门、质量管理部门等对临时供应商的履约情况进行绩效评估，评估内容包括产品/服务质量、交付及时性、价格合理性、售后服务、配合度等，并填写《临时供应商绩效评估表》。评估结果作为该供应商后续是否继续合作的重要依据。第十九条档案管理采购部门负责建立和维护临时供应商档案，档案内容应包括：1.《临时供应商引入申请表》及审批文件。2.供应商资质证明文件复印件（营业执照、相关许可证等）。3.评估报告及相关材料。4.采购合同、订单。5.验收记录、质量反馈。6.绩效评估表。7.付款凭证等。临时供应商档案应妥善保管，保存期限不少于合同履行完毕后三年。第八章退出管理第二十条合作终止临时供应商的合作期限一般随单次采购合同的履行完毕而终止。如有特殊情况需延长合作，应重新履行审批程序。第二十一条不合格供应商处理对在合作过程中出现严重质