涉密载体管理台账与流转登记资料包

涉密载体管理台账与流转登记资料包记录管理事实，不记录涉密具体内容；表单使用后按本单位要求归档留存涉密载体管理台账与流转登记资料包收发｜借阅｜复制｜销毁｜检查记录使用单位______________________________适用期间________年____月____日至________年____月____日牵头部门______________________________表单管理员______________________________

一、使用说明本资料用于把涉密载体的收发、传递、借阅、复制、清退、移交、销毁和日常检查转化为可填写、可追踪、可复查的表单组合。适用于机关、事业单位、国有企业、科研项目组、涉密岗位管理部门以及承担相关工作的综合办公室、保密工作机构和业务部门。使用时建议先建立“载体总台账”，再对每一次流转单独登记；对逾期未归还、登记不完整、审批缺失、账物不一致等问题同步进入问题清单和整改台账，完成复查后再销项归档。填写安全提醒所有表单只记录管理事实，不记录国家秘密具体内容、密点、技术参数、项目细节、案情细节或未经批准公开的信息。材料名称可使用编号、代号、文号简称或载体管理编号表达；确需写明题名的，应按本单位现行要求控制知悉范围和保管方式。二、资料结构与建议用法模块适用场景使用人形成成果模块一：对象识别与责任链首次建账、岗位交接、专项盘点前保密工作机构、载体管理员、部门负责人载体范围表、责任分工矩阵、编号规则、控制点清单模块二：台账与流转登记收发、借阅、复制、外出携带、清退、销毁等日常动作载体管理员、经办人、审批人、使用人总台账、收发登记、借阅登记、复制登记、销毁登记等模块三：检查与问题整改月度盘点、专项检查、发现异常后检查人员、责任部门、整改责任人检查表、问题清单、整改通知单、整改台账模块四：复查销项与归档整改完成、年度归档、岗位交接前复查人员、牵头部门、档案管理人员复查记录、销项结论、行动追踪、归档目录使用顺序先建账，再登记；先核对，再整改；先复查，再归档全流程参与人员形成闭环证据链，便于后续检查和交接三、资料依据与适用边界公开依据与本资料相关的整理要点使用边界《中华人民共和国保守国家秘密法》（2024年修订，2024年5月1日起施行）围绕国家秘密载体制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修、销毁等环节建立管理要求。本资料仅转化为登记、检查和整改工具，不替代定密、审批和责任认定。《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》（国务院令第786号，2024年9月1日起施行）强调机关、单位保密工作责任制，以及教育培训、监督管理和责任落实。本资料不处理具体案件，不替代主管部门、保密行政管理部门或本单位生效制度要求。《关于国家秘密载体保密管理的规定》（中央保密办、国家保密局公开规定）围绕秘密载体收发、使用、复制、保存、清退、移交、销毁和登记簿保管等事项设置表单字段。涉及绝密级载体、出境、定点复制、销毁渠道等事项，应按法定权限和本单位程序办理。国家保密局系统公开学习材料和地方保密部门公开提示将载体全生命周期概括为制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修、销毁八个方面。本资料只提供管理动作和记录口径，不提供规避监管、绕开审批或处理涉密内容的做法。四、快速路径：从建账到销项归档步骤要做什么输出表单完成标准1.识别对象确认哪些纸介质、光介质、磁介质、半导体介质或其他物品需要纳入载体管理。载体范围判断表对象清楚，编号规则统一，责任人明确。2.建立总账逐件登记来源、编号、密级类别、保管部门、保管人、状态和存放位置类别。涉密载体总台账账目完整，账物可以对应核对。3.登记流转发生收发、借阅、复制、外出携带、清退、移交、销毁等动作时逐笔登记。各类流转登记表经办、审批、签收、归还或回执信息闭合。4.定期核对按月或按专项任务核对账、物、状态和审批材料。月度盘点核对表发现差异立即记录，不把异常留到年度集中处理。5.整改复查对登记缺失、超期未还、账物不符、审批缺失等问题形成整改闭环。问题清单、整改通知单、整改台账、复查记录责任人、措施、期限、证据和复查结论齐全。6.归档留存将台账、审批、签收、销毁回执、复查记录按目录归档。归档资料目录资料齐套，便于交接、抽查和追溯。

模块一：管理对象识别与责任链1.涉密载体范围判断表判断项填写口径纳入管理条件示例记录载体形态纸介质、光介质、磁介质、半导体介质，以及承载国家秘密信息的图纸、照片、音视频、电子介质等。只要记载或存储国家秘密信息，即应纳入相应管理。纸质材料、光盘、移动存储介质、涉密图纸袋。密级类别按载体标识、制发要求或本单位定密文件记录，不自行扩大或降低。标注为绝密、机密、秘密的，按对应要求管理。秘密/10年；机密/20年；按原件标识登记。来源渠道记录制发机关、接收渠道、移交部门或形成部门。来源不清、交接不清的，应先核实并记录异常。市内机要交换；上级交办；项目组形成。使用范围记录批准知悉或使用部门，不写具体涉密内容。涉及限定知悉范围的，不得擅自扩大。限办公室2人阅办；限课题组指定人员。生命周期状态在库、借出、复制中、外出携带、清退中、待销毁、已销毁、移交、异常。状态发生变化时，必须同步更新总台账和流转记录。借出；待销毁；已清退。填写口径能用编号表达的，不使用具体题名；确需题名的，按单位要求控制记录范围。表单不承载国家秘密具体内容。A-2026-001；项目材料A组第3件。2.责任分工矩阵角色主要职责必须留下的记录常见风险提醒单位主要负责人对本单位保密工作负总责，推动资源、制度和责任落实。年度安排、重大事项审批、整改督办意见。只部署不检查，导致问题反复出现。分管负责人组织载体管理、检查整改、复查销项和跨部门协调。专项检查记录、整改通知、复查结论。审批口径不统一，责任部门推诿。保密工作机构制定表单口径，组织盘点检查，跟踪问题闭环。检查表、问题清单、整改台账、归档目录。只查台账不核对实物，难发现账物差异。载体管理员负责建账、收发、借阅、清点、催还、保管和移交记录。总台账、收发登记、借阅登记、归还记录。登记滞后、代签、漏记复制件。部门负责人审核本部门使用必要性，督促使用人按期归还和整改。借阅审批、使用确认、整改反馈。使用范围扩大、超期未还无人跟进。使用人/经办人按批准范围使用载体，履行签收、保管、归还、清退义务。签收、借阅、归还、移交或销毁交接记录。带离办公场所、转借他人、私自复制。复查人员核验整改事实和证据，提出销项或继续整改意见。复查记录、销项确认、后续追踪。只看说明不看证据，形成形式闭环。3.编号规则与状态管理表字段推荐口径示例使用提醒载体编号年度+部门简称+序号，必要时加类别码。2026-BM-ZT-001编号一经使用不得重复；作废编号应保留作废记录。流转编号动作类型+日期+序号，便于追踪一笔业务。JY-202607-003同一载体多次借阅，应逐笔登记。复制件编号原载体编号+复制批次+份号。2026-BM-ZT-001-FZ01-02复制件视同原件管理，不得只登记原件。销毁批次号销毁申请年度+批次。XH-2026-02同批次载体应有清点清单和回执。状态字段在库、借出、外出携带、清退中、待销毁、已销毁、移交、异常。借出状态变化必须同步更新总台账。异常标记账物不符、审批缺失、超期未还、记录缺项、保管不当。超期未还异常不得直接覆盖，应进入问题清单。4.八环节控制点清单环节关键控制点登记或审批材料检查重点制作按批准范围制作，标识、编号、份数和发放范围清楚。制作审批、编号清单、份数记录。是否存在未编号、份数不清、发放范围不明。收发清点、编号、登记、签收，接收人与保管人责任明确。收文登记、发放登记、签收记录。是否存在代签、漏签、收后未入账。传递按规定渠道或指定人员传递，交接闭合。传递登记、签收回执、交接记录。是否存在普通渠道传递或回执缺失。使用限定知悉范围和使用地点，借阅有审批、有期限、有归还。借阅审批、使用登记、归还清点。是否超范围使用、超期未还、转借他人。复制履行审批和登记，不改变密级、期限和知悉范围。复制审批、复制件编号、份数登记。是否存在未经批准复制或复制件未入账。保存安全场所和保密设备保存，离岗离职前清退。保管清单、盘点记录、交接记录。账物是否一致，责任人是否更新。维修按规定审批和监督，不让载体脱离管理控制。维修审批、交接、监督记录。是否存在未经审批外送或监督缺失。销毁清点、审批、登记、回执和监销材料齐全。销毁审批、清点清单、回执、销项记录。是否存在自行处理、废品处理或回执缺失。

模块二：台账与流转登记表本模块为可直接使用的核心表单。正式使用时可按“总台账+专项登记表+审批或回执附件”的方式组合保存，确保每件载体、每次流转和每次处置都能追溯到责任人和时间节点。1.涉密载体总台账模板序号载体编号载体类别密级/期限来源或形成部门保管责任人当前状态备注填写口径连续编号年度+部门+序号纸质/光盘/存储介质等按标识登记不写涉密具体内容姓名+部门在库/借出/待销毁等示例12026-BM-ZT-001纸质材料秘密/10年上级来文，文号简称登记王某/办公室在库存放于保密柜A，不写具体内容示例22026-KY-JZ-014移动存储介质机密/按标识科研项目组形成李某/项目组借出对应借阅编号JY-202607-003示例32026-BM-GP-006光盘秘密/按标识会议材料回收赵某/综合科待销毁纳入XH-2026-02批次待填____________________________________________________________________________________2.收文接收登记表行别收文编号接收日期来源渠道载体编号份数/页数接收人入账日期处理去向填写口径按年度流水年月日机要交换/专人递送等与总台账一致清点后填写签名当日或规定时限在库/分办/传阅示例SW-2026-0182026-07-08机要交换2026-BM-ZT-0011份/12页王某2026-07-08登记后交办公室负责人阅批待填____________________________________________________________________________________3.发放与传递登记表行别流转编号载体编号发放/传递日期接收部门接收人签收传递方式回执状态备注填写口径动作+日期+序号与总台账一致年月日时限定范围内本人签收按规定渠道或指定人员已回执/待回执不填内容细节示例FD-202607-0022026-BM-ZT-0012026-07-0909:30综合科张某指定人员递送已回执回执编号HZ-002待填____________________________________________________________________________________

4.借阅与使用登记表行别借阅编号载体编号借阅人/部门借阅事由批准人借出时间应还时间归还状态填写口径动作+日期+序号与总台账一致本人和部门只写工作事项类别按权限审批年月日时明确期限未还/已还/逾期示例JY-202607-0032026-KY-JZ-014李某/项目组用于本项目资料核对周某2026-07-1010:002026-07-1017:00已还，归还记录GH-003待填____________________________________________________________________________________5.归还清点记录表行别归还编号对应借阅编号载体编号归还时间清点结果接收人异常情况处理意见填写口径动作+序号对应借阅记录逐件对应年月日时份数、页数、外观、封装签名无/说明事实继续使用/入库/整改示例GH-202607-003JY-202607-0032026-KY-JZ-0142026-07-1016:40数量一致，外观完好王某无入库，状态改为在库待填____________________________________________________________________________________6.复制审批与登记表行别复制编号原载体编号复制原因复制份数审批人复制件编号经办人复制件去向填写口径动作+序号与总台账一致只写工作必要性批准份数按权限审批逐份编号签名入库/发放/随原件保存示例FZ-202607-0012026-BM-ZT-001办理限定范围内传阅2份刘某2026-BM-ZT-001-FZ01-01/02王某1份发综合科，1份入库待填____________________________________________________________________________________7.外出携带审批与返回登记表行别审批编号载体编号携带人外出事项起止时间审批人返回清点备注填写口径动作+序号与总台账一致指定人员只写工作类别和地点类别明确起止按权限审批数量/状态/签收不记录涉密内容示例WC-202607-0012026-BM-ZT-001陈某、赵某参加上级部门工作会2026-07-1208:30至17:30刘某17:20清点一致按单位要求采取保管措施待填____________________________________________________________________________________8.清退与移交登记表行别登记编号载体编号清退/移交原因移出部门/人员接收部门/人员清点结果办理日期后续状态填写口径动作+序号逐件对应岗位调整/项目结束/机构调整等签名签名数量一致/异常说明年月日在库/移交/待销毁示例YJ-202607-0042026-KY-JZ-014项目阶段结束清退李某/项目组王某/办公室数量一致，外观完好2026-07-15在库待填____________________________________________________________________________________9.销毁审批与登记表行别销毁批次载体编号销毁原因清点人审批人送交/处置渠道回执编号台账状态更新填写口径年度+批次逐件或清单编号到期/重复件/按规定清退后处置双人或按制度按权限审批按规定渠道填写回执或证明编号已销毁/已销项示例XH-2026-022026-BM-GP-006会议回收材料按规定处置王某、赵某刘某指定承销渠道HZ-2026-02-062026-07-20更新为已销毁待填____________________________________________________________________________________10.维修与技术处理登记表行别处理编号载体或设备编号处理事项审批人监督人员交接时间处理结果备注填写口径动作+序号与台账一致只写管理事项按权限审批现场监督人员交出/收回时间恢复/封存/移交不写技术细节示例WX-202607-0012026-KY-JZ-014介质状态异常核验周某王某2026-07-1809:00/11:20清点一致，封存待复核全过程登记待填____________________________________________________________________________________

模块三：检查、问题清单与整改通知1.日常检查表检查类别检查要点证据或记录判定问题编号总台账载体编号、密级类别、保管人、状态是否完整，是否存在迟登记或漏登记。总台账、收发登记、实物抽核记录□符合□基本符合□不符合□不适用WT-____收发传递是否履行清点、登记、编号、签收，回执是否齐全。收文登记、发放登记、签收回执□符合□基本符合□不符合□不适用WT-____借阅使用借阅是否审批，期限是否明确，归还清点是否闭合。借阅登记、归还清点记录□符合□基本符合□不符合□不适用WT-____复制管理复制是否审批，复制件是否编号入账，去向是否清楚。复制审批与登记表□符合□基本符合□不符合□不适用WT-____外出携带是否按权限审批，人员、时间、清点和返回登记是否齐全。外出携带审批与返回登记表□符合□基本符合□不符合□不适用WT-____清退移交岗位变动、项目结束、机构调整时是否及时清退移交。清退与移交登记表□符合□基本符合□不符合□不适用WT-____销毁处置是否清点、审批、登记、回执齐全，是否同步更新台账。销毁审批与登记表、回执□符合□基本符合□不符合□不适用WT-____保存环境是否在安全场所和保密设备中保存，离开办公场所是否及时收存。保管记录、抽查照片说明、值班记录□符合□基本符合□不符合□不适用WT-____问题整改上次检查问题是否按期整改并完成复查销项。整改台账、复查记录□符合□基本符合□不符合□不适用WT-____2.月度盘点核对表行别盘点月份盘点范围台账数量实物数量借出数量差异情况处理结论盘点人填写口径年-月部门/柜/项目/批次按台账统计现场清点借阅登记核对无/差异说明一致/进入整改至少一名责任人示例2026-07办公室保密柜A38件38件2件无差异账物一致，2件借出均未超期王某、赵某待填________________________________________________________________3.库存差异与异常记录单行别异常编号发现日期载体编号异常类型事实描述临时控制措施责任部门进入整改台账填写口径WT+年月+序号年月日与总台账一致账物不符/审批缺失/超期未还/记录缺项等只写管理事实先控制风险明确到部门是/否示例WT-202607-0042026-07-222026-KY-JZ-014超期未归还应于7月20日归还，7月22日盘点仍为借出状态电话催还并暂停新的借阅项目组是待填________________________________________________________4.问题清单汇总表行别问题编号问题类别问题描述风险等级责任部门整改期限跟踪人当前状态填写口径与检查表一致登记缺失/账物不符/超期未还/审批缺失等只写事实和影响高/中/低明确部门年月日牵头部门人员未开始/整改中/待复查/已销项示例WT-202607-004超期未还载体2026-KY-JZ-014超过批准借阅期限2日，归还清点记录缺失中项目组2026-07-25王某整改中待填________________________________________________________5.整改通知单项目填写内容通知编号ZG-__________责任部门______________________________问题来源□月度盘点□专项检查□岗位交接□事件核查□其他：________问题摘要示例：载体2026-KY-JZ-014借阅超期，归还清点记录缺失；不得写入涉密具体内容。整改要求补齐审批、归还、清点和台账状态更新记录；说明超期原因；提出防止重复发生的措施。完成期限________年____月____日前需提交材料整改说明、补充登记记录、归还清点记录、责任人确认、后续防范措施。逾期处理提醒逾期未提交的，牵头部门应记录原因并提请分管负责人协调督办。发出部门/日期____________________________年____月____日接收部门确认____________________________年____月____日6.整改台账模板行别问题编号整改措施责任人完成期限提交证据复查人复查结论销项日期填写口径与问题清单一致具体、可验证姓名+部门年月日记录编号或材料名称不得与责任人相同通过/退回/继续整改年月日示例WT-202607-004补齐归还清点记录，更新总台账状态，部门负责人组织提醒李某/项目组2026-07-25GH-202607-003、台账更新截图说明赵某通过2026-07-26待填________________________________________________________

模块四：复查销项、行动追踪与归档1.复查记录表行别复查编号对应问题编号复查日期复查方式核验证据复查结论后续要求复查人填写口径FC+年月+序号与整改台账一致年月日查台账/核实物/问询/抽查材料名称或编号通过/退回/继续跟踪明确下一步签名示例FC-202607-004WT-202607-0042026-07-26查台账并核实物GH-202607-003、总台账状态更新记录通过纳入下月盘点抽查赵某待填________________________________________________________2.销项判定口径判定事项可销项条件不得销项情形记录要求登记缺失缺失记录已补齐，责任人、时间、载体编号和状态一致。仅口头说明，无法对应载体或流转编号。在整改台账写明补充记录编号。超期未还载体已归还并完成清点，原因说明和提醒措施齐全。未归还、清点不完整或再次逾期。附归还清点记录和台账状态更新记录。复制件未入账复制审批、份数、编号、去向和保管责任人已补充完整。复制件实际去向不清或审批缺失。逐份登记，不以批量说明代替。账物不符已查明原因，实物、台账、审批材料三者一致。仍有数量差异、状态差异或责任人不明。形成差异处理说明并纳入归档。销毁回执缺失回执或证明材料补齐，台账状态已更新为已销毁。仅标注已销毁但无清点、审批、回执证据。保存批次清单和回执编号。3.月度行动追踪表行别月份重点动作责任人完成节点进展状态需要协调事项下月跟进填写口径年-月盘点/催还/补登记/培训提醒/制度更新等姓名+部门具体日期未开始/进行中/完成资源、审批、跨部门事项具体动作示例2026-07对借阅超期记录进行专项提醒，抽查复制件编号王某/办公室2026-07-30完成需项目组指定一名联络人8月抽查项目组载体总账待填________________________________________________

4.岗位交接核对表交接事项交接内容移交人确认接收人确认监督人确认备注总台账载体清单、当前状态、借出清单、待销毁清单。□已核对□已接收□已见证差异进入问题清单实物核对逐件清点编号、份数、外观、封装和存放位置类别。□已核对□已接收□已见证不写具体涉密内容审批材料收发、借阅、复制、外出携带、清退、销毁相关材料。□已核对□已接收□已见证缺项列明编号未结事项未归还、待复查、待销毁、待回执事项。□已说明□已知悉□已见证明确后续责任系统或介质涉密介质、保管设备钥匙或权限交接按本单位制度办理。□已移交□已接收□已见证不得口头交接5.归档资料目录归档类别应归档材料归档口径保管责任人完成状态基础台账涉密载体总台账、编号规则、责任分工矩阵。按年度或项目建立目录。载体管理员□完成□待补流转记录收发、传递、借阅、归还、复制、外出携带、清退、移交记录。按动作类型或载体编号归集。载体管理员□完成□待补处置记录销毁审批、清点清单、回执、销项记录。按销毁批次归集。保密工作机构□完成□待补检查整改日常检查表、月度盘点、问题清单、整改通知、整改台账、复查记录。按检查批次归集。牵头部门□完成□待补交接材料岗位交接核对表、未结事项清单、责任人确认材料。人员变动或项目结束时归档。部门负责人□完成□待补

6.完整填写示例：一次借阅超期的闭环处理环节示例填写使用体验检查点发现问题月度盘点发现：载体2026-KY-JZ-014借阅编号JY-202607-003应于2026-07-20归还，2026-07-22仍为借出状态。问题描述写管理事实，不写材料具体内容。进入清单问题编号WT-202607-004；类别为超期未还；风险等级中；责任部门为项目组；期限为2026-07-25。编号、类别、责任部门和期限能直接进入整改台账。发出通知整改要求：归还并清点载体，补齐归还记录，更新总台账，说明超期原因，建立到期提醒。要求具体、