企业供应商准入与比价评审SOP资质SOP

企业供应商准入与比价评审SOP常青可编辑模板｜资质核验｜询价比价｜评审纪要｜履约跟踪台账企业供应商准入与比价评审SOP资质核验｜询价比价｜评审纪要｜履约跟踪｜异常退出项目内容适用对象中小企业负责人、采购负责人、财务负责人、行政负责人、项目负责人、供应链负责人、法务/合规负责人使用场景新供应商准入、采购比价、供应商评审、合同签署、月度履约评价、价格复核、异常整改、供应商淘汰或黑名单管理交付内容SOP制度+准入申请表+资质核验表+询价比价表+评审纪要+试用评价+履约台账+风险整改+退出清单打印建议A4黑白打印；准入、比价、评审、合同、履约、整改、退出表单可按供应商和采购项目复制使用常青定位不绑定具体年份，适合企业长期用于采购内控、供应商管理、成本控制、质量交付和付款风险防控企业填写信息填写项内容企业名称文件编号CG-GYS-适用采购类别行政采购/生产采购/项目采购/服务采购/工程采购/其他：版本号V1.0发布日期年月日生效日期年月日编制部门采购部/行政部/财务部/供应链部审批人使用提示：本资料用于企业建立供应商从准入申请、资质核验、询价比价、评审决策、试用合作、合同签署、履约跟踪、异常整改到退出淘汰的闭环管理。企业应结合采购金额、采购类别、行业资质、质量要求、付款风险、税务发票、合同条款和实际业务流程修订后使用。本模板不替代招投标文件、审计报告、法律意见或专业采购合规服务。

一、买后怎么用：7步建立供应商准入与比价评审闭环步骤采购/行政怎么做财务/法务/业务怎么审形成记录第1步提需求明确采购品类、规格、数量、预算、使用场景、质量标准和交付期限。判断是否真实需要、是否在预算内、是否可用现有供应商或库存替代。采购需求确认表第2步找供应商收集候选供应商营业执照、资质、报价、案例、联系人和开票信息。审核主体真实性、经营范围、开票能力、履约能力和历史风险。供应商准入申请表第3步核资质核验营业执照、资质证书、授权文件、开户信息、税务信息和服务能力。识别空壳供应商、关联供应商、无资质供应商和发票风险。供应商资质核验表第4步做比价按同规格、同质量、同服务、同交付条件询价，记录不少于两至三家报价。财务核对价格合理性，业务核对技术和质量匹配性。询价比价表第5步开评审从价格、质量、交付、服务、账期、发票、风险等维度综合评审。重大采购由采购、业务、财务、法务/管理层共同确认。供应商评审纪要第6步试合作新供应商先小批量试用或阶段性合作，记录交付、质量、响应和票据情况。根据试用结果决定正式合作、限额合作或暂缓合作。试用评价表第7步跟履约建立履约台账，按月或按项目记录价格、质量、交期、投诉、付款和整改。异常供应商纳入整改、限制合作、暂停付款或退出清单。履约跟踪台账二、资料定位与交付清单本资料不是单张询价表，而是一套让采购从“谁便宜买谁、谁熟买谁”转为“准入有门槛、比价有依据、评审有纪要、付款有凭证、履约有评价、异常有退出”的供应商管理工具包。它重点解决供应商资质不清、报价口径不一致、采购比价走形式、指定供应商无理由、价格上涨无复核、到货质量差、发票不匹配、付款后无人追责等问题。模块可直接使用的表单/内容解决的问题1.准入制度供应商分类、准入条件、职责分工、审批权限、禁止事项让供应商不是随便进、随便用2.资质核验营业执照、资质、授权、开户、税务、案例、人员能力核验表防止无资质、空壳、发票异常供应商3.询价比价同规格询价表、报价口径说明、价格异常说明、指定采购说明让比价真实可比，不走形式4.评审纪要价格、质量、交付、服务、账期、税票、风险综合评分让采购决策有证据可复盘5.合作试用试用期评价、首单验收、样品确认、阶段性合作建议降低新供应商直接大额合作风险6.履约跟踪交期、质量、投诉、退换货、发票、付款、整改记录持续评价供应商，不是一签了之7.风险退出异常整改通知、限制合作、暂停采购、黑名单、退出交接让问题供应商能被淘汰8.月度复盘供应商等级调整、采购成本分析、异常供应商清单、优化建议让供应商管理成为降本增效工具三、供应商准入与比价评审全流程总图阶段关键动作责任人形成记录通过标准1.采购需求确认采购品类、规格、预算、数量、交付周期和质量标准。申请部门采购需求确认表需求真实、标准清楚。2.候选收集收集候选供应商基础资料、报价、案例、资质和开票信息。采购/行政供应商资料包资料完整，可核验。3.资质核验核查主体、经营范围、资质证书、授权、开户账户和税票能力。采购、财务、法务资质核验表主体真实，风险可控。4.询价比价按同规格、同质量、同交期、同付款条件进行询价比价。采购询价比价表报价口径一致。5.评审决策综合评分并形成推荐供应商、备选供应商和淘汰理由。评审小组评审纪要决策依据充分。6.合同签署明确价格、交付、验收、发票、付款、售后、违约和保密。采购、法务、财务合同/订单合同条款完整。7.履约评价记录交付、质量、响应、退换货、投诉、发票和付款情况。采购、业务、财务履约台账评价连续可追溯。8.分级调整按履约结果调整供应商等级、额度、账期和合作范围。采购负责人等级调整表优胜劣汰。9.整改退出对异常供应商发整改通知，严重问题限制合作或退出。采购、法务、管理层整改/退出清单风险关闭。四、适用范围与管理边界项目说明适用采购办公用品、设备、原材料、包装、服务外包、维修服务、项目采购、工程物资、咨询服务、物流仓储及其他可比价采购事项。适用供应商新供应商、现有供应商、备选供应商、长期合作供应商、指定供应商、临时采购供应商、外包服务商。重点风险供应商主体异常、报价虚高、同规格不可比、无资质供货、无验收付款、发票不匹配、关联交易、回扣舞弊、交付质量差。不替代事项本资料不替代招投标文件、政府采购流程、重大工程采购、上市公司内控制度、专项审计和法律尽调。管理边界小额低风险采购可简化流程；大额、高风险、长期合作、关键物料、涉及安全或客户交付的采购应提高审查和审批层级。常青使用供应商准入、比价、评审、履约和退出是企业长期采购内控刚需，本资料不绑定具体年份，可按采购项目反复使用。五、供应商准入与比价评审管理制度正文模板5.1总则为规范公司供应商准入、资质核验、询价比价、评审决策、履约评价和异常退出管理，降低采购成本和合作风险，制定本制度。供应商管理坚持“需求真实、资质合规、同口径比价、集体评审、合同留痕、履约评价、异常整改、优胜劣汰”的原则。任何部门和个人不得未经审批引入供应商、指定供应商、规避比价、拆分采购、虚假验收、收受利益或以非真实交易方式结算费用。供应商准入和比价评审应根据采购金额、采购类别、风险等级和业务重要性分级管理。供应商资料、报价记录、评审纪要、合同订单、验收记录、发票、付款资料和履约评价应完整归档，便于后续复核和追溯。5.2职责分工角色主要职责关键输出申请部门提出真实采购需求，明确规格、数量、质量、交付和预算。采购需求确认表、验收意见。采购/行政收集供应商、询价比价、组织评审、跟进合同和履约评价。比价表、评审纪要、履约台账。财务部审核预算、价格合理性、发票、付款条件、税务票据和收款账户。财务审核意见、发票核验记录。法务/合规审核合同条款、资质授权、重大风险、违约责任和关联交易风险。合同审查意见、风险提示。质量/技术/使用部门审核技术参数、样品、质量标准、验收要求和售后能力。技术/质量评审意见。管理层审批重大采购、指定采购、异常供应商、黑名单和重大合作决策。审批结论、供应商调整决定。5.3供应商分类管理供应商类别适用情形管理要求候选供应商尚未合作或仅收集资料的供应商。完成基础资料和资质初审，暂不直接大额采购。试用供应商通过准入但尚未稳定履约的供应商。小批量或阶段性合作，重点记录质量、交期和服务。合格供应商资质、价格、质量、交付、发票和服务符合要求。可纳入常规采购比价和合作范围。核心供应商关键物料、长期服务或高质量稳定供应商。签订框架协议，定期评价和价格复核。限制供应商出现质量、交付、发票、服务或价格异常但可整改。限制订单、限期整改、暂停新增合作。黑名单供应商重大违约、欺诈、虚假发票、商业贿赂、重大质量事故等。停止合作，保留证据，必要时法务处理。5.4准入条件主体真实：供应商名称、统一社会信用代码、经营地址、联系人、银行账户等信息真实可核验。范围匹配：经营范围、资质证书、授权文件、行业许可与拟采购商品或服务相匹配。能力匹配：具备相应生产、交付、服务、人员、设备、库存、售后和质量控制能力。票据合规：具备与交易内容匹配的发票开具能力，发票项目、税率和开票主体应与交易一致。风险可控：不存在明显失信、重大诉讼、严重质量事故、异常经营、关联交易未披露等重大风险。价格合理：报价具备市场可比性，不明显高于同类供应商或历史价格。5.5询价比价规则询价比价应坚持同规格、同质量、同数量、同交期、同付款条件、同服务范围的可比原则。常规采购建议至少取得两至三家供应商报价；小额低风险采购可根据公司制度简化，但应保留采购依据。报价表应列明含税/不含税、税率、运费、安装费、质保、交期、付款条件、售后和有效期。如仅能向一家供应商采购，应填写指定采购说明，说明唯一性、兼容性、紧急性、专利授权、原厂要求或其他原因。评审时不应只看价格，还应综合考虑质量、交期、付款条件、发票、服务、稳定性和风险。5.6履约评价与退出规则供应商履约评价应至少关注价格稳定性、交付及时率、质量合格率、服务响应、退换货处理、发票准确率和合作诚信。出现质量不合格、交付延迟、发票错误、价格异常、服务投诉、资质过期、违规外包等情况时，应记录异常并要求整改。供应商整改应明确问题、责任、整改要求、完成期限和复核方式；整改未通过的，应限制合作或退出。涉及欺诈、商业贿赂、虚假发票、重大安全质量事故、恶意违约等重大风险的，应立即暂停合作并提交管理层处理。供应商退出时应完成未交订单、未付款项、质保、退换货、资料交接和合同终止事项。六、供应商准入与资质核验表单6.1供应商准入申请表使用方式：新增供应商前填写。涉及大额采购、长期合作、关键物料、外包服务、工程服务或指定采购时，建议提高审批层级。填写项填写内容备注/附件编号申请日期申请部门申请人供应商名称统一社会信用代码联系人/电话主营业务拟采购商品/服务合作原因预计采购金额是否已有备选供应商是否关联方是否需资质许可申请部门意见采购审核财务审核法务/合规意见审批结论6.2供应商基础资料清单资料类别具体资料是否取得备注主体资料营业执照、统一社会信用代码、法定代表人或负责人信息。□是□否资质资料行业资质、生产许可、授权证书、质量体系、特殊作业资质。□是□否银行资料开户许可证/账户信息、收款账户、账户名称。□是□否税务票据开票信息、发票类型、税率、可开票内容。□是□否履约能力产能、库存、人员、设备、交付周期、服务范围。□是□否案例资料合作客户、历史案例、样品、检测报告、项目经验。□是□否风险资料诉讼、处罚、失信、重大投诉、质量事故、关联关系说明。□是□否6.3供应商资质核验表检查项检查标准结果问题说明/责任人主体真实供应商名称、统一社会信用代码、联系人、地址、账户信息可核验。□通过□异常经营匹配经营范围与采购商品/服务基本匹配。□通过□异常资质有效所需许可、授权、证书在有效期内。□通过□异常账户一致收款账户与供应商主体或合同约定一致。□通过□异常开票能力可开具与采购内容匹配的合法有效发票。□通过□异常履约能力具备交付、服务、售后、质量控制能力。□通过□异常风险记录未发现重大失信、异常经营、重大处罚或严重质量事故。□通过□异常关联披露与公司员工、股东、客户或其他供应商不存在未披露关联关系。□通过□异常6.4供应商关联关系声明表适用场景：长期合作、大额采购、员工推荐、指定供应商、价格异常或内部质疑时使用。填写项填写内容备注/附件编号供应商名称声明日期是否与公司员工存在亲属/利益关系是否与公司股东/管理层存在关联是否与其他供应商存在控制或共同利益关系是否存在回扣/返点/利益输送安排供应商声明经办人确认采购负责人意见管理层审批七、询价比价与评审表单7.1采购询价比价表供应商品牌/规格数量含税单价总价税率交期质保/售后付款条件综合备注供应商A供应商B供应商C推荐结果7.2报价口径确认表使用方式：正式询价前先统一报价口径，避免供应商报价看似便宜但实际不含税、不含运费、不含安装或质保不足。填写项填写内容备注/附件编号采购项目规格型号质量标准数量单位是否含税税率是否含运费是否含安装/调试交付地点交付期限付款条件质保期限售后服务报价有效期其他要求7.3供应商综合评分表评价维度权重供应商A供应商B供应商C评分说明价格30%总价、税率、运费、安装费、付款条件。质量20%样品、材质、检测、历史质量。交付15%交期、库存、产能、物流能力。服务10%响应速度、售后、退换货。资质10%证照、授权、行业许可。发票/财务10%开票能力、账户一致、账期。风险5%失信、诉讼、关联、异常。总分100%推荐供应商及理由。7.4供应商评审纪要模板使用方式：大额、关键、长期或高风险采购，应形成评审纪要，避免事后无法说明为什么选择某家供应商。填写项填写内容备注/附件编号评审日期采购项目采购类别采购金额参与评审人员候选供应商报价情况技术/质量评审意见财务/发票评审意见法务/合规评审意见推荐供应商备选供应商不推荐供应商及原因最终决策后续动作7.5指定供应商采购说明表指定原因可填写：唯一来源、原厂配件、系统兼容、客户指定、紧急维修、专利授权、历史延续、保密要求等。填写项填写内容备注/附件编号申请日期申请部门供应商名称采购事项指定原因是否唯一来源是否原厂/授权要求是否兼容现有系统/设备是否紧急采购价格合理性依据替代方案说明风险说明部门负责人意见采购意见财务意见管理层审批八、试用合作、合同与付款前控制8.1新供应商试用评价表使用方式：新供应商不建议直接进入大额长期合作。可通过首单、小批量或阶段性试用确认真实履约能力。填写项填写内容备注/附件编号供应商名称试用项目试用周期试用数量/金额质量表现交付表现响应速度沟通配合退换货/售后发票开具付款配合使用部门评价采购评价财务评价是否转为合格供应商8.2合同签署前检查清单检查项检查标准结果问题说明/责任人主体一致合同主体、营业执照、收款账户、开票主体一致或有书面说明。□通过□退回服务/商品清楚采购内容、规格型号、数量、质量标准、交付地点清楚。□通过□退回价格明确含税/不含税、税率、运费、安装、质保和其他费用清楚。□通过□退回验收标准验收方式、验收期限、不合格处理和退换货规则清楚。□通过□退回付款条件付款节点、账期、发票前置条件和暂停付款情形清楚。□通过□退回违约责任延期、质量问题、发票异常、保密、侵权、违约处理明确。□通过□退回归档资料准入、比价、评审、合同审批和附件资料齐全。□通过□退回8.3付款前供应商资料核对表核对项核对标准结果备注采购依据采购申请、审批、合同/订单齐全。□通过□退回验收资料到货/服务验收通过，数量质量无异常。□通过□退回发票发票主体、内容、金额、税率与合同和验收一致。□通过□退回收款账户付款账户与合同或供应商资料一致。□通过□退回比价评审达到比价标准的采购有比价或指定说明。□通过□退回异常记录如有质量、交付、售后、发票异常，已处理或扣款。□通过□退回审批权限付款审批链完整且未越权。□通过□退回九、供应商履约跟踪与等级管理9.1供应商履约跟踪台账供应商采购项目交付日期质量结果交期结果服务响应发票状态异常记录综合评价合格/不合格/需整改准时/延期好/一般/差正常/异常/未开优秀/合格/限制/退出9.2供应商月度评价表评价项权重评分标准得分说明价格竞争力20%价格合理，与市场或历史采购相比具备优势。质量稳定性25%到货/服务质量稳定，退换货和投诉少。交付及时率20%按约定时间交付，延期少且能提前预警。服务响应10%沟通顺畅，问题处理及时。票据合规10%发票及时准确，收款账户和开票主体一致。合作诚信10%无虚假报价、隐瞒信息、商业贿赂或关联风险。整改配合5%出现问题后能及时整改并关闭。综合结论100%优秀/合格/观察/限制/退出。9.3供应商等级调整表供应商原等级拟调整等级调整原因生效日期审批人候选/试用/合格/核心/限制/黑名单9.4供应商价格复核表适用场景：长期合作供应商涨价、原材料价格波动、年度协议续签、同类供应商价格差异较大时使用。填写项填写内容备注/附件编号复核日期供应商名称采购品类现执行价格历史价格市场参考价格涨价/降价原因对比供应商价格调整建议采购意见财务意见管理层审批十、异常整改、限制合作与退出管理10.1供应商异常整改通知单异常类型可填写：质量不合格、交付延期、发票错误、服务投诉、价格异常、资质过期、合同违约、疑似关联、商业贿赂风险等。填写项填写内容备注/附件编号通知日期供应商名称采购项目异常类型异常描述涉及金额/数量影响范围整改要求整改期限是否暂停付款是否暂停新增订单供应商反馈复核结果关闭日期10.2供应商限制合作/退出审批表供应商处理类型原因未结事项处理建议采购意见财务/法务意见审批结论限制合作/暂停采购/退出/黑名单10.3供应商退出交接清单检查项检查标准结果问题说明/责任人订单清理未完成订单、未交付物料、未验收服务已列明。□完成□未完成款项清算应付、预付、扣款、赔偿、质保金已核对。□完成□未完成发票核对已开发票、待开发票、红冲/作废发票已核对。□完成□未完成质保售后质保期、售后责任、退换货安排已明确。□完成□未完成资料归还图纸、样品、模具、账号、客户资料、保密资料已交接。□完成□未完成合同终止合同解除、终止通知、违约责任或争议事项已处理。□完成□未完成系统更新供应商状态、付款限制、采购限制和黑名单已更新。□完成□未完成10.4供应商黑名单记录表供应商纳入原因证据资料限制范围生效日期解除条件审批人禁止合作/限制品类/暂停付款/需专项审批十一、供应商管理高风险清单风险场景风险表现防控动作发现后处理虚假比价不同规格报价、虚构供应商、同一控制方报价。统一报价口径，核验供应商主体和联系人。重新比价，记录异常。指定供应商经办人长期指定单一供应商但无合理说明。指定采购必须说明原因并审批。价格复核和关联关系核查。价格虚高价格显著高于历史或市场价格。定期市场询价和价格复核。重新谈判或更换供应商。无资质供货供应商缺少必要许可、授权或行业资质。准入前资质核验。暂停合作并补充资质。发票异常发票主体、内容、金额、税率与合同/验收不一致。付款前发票核验。退回重开或暂停付款。关联交易供应商与员工、股东、其他供应商存在未披露利益关系。关联关系声明和异常供应商核查。管理层复核并评估是否退出。质量事故供应产品或服务造成客户投诉、返工、损失。试用评价、验收标准和质量扣款条款。整改、扣款或退出。商业贿赂供应商向员工返利、回扣、礼品或利益输送。廉洁承诺和采购岗位轮岗/复核。停止合作，调查处理。11.1供应商准入前风险检查清单检查项检查标准结果问题说明/责任人真实交易采购需求真实，采购事项与业务需要匹配。□通过□退回主体核验供应商主体、经营范围、联系人、地址、账户真实。□通过□退回资质匹配供应商资质、授权、许可与采购内容匹配。□通过□退回报价可比报价口径一致，价格、税率、运费、质保和交期清楚。□通过□退回发票合规开票主体、发票内容和税率符合交易实质。□通过□退回收款账户付款账户与供应商主体或合同约定一致。□通过□退回关联风险已核查员工推荐、关联方、长期单一供应商等风险。□通过□退回合同条款验收、付款、违约、质保、保密和争议处理条款完整。□通过□退回十二、月度供应商管理复盘12.1月度供应商管理检查表检查项检查标准结果问题说明/责任人新增准入本月新增供应商是否完成准入申请和资质核验。□是□否询价比价达到标准的采购是否完成真实可比的询价比价。□是□否评审纪要大额/关键采购是否形成评审纪要和推荐理由。□是□否合同归档合同、订单、比价、验收、发票和付款资料是否归档。□是□否履约评价供应商交付、质量、服务、发票和整改是否记录。□是□否价格复核长期合作或涨价供应商是否进行价格复核。□是□否异常整改异常供应商是否发出整改要求并复核关闭。□是□否退出限制限制/退出/黑名单供应商是否更新系统和台账。□是□否12.2供应商月度分析表采购类别供应商数量新增数量异常数量限制/退出数量采购金额主要问题下月动作行政采购生产/项目采购服务外包工程/维修其他合计12.3供应商降本增效机会表品类/项目当前供应商当前价格市场参考优化机会预计节约责任人重新比价/框架协议/替代供应商/付款条件优化十三、常见问题处理口径问题建议处理口径应保留资料供应商报价差异大先确认规格、税率、运费、交期、质保和付款条件是否一致。报价口径确认表、报价单。只有一家能供货填写指定供应商说明，说明唯一性、兼容性、客户指定或紧急原因。指定采购说明、审批记录。供应商催款但发票不对发票主体、内容、金额、税率不匹配时可暂停付款并要求重开。发票核验表、结算资料。使用部门只认熟悉供应商可作为推荐供应商，但仍应资质核验、比价或指定采购审批。准入表、比价表、评审纪要。供应商交付多次延期记录延期次数、影响范围和整改要求，必要时限制合作或引入备选供应商。履约台账、整改通知。供应商质量差但价格低评审不应只