教务处教学档案管理计划

教务处教学档案管理计划一、总则（一）计划目的为规范我校教学档案管理工作，提高教学档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保教学档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥教学档案在教学管理、教学研究、人才培养和学校发展中的重要作用，特制定本计划。（二）计划依据本计划根据国家相关档案管理法律法规及教育行政部门关于高等教育教学档案管理的各项规定，结合我校教学工作实际情况制定。（三）适用范围本计划适用于学校教务处及各教学单位在教学管理过程中形成的各类教学档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等管理工作。（四）管理原则教学档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。坚持实事求是，确保档案材料的真实性和准确性。二、教学档案的构成与分类（一）档案构成教学档案是指在学校教学管理和教学实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。（二）主要类别1.综合管理类：包括教学工作的规划、计划、总结、报告；教学改革方案与实施情况；教学管理制度、规定、条例；教学会议纪要、重要通知等。2.专业与课程建设类：包括专业设置、建设规划与论证材料；人才培养方案；课程教学大纲、教案、课件、教材（含选用审批材料）、教学参考资料；课程建设（含精品课程、在线开放课程等）相关材料。3.师资队伍建设类：包括教师基本信息、任课资格审核、教学任务安排；教师培训、进修、奖惩材料；教学团队建设相关材料。4.教学运行类：包括教学日历、课程表；选课记录、学生名册；调课、停课、代课审批材料；教学日志、教学检查记录。5.实践教学类：包括实验教学大纲、指导书；实习（实训）计划、大纲、指导书、实习报告、鉴定材料；毕业设计（论文）题目、任务书、开题报告、指导记录、答辩材料、优秀毕业设计（论文）；实验室建设与管理材料。6.考核与评价类：包括各类课程考试试卷、参考答案与评分标准；学生成绩册；考试情况分析报告；教学质量评估材料（含学生评教、同行评议、督导评价等）；教师教学业绩考核材料。7.招生与学籍管理类：包括招生计划、招生简章、录取名册；学生学籍卡片、学籍变动（休学、复学、转学、退学等）材料；毕业生名册、学位授予材料、学历证明存根。8.教学研究类：包括教学研究项目申报、立项、中期检查、结题材料；教学成果奖申报与获奖材料；教学研究论文、著作等。三、教学档案的收集与归档（一）收集范围与责任各教学单位及相关人员是教学档案材料形成和收集的直接责任人。教务处负责全校性教学管理文件、跨部门协调文件及汇总性教学数据的收集；各学院（部）负责本单位日常教学运行、课程建设、师资、实践教学等档案材料的收集。（二）归档要求1.及时性：各项教学活动结束后，相关责任人应及时整理形成的档案材料，一般应在次学期初完成上一学期或上一教学年度相关材料的初步整理与归档。2.完整性：归档材料应齐全、完整，手续完备。凡具有保存价值的文件材料，均应收集齐全，不得遗漏。3.规范性：归档材料应格式规范、字迹清晰、签署完备。纸质材料一般使用A4纸张，手写材料应使用蓝黑或碳素墨水。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并符合相关技术标准。4.系统性：归档材料应按照其自然形成规律和内在联系进行系统整理、组卷。（三）归档流程1.材料积累：各责任人在日常工作中注意积累相关档案材料。2.初步整理：对积累的材料进行鉴别、筛选、分类、排序，并填写卷内目录。3.审核移交：各单位档案管理员对初步整理的材料进行审核，合格后向学校综合档案室或教务处指定的档案管理部门办理移交手续，并填写《档案移交清单》。四、教学档案的保管与保护（一）库房管理档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的档案装具和温湿度调控设备。（二）日常管理1.登记统计：建立档案管理台账，对档案的收进、移出、利用等情况进行详细登记和统计。2.定期清点：每年应对库存档案进行一次全面清点核对，发现问题及时处理并报告。3.安全保密：严格执行档案保密制度，防止档案失泄密事件发生。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。4.破损修复：对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。（三）数字化管理积极推进教学档案的数字化建设。对重要的纸质档案进行数字化扫描、著录、存储，建立教学档案管理信息系统，实现档案的信息化管理和便捷利用。电子档案的管理应符合国家关于电子文件归档与管理的相关规定。五、教学档案的利用与借阅（一）利用范围教学档案主要服务于学校教学管理、教学研究、师资培养、学生学习咨询、上级部门检查评估以及历史考证等工作。（二）借阅制度1.校内利用：学校教职工因工作需要查阅档案，须凭有效工作证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。查阅涉密档案或敏感信息，须报请分管校领导批准。2.校外利用：校外单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经学校档案管理部门负责人批准。3.借阅要求：查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录。档案一般不得带出档案阅览室，确因特殊情况需要借出的，须经严格审批，限期归还。（三）利用反馈建立档案利用效果反馈机制，了解档案利用对教学工作的实际促进作用，不断改进档案管理工作。六、教学档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校应成立档案鉴定小组，由分管校领导、教务处、综合档案室及相关教学单位负责人组成，负责对已到保管期限的教学档案进行价值鉴定。（二）鉴定标准根据国家有关档案保管期限的规定，结合我校教学档案的特点，确定各类档案的保管期限（永久、长期、短期）。（三）销毁程序对经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报档案鉴定小组审核，经学校分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在指定地点进行销毁，同时做好销毁记录。七、管理职责与人员配备（一）教务处职责教务处是学校教学档案工作的职能管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督检查全校教学档案管理工作；制定和完善教学档案管理规章制度；指导和培训各单位档案管理人员；组织教学档案的收集、整理、归档和利用工作。（二）各教学单位职责各学院（部）等教学单位负责人是本单位教学档案管理工作的第一责任人，应指定专人（可兼职）负责本单位教学档案的日常收集、整理、初步审核和移交工作，并确保归档材料的质量。（三）档案管理人员要求档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，熟悉档案业务知识和相关教学管理工作，工作认真负责，严守纪律，不断学习和提高业务能力。八、保障措施（一）组织保障学校将教学档案管理工作纳入教学管理和年度考核的重要内容，明确各级职责，确保各项工作落到实处。（二）制度保障不断完善教学档案管理的各项规章制度，使档案管理工作有章可循、有规可依。（三）经费与设施保障学校应根据档案管理工作的需要，安排必要的经费用于档案库房建设、档案装具