学校公文处理办法

学校公文处理办法第一章总则第一条为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提升行政管理效能，保障政令畅通，维护学校管理体系的严谨性与公信力，根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）等相关规定，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法适用于学校党委、行政及所属各部门（含二级学院、直属单位，下同）的公文处理工作。公文处理包括公文拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作环节。第三条公文处理应当坚持“准确规范、精简高效、安全保密”的原则，严格遵循程序要求，确保公文内容合法合规、表述严谨准确、传递及时有序，避免形式主义与繁琐流程。第四条学校办公室（以下简称“校办”）是全校公文处理工作的综合管理部门，负责统筹协调、指导监督各部门公文处理工作；各部门应当明确1名负责人分管公文处理，并指定1名以上专（兼）职人员（以下简称“文书人员”）具体承办，确保责任到人、流程顺畅。第二章公文种类与适用范围第五条学校公文种类主要包括以下12类，各部门应根据行文目的、事项性质及隶属关系准确选择文种：（一）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级部门不适当的决定事项。如校级表彰决定、重大改革事项决策等。（二）通知：适用于发布党内法规、任免干部、传达要求部门或个人执行的事项、批转/转发公文等。如工作安排通知、会议通知、干部任免通知等。（三）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。如教学成果表彰通报、违规事件处理通报等。（四）适用于向上级机关（含教育主管部门、校党委/行政）汇报工作、反映情况、回复询问。报告内容应客观真实，不得夹带请示事项。（五）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。请示应当一文一事，明确提出请求事项及依据，不得多头主送；需多个上级部门审批的事项，应明确主送单位并抄送其他相关单位。（六）批复：适用于答复下级部门的请示事项。批复内容应明确、具体，需针对请示事项作出同意、不同意或补充意见的答复。（七）函：适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函件应一事一函，语言简洁明确。（八）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。会议纪要需经会议主持人或主要负责人审签，作为执行依据。（九）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。上行意见可作为建议，平行意见用于协商，下行意见用于指导。（十）公告：适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。如招生录取结果公告、重大活动安排公告等。（十一）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。如校园交通管制通告、实验室安全管理通告等。（十二）议案：适用于学校向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项（限必要时使用）。第三章行文规则第六条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，严格控制公文数量与篇幅。能通过电话、邮件、会议等方式解决的事项，不制发公文；能合并行文的，不分别行文。第七条向上级机关行文（上行文）应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级部门，不抄送下级部门。（二）请示应当一文一事，不得在报告等非请示公文中夹带请示事项；请示事项涉及其他部门职权范围内的，应当主动与相关部门协商，协商不一致的，应在请示中说明争议点及各方意见。（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以部门名义向上级机关负责人个人报送公文（如确需报送，应经校办审核并标注“亲启”）。（四）受双重领导的部门向上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。第八条向下级部门行文（下行文）应当遵循以下规则：（一）主送受理部门，根据需要抄送相关部门；重要行文应当同时抄送发文部门的直接上级机关。（二）涉及多个部门职权范围内的事项，未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关有权责令纠正或撤销。（三）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的外，经负责人批准，可以翻印。翻印时应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。第九条平行文（不相隶属部门之间行文）应当使用“函”，内容应明确商洽事项、请求或答复内容，避免模糊表述。第十条联合行文规则：（一）同级党政部门、部门与同级其他部门必要时可以联合行文，但联合行文应当确有必要且内容涉及多个部门职权。（二）联合行文的牵头部门（主办部门）负责文稿起草、会签协调及流程推进，其他联署部门需对文稿内容充分协商并签署明确意见。（三）联合行文的发文字号由主办部门代拟，成文日期以最后一个联署部门负责人签发日期为准。第四章公文拟制与办理程序第一节公文拟制第十一条公文拟制包括起草、审核、签发等程序。第十二条起草要求：（一）内容要求：符合党的教育方针政策、国家法律法规及学校规章制度；体现学校事业发展规划与中心工作；坚持问题导向，目标明确、措施具体、数据准确；语言严谨规范，避免歧义，禁用模糊表述（如“原则上”“一般情况下”等需明确适用条件）。（二）格式要求：严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）规范排版，包括用纸（A4型）、字体（标题二号小标宋，正文三号仿宋）、页边距（上37mm，下35mm，左28mm，右26mm）、行距（28磅）等；附件与正文连续编排页码，附件说明应标注附件顺序号和名称（如“附件：1.××××”）。（三）密级与紧急程度：涉及国家秘密、工作秘密或商业秘密的公文，应标注密级（“绝密”“机密”“秘密”）及保密期限（如“秘密★1年”）；紧急公文应标注“特急”“加急”，电报标注“特提”“特急”“加急”“平急”。第十三条审核程序：（一）部门自审：部门文书人员对本部门起草的公文进行初审，重点核查内容合规性（是否符合政策法规）、表述准确性（数据、名称、术语是否规范）、格式完整性（文种选择、发文字号、主送/抄送单位是否正确）；初审通过后，提交部门负责人复核。（二）校办审核：以学校党委或行政名义制发的公文，部门负责人复核通过后，需提交校办进行全面审核。审核重点包括：1.行文必要性：是否确需行文，是否存在重复发文；2.政策合规性：是否与上级文件及校内制度冲突，是否存在越权决策；3.内容准确性：事项表述是否清晰，措施是否可行，数据是否核实（如涉及经费、编制等需附相关部门确认意见）；4.格式规范性：是否符合《党政机关公文格式》要求，发文字号是否规范（如“×校党〔2023〕×号”“×校〔2023〕×号”），附件是否齐全；5.密级与紧急程度标注是否恰当。（三）审核处理：校办对不符合要求的公文，应一次性书面反馈修改意见，退回起草部门；部门应在3个工作日内完成修改并重新提交；逾期未修改的，视为自动撤销行文申请。第十四条签发权限：（一）以学校党委名义制发的公文：-事关学校全局的重大决策、重要人事任免等，需经党委会审议通过后，由党委书记签发；-常规工作安排、通知等，经分管校领导审核后，由党委书记或授权的党委副书记签发。（二）以学校行政名义制发的公文：-涉及重大改革、经费支出、资产处置等事项的，需经校长办公会审议通过后，由校长签发；-教学、科研、后勤等专项工作公文，经分管校领导审核后，由校长或授权的副校长签发。（三）以部门名义制发的公文：由部门负责人签发；涉及多个部门协同的，需会签相关部门负责人。（四）联合行文的公文：需经所有联署部门负责人会签后，由主办部门按程序签发。第二节发文办理第十五条发文办理主要包括复核、登记、印制、核发等程序。第十六条复核：公文签发后，校办文书人员应对审批手续、内容、格式、附件等进行最终核查，重点检查签发人是否符合权限、发文字号是否准确、密级标注是否规范、附件与正文是否一致。复核无误后，方可进入登记环节。第十七条登记：校办建立电子与纸质双轨登记台账，记录发文字号、公文标题、密级、主送单位、印发份数、签发人、成文日期等要素，确保可追溯。第十八条印制：公文印制须严格按照复核后的定稿执行，不得擅自修改内容。印制要求：（一）排版：正文一般每面排22行，每行排28字，特定情况可作调整；（二）用纸：采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订，不掉页；（三）用印：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章；联合行文时，所有联署机关均需加盖印章，印章排列整齐、互不相交或相切。第十九条核发：公文印制完成后，校办文书人员应清点份数，核对主送、抄送单位，通过机要交换、专人送达或校内OA系统（需加密传输）等方式及时分发。绝密级公文应当由专人专车送达，确保安全。第三节收文办理第二十条收文办理主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。第二十一条签收：收到外单位来文（含纸质件、电子件）后，文书人员应逐件核对来文单位、份数、封装完整性（如密封条是否破损），确认无误后签字接收；绝密级公文需当场清点并登记，全程由专人保管。第二十二条登记：收文后2个工作日内完成登记，记录来文单位、文号、标题、密级、份数、收文日期等信息，电子公文需同步存档至校办收文管理系统。第二十三条初审：校办文书人员对收文进行初审，重点检查：（一）是否符合行文规则（如是否属于学校职权范围、主送单位是否正确）；（二）内容是否清晰完整（如有无缺页、漏页，电子件是否可正常读取）；（三）密级与紧急程度标注是否规范。对不符合要求的公文，应在3个工作日内退回来文单位并说明理由；对属于学校职权范围但需其他部门办理的，及时转交相关部门。第二十四条承办：（一）阅知性公文：由校办提出拟办意见（如“请××部门阅知”），报分管校领导批示后，转交相关部门；（二）承办性公文：由校办提出拟办意见（如“请××部门牵头办理，××部门协办，10个工作日内反馈结果”），报分管校领导批示后，转交主办部门。主办部门收到公文后，应在2个工作日内制定办理方案（明确责任人、时间节点、工作措施），并启动办理程序；涉及多个部门的，主办部门应主动协调，协办部门须积极配合，不得推诿。第二十五条传阅：需多位校领导或部门负责人阅知的公文，由校办按照“先主要领导、后分管领导”“先主办部门、后协办部门”的顺序组织传阅，避免积压。传阅过程中，阅文人员应标注明确意见（如“同意”“请××部门落实”），不得圈阅了事；绝密级公文实行“专人专传”，阅后及时收回。第二十六条催办：校办对承办性公文建立催办台账，通过电话提醒、书面通知或OA系统督办等方式，跟踪办理进度。对超过办理时限（一般不超过15个工作日，特殊情况需延期的，承办部门应提前3个工作日书面说明理由）未反馈结果的，予以通报批评并限期整改。第二十七条答复：承办部门完成办理后，应形成书面报告（需经部门负责人审签），通过校办反馈来文单位；重要事项的办理结果需经分管校领导或主要领导审定后答复。第五章公文管理与归档第二十八条校办负责全校公文的日常管理工作，各部门文书人员负责本部门公文的收集、整理与保管，确保公文不丢失、不损毁、不泄密。第二十九条公文管理要求：（一）分类存放：纸质公文按年度、文种、密级分类存放于专用文件柜，电子公文存储于学校统一的档案管理系统（需设置访问权限，定期备份）；（二）借阅审批：因工作需要借阅公文的，需填写《公文借阅申请表》，经部门负责人批准（绝密级公文需经校办负责人批准）后，方可借阅。借阅人须严格遵守保密规定，不得复制、翻拍或转借；（三）清退与销毁：1.上级机关下发的绝密级公文、征求意见稿等，应在使用完毕后及时清退；2.无保存价值的公文，由校办组织鉴定，登记造册后，经分管校领导批准，指定2名以上人员监销（纸质件采用粉碎或焚烧方式，电子件彻底删除并格式化存储介质）。第三十条公文归档范围：（一）学校党委、行政制发的正式公文（含正文、附件、签发稿、清样稿）；（二）上级机关发来的、需长期执行或查考的公文；（三）部门制发的重要公文（如涉及师生权益、经费使用、制度建设等）；（四）其他具有保存价值的公文材料（如会议记录、领导批示、办理过程中的往来函件等）。第三十一条归档要求：（一）归档时限：各部门应在次年3月底前，将上一年度的公文整理完毕，移交校办；校办汇总后，于6月底前移交学校档案馆；（二）整理规范：纸质公文按“件”整理（1件=1份正文+附件+签发稿），使用无酸纸档案盒存放；电子公文按“全宗”整理，格式为PDF或Word（需与纸质件内容一致）；（三）质量要求：归档公文应齐全完整、签章清晰、整理有序，严禁遗漏重要稿本（如修改稿、领导批示稿）。第六章监督与责任第三十二条校办会同纪检、审计部门定期对各部门公文处理工作进行检查（每学期至少1次），检查内容包括：（一）程序执行情况：是否按规定流程拟制、办理公文；（二）质量效果情况：公文内容是否准确、格式是否规范、办理是否及时；（三）保密安全情况：密件管理是否严格、有无失泄密事件。第三十三条对检查中发现的问题，校办应下发《整改通知书》，要求责任部门在10个工作日内完成整改；对整改不力或多次违规的部门，予以全校通报批评，