档案安全自查报告(3篇)

档案安全自查报告(3篇)第一篇档案安全是档案工作的生命线，为全面落实《中华人民共和国档案法》《档案安全管理办法》相关要求，切实筑牢档案安全防线，我单位于202X年X月X日至X月X日组织开展全覆盖档案安全专项自查工作，本次自查坚持“问题导向、全面排查、立行立改、长效巩固”原则，覆盖单位综合档案室、各业务科室档案暂存点、数字化档案存储服务器三类核心场景，覆盖纸质档案、数字化档案、特殊载体档案三类档案类型，覆盖档案收集、整理、归档、存储、借阅、销毁全流程，现将自查情况报告如下。一、自查工作开展基本情况本次自查严格对照国家档案局《档案安全风险评估规范》相关标准，共分为三个阶段有序推进。一是动员部署阶段，单位成立由分管办公室主任任组长，专职档案管理员、各科室兼职档案员、信息化专员、保密员为成员的自查工作领导小组，制定《档案安全专项自查工作实施方案》，明确11大类42项自查指标，其中制度建设类7项、硬件设施类10项、纸质档案管理类9项、数字化档案管理类8项、特殊载体档案管理类4项、人员管理类4项，逐项明确检查标准、扣分依据、责任人员，组织所有参与自查人员集中学习2020版《档案法》中档案安全相关条款、上级部门关于档案安全的工作要求，确保自查工作要求所有人员严格落实“谁排查、谁签字、谁负责”的工作纪律，严禁走过场、走形式。二是全面排查阶段，领导小组下设3个专项排查组，第一组负责硬件设施排查，重点检查档案室“八防”措施落实情况、各科室暂存点档案存放条件、数字化存储服务器安全防护情况；第二组负责档案管理流程排查，重点检查档案收集、整理、归档、借阅、销毁全流程制度执行情况；第三组负责人员及隐患研判，对排查发现的问题逐一登记、留存影像资料，共检查综合档案室1个、业务科室档案暂存点6个、存储服务器2台，核查2018年至2023年纸质档案共1268卷，其中永久保管324卷、30年保管456卷、10年保管488卷，数字化档案共1.2TB，特殊载体档案236件，包括照片189张、音视频32件、实物15件，访谈相关人员18人，填写排查记录表9份，留存影像资料89份。三是问题研判阶段，领导小组对排查发现的问题逐一梳理、分析成因，建立问题台账，共梳理问题4大类17项，其中共性问题6项、个性问题11项，逐项制定整改措施，明确整改责任人和整改时限，形成问题整改清单报单位党组审核后印发执行。二、自查重点内容及总体评价（一）制度建设情况。单位已建立档案安全责任制度、档案归档制度、档案借阅利用制度、档案销毁制度、档案应急处置预案、档案保密制度、数字化档案安全管理制度等7项核心制度，明确了主要领导、分管领导、专职档案管理员、各科室兼职档案员四级档案安全责任，每年签订档案安全责任书，落实“谁主管、谁负责、谁使用、谁负责”的责任机制，总体来看制度体系基本健全，责任落实基本到位，但部分制度与最新法律法规要求不符，需进一步修订完善。（二）硬件设施情况。单位综合档案室位于办公楼3层，独立设置，远离易燃易爆、腐蚀性场所，库房面积60平方米，配备乙级防火门、防盗窗、防紫外线窗帘、温湿度计、干粉灭火器、烟雾报警器、应急照明、防鼠防虫设施，温湿度常年控制在16-22℃，相对湿度48-58%，符合档案库房技术管理规范要求，档案柜全部为加厚铁皮柜，特殊载体档案存放于防磁柜，数字化档案服务器存放于单位专用机房，配备UPS电源、防火墙、防病毒软件，实现本地+异地双重备份机制，总体硬件设施基本符合要求，但部分设施老化需更新维护。（三）纸质档案管理情况。单位纸质档案整理规范，按年度、保管期限、机构-问题分类组卷，卷内目录齐全，编号规范，归档及时，涉密档案存放于涉密档案专柜，双人双锁管理，借阅利用有审批登记，涉密档案借阅有保密审批，未出现泄密、丢失情况，但部分业务档案归档不及时，特殊载体档案管理不够规范。（四）数字化档案管理情况。单位数字化档案全部加密存储，访问权限分级设置，访问日志保存6个月，定期备份，未出现数据泄露、数据丢失情况，但备份频率、日志保存时长等不符合最新规范要求，需进一步优化。三、自查发现的主要问题（一）制度建设方面。一是制度修订不及时，现有档案安全管理制度为2019年修订，未根据2020版《档案法》及最新《档案安全管理办法》要求更新，部分条款与现行规定不符，比如档案保管期限划分仍然沿用旧的永久、长期、短期标准，未调整为新的永久、30年、10年划分标准，涉密档案借阅审批流程未明确涉密级别对应的审批权限。二是应急处置预案不完善，现有预案仅包含消防、盗窃处置内容，未覆盖水灾、数据泄露、自然灾害等场景，应急演练开展频次不足，最近一次应急演练为2022年上半年，已超过1年未开展，且仅涉及消防单一场景，未开展其他场景演练。三是人员管理制度不完善，2023年调整的3名兼职档案员未参加档案管理专项培训，未办理书面档案交接手续，不熟悉档案管理业务流程。（二）硬件设施方面。一是2组2010年采购的档案柜出现轻微掉漆、锈蚀情况，存放的2018年文书档案存在受潮风险，综合档案室西南侧防紫外线窗帘有1.2米破损，未及时更换，紫外线直射部分档案存在褪色风险。二是综合档案室温湿度计2021年校验，有效期2年，已过期3个月，未更换校验合格的温湿度计，东北角应急照明灯泡损坏1个，未及时更换。三是业务科暂存点文件柜锁具损坏3个月，未更换带密码锁的文件柜，暂存的文件未落实专人保管。（三）纸质档案管理方面。一是2021年行政审批业务档案共3卷127份文件未整理归档，存放于业务科暂存点，超过18个月未移交档案室，20份涉密文件存放于业务科普通文件柜，未移交保密室管理，存在泄密风险。二是特殊载体档案管理不规范，189张照片档案中37张未标注时间、地点、人物、事件信息，12张2022年党建活动照片原始存储介质遗失，未备份归档，32件音视频档案中5件损坏无法播放。三是档案销毁流程不规范，2022年销毁的12卷到期档案未留存销毁清单、影像资料，仅由档案管理员签字确认，未履行分管领导审批程序。（四）数字化档案管理方面。一是备份频率不符合要求，现有备份机制为每半年备份一次，未达到每季度备份的规范要求，最近一次异地备份为2023年3月，已超过6个月未备份。二是访问日志保存时长不足，现有访问日志仅保存6个月，未达到至少保存12个月的要求，部分涉密数字化档案未存储于涉密服务器，存放于普通服务器，存在泄密风险。三是安全防护不到位，最近一次病毒查杀为2023年4月，已超过6个月未开展病毒查杀、漏洞扫描，存在被病毒攻击、数据丢失风险。四、整改措施及工作安排针对自查发现的问题，单位已制定问题整改清单，明确整改责任、时限、要求，确保所有问题闭环整改到位。（一）制度建设问题整改。由办公室主任牵头，专职档案管理员负责，202X年X月X日前完成所有档案安全管理制度修订工作，对照2020版《档案法》要求调整档案保管期限划分标准，完善涉密档案借阅审批流程，明确不同涉密级别对应的审批权限，完善应急处置预案，增加水灾、数据泄露、自然灾害等场景处置内容，202X年X月底前组织开展一次覆盖所有场景的档案安全应急演练，之后每季度开展一次不同场景的应急演练，每年开展一次综合演练，202X年X月X日前组织所有兼职档案员参加不少于8学时的档案管理专项培训，考核合格后方可上岗，今后兼职档案员调整必须办理书面交接手续，由办公室监督交接。（二）硬件设施问题整改。202X年X月X日前完成2组老旧锈蚀档案柜更换，更换为加厚型铁皮档案柜，更换破损的防紫外线窗帘，更换损坏的应急照明灯泡，202X年X月X日前完成校验合格的温湿度计更换，安排专人每天上午、下午各记录一次温湿度，超出范围及时调整，202X年X月X日前完成业务科暂存点带密码锁文件柜更换，暂存文件落实专人保管，每月底前移交档案室归档。（三）纸质档案管理问题整改。3卷2021年行政审批业务档案由业务科兼职档案员负责，202X年X月X日前整理完毕，交综合档案室审核后归档，20份涉密文件由保密员负责，202X年X月X日前移交保密室保管，整理后归档至涉密档案专柜，双人双锁管理，37张未标注信息的照片档案由专职档案员负责，202X年X月X日前对照活动记录补全标注信息，12张遗失原始介质的照片由宣传科负责，从当时的公众号、活动视频中导出高清版本，打印后刻录光盘备份归档，5件损坏的音视频档案联系专业机构修复，无法修复的做好登记说明，202X年X月X日前补全2022年档案销毁的审批手续、销毁清单、影像资料，今后档案销毁严格履行分管领导审批程序，留存相关资料归档。（四）数字化档案管理问题整改。202X年X月X日前完成第三季度数字化档案异地备份，之后每季度末完成一次备份，每季度检查一次备份数据完整性，记录归档，202X年X月X日前完成档案管理系统升级，将访问日志保存时长调整为18个月，涉密数字化档案202X年X月X日前迁移至涉密服务器存储，202X年X月X日前完成服务器病毒查杀、漏洞扫描，之后每周开展一次病毒查杀，每月开展一次漏洞扫描，记录归档。五、下一步工作打算建立档案安全长效管理机制，单位每月开展一次档案安全抽查，每季度开展一次全面排查，建立档案安全隐患排查台账，发现问题立即整改，整改情况纳入各科室年度绩效考核，占比5%，对整改不到位的科室，约谈科室负责人，造成档案安全事故的，严肃追责问责。每年安排档案安全专项经费，用于档案库房维护、硬件设施更新、数字化档案安全防护、人员培训等，保障档案安全工作经费需求。加快推进档案管理系统升级，2024年底前实现档案收集、整理、归档、存储、借阅、利用全流程线上管理，全程可追溯，提升档案管理规范化、标准化、信息化水平。每年组织两次档案安全宣传教育活动，提升全体干部职工的档案安全意识，营造人人重视档案安全、人人保护档案安全的良好氛围。第二篇为严格贯彻落实国家档案局《企业档案管理规定》《国有企业档案管理办法》及省国资委关于省属企业档案安全管理的相关要求，有效防范化解档案领域各类安全风险，保障集团各类档案完整、准确、系统、安全，充分发挥档案在企业生产经营、改革发展、风险防控中的支撑作用，我集团于202X年X月X日至X月X日组织开展全集团范围档案安全专项自查工作，本次自查坚持“上下联动、全面覆盖、不留死角、闭环整改”原则，覆盖集团总部综合档案室、12家下属全资及控股子公司档案室、3个在建重大项目临时档案存放点，涉及基建档案、人事档案、财务档案、经营档案、科研档案、涉密档案、特殊载体档案7大类共3.2万卷纸质档案、2.8TB数字化档案，全流程排查档案收集、整理、归档、存储、借阅、利用、销毁、备份全环节风险隐患，现将自查情况报告如下。一、自查工作组织实施情况本次自查由集团档案管理中心牵头，成立由行政总监任组长，集团办公室主任、档案管理中心主任任副组长，各子公司分管档案工作的副总经理、档案管理员、集团信息化部、安全管理部相关工作人员为成员的自查工作领导小组，下设综合协调组、现场排查组、问题研判组三个工作小组，明确各组职责分工，综合协调组负责制定自查方案、统筹调度自查进度、汇总上报自查结果；现场排查组负责逐一排查各场所档案安全情况，现场填写排查记录表，留存影像资料；问题研判组负责对排查发现的问题进行分类梳理，分析问题成因，制定整改措施，明确整改责任和时限。本次自查严格对照《档案安全管理办法》《档案库房技术管理规范》《国有企业档案工作规范》等相关标准，制定12大类47项自查指标，其中制度建设类8项，硬件设施类12项，纸质档案管理类10项，数字化档案管理类9项，特殊载体档案管理类4项，人员管理类4项，明确每项指标的检查标准、扣分依据，确保自查工作标准化、规范化开展。自查分为三个阶段推进，第一阶段为动员部署阶段，X月X日集团组织召开全集团档案安全自查工作动员部署会，传达上级相关要求，培训自查指标，组织全体档案管理人员学习相关法律法规和业务知识，明确自查要求和纪律，要求各子公司、各部门高度重视，认真开展自查，严禁走过场、走形式。第二阶段为全面排查阶段，X月X日至X月X日，现场排查组分为4个小组，分别赴各子公司、项目现场开展实地排查，通过查阅资料、现场检查、实操测试、人员访谈等方式，逐一对照自查指标排查风险隐患，共检查档案库房15个，档案柜216组，纸质档案32147卷，数字化档案2864GB，访谈档案管理人员36人，填写排查记录表15份，留存影像资料127份。第三阶段为问题汇总研判阶段，X月X日至X月X日，问题研判组对排查发现的问题逐一梳理，建立问题台账，共梳理问题3大类27项，其中共性问题8项，个性问题19项，逐一分析问题成因，制定整改措施，明确整改责任单位、责任人和整改时限，形成问题整改清单报集团领导审批后印发执行。二、自查重点内容及总体评价（一）制度建设情况。集团及各子公司均建立了档案安全管理制度体系，包括档案安全责任制度、档案归档制度、档案借阅利用制度、档案销毁制度、档案应急处置预案、档案保密制度、数字化档案安全管理制度等，明确了主要负责人、分管负责人、档案管理部门、各业务部门、档案管理员的五级档案安全责任，集团每年与各子公司、各部门签订档案安全责任书，落实“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”的责任机制。总体来看，制度体系基本健全，责任落实基本到位，但部分子公司制度修订不及时，与最新的法律法规要求不符。（二）硬件设施情况。集团总部综合档案室位于集团办公楼5层，独立设置，远离易燃易爆、腐蚀性场所，库房面积120平方米，配备乙级防火门、防盗窗、防紫外线窗帘、温湿度计、干粉灭火器、烟雾报警器、应急照明、防鼠防虫设施，温湿度常年控制在16-22℃，相对湿度48-58%，符合档案库房建设标准，档案柜全部为加厚铁皮柜，特殊载体档案存放于防磁柜，数字化档案服务器存放于集团专用机房，配备UPS电源、防火墙、防病毒软件，实现本地+异地+云备份三重备份机制。各子公司中，8家子公司有独立的档案库房，硬件设施符合要求，4家子公司没有独立档案库房，与办公室、会议室兼用，硬件设施不完善。3个项目临时档案存放点均设置在项目现场活动板房内，硬件设施配备不全。（三）纸质档案管理情况。集团总部及大部分子公司纸质档案整理规范，按年度、保管期限、机构分类组卷，卷内目录齐全，编号规范，归档及时，基建档案、财务档案、人事档案、经营档案均按要求归档，涉密档案存放于涉密档案专柜，双人双锁管理，借阅利用有审批登记，涉密档案借阅有保密审批，未出现泄密情况。但部分子公司存在档案归档不及时，整理不规范，部分项目临时档案存放混乱，无专人保管。（四）数字化档案管理情况。集团总部数字化档案全部加密存储，访问权限分级设置，访问日志保存18个月，定期备份，未出现数据泄露、数据丢失情况。部分子公司数字化档案存储在普通办公电脑，未备份，访问权限未设置，存在数据安全隐患。三、自查发现的主要问题（一）制度建设方面。一是制度修订不及时，有6家子公司的档案安全管理制度是2018年制定的，未根据2020年修订的《档案法》及最新的《国有企业档案管理办法》要求修订，部分条款与现行规定不符，比如档案保管期限划分仍然沿用旧的标准，未调整为新的永久、30年、10年的划分标准。二是应急处置预案不完善，集团及各子公司的应急处置预案仅包含消防、盗窃的内容，未覆盖水灾、数据泄露、自然灾害等场景的处置内容，应急演练开展频次不足，集团最近一次应急演练是2022年上半年，已超过1年未开展，子公司中有8家近2年未开展过档案安全应急演练。三是人员管理制度不完善，兼职档案员调整未履行交接手续，有3家子公司的兼职档案员2023年调整后，未办理档案交接手续，也未参加档案管理培训，不熟悉档案管理业务。（二）硬件设施方面。一是4家子公司没有独立档案库房，与办公室兼用，面积不足，没有防盗门窗、防紫外线窗帘、温湿度计等设施，档案存放在普通文件柜里，存在被盗、受潮、损坏的风险。二是部分库房消防设施过期，有2家子公司的档案库房的干粉灭火器2021年到期，未更换，烟雾报警器故障，未及时维修。三是项目临时档案存放点硬件设施不完善，3个项目临时档案存放点都在活动板房内，没有防盗门窗，没有消防设施，没有温湿度控制设施，档案存放在普通木质文件柜里，部分档案出现受潮、泛黄的情况，其中1个项目存放的基建档案有3卷出现轻微霉变。（三）纸质档案管理方面。一是归档不及时，有4家子公司2021年、2022年的业务档案共127卷未整理归档，存放在业务部门，未移交档案室，其中财务档案有32册凭证存放在财务部门，超过1年未移交。二是整理不规范，有5家子公司的档案整理未按分类标准组卷，卷内目录填写不齐全，编号不规范，部分档案未装订，散放在档案柜里。三是特殊载体档案管理不规范，有6家子公司的照片、音视频档案未标注时间、地点、人物、事件，未存放于防磁柜，存放在普通U盘里，未备份，部分音视频档案已经损坏，无法播放。四是涉密档案管理不规范，有2家子公司的涉密档案存放在普通档案柜里，未落实双人双锁管理，借阅未履行审批登记，存在泄密风险。（四）数字化档案管理方面。一是备份机制不完善，有7家子公司的数字化档案未备份，只存储在办公电脑里，无本地备份、无异地备份，有2家子公司的备份频率为每年一次，不符合每季度备份的要求。二是访问权限设置不规范，有5家子公司的数字化档案未设置访问权限，所有员工都可以访问，未分级管理，访问日志未保存，存在数据泄露风险。三是数据安全防护不到位，有6家子公司的存储数字化档案的电脑未安装防病毒软件，未配备防火墙，存在被病毒攻击、数据丢失的风险。四、整改措施及安排针对自查发现的问题，集团制定了问题整改清单，明确了整改责任、时限、要求，确保所有问题闭环整改到位。（一）制度建设问题整改。由集团办公室牵头，各子公司负责，202X年X月X日前完成所有档案安全管理制度的修订工作，对照最新的法律法规要求，修订完善所有制度，调整档案保管期限划分标准，完善应急处置预案，增加水灾、数据泄露、自然灾害等场景的处置内容，202X年X月底前集团组织开展一次全集团范围的档案安全应急演练，之后每半年开展一次应急演练，各子公司每季度开展一次应急演练，完善人员管理制度，明确兼职档案员调整必须办理交接手续，新上岗的兼职档案员必须参加不少于16学时的培训，考核合格后方可上岗，每年组织2次档案管理业务培训，提升档案管理人员的业务能力和安全意识。（二）硬件设施问题整改。4家没有独立档案库房的子公司，202X年X月底前完成独立档案库房的选址、建设工作，配备齐全的硬件设施，符合档案库房建设标准，2家灭火器过期、烟雾报警器故障的子公司，202X年X月X日前完成灭火器更换、烟雾报警器维修工作，3个项目临时档案存放点，202X年X月X日前完成防盗门窗安装、消防设施配备、温湿度控制设施配备，更换木质文件柜为铁皮柜，已经霉变的3卷基建档案，由项目档案员负责，7个工作日内完成修复，复制备份后归档。（三）纸质档案管理问题整改。127卷未归档的业务档案、32册财务档案，由各子公司业务部门、财务部门负责，202X年X月X日前整理完毕，移交档案室归档，5家整理不规范的档案，由各子公司档案管理员负责，202X年X月底前完成全部档案的重新整理、规范组卷，6家特殊载体档案管理不规范的，202X年X月底前完成所有照片、音视频档案的标注、备份工作，刻录光盘，存放于防磁柜，损坏的音视频档案，由各子公司负责联系专业机构修复，2家涉密档案管理不规范的，202X年X月X日前完成涉密档案的移交，存放于涉密档案专柜，双人双锁管理，完善借阅审批登记制度。（四）数字化档案管理问题整改。7家没有备份的子公司，202X年X月X日前完成数字化档案的本地+异地备份，之后每季度备份一次，5家没有设置访问权限的，202X年X月X日前完成访问权限分级设置，访问日志保存18个月以上，6家没有安装防病毒软件的，202X年X月X日前完成防病毒软件、防火墙安装，每周开展一次病毒查杀，每月开展一次漏洞扫描，记录归档。五、下一步工作安排建立长效管理机制，集团每季度开展一次档案安全抽查，每年开展一次全面的档案安全检查，建立档案安全隐患排查台账，发现问题立即整改，整改情况纳入各子公司年度绩效考核，占比8%，对整改不到位的子公司，约谈主要负责人，追究相关责任人责任，造成档案安全事故的，严肃追责问责。加大投入力度，集团每年安排档案安全专项经费，用于档案库房建设、硬件设施配备、数字化档案安全防护、人员培训等，保障档案安全工作经费需求。加快推进集团档案管理系统建设，2024年底前实现全集团档案数字化管理，实现档案收集、整理、归档、存储、借阅、利用全流程线上管理，全程可追溯，提升档案管理规范化、标准化、信息化水平。第三篇根据《教育部关于加强新时代学校档案工作的意见》《中小学校档案管理办法》《省教育厅关于开展全省学校档案安全专项检查的通知》要求，切实保障学校各类档案安全，充分发挥档案在学校办学、管理、发展中的重要作用，我校于202X年X月X日至X月X日组织开展全校档案安全专项自查工作，本次自查坚持“全面排查、立行立改、长效巩固”原则，覆盖学校综合档案室、人事档案库房、学籍档案存储室、数字化档案管理中心四个核心场所，涉及文书档案、教学档案、学籍档案、科研档案、基建档案、财务档案、校史档案7大类共1.8万卷纸质档案、1.6TB数字化档案，全流程排查档案管理各环节安全隐患，现将自查情况报告如下。一、自查工作开展情况学校成立由校长任组长，分管副校长任副组长，办公室主任、专职档案管理员、各科室主任、各年级主任、信息化专员、保密员为成员的自查工作领导小组，制定了《学校档案安全专项自查工作方案》，明确了自查范围、内容、标准、责任分工、时间安排，确保自查工作有序开展。自查前组织全体档案管理人员、各科室兼职档案员学习《档案法》《保密法》《中小学校档案管理办法》等相关法律法规，学习上级关于档案安全的相关要求，明确自查的重点内容和方法，提升档案管理人员的安全意识和业务能力。本次自查分为三个小组，第一组负责硬件设施检查，重点检查各档案库房的防盗、防火、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘、防高温“八防”措施落实情况，第二组负责检查纸质档案管理，检查各类档案的收集、整理、归档、存储、借阅、利用情况，第三组负责检查数字化档案管理，检查数字化档案的存储、备份、访问权限、安全防护情况，三个小组对照自查指标，逐一排查，共检查档案库房4个，档案柜128组，纸质档案18236卷，数字化档案1624GB，访谈相关人员24人，填写排查记录表8份，留存影像资料76份。二、自查重点内容及总体评价（一）制度建设情况。学校建立了档案安全责任制度、档案归档制度、档案借阅利用制度、档案销毁制度、档案应急处置预案、档案保密制度、数字化档案安全管理制度等，明确了校长、分管副校长、档案管理员、各科室兼职档案员的四级档案安全责任，每年签订档案安全责任书，落实“一岗双责”，制度体系基本健全，责任落实基本到位，但部分制度需要修订完善。（二）硬件设施情况。学校综合档案室位于办公楼4层，独立设置，面积80平方米，配备乙级防火门、防盗窗、防紫外线窗帘、温湿度计、干粉灭火器、烟雾报警器、应急照明、防鼠防虫设施，温湿度常年控制在14-24℃，相对湿度45-60%，符合档案库房建设标准，人事档案、学籍档案单独存放于专用库房，档案柜全部为加厚铁皮柜，特殊载体档案存放于防磁柜，数字化档案服务器存放于学校专用机房，配备UPS电源、防火墙、防病毒软件，实现本地+异地备份机制。总体来看，硬件设施基本符合要求，但部分设施需要更新维护。（三）纸质档案管理情况。学校文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、财务档案整理规范，按年度、保管期限、分类组卷，卷内目录齐全，编号规范，归档及时，学籍档案、人事档案单独存放，专人管理，借阅利用有审批登记，未出现泄密、丢失情况。但部分档案存在归档不及时、整理不规范的问题。（四）数字化档案管理情况。学校数字化档案全部存储于专用服务器，访问权限分级设置，访问日志保存12个月，定期备份，未出现数据泄露、丢失情况，但部分数字化档案管理不规范，存在安全隐患。三、自查发现的主要问题（一）制度建设方面。一是制度修订不及时，学校的档案安全管理制度是2019年制定的，未根据2020年修订的《档案法》及最新的《中小学校档案管理办法》要求修订，部分条款与现行规定不符，比如学籍档案管理的保管期限划分仍然沿用旧的标准，学籍档案转递的规定不符合最新的学生档案管理要求。二是应急处置预案不完善，应急处置预案仅包含消防的内容，未覆盖水灾、数据泄露、地震等场景的处置内容，最近一次应急演练是2022年上半年，已超过1年未开展。三是兼职档案员培训不到位，各科室、各年级的兼职档案员有6人是2023年新调整的，未参加过档案管理培训，不熟悉档案管理业务，档案交接手续不完善，无书面交接记录。（二）硬件设施方面。一是人事档案库房的温湿度计2021年校验，有效期2年，已过期3个月，未更换，综合档案室的防紫外线窗帘有2处破损，未更换，学籍档案库房的应急照明有1个灯泡损坏，未更换。二是消防设施检查记录不全，综合档案室的干粉灭火器2022年到期，未更换，烟雾报警器有1个故障，未及时维修。三是校史档案存放的防磁柜不足，校史的老照片、音视频档案有部分存放在普通档案柜里，未落实防磁措施，部分老照片有轻微泛黄、霉变的情况。（三）纸质档案管理方面。一是归档不及时，2022年的教学档案共42卷，存放在各年级组，未移交档案室，2022年的科研档案共6卷，存放在教科室，未移交档案室，2021年的基建档案共3卷，存放在总务处，未移交档案室。二是学籍档案管理不规范，有126份2020届、2021届毕业生的学籍档案未及时转递，存放在学籍档案库房超过2年，未按要求转递到毕业生户籍所在地的人才交流中心，部分学生的学籍档案材料不齐全，有32份学生的档案缺少高中阶段的成绩单、综合素质评价表。三是涉密档案管理不规范，学校的涉密文件共8份，存放在普通文件柜里，未落实双人双锁管理，借阅未履行审批登记，存在泄密风险。四是校史档案管理不规范，校史的老照片共128张，未标注时间、地点、人物、事件，部分老奖状、奖牌无专门的存放盒，存放在普通纸箱里，有部分奖牌出现锈蚀的情况。（四）数字化档案管理方面。一是备份机制不完善，数字化档案的备份频率为每半年一次，不符合每季度备份的要求，异地备份存放在移动硬盘里，未定期检查备份数据的完整性，最近一次检查是2022年底，已超过半年未检查。二是访问权限设置不规范，学籍档案的数字化档案访问权限未分级，所有教师都可以访问，未设置限制，访问日志只保存了6个月，不符合保存12个月的要求。三是数据安全防护不到位，存储数字化档案的服务器未定期开展漏洞扫描，最近一次病毒查杀是2023年3月，已超过半年未查杀，存在被病毒攻击的风险。四、整改措施及安排针对自查发现的问题，学校制定了问题整改清单，明确整改责任、时限、要求，确保所有问题闭环整改到位。（一）制度建设问题整改。由办公室牵头，专职档案管理员负责，202X年X月X日前完成所有档案安全管理制度的修