嘉庚学院财务报销注意事项

嘉庚学院财务报销注意事项

财务部一、报销的流程介绍二、报销的原始单据单位和个人在接受经营服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。不得索取不符合规定的发票。对不符合规定的发票，任何单位、个人有权拒绝。购买方取得发票后，如发现不符合开具要求的，有权要求对方重新开具。正规发票样式发票必须为正式发票，即发票必须有税务局、财政局、军队总后勤部监制的印戳（见发票上端正中央处），邮电、航空等行业专用票据亦为合法有效票据，且一定要加盖对方单位的发票专用章或财务印章,只有印章齐全，才能报销。正规发票样式开给我院的发票上的客户栏只能填写“厦门大学嘉庚学院”；其他以任何名称如开给我院某部或某系的发票都是无效发票。正规发票样式发票的填写项目齐全、内容真实、字迹清楚，内容与实际业务完全一致。填开的发票不得涂改、挖补、撕毁。发票遗失当发生原始票据丢失的情况，请尽量取得发票的复印件，并且加盖对方单位发票专用章，或者取得原开出单位盖有公章的证明，并注明发票的号码、金额和内容，同时当事人应出具详细的书面报告写明事件的原委，经院领导批准，方予以报销，否则财务可以拒绝付款。发票粘贴要求《票据粘贴单》粘贴各类报销的票、证、单据等，要求粘贴整齐（排列成鱼鳞状），最好不要超出粘贴单；不允许用订书钉将票据装订在粘贴纸。不要将票据集中在粘贴单中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求。票据比较多时可使用多张粘贴单。对于比粘贴单大的票据或其他附件，可以以《票据粘贴单》靠左对齐粘贴或直接用回形针夹住，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。

如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小或者先小后大的顺序粘贴；粘贴参考样本三、验收事项凡购买教具、器材、低值易耗品、固定资产、批量办公用品等物品，都需办理验收手续，验收内容必须包括货物名称、规格、数量及金额，如果物品品种、数量太多，应要求供货方提供物品清单，并在清单上加盖供货方财务专用章。经办人不得验收自己购买的物品。（验收办法详见报销流程及学院的资产管理办法）四、其他事项学院发生的一切经济业务，除零星物品采买、市内交通费、差旅费、工薪等可以用现金支付外，其他的都要以银行形式付款（转帐或者电汇），请经办人准确的填写各项信息，包括：收款单位全称、开户行、银行帐号，保证准确付款。凡须借款的请事先到财务部填写借款单，办理借款手续，保证及时付款。报销手续审批完整后财务部会发送领款通知到经办人邮箱，经办人见通知后方可到财务部领取款项。五、报销单据的规范填写这里主要介绍常用的《报销单》和《领款收据》的填写《报销单》用于报销有发票单据的经济事项的支出，《报销单》填写完整后需要附上发票粘贴整齐的《单据粘贴单》。《领款收据》用于支取学生奖金、讲座课酬等没有发票单据的支出，《领款收据》填写完整后需要附上填写完整的《领款清单》《报销单》的填写支出摘要应分类填写如交通费、办公用品等的支出金额，如一个报销单报销多个活动也可填写各个活动支出的金额。收款人要填写清楚；如果是转账的应填写准确的开户行及账号信息。经费项目如属于各系报销的费用应填写诸如XX系学生活动经费、XX系学术活动经费、XX系主任活动经费等项目；申请从学院经费支出的应附上学院领导审批同意的批复文件。说明栏应写明报销的事由。大小写金额应填写清楚、准确、不得涂改。报销单签字后送交各系主任、分院院长或部门主管签字后送交财务部审核。《领款收据》的填写《领款收据》的填写参照《报销单》。《领款收据》后附的《领款收据》应写明具体领款人的姓名及领款金额，非转账的领款后需有领款人本人签字确认。六、学生活动经费的相关规定这里简单介绍一下学生活动经费的相关规定，这块内容对于各系的学生活动经费管理员比较重要。学生活动经费主要用于我院学工部、团委、各系、各分院组织的学生活动开支。按学年划拨每年的9月划拨下一学年的经费额度，各经费管理员应尽量在每年8月底前提交完本学年已发生的报销单据，9月提交的从下一学年经费中列支。各经费管理员应切实做到帐目清晰，开支合理，有效