公司印信管理规定

-PAGE7--PAGE2-公司印信管理规定第一章总则第一条为规范公司印章的刻制、保管、使用、作废全流程管理，保障印章使用的合法性、严肃性与安全性，防范经营管理风险，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）及公司《关于印发<印信管理办法>的通知》相关要求，结合公司实际，制定本规定。第二条本规定所称印信，包括公司及所属项目部、机关各部门各类印章（以下简称“印章”）和介绍信、证明文件。其中印章具体涵盖：各级行政印章、公司总经理签名章、总经理私章、财务专用章、发票专用章等具有法律效力或业务证明效力的印章。第三条本规定适用于公司各类公文、信函、授权委托书、资质证件、荣誉证书、财务报表、统计报表，以及对外签署的合同、协议等各类需用印的文本材料，同时适用于介绍信、证明文件的开具与管理活动。第四条印信管理遵循“统一规范、分级负责、严格审批、全程追溯”的原则，确保每一项印信使用行为可查、可追溯。第二章印章刻制、启用与注销第五条印章授权管理与刻制权限：（一）公司行政章、总经理签名章由综合办公室统一管理和使用；（二）总经理私章、财务专用章、发票专用章等财务类印章由财务部统一管理和使用；（三）各项目部行政章由对应项目部指定部门管理和使用；（四）公司及项目部各职能部门章由对应部门自行管理和使用。第六条印章刻制与更换流程：（一）因工作需要新增、更换印章的，属公司权限范围内的，由需求单位/部门提交《印章配置/更换申请表》，经总经理批准后，由综合办公室统一到当地公安机关指定的刻字机构办理刻制或更换手续；（二）印章刻制须严格按照上级明文指示或公司正式确定的机构法定名称办理，遵循印章管理权限及国家规定的规格、式样要求；（三）严禁任何单位或部门擅自刻制印章，违者将追究相关责任人责任。第七条印章名称规范：印章所刊名称必须与机构法定名称一致，原则上使用全称；确因名称字数过多难以排列的，可使用规范简称（如“xx有限公司”），简称须经公司综合办公室审核备案。第八条印章启用与注销：（一）新印章刻制完成后，由综合办公室负责登记、留样备案，确定印章保管及使用责任人（以下简称“印章专管员”），并下发正式启用文件，明确启用日期及使用范围；（二）因单位撤销、重组、名称变更或印章磨损、停用等原因需注销印章的，使用单位须将印章完整交回综合办公室，由综合办公室下发停用文件，明确停用原因及时间，通知相关单位/部门，并统一办理切角封存或销毁手续，留存销毁记录及影像证据；（三）印章注销前若确需临时延续使用的，须先交回综合办公室，由使用单位提交借用申请，明确延续使用期限、责任人并出具借据，经总经理批准后办理借用手续，期限届满必须按时交回；需使用已撤并机构印章的，由综合办公室封存管理，使用单位到综合办公室按规定流程用印，印章失去留存价值后及时销毁。第三章印章保管与交接第九条印章保管要求：（一）印章专管员须妥善保管印章，存放于专用保险柜等安全设施内，严禁随意放置或擅自转借他人；（二）印章专管员每日上下班须检查印章完好情况，若发现缺失、损坏等异常情况，须立即向所在单位/部门负责人及综合办公室报告；（三）严禁印章专管员擅自用印，严禁私自复制印章或泄露印章使用信息。第十条印章交接流程：（一）印章领用：启用后的印章，由使用单位/部门负责人或印章专管员到综合办公室领用，领用人须填写《印章留样备案表》（附件1），办理领用手续；非印章专管员领用的，领回后须立即移交印章专管员，并补办交接手续，报综合办公室备案；（二）临时交接：印章专管员因事、病、休假等原因无法履职时，由所在单位/部门负责人指定合格代管人员，专管员与代管人员须填写《印章交接单》（附件2），明确交接印章种类、状态及用印注意事项，代管期间的用印责任由代管人员承担；专管员返岗后，须及时办理交接手续，收回印章管理权限；（三）离职交接：印章专管员离职时，须将分管印章及相关使用记录、档案资料作为离职移交的重要内容，填写《印章专管员离职交接单》（附件3），经所在单位/部门负责人及综合办公室审核确认后，方可办理离职手续。第十一条印章丢失处置：印章丢失时，印章专管员须立即采取应急措施，第一时间向所在单位/部门负责人及综合办公室提交书面报告，说明丢失时间、地点、原因及印章种类等信息；综合办公室接到报告后，须及时启动补救程序，包括但不限于追查印章下落、发布印章作废公告、追究相关责任人责任等。第四章印章使用与审批第十二条印章使用通用要求：（一）用印前须由申请人填写《用印登记簿》（附件4），详细列明用印事由、用印文件名称、份数、使用日期、申请人等信息，按权限层级报相关领导审批同意后，连同用印文件一并提交印章专管员审核；（二）印章专管员须严格审核用印手续的完整性、用印文件内容的合规性，对审批手续不全、内容填写不全或存在疑问的，有权拒绝用印；（三）用印时须确保印章加盖位置准确、印迹端正清晰，印章名称与用印文件落款一致，严禁漏盖、多盖；介绍信、便函、授权委托书等须留存存根或建立电子确认记录；（四）严禁在空白纸张、空白介绍信、空白证明、空白合同协议等各类空白文本上加盖公司印章。第十三条特殊用印审批：（一）涉及法律纠纷、对外担保、重大合同等重要事项用印的，须先经法务部门审核签字，再按权限报相关领导审批；（二）例行报表使用单位或领导个人印章的，须经相关业务部门负责人签字审批；非例行性领导个人用印的，须经领导本人签字同意；（三）财务人员在日常权限及常规工作范围内使用财务印章的，可免于执行本条第十二条第（一）项的审批程序，但对外报送的财务报表、统计报表及其他重要财务文本用印的，须按规定办理审批手续。第十四条印章外出使用管理：（一）严禁任何人员未经批准携带印章外出使用；（二）确因工作需要外出用印的，须由申请人填写《印章外出使用审批单》（附件5），说明外出用印事由、地点、时间、随行人员等信息，经总经理、项目经理或其授权人批准后，由印章专管员或指定专人携带随行；（三）外出用印须在批准范围内使用，用印过程全程可控，用印完毕后及时返回单位，将印章交回保管并办理核销手续。第十五条用印档案管理：印章专管员须按年度整理用印资料，分别于每年6月30日、12月31日前完成上半年及全年用印档案的归档工作；用印档案自形成之日起，按照永久、30年、10年三类保管期限分类管理，具体遵循公司档案管理相关规定。第十六条部门及业务专用章管理：公司各部门章、业务专用章的使用管理细则，由相关单位/部门另行制定，报综合办公室备案后执行。第五章介绍信与证明文件管理第十七条管理职责分工：介绍信和证明文件实行分级归口、分类管理：（一）各级行政事务类介绍信、证明文件由对应层级综合办公室归口管理；（二）工程业务联系类介绍信由经营管理部门统一管理，其他任何单位/部门不得擅自出具。第十八条开具规范：（一）行政事务类介绍信、证明文件仅限为本公司职工开具，不得为非本公司人员出具；（二）工程业务联系类介绍信可介绍非本公司人员参与工程业务联系，但须有本公司职工随同，且以本公司职工为主导开展工作；（三）介绍信、证明文件所述内容须真实、准确、完整，严禁弄虚作假；常规性介绍信、证明文件（如职工办证、外出办公等）由申请人向部门主管提出申请，经部门主管签字、人力资源部门核实后，提交印章专管员备案用印；印章专管员须核对申请信息，建立申请人登记台账，由申请人签字确认。第十九条留存与销毁：（一）介绍信须完整留存存根，存根按档案管理规定归档；（二）出具证明文件的相关书面材料须留存1年以上，经档案鉴定无保存价值后按规定程序销毁；（三）严禁开具空白介绍信、空白证明文件。第六章监督与法律责任第二十条监督检查：综合办公室负责对全公司印信管理及使用情况进行定期或不定期监督检查，各单位/部门须积极配合，对检查发现的问题及时整改。第二十一条责任追究：任何人员须严格遵守本规定，对违反本规定的行为，按以下情形追究责任：（一）擅自刻制、转借、复制印章，或未经审批擅自用印、在空白文本上用印的，视情节轻重给予批评教育、行政处分或经济处罚；（二）因保管不善导致印章丢失、损坏，或未按规定办理印章交接、报备手续的，追究印章专管员及相关负责人责任；造成公司经济损失的，由责任人承担全额赔偿责任；（三）伪造印章、使用伪造印章，或因违规用印引发法律纠纷、损害公司声誉或造成重大经济损失的，除承担相应经济赔偿责任外，依法追究行政责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事法律责任。第七章附则第二十二条本规定未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他管理制度执行；若与国家新出台的法律法规或上级规定不一致的，从其规定。第二十三条本规定由公司综合办公室负责解释。第二十四条本规定自发布之日起施行。原有相关规定与本规定不一致的，以本规定为准。附件：1.《印章留样备案表》；2.《印章交接单》；3.《印章专管员离职交接单》；4.《用印登记簿》；5.《印章外出使用审批单》附件1印章留样备案表印章名称：__________________________章审批人：_________________配置及保管部门：_______________________印章专管员：_________________1．印章留样印章留样本留样印章自_________年____月_____日启用。附件2印章交接单部门名称：___________________________________交接印章名称：_______________________________交接日期：__________年___月___日1．印章留样：留样2．本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。移交人：______________接收人：_________________________年___月___日__________年___月___日印章授权人签字确认：___________________年___月___日附件3印章专管员离职交接单部门名称：___________________________________离职交接印章名称：_______________________________交接日期：__________年___月___日1．印章留样：留样2．本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。移交人：______________接收人：_________________________年___月___日__________年___月___日印章授权人签字确认：___________________年___月___日附件4印章外出使用审批单印章名称印章留样申请部门申请人使用日期用印事项外出使用原因部门负责人签字：__