2026年中小学教职工人事档案管理制度

2026年中小学教职工人事档案管理制度为规范中小学教职工人事档案管理，维护档案真实性、完整性、准确性、安全性，保障教职工合法权益，服务教育系统人事治理体系和治理能力现代化建设，根据《中华人民共和国档案法》（2020年修订）、中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》、教育部《新时代中小学教职工队伍建设管理办法》（2025年印发）、人力资源和社会保障部《流动人员人事档案管理服务规定》及国家档案管理相关标准规范，结合全国中小学教职工队伍管理实际，制定本制度。第一章适用范围与管理原则第一条本制度适用于全国各级人民政府举办的普通中小学、特殊教育学校、中等职业学校、工读学校、少年宫、教育教学研究机构、校外教育实践基地等公办教育单位（以下统称中小学）的在编教职工、员额制教职工、签订3年及以上聘用合同的非在编教职工人事档案管理。民办中小学、外籍教职工集中的国际学校可参照本制度制定适配性管理细则，报属地教育行政部门备案后执行。第二条中小学教职工人事档案管理遵循四项核心原则：一是党管档案、分级负责，各级党委教育工委对辖区内中小学教职工人事档案工作负总责，各学校党组织具体落实档案管理各项要求；二是真实准确、完整规范，所有归档材料需客观反映教职工个人情况，手续完备、符合标准；三是便民高效、安全保密，依托信息化手段优化档案服务流程，严格管控档案访问权限，防范信息泄露、篡改风险；四是依法依规、动态更新，严格按照国家法律法规开展档案管理工作，确保档案内容随教职工个人发展实时更新。第三条各中小学需指定至少1名专职人事档案管理员，岗位任职需满足三项条件：中共党员、本科及以上学历、接受过省级及以上档案管理部门组织的人事档案专项培训并取得合格证书；档案管理员每2年需参加不少于40学时的档案管理继续教育，考核合格后方可继续履职。档案管理员岗位变动时，需在15个工作日内完成档案盘点、工作交接，交接记录需存入学校工作档案永久保存。第四条各级教育行政部门需将人事档案管理工作经费纳入年度教育经费预算，保障档案库房建设、数字化改造、系统运维、人员培训等各项支出，中西部欠发达地区、乡村学校的档案管理经费由省级财政统筹保障，确保2026年底前所有公办中小学档案管理条件全部达标。第二章档案内容与归集范围第五条中小学教职工人事档案统一分为十大类，所有符合归档要求的材料需全部纳入档案管理，不得遗漏、隐瞒：（一）履历类材料：包括个人履历表、简历表、更改姓名、民族、出生日期、籍贯、参加工作时间、入党入团时间等个人基本信息的申请、审核、批复材料，就学经历证明、入伍退伍登记表、安置审批表、教职工基本信息采集表等。（二）自传与思想报告类材料：包括自传、入党前后思想汇报、重大政治事件中的个人表现材料、师德师风自查报告、意识形态领域个人表态材料、年度师德考核自评报告等。（三）鉴定考核考察类材料：包括年度考核登记表、师德考核结果认定材料、聘期考核材料、专项工作（援疆援藏、支教、疫情防控、重大赛事保障等）鉴定材料、干部考察材料、任期经济责任审计结果报告、领导干部述职述廉报告等。（四）学历学位、专业技术职务、教育培训类材料：包括全日制教育、在职教育的学历学位证书复印件、学历学位认证报告、学信网电子注册备案表、境外学历学位认证书、专业技术职务任职资格申报表、评审表、聘任文件、教师资格证认定材料、定期注册合格证明、各类岗位培训（国培、省培、市培、校培）结业证书、继续教育登记证明、教学能力提升培训考核合格证明等。（五）政审、审计和审核类材料：包括政治审查报告、政审结论、信访调查结论、干部人事档案专项审核认定表、离任审计报告、专项审计结论、个人有关事项报告查核结果材料、从业资质核查结论等。（六）党团、统战类材料：包括入党入团志愿书、转正申请书、党籍处理材料、民主评议党员结果、党费缴纳记录、统战身份认定材料、民主党派成员登记材料、政协委员、人大代表当选证明等。（七）表彰奖励类材料：包括县级及以上党委政府、教育行政部门颁发的表彰奖励审批表、荣誉证书复印件、教学成果奖、科研成果奖获奖证明、各级各类教学技能竞赛、班主任技能竞赛获奖材料、骨干教师、学科带头人、特级教师等荣誉认定材料等。（八）处分处理类材料：包括党纪政务处分决定书、问责决定书、师德失范行为处理决定书、申诉复查结论、解除处分材料、批评教育记录、诫勉谈话材料等。（九）工资、任免、聘用、出国境、退离休类材料：包括工资调整审批表、岗位聘任（解聘）文件、干部任免审批表、交流轮岗材料、因公因私出国境审批材料、出入境记录、退休审批表、退职、辞职、辞退、解除聘用合同材料、社保缴费核定材料等。（十）其他可供参考的材料：包括年度体检报告、工伤认定材料、劳动能力鉴定结论、人事争议仲裁裁决书、法院判决书、独生子女证明、家属随军材料、丧葬抚恤材料等具备保存价值的材料。第六条材料归集需严格遵循三项要求：一是所有归档材料原则上为原件，特殊情况无法提供原件的，需由材料出具单位加盖公章并注明“与原件一致”及出具日期，复印件不得单独归档；二是归档材料统一使用A4纸印制，字迹清晰、签字盖章手续完备，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、热敏纸等不耐久材质制作，不得出现涂改、刮擦、挖补等痕迹；三是教职工本人或学校相关业务部门需在材料形成后15个工作日内提交至学校档案管理部门，档案管理员需在30个工作日内完成材料审核、分类、扫描、入库工作，不得拖延。不属于归档范围的各类草稿、未经核实的证明材料、与人事管理无关的个人信件、照片等，不得归入人事档案，可退回材料提交人或按规定销毁。第七条各学校每季度开展1次档案材料催收工作，重点收集教职工年度考核、师德考核、职称评审、岗位调整、表彰奖励、处分处理等时效性较强的材料，每年12月底前完成当年所有应归档材料的归集工作，年度归档率需达到100%。援疆援藏、驻外支教、境外访学的教职工形成的相关材料，由援派单位或访学接待单位在材料形成后10个工作日内邮寄至教职工人事关系所在单位归档，不得滞留在外。第三章档案数字化与信息化管理第八条2026年底前，全国所有公办中小学必须实现教职工人事档案100%数字化，省级教育行政部门建立统一的中小学教职工人事档案管理信息系统，与全国教师管理信息系统、全国干部人事档案管理系统、社保经办系统实现数据互联互通，数据同步更新频率不低于每月1次，杜绝“数据孤岛”。第九条档案数字化需符合国家《纸质档案数字化规范》要求：档案扫描分辨率不低于300DPI，采用彩色扫描模式，图像清晰无畸变、无缺页漏扫；电子档案命名规则统一为“档案号-材料类别代码-材料名称-形成日期”，每一份纸质档案对应唯一的电子档案，内容、页数完全一致；电子档案存储采用异地异质备份机制，每个省级教育行政部门至少建立2个物理距离100公里以上的异地备份库，备份数据每半年更新1次，每年开展1次电子档案可用性校验，校验通过率需达到100%。按照《电子档案管理办法》相关规定，经过规范归档、校验无误的电子人事档案与纸质档案具有同等法律效力，除国家另有规定外，人事业务办理中可直接使用电子档案作为依据，无需重复调取纸质档案。第十条信息化应用需兼顾效率与安全：教职工可通过全国教师管理信息系统个人端口查询本人非涉密档案信息，办理职称评审、岗位聘任、工资调整、退休审批等业务时，由教育行政部门人事经办人员直接调用电子档案，减少纸质材料提交要求；系统设置三级访问权限，校级档案管理员仅可查询、修改本校教职工档案信息，县级教育行政部门可查询辖区内教职工档案信息，省级教育行政部门可查询全省教职工档案信息，所有访问、修改操作全程留痕，操作日志保存期限不少于10年。第十一条档案管理信息系统需符合国家网络安全等级保护第三级要求，每年开展1次网络安全等级测评，测评不合格的需在30个工作日内完成整改。严禁任何单位和个人私自复制、下载、传播电子档案内容，严禁将电子档案存储在非涉密办公设备、个人存储介质中，严禁接入公共网络传输涉密档案信息。第四章档案日常管理第十二条档案审核实行“双审制”：档案管理员首先对材料的真实性、完整性、合规性进行初审，对材料不齐全、手续不完备的，需在5个工作日内通知材料提交人补充完善；初审通过后由学校人事部门负责人进行复审，复审通过后方可归档。对涉嫌造假的材料，立即启动调查程序，核实后按照相关规定处理，造假材料不得归入档案。第十三条档案查阅严格履行审批程序：单位因工作需要查阅教职工人事档案的，需提交加盖单位公章的查阅申请单，注明查阅人身份、查阅事由、查阅内容，经学校分管人事工作的校级领导批准后方可查阅；查阅人必须为中共党员，2人及以上共同查阅，严禁查阅人涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，严禁查阅与申请事由无关的档案内容；如需复制档案材料，需注明复制用途，经批准后方可复制，复制件需加盖档案管理部门公章后方可生效，仅限申请用途使用，不得挪作他用。教职工本人因办理出国、落户、社保、家属随迁等事宜需要查阅本人档案的，需提交本人身份证及相关办事证明，经学校人事部门负责人批准后，可在档案管理员陪同下查阅本人非涉密档案内容，严禁本人接触本人档案中的政审、信访调查、举报核查等涉密或涉及他人信息的材料。第十四条人事档案原则上不得借出档案馆（室），确因干部考察、案件查办等特殊工作需要借出的，需提交借阅申请，经县级及以上教育行政部门人事科负责人批准，借阅期限不得超过7个工作日；借阅期间借阅单位对档案的安全性、完整性负全部责任，不得转借、不得交无关人员翻阅，不得擅自复制档案内容；到期无法归还的需提前2个工作日办理续借手续，续借期限最长不超过7个工作日，借阅到期后档案管理员需逐页核对档案材料，确认无缺失、无涂改后方可入库。第十五条档案转递严格执行机要通道要求：教职工工作调动、辞职、辞退、退休后需要转递档案的，由原单位档案管理部门通过机要交通或者专人送取的方式转递，严禁个人自带档案；转递档案时需附《人事档案转递通知单》，注明档案份数、材料总数、转递事由，接收单位收到档案后需在10个工作日内核对无误后将回执退回原单位，逾期未退回的，原单位需主动核实，防止档案丢失。对调入民办中小学、灵活就业的教职工，档案统一转递至当地人力资源和社会保障部门所属的公共就业和人才服务机构保管，不得交由个人或民办学校自行保管。第十六条档案保管严格落实“八防”要求：学校需设立专门的人事档案库房，与办公室、阅档室分开设置，库房配备火灾自动报警系统、防盗报警系统、温湿度自动控制系统、防蛀驱虫设施、消防器材，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；库房内不得存放与档案无关的物品，每月开展1次库房安全检查，做好检查记录，每年开展1次消防演练；纸质档案按档案号顺序存放，每半年开展1次档案盘点，做到账物相符，盘点误差率为0。档案管理员实行回避制度，本人及其直系亲属的人事档案，由学校人事部门负责人指定其他人员管理，不得由本人管理。第十七条档案保管期限按国家规定执行：在职教职工档案由所在学校长期保管；死亡教职工的档案，由原单位保管5年后移交至同级国家综合档案馆保管；对辞职、辞退、解除聘用合同的教职工档案，原单位保管期限不超过2年，超过2年的转递至公共就业和人才服务机构保管；对被开除公职、判刑人员的档案，按国家相关规定移交对应机构保管。第五章档案审核认定与问题处理第十八条每3年开展1次全国中小学教职工人事档案专项审核工作，重点审核出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、教师资格、专业技术职务等“三龄两历一身份”及核心从业资质信息，审核结果需由教职工本人签字确认，存入个人档案。县级教育行政部门每年按不低于10%的比例抽取辖区学校教职工档案开展随机审核，发现问题及时督促整改。第十九条档案信息不一致的，按照“尊重历史、实事求是、依规依纪”的原则进行认定：出生日期认定以档案中最早形成的有效材料记载为准，参加工作时间以正式招工、录用、聘用审批材料记载为准，入党时间以支部大会通过为预备党员的日期为准，学历学位以教育行政部门的官方认定结果为准，工作经历以劳动合同、社保缴费记录、岗位聘任材料相互印证的结果为准。认定结果需形成《人事档案信息认定表》，由审核单位、教职工本人签字盖章后存入档案，作为人事管理的唯一依据，教职工本人不得提出不符合规定的异议。第二十条档案材料缺失的，实行分层补救机制：因原单位撤销、合并、保管不善导致档案材料缺失的，教职工可提供工资发放原始记录、社保缴费记录、工作证、荣誉证书、同事证言等佐证材料，经3名以上原单位同期在职同事证明、原单位上级主管部门审核确认后，可作为补充材料归档，予以认定；因教职工个人原因导致材料缺失的，需由本人到材料出具单位补办，补办期限最长不超过30个工作日，逾期无法提供的，对应信息不予认定，影响职称评审、岗位聘任、退休审批等事项的后果由本人承担。第二十一条档案造假行为实行“零容忍”处理：对存在伪造学历学位、伪造资格证书、伪造工作经历、涂改档案信息等恶意造假行为的，按照师德失范行为处理相关规定给予党纪政务处分、岗位调整、解除聘用合同等处理，计入师德师风负面清单，5年内不得参评各级各类表彰奖励、不得申报高一级专业技术职务；情