纸质档案数字化规范DAT31-2026

1范围本规范规定了纸质档案数字化工作的基本原则、流程、技术要求、质量要求及管理要求。本规范适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位等组织开展的纸质档案数字化工作。其他类型档案的数字化工作可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。*（此处应列出相关的国家、行业法律法规及标准，例如《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》、《电子文件归档与管理规范》等，具体编号和名称需根据实际情况确定）3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1纸质档案以纸张为载体，以文字、图形、图像等为主要记录方式的历史记录。3.2纸质档案数字化采用扫描仪或其他设备将纸质档案转化为数字图像或文本，并对其进行处理、存储、著录和管理的过程。3.3数字图像通过扫描、拍摄等方式获得的，以数字形式存储的图像信息。3.4元数据描述数字对象特征的数据，用于标识、发现、管理、检索和使用数字对象。3.5光学字符识别（OCR）利用光学技术识别图像中的文字，并将其转换为可编辑文本的过程。3.6存储格式用于存储数字图像或文本的文件格式。4基本原则4.1真实性原则数字化过程应确保数字档案与原纸质档案在内容和形式上的一致性，准确反映档案的原始面貌。4.2完整性原则数字化应覆盖档案的全部内容，包括正文、附件、图表、印章、签署等，确保数字档案的完整。4.3可用性原则数字档案应具备可识别性、可检索性和可利用性，其质量应满足长期保存和日常利用的需求。4.4安全性原则数字化过程及成果管理应采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或被篡改。4.5规范性原则数字化工作应遵循统一的技术标准和操作规范，确保成果质量的统一和可控。5工作流程纸质档案数字化工作一般应遵循以下流程：5.1档案接收与整理接收待数字化的纸质档案，进行清点、核对，检查档案的完整性、顺序性及物理状况。对有破损、褶皱、粘连等情况的档案，应进行必要的修复和整理，确保扫描质量。5.2著录根据档案著录规则，对档案的题名、责任者、形成时间、档号、页数等核心元数据进行著录。著录信息应准确、规范。5.3扫描根据档案的类型、纸张状况、内容重要性等因素，选择合适的扫描设备、扫描模式（黑白、灰度、彩色）和扫描分辨率。扫描过程中应确保图像清晰、完整、无歪斜、无遗漏。5.4图像处理对扫描生成的数字图像进行质量检查，对不合格的图像进行重扫或修正。修正操作包括但不限于去污、纠偏、裁剪、旋转、拼接等，以提高图像的可读性和美观度。5.5OCR识别与校对（如需）对需要进行文本检索的数字图像，可进行OCR识别。识别后应对文本内容进行校对，确保识别准确率。5.6数据挂接将处理后的数字图像、OCR文本（如需）与著录的元数据进行关联挂接，形成完整的数字档案信息。5.7成果验收按照本规范规定的质量要求，对数字化成果进行全面验收。验收合格后方可进行后续的存储和利用。5.8数据归档与备份将验收合格的数字档案数据按照规定的格式和要求进行存储，并进行必要的备份，确保数据安全。6技术要求6.1扫描设备扫描设备的性能应满足数字化质量要求，具有足够的分辨率、色彩深度和扫描速度。应定期对扫描设备进行校准和维护。6.2扫描参数6.2.1分辨率*一般文书类档案，黑白或灰度模式扫描时，分辨率宜不低于200dpi。*包含彩色图片、印章或需长期保存的重要档案，宜采用彩色模式扫描，分辨率宜不低于300dpi。*特殊情况下，可根据档案实际情况和利用需求适当调整分辨率，但需保证图像清晰可辨。6.2.2色彩模式*文字为主的档案，可采用黑白模式扫描。*含有灰度图文的档案，宜采用灰度模式扫描。*含有彩色图文、印章、照片的档案，应采用彩色模式扫描。6.2.3存储格式*数字图像宜采用TIFF或JPEG格式。TIFF格式适用于长期保存，JPEG格式适用于日常利用（注意控制压缩比，避免过度压缩导致图像失真）。*对于需要进行OCR识别或文本检索的档案，可同时生成PDF格式（可包含文本层）。6.3图像处理6.3.1纠偏确保数字图像无明显歪斜，倾斜角度一般应不超过1度。6.3.2去污去除图像上的污点、杂色等干扰信息，但不得破坏档案原文内容。6.3.3裁剪去除图像边缘的空白区域，使图像内容居中显示。6.3.4拼接对大幅面档案进行分幅扫描后，应进行精确拼接，确保拼接后的图像完整、无错位。6.4元数据著录元数据著录应符合相关著录规则，至少包含以下核心元数据项：档号、题名、责任者、形成时间、页数、数字化日期、扫描人等。可根据实际需求扩展元数据项。6.5OCR识别（如需）OCR识别软件应具备较高的识别准确率，识别后生成的文本应与图像内容相对应。对识别错误的内容应进行人工校对。6.6数据存储数字档案数据应存储在安全、稳定的存储介质中。存储系统应具备良好的可扩展性、可靠性和数据保护能力。7质量要求7.1数字图像质量*清晰度：图像字迹清晰、线条连续、对比度适中，无模糊、重影现象。*完整性：图像应完整包含档案页面的全部内容，无缺边、少角、内容缺失。*准确性：图像内容与原档案内容一致，无错扫、漏扫、多扫。*规范性：图像方向正确，无歪斜，排列顺序与原档案一致。7.2元数据质量*准确性：元数据内容应真实、准确地反映档案的特征。*完整性：元数据项应完整，无遗漏。*一致性：元数据的格式和填写规范应保持一致。7.3数据挂接质量数字图像、OCR文本（如需）与元数据挂接应准确无误，关联关系正确。7.4验收合格率数字化成果的验收合格率应达到100%。对不合格的部分，应进行返工处理，直至合格。8管理要求8.1组织管理应明确数字化工作的负责部门和人员，建立健全岗位责任制和工作流程。8.2人员管理从事数字化工作的人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉本规范及相关业务要求。涉密档案的数字化工作，应由符合保密要求的人员承担。8.3设备与环境管理扫描设备、计算机、存储设备等应定期维护保养，确保正常运行。数字化工作场所应保持清洁、干燥、通风，具备防火、防潮、防盗、防磁、防高温等条件。8.4安全保密管理*建立严格的保密制度，对数字化过程中的档案原件、数字数据进行严格管理，防止信息泄露。*数字化设备应采取必要的安全保密措施，禁止连接互联网及其他非涉密网络。*数字档案数据的传输、存储和使用应符合保密规定，涉密档案数字化成果应按照涉密信息管理要求进行管理。8.5过程记录与质量追溯应对数字化工作的各个环节进