(2026版)学校采购管理制度学校采购管理制度

(2026版)学校采购管理制度学校采购管理制度为规范学校采购行为，提高采购资金使用效益，保障教育教学及后勤服务需求，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《政府采购法实施条例》等法律法规及上级教育行政部门、财政部门相关规定，结合学校2026年发展规划及实际运行情况，制定本制度。总则适用范围本制度适用于学校所有使用财政性资金、事业收入、经营收入及其他合法资金开展的货物、工程和服务采购活动，涵盖以下类别：1.货物类：教学设备（含多媒体、实验器材、图书资料）、办公设备（含电脑、打印机、家具）、后勤物资（含食堂食材、保洁用品、安保器材）、医疗防疫物资等；2.工程类：校园基建工程、修缮改造项目、智能化系统建设（含智慧校园、安防系统）、绿化工程等；3.服务类：后勤服务（含食堂托管、物业保洁、安保服务）、教育培训服务、招标代理服务、审计评估服务、维修维护服务等。基本原则1.公开透明原则：采购信息、采购过程、采购结果全程公开，通过学校官网、政府采购平台等渠道发布相关公告，接受师生、家长及社会监督，确保采购活动阳光化运行；2.公平竞争原则：平等对待所有符合条件的供应商，不得设置倾向性、排他性条款，保障供应商公平参与竞争的权利，同时落实国家中小企业扶持政策，对小型微型企业产品给予6%-10%的价格扣除优惠；3.公正诚信原则：采购工作人员严格遵守职业道德，廉洁自律，不得接受供应商贿赂或不正当利益；供应商需诚实守信，不得提供虚假资质、恶意串通、围标串标；4.效益优先原则：在保证采购质量、满足需求的前提下，优先选择性价比最优的产品或服务，严格控制采购成本，提高资金使用效益；5.绿色采购原则：优先采购符合国家节能、环保认证标准的产品，优先选择具备绿色服务资质的供应商，推动校园可持续发展；6.需求导向原则：采购活动紧密围绕教育教学核心需求，避免盲目采购、重复采购，确保采购资源精准服务于学校教学科研、后勤保障等工作。采购管理组织架构采购工作领导小组学校设立采购工作领导小组，作为采购工作的决策机构，组成及职责如下：•组成：由校长任组长，分管后勤、财务的副校长任副组长，成员包括总务主任、财务主任、教务主任、教师代表（不少于2名）、纪检委员、法律顾问；•职责：审定学校采购管理制度及实施细则；审批年度采购计划、重大采购项目（单项预算金额50万元及以上）的采购方式与实施方案；协调解决采购过程中的重大争议与问题；审批供应商黑名单及重大违规处理决定；听取采购管理办公室年度采购工作汇报。采购管理办公室采购管理办公室作为采购工作的日常执行机构，挂靠总务处，职责如下：•牵头制定年度采购计划，汇总各部门采购需求并进行合理性审核；•组织实施各类采购活动，包括编制采购文件、发布采购公告、组织评审、签订采购合同等；•建立并维护供应商信息库，开展供应商准入、考核与退出管理；•跟踪合同履约情况，协调处理履约过程中的纠纷；•负责采购档案的整理、归档与保管；•对接上级教育行政部门、财政部门，完成政府采购项目的备案、审批及数据上报工作；•搭建并运营学校采购管理信息化系统，实现采购全流程线上化管理。采购评审小组针对单项预算金额10万元及以上的采购项目，成立临时采购评审小组，职责如下：•组成：由采购管理办公室牵头，成员包括相关专业技术人员（如教学设备采购邀请教务部门专业教师、基建工程采购邀请工程技术人员）、财务人员、教师代表，必要时邀请外部行业专家（专家人数不少于评审小组总人数的三分之一）；•职责：负责采购项目的技术参数审核、招标文件编制、供应商资格审查、评标谈判、成交供应商确定等工作，评审过程全程记录并出具评审报告。相关部门职责•财务部门：负责采购预算的编制与审核，采购资金的支付管理，对采购项目的资金使用情况进行监督；•纪检监察部门：对采购活动的合规性进行全程监督，受理采购违规行为的举报，调查处理采购中的违纪问题；•需求部门：提出本部门采购需求，明确采购项目的技术参数、使用要求、时间节点，参与采购项目的验收工作；•审计部门：定期对采购项目进行事后审计，重点审查预算执行、采购程序、资金使用及合同履约情况，出具审计报告并提出整改意见。采购计划管理年度采购计划编制1.需求申报：每年10月15日前，各需求部门根据下一年度工作规划，填写《学校采购需求申报表》，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求理由、预计实施时间等内容，提交至采购管理办公室；2.需求审核：采购管理办公室对各部门需求进行审核，重点核查是否符合学校发展规划、是否存在重复采购、预算金额是否合理，对不合理需求退回需求部门修改；3.计划编制：采购管理办公室汇总审核通过的需求，结合学校年度预算，编制《学校年度采购计划》，明确采购项目、采购方式、预算金额、实施时间等内容；4.计划审批：年度采购计划提交采购工作领导小组审议通过后，于每年11月30日前上报上级教育行政部门及财政部门备案。临时采购计划管理对于未纳入年度采购计划的突发需求（如教学设备突发损坏、应急防疫物资采购、校园设施紧急维修等），按以下流程执行：1.需求部门填写《临时采购需求申请表》，详细说明采购原因、紧急程度、预算金额；2.单项预算金额5万元以下的，经分管副校长审批后实施；5万元及以上20万元以下的，报采购工作领导小组审批后实施；20万元及以上的，需同时上报上级教育行政部门审批；3.临时采购项目实施后，采购管理办公室需及时将项目信息补充至年度采购计划台账，并在下次采购工作领导小组会议上通报。采购计划调整年度采购计划需调整的，由需求部门提出调整申请，说明调整原因及调整内容，经采购管理办公室审核后，报采购工作领导小组审批；调整内容涉及预算变更的，需同步提交财务部门审核，确保预算执行合规。采购方式及流程政府采购项目管理单项预算金额达到上级财政部门规定的政府采购限额标准的项目，严格按照政府采购相关规定执行，具体采购方式及流程如下：1.公开招标：适用于单项预算金额达到公开招标限额（货物、服务类200万元及以上，工程类400万元及以上）的项目，流程为：•采购管理办公室委托具备资质的招标代理机构编制招标文件，明确采购需求、技术参数、评标标准；•在政府采购平台发布招标公告，公告期不少于5个工作日；•接收供应商投标文件，组织评审小组进行评标，评标过程全程录音录像；•确定中标供应商后，在政府采购平台及学校官网公示中标结果，公示期不少于3个工作日；•公示无异议后，签订政府采购合同，并报上级财政部门备案。2.邀请招标：适用于符合公开招标条件，但因技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的项目，流程为：•采购管理办公室从供应商信息库中选取不少于3家符合条件的供应商，发出投标邀请书；•后续投标、评标、公示、签订合同流程与公开招标一致。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者重新招标未能成立，技术复杂或者性质特殊不能确定详细规格或者具体要求，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，流程为：•成立谈判小组，制定谈判文件；•邀请不少于3家符合条件的供应商参与谈判；•谈判小组与供应商逐一谈判，根据谈判情况调整谈判文件；•供应商提交最终报价，谈判小组依据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的项目，流程为：•需求部门提交单一来源采购申请，说明理由；•采购管理办公室审核后，报采购工作领导小组及上级财政部门审批；•审批通过后，与唯一供应商协商签订采购合同。5.询价：适用于货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目，流程为：•成立询价小组，制定询价通知书；•邀请不少于3家符合条件的供应商报价；•询价小组对比报价，确定符合采购需求且报价最低的供应商为成交供应商。非政府采购项目管理单项预算金额未达到政府采购限额标准的项目，由学校自行组织采购，具体方式及流程如下：1.定点采购：对于办公耗材、日常保洁用品、零星维修服务等高频次、低金额项目，采购管理办公室通过公开招标确定定点供应商，签订年度框架协议，需求部门直接从定点供应商处采购，定期结算；2.直接采购：单项预算金额1万元以下的项目，需求部门可在市场调研的基础上，选择信誉良好、价格合理的供应商直接采购，采购后需提交采购凭证及说明至采购管理办公室备案；3.询价采购：单项预算金额1万元及以上10万元以下的项目，采购管理办公室邀请不少于3家供应商报价，对比产品质量、价格、售后服务等因素，确定成交供应商；4.竞争性磋商：单项预算金额10万元及以上20万元以下的项目，采用竞争性磋商方式，邀请不少于3家供应商参与，通过磋商确定最优方案及成交供应商。采购流程关键要求1.采购文件编制：采购文件需明确采购需求、技术参数、商务条款、评审标准，不得设置倾向性条款，不得指定品牌或供应商；技术参数需由需求部门及专业技术人员共同审核，确保符合实际需求；2.评审过程管理：评审小组需严格按照采购文件规定的标准进行评审，评审意见需书面记录并由所有评审人员签字；评审过程需全程录音录像，存档备查；3.结果公示：所有采购项目的成交结果需在学校官网公示不少于3个工作日，公示内容包括成交供应商名称、成交金额、采购项目内容，公示期间接受异议；4.异议处理：供应商或师生对采购结果有异议的，需在公示期内以书面形式向采购管理办公室提出，采购管理办公室需在3个工作日内作出答复；对答复不满意的，可向采购工作领导小组或纪检监察部门投诉。供应商管理供应商准入条件申请参与学校采购项目的供应商需满足以下条件：1.具有独立法人资格，持有有效营业执照；2.具备与采购项目相适应的资质、技术能力及资金实力；3.具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法记录（需提供信用中国、中国政府采购网等平台的信用查询证明）；4.具有健全的财务会计制度，能够提供合法的发票及财务报表；5.货物类供应商需具备产品代理资质或生产能力，工程类供应商需具备相应的施工资质，服务类供应商需具备相应的服务资质。供应商信息库管理采购管理办公室建立学校供应商信息库，对供应商进行分类管理（货物类、工程类、服务类），入库供应商需提交资质证明文件、业绩证明、信用证明等资料，采购管理办公室对资料进行审核，审核通过后方可入库。信息库实行动态管理，定期更新供应商信息，对不符合准入条件的供应商及时清理出库。供应商考核机制采购管理办公室每年度对参与学校采购项目的供应商进行考核，考核内容包括：1.产品质量：货物是否符合合同约定的规格、标准，是否存在质量问题；2.履约能力：是否按时交货、完成工程或提供服务，是否符合时间节点要求；3.售后服务：是否及时响应售后需求，是否有效解决问题；4.价格合理性：报价是否符合市场行情，是否存在价格虚高情况；5.诚信度：是否存在虚假宣传、违约、欺诈等行为。考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，优秀供应商可优先参与学校后续采购项目，不合格供应商暂停其参与学校采购项目的资格，连续两年考核不合格的，列入供应商黑名单，三年内不得参与学校任何采购项目。供应商退出机制供应商出现以下情况之一的，立即取消其准入资格，列入黑名单：1.提供虚假资质证明或业绩材料，骗取中标或成交资格；2.恶意串通、围标串标，影响采购公平性；3.提供假冒伪劣产品或不符合要求的服务；4.未按合同约定履行义务，给学校造成经济损失；5.贿赂学校采购工作人员或其他相关人员；6.被列入国家失信被执行人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。合同管理合同签订采购项目确定成交供应商后，采购管理办公室需在3个工作日内与供应商签订采购合同，合同内容需包括：1.采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准；2.价款及支付方式、支付时间；3.履行期限、交货地点、验收标准；4.双方的权利与义务；5.违约责任、争议解决方式；6.其他必要条款（如保密条款、绿色采购条款、中小企业扶持条款等）。合同签订前，需经财务部门审核价款及支付方式，法律顾问审核合同条款的合法性，纪检监察部门审核合规性，审核通过后方可签订。合同履约管理采购管理办公室负责跟踪合同履约情况，定期与需求部门、供应商沟通，了解履约进度，发现供应商未按合同约定履行义务的，及时发出履约催告函，要求供应商限期整改；对拒不整改或整改不合格的，按合同约定追究违约责任，必要时解除合同并追究经济赔偿责任。合同变更与解除合同需要变更或解除的，由双方协商一致，签订补充协议或解除协议；重大合同变更（如价款变更超过原合同金额10%、履约期限变更超过30天）需报采购工作领导小组审批，涉及政府采购项目的，需同步报上级财政部门备案。合同归档采购管理办公室负责合同及相关资料的归档工作，归档资料包括采购文件、评审报告、成交公告、合同文本、补充协议、履约记录等，档案保管期限不少于10年，便于后续查阅及审计。采购验收与结算采购验收1.货物验收：货物到货后，由需求部门、采购管理办公室、财务部门、专业技术人员组成验收小组，对照合同条款及技术参数进行验收，检查货物的数量、质量、规格、品牌、包装等，验收合格后出具《货物验收报告》，验收不合格的，要求供应商退货或换货，直至验收合格；2.工程验收：工程类项目实行分阶段验收，包括隐蔽工程验收、中期验收、竣工验收，验收小组由需求部门、采购管理办公室、工程技术人员、监理单位（如有）组成，验收合格后出具《工程竣工验收报告》，未经验收或验收不合格的工程不得投入使用；3.服务验收：服务类项目验收由需求部门及采购管理办公室共同进行，对照合同约定的服务标准、服务内容、服务期限进行评估，验收合格后出具《服务验收报告》，验收不合格的，要求供应商限期整改，整改仍不合格的，按合同约定扣除服务费用或解除合同。结算管理验收合格后，供应商需提交发票、验收报告、合同文本等资料至采购管理办公室，采购管理办公室审核资料齐全后，提交财务部门办理结算手续：1.政府采购项目：按照政府采购资金支付流程，由财务部门向财政部门申请支付资金；2.非政府采购项目：按照学校财务制度，由财务部门直接支付给供应商；3.支付方式：严格按照合同约定的支付方式执行，如预付款（不超过合同金额的30%）、进度款（根据履约进度支付）、尾款（验收合格后支付，比例不低于合同金额的5%），确保资金安全。监督与问责全程监督机制1.纪检监察监督：纪检监察部门对采购活动的全过程进行监督，包括采购计划制定、采购方式选择、评审过程、合同签订、验收结算等，重点检查是否存在违规操作、滥用职权、受贿等行为；2.审计监督：审计部门每年度对学校采购项目进行专项审计，抽查采购项目的预算执行、程序合规性、资金使用情况，出具审计报告并提出整改意见；3.社会监督：学校通过官网、公示栏等渠道公开采购信息，接受师生、家长及社会公众的监督，设立举报电话、邮箱，及时处理举报线索；4.信息化监督：通过学校采购管理系统，实现采购全流程留痕，各部门可实时查看采购进度，纪检监察部门可在线调取采购资料，提高监督效率。违规行为问责1.采购工作人员违规问责：采购工作人员出现以下行为之一的，视情节轻重给予通报批评、警告、记过、降职、撤职等处分，构成犯罪的移交司法机关处理：•泄露采购保