公司档案管理制度制度

第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，保障公司经营管理活动的连续性和可追溯性，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及行业规范，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称档案，是指公司在各项经营管理、业务开展、行政管理及其他活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条公司档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中管理、安全保密、便于利用的原则。各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件材料，均须按照本制度规定进行整理、归档和管理。第四条本制度适用于公司各部门、各分支机构以及代表处的档案管理工作。公司全体员工均有保护公司档案的义务和责任。第二章档案管理机构与职责第五条公司综合管理部门是档案管理的职能部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导公司的档案管理工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理规章制度及工作细则；（二）负责公司各类档案的集中统一管理，包括接收、整理、保管、鉴定、统计、利用、销毁等工作；（三）指导和督促公司各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；（四）组织开展档案管理人员的业务培训和学习交流，提高档案管理队伍素质；（五）负责档案库房的规划、建设和维护，确保档案安全；（六）推进公司档案信息化建设，提升档案管理现代化水平。第六条公司各部门应指定专人（可兼职）担任本部门档案管理员，负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理、初步审核和向综合管理部门移交归档。部门档案管理员工作变动时，须办理档案材料及相关工作的交接手续。第七条档案管理人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。第三章档案的收集与归档第八条归档范围：公司在筹备、成立、经营、管理、变更、终止等活动中形成的具有查考、利用和保存价值的各类文件材料，主要包括但不限于：（一）行政管理类：公司设立、变更的申请、批准文件，公司章程，股东会、董事会、监事会决议，内部管理制度，工作计划、总结，会议纪要，人事任免、奖惩，重要合同协议（非业务类）等；（二）经营管理类：经营计划、分析报告，市场调研材料，营销方案，客户资料，招投标文件，业务合同协议，财务报告、审计报告，资产管理文件等；（三）业务技术类：研发项目资料，技术方案，设计图纸，工艺文件，技术标准，专利、商标等知识产权文件，成果鉴定材料等；（四）会计档案类：会计凭证、账簿、报表、银行对账单等（按会计档案管理规定执行）；（五）声像及实物类：公司重要活动照片、录音录像，荣誉证书、奖杯、牌匾，印章印模等；（六）其他具有保存价值的文件材料。第九条归档要求：（一）归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备；（二）文件材料应符合形成规律，保持有机联系；（三）归档的文件材料应为原件，如无原件，须注明原因并附复印件，复印件须加盖相关部门公章；（四）文件材料书写规范，字迹清晰，符合档案保管要求，禁用易褪色的书写材料；（五）电子文件应连同其元数据一并归档，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十条归档时间：（一）各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料整理后向本部门档案管理员移交；（二）部门档案管理员应于每季度结束后一段时间内，将本季度需归档的文件材料整理完毕，向公司综合管理部门归档；（三）年度工作总结、计划等年度性文件材料，应于次年第一季度内完成归档；（四）基建项目、重大研发项目等周期较长的工作，应在项目完成后一段时间内集中归档；（五）会计档案按《会计档案管理办法》规定的期限归档。第四章档案的整理与保管第十一条档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理步骤包括分类、编号、排列、编目、装订、装盒等。第十二条档案分类应科学合理，层次分明。公司档案一般可按年度、部门（或业务类别）、文件类型三级进行分类，具体分类方案由综合管理部门制定并执行。第十三条档案编号应具有唯一性和可追溯性，按照分类方案和排列顺序进行编制。第十四条档案保管应符合“九防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体）。档案库房应保持适宜的温湿度，配备必要的防护设备。第十五条档案装具（档案盒、档案柜等）应符合国家标准，整齐排列，便于存取。第十六条建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。第十七条定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。第五章档案的利用第十九条公司内部人员因工作需要查阅一般档案，须经本部门负责人批准，到综合管理部门办理查阅登记手续；查阅重要或涉密档案，须经公司分管领导批准。第二十条外部单位或人员查阅公司档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司分管领导或法定代表人批准后，由综合管理部门指定人员陪同查阅。第二十一条查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制档案材料，须经综合管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。第二十二条查阅档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出档案的，须经公司分管领导批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅人须妥善保管，确保档案安全，不得转借他人或复制。第二十三条查阅涉密档案，必须在指定的保密场所进行，严格遵守国家及公司保密规定，不得泄露档案内容。第二十四条档案利用结束后，档案管理人员应及时将档案归位，并做好利用效果反馈记录。第六章档案的鉴定与销毁第二十五条档案鉴定工作由公司综合管理部门牵头，会同相关业务部门组成档案鉴定小组进行。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行价值评估，确定其存毁。第二十六条档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具体划分标准参照国家有关规定及公司实际情况确定。第二十七条经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报公司分管领导批准后，方可销毁。第二十八条档案销毁前，必须编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、编号、数量、形成时间、保管期限等。第二十九条档案销毁时，应有两人以上监销。监销人须对照《档案销毁清册》，核对所要销毁的档案，确认无误后，在销毁清册上签字。销毁记录应永久保存。严禁个人私自销毁档案材料。第七章档案的信息化管理第三十条积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理数字化、网络化。建立健全电子档案管理制度，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第三十一条电子文件的形成、收集、整理、归档应符合国家及行业关于电子文件管理的相关标准。电子档案应与纸质档案同步管理，具有同等效力。第三十二条档案管理系统应具备完善的权限控制、日志记录、备份恢复等功能，防止信息泄露、丢失和篡改。第三十三条定期对电子档案进行备份，并妥善保管备份介质。第八章责任追究第三十四条对在档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，公司予以表彰和奖励。第三十五条对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定收集、整理、归档，造成档案材料残缺不全或丢失的；（二）擅自涂改、勾画、抽取、撤换、增删、伪造、损毁档案材料的；（三）违反保密规定，泄露档案秘密的；（四）擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的；（五）未经批准，擅自销毁档案的；（六）在档案管理工作中玩忽职守，造成档案严