XX学院工会采购管理办法

XX学院工会采购管理办法第一章总则第一条为进一步规范XX学院工会（以下简称“工会”）的采购行为，提高采购资金的使用效益，保障采购活动的公开、公平、公正，维护工会和教职工的合法权益，依据国家相关法律法规及上级工会关于采购管理的规定，结合本院工会工作实际，特制定本办法。第二条本办法适用于工会使用工会经费进行的各类货物、服务及工程的采购活动。凡工会经费支出中涉及的采购项目，均须遵守本办法。第三条采购工作应遵循公开透明、公平竞争、公正诚信和效益优先的原则。严格执行国家财经纪律和工会经费使用管理规定，杜绝浪费，防止腐败。第四条工会采购活动应严格控制在年度预算范围内。未列入预算的采购项目，原则上不予采购；因特殊情况确需追加的，须按规定程序报批后，方可组织采购。第二章组织机构与职责第五条工会委员会是工会采购工作的决策机构，负责审议工会年度采购预算，审定重大采购项目的采购方案，对采购工作中的重大事项进行决策。第六条工会经费审查委员会（以下简称“经审会”）负责对工会采购活动的全过程进行监督，包括采购预算的执行、采购方式的合规性、采购程序的规范性以及采购结果的公正性等。第七条工会应明确专人或设立临时采购工作小组，负责具体采购事务的组织与实施，包括采购需求的汇总、采购文件的编制、采购信息的发布、供应商的邀请或征集、采购过程的组织、合同的洽谈与签订、货物或服务的验收等。第三章采购方式与程序第八条工会采购方式应根据采购项目的性质、金额大小及市场竞争情况，选择以下适当方式：（一）公开招标：适用于采购金额达到一定标准、市场竞争充分且技术规格相对统一的货物或服务。招标过程应严格遵守国家及上级工会关于招标的相关规定。（二）邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。邀请招标应向不少于三家合格供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判或询价：适用于采购金额不大、技术规格相对简单或时间紧急的采购项目。应邀请三家及以上供应商进行报价和谈判，择优确定成交供应商。（四）单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，如专利产品、专有技术服务等。采用单一来源采购方式，须提供充分理由并报经审会备案。（五）小额零星采购：对于金额较小、日常性的零星采购，可采用直接采购方式，但应坚持货比三家、质优价廉的原则，并保留相关采购凭证。第九条采购程序一般包括以下环节：（一）采购需求提出：由工会各部门或相关活动组织单位根据工作需要提出采购申请，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额及完成时限等。（二）采购审批：采购申请须经工会负责人审批。大额或重大采购项目须报请工会委员会集体研究决定。（三）采购组织：根据审批确定的采购方式，由专人或采购工作小组组织实施采购。采用招标方式的，应编制招标文件；采用竞争性谈判或询价方式的，应准备谈判文件或询价单。（四）合同签订：采购活动结束后，应与成交供应商签订书面采购合同，明确双方权利义务、标的数量、质量标准、价格、交付时间、验收方式、付款方式及违约责任等。（五）履约验收：货物或服务送达后，由采购需求部门、采购实施人员及相关专业人员共同进行验收，核对数量、检查质量，确保符合合同约定。验收合格后，签署验收单。（六）资料归档：采购过程中的所有文件资料，包括采购申请、审批单、招标文件、投标文件、报价单、合同、验收单、发票等，应妥善整理归档，以备查验。第四章采购合同管理第十条采购合同是明确采购双方权利义务的法律文件，所有采购项目（除小额零星且即时结清的外）均应签订书面合同。第十一条合同文本应采用规范的格式，内容应完整、严谨。必要时，可咨询法律顾问或上级工会相关部门的意见。第十二条合同签订前，应由工会负责人对合同条款进行审核。重大或复杂的采购合同，应提交工会委员会审议。第十三条合同签订后，应严格按照合同约定履行。如需变更或解除合同，应与供应商协商一致，并签订书面补充协议或解除协议。第五章验收与付款第十四条严格执行采购验收制度。验收人员应本着认真负责的态度，对照采购合同及相关标准，对采购标的的数量、质量、规格型号等进行逐项核对和检验。第十五条验收合格的，由验收人员共同签署验收单，作为付款依据。验收不合格的，应及时通知供应商，要求其在规定期限内进行整改、更换或退货，并保留相关记录。第十六条财务人员应根据审批后的采购合同、验收单、合法有效的发票等凭证办理付款手续，严格遵守工会经费管理规定和财务制度。付款方式应符合合同约定。第六章监督与责任第十七条经审会应定期或不定期对工会采购管理办法的执行情况进行检查，对采购活动进行全过程监督，发现问题及时提出整改意见。第十八条工会采购工作应自觉接受上级工会、学院党委以及全体教职工的监督。采购信息（除涉及商业秘密外）应在一定范围内公开，提高采购透明度。第十九条对在采购活动中出现的违规违纪行为，如虚报冒领、收受回扣、以次充好、徇私舞弊等，一经查实，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、组织处理直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。第二十条采购相关人员应严格遵守廉洁自律规定，恪守职业道德，主动接受监督，确保采购工作的廉洁