资料档案管理制度

资料档案管理制度第一章总则第一条制定依据与目的为规范本单位资料档案的管理工作，确保资料档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥资料档案在各项工作中的支撑作用，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类资料档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理活动。凡涉及本单位工作历史记录、决策依据、业务往来、成果展示等具有保存价值的资料，均纳入本制度管理范畴。第三条基本原则资料档案管理遵循以下原则：（一）真实性原则：确保归档资料的内容真实、准确，反映工作的实际情况。（二）完整性原则：保证资料的齐全完整，避免残缺、遗漏。（三）规范性原则：按照统一的标准和程序进行资料的收集、整理、归档和管理。（四）安全性原则：采取有效措施，保障资料档案的实体安全和信息安全，防止失泄密、损坏和丢失。（五）可利用性原则：在安全保密的前提下，优化管理流程，便于资料档案的查阅和利用，服务于单位发展。第二章管理机构与职责第四条管理部门本单位资料档案管理工作实行统一领导、分级负责的管理体制。[可在此处明确具体负责部门，如：综合管理部]为资料档案管理的归口部门，负责统筹、指导、监督和检查全单位的资料档案管理工作。第五条部门职责（一）贯彻执行国家及上级有关资料档案管理的法律法规和方针政策。（二）制定和完善本单位资料档案管理规章制度，并组织实施。（三）负责对各部门资料档案工作进行业务指导和培训。（四）集中管理本单位具有永久和长期保存价值的资料档案。（五）负责资料档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。（六）采取有效措施保护资料档案，确保其安全。第六条各部门职责（一）各部门应指定专人（兼职或专职）负责本部门资料的收集、整理、预归档，并定期向档案管理部门移交。（二）严格遵守本单位资料档案管理的各项规定，确保本部门产生的资料及时、准确、完整地归档。（三）协助档案管理部门开展资料档案的利用和编研工作。第三章资料档案的形成与收集第七条资料形成要求各部门在工作中形成的各类文件、记录、图表、声像、电子数据等资料，均应符合国家及本单位关于公文处理和资料形成的规范要求，做到格式规范、内容完整、字迹清晰、签署完备。第八条资料收集范围资料收集范围包括但不限于：（一）单位发展规划、年度计划、总结、报告、请示、批复等。（二）各项管理制度、工作规程、岗位职责等。（三）重要会议记录、纪要、决议。（四）业务合同、协议、招投标文件、项目立项、验收等材料。（五）财务、审计、人事、劳资等管理类文件。（六）对外交往中形成的重要文件、函电。（七）反映单位历史面貌、重要活动的声像资料、实物等。（八）其他具有保存价值的各类资料。第九条收集要求（一）资料收集应坚持“谁形成、谁收集”的原则，确保资料的及时和完整。（二）对于专业性较强或成套性的资料，应按项目或专题进行收集。（三）电子资料应连同其元数据一并收集，并确保其可读性和完整性。（四）个人在公务活动中形成的具有保存价值的资料，应及时交所在部门或档案管理部门，不得私自留存或销毁。第四章资料档案的整理与归档第十条整理原则资料档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十一条归档时间（一）日常办公文件资料，一般应在办理完毕后的一定期限内整理归档。（二）年度性资料，如计划、总结等，应在次年上半年内整理归档。（三）专项工作或项目资料，应在工作或项目完成后及时整理归档。（四）电子资料应与纸质资料同步或定期归档。第十二条分类与编号（一）档案管理部门应根据本单位实际情况，制定统一的档案分类方案和编号规则。（二）常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法或其组合。（三）档案编号应具有唯一性和可追溯性。第十三条装订与排列（一）归档资料应去除金属装订物，对破损或不符合规格的材料应进行修补、复制或折叠。（二）同一事由的文件材料，应按照形成时间顺序或重要程度排列。（三）装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。第十四条归档验收各部门向档案管理部门移交资料时，应填写移交清单，双方核对无误后签字确认。档案管理部门对接收的资料进行质量检查，不符合要求的应退回形成部门补充完善。第五章资料档案的保管第十五条库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十六条日常保管（一）档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，保持库房整洁、干燥、通风。（二）严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。（三）档案存放应科学有序，做到柜架编号有序，档案存放位置固定，并绘制档案存放示意图。（四）对声像、电子等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，定期检查其保存状况和可读性。第十七条保密管理（一）严格执行国家保密法律法规，对涉密档案实行专人专柜管理，严格借阅审批手续。（二）档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。（三）定期对档案进行保密检查，发现问题及时处理。第六章资料档案的利用第十八条利用原则档案利用应遵循“严格审批、有效利用、注意保密”的原则，既要满足工作需要，又要确保档案安全。第十九条利用范围与权限（一）本单位内部人员因工作需要查阅一般档案，须经本部门负责人同意，方可查阅。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。（二）外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人或分管领导批准。（三）查阅档案一般不得带出档案阅览室。确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出时间一般不超过规定期限，确需延期的应办理续借手续。第二十条利用要求（一）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）不得擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。确需复制一般档案材料的，须经档案管理人员同意，并由档案管理部门负责复制。（三）查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，办理注销手续。第二十一条档案利用效果反馈鼓励利用者反馈档案利用效果，以便更好地改进档案管理和服务工作。第七章资料档案的鉴定与销毁第二十二条鉴定组织档案管理部门应定期会同相关业务部门组成鉴定小组，对已到保管期限的档案进行价值鉴定。第二十三条鉴定标准根据档案的历史价值、现实价值和长远利用价值，按照国家有关档案保管期限规定，确定档案的存毁。第二十四条销毁程序（一）对鉴定为无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，方可销毁。（二）销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。（三）《档案销毁清册》应永久保存。第八章责任追究第二十五条奖励对在资料档案管理工作中认真负责、成绩显著，或在档案利用中做出突出贡献的部门和个人，单位将给予适当表彰或奖励。第二十六条处罚对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定收集、整理、移交资料档案，造成档案残缺、丢失的。（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案材料的。（三）违反保密规定，泄露档案秘密的。（四）擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的。（五）在档案管理工作中玩忽职守，造成不良后果的。第九章附则第二十七条制度解释本制度由本单位[档案管理部门，如：综合管理部]负责解释。