参展材料准备提醒函（5篇）范文

第=PAGE1*2-11页（共=NUMPAGES1*22页）PAGE参展材料准备提醒函（5篇）范文参展材料准备提醒函第（1）篇尊敬的合作伙伴：自本年度国际高新技术产业博览会展位确认函签发以来，项目组已完成场馆动线规划、技术标准审核及媒体布局配置（详见附件3）。现就参展核心材料提交要求重申一、材料提交规范1.展台导览图须包含3处动态光分区+5个智能指引装置的立体标注（CAD图纸及3D建模文件）2.技术白皮书要求：采用A4竖版（210mm×297mm），微软雅黑12号字，页边距上下2.5cm/左右3cm，内含：产品认证编号（CNAS170891）的显著性标注突破性技术指标（较竞品提升23.6%能效）实验室授权书扫描件（见附件7）3.数据支撑材料须附带：国家知识产权局专利授权书（ZL2023XXXXXX）第三方检测报告（CMA认证编号：DHH2024XXXX）二、时效性要求1.纸质材料：须于2024年8月15日17:00前送达北京市朝阳区建国路88号世贸中心东馆1层D08展位（物流单号将同步发送至物流专员王莉邮箱：wangle@exhibitor）2.电子版：通过加密U盘（编号EXH20240809）提交至b2b@exhibitor，邮件标题格式："参展商编号+企业名称+8月10日截止"3.超期处理：自8月16日起每日加收0.5%合同总额违约金（合同编号：EXH202401758）三、责任确认请授权代表（姓名____，职位____）于8月12日12:00前在官网（exhibitor/verify）完成以下操作：1.领取3D展台设计文件（密码：EXH20248）2.确认最终展品运输清单（konkret_dlist_0810.pdf）3.电子签章回传至指定邮箱四、说明1.媒体采访时段已预留（9:0011:30/15:0017:30）2.保险条款变更：展品运输须购买每公斤200元保额的海运险（保单号：EXHINS202408）3.安全警示：所有电子设备需装入IP54防护箱（型号：EXH08S1）请于今日18:00前将《参展材料核对清单》（附件8）返回至展会事务部，联系人：电子邮箱：exhibitorsupport@exhibitor（24小时响应）直线+106583XXXX（工作日9:0018:00）紧急联络：张经理XXXX（仅限8月12日15日）此致敬礼展务统筹中心项目经理：李建国技术总监：王振华2024年8月8日公司名称____姓名____职位____电子邮箱____地址____电话____附件清单：1.展位平面图（含设备坐标定位）2.媒体邀约函模板3.安全操作指南（2024修订版）4.物流跟踪系统密钥参展材料准备提醒函第2篇尊敬的_顺天科技集团_先生/女士：兹就2023年度国际科技创新博览会（展会编号：TECH202309）参展材料准备工作函告一、参展确认信息1.展位编号：_ZL202309017_2.展馆位置：上海浦东新国际博览中心A区3号馆3.展出时间：2023年10月12日15日二、材料清单及规格要求材料名称数量格式要求提交截止时间展位平面图（含企业标识、产品陈列区及物流通道）1份矢量图（PDF/A4），分辨率≥300dpi截止日24:00前企业资质认证文件（ISO9001/14001/ISO45001）1套纸质原件+扫描件（合计3份）10月5日核心产品技术白皮书3册封面烫金工艺，内页需包含专利号_F20230812_9月30日环保承诺书及可持续包装方案（PDF格式）1份需附英文翻译同上三、数字化材料提交规范1.扫描件须通过专用渠道上传，投递地址：_exhibition@techfair_2.电子文件命名规则：_企业简称_+展位号_+日期'_',如"创智科技_017_20230925"3.材料审核周期：收到完整材料后5个工作日内反馈确认编号四、重要时间节点初稿审核截止：2023年9月18日最终版提交：2023年9月25日备用材料补交通道开放至：10月10日17:00五、说明条款1.材料中的技术参数须与大会官网公布的《参展标准规范》保持100%一致2.动态展项（含AR装置）需额外提交《智能化展项备案表》3.紧急联络通道：24小时响应_400800_（服务时间9:0021:00）此函作为参展资格预审证明，请于收到后3个工作日内回复确认函。逾期未确认者，视为自动放弃参展资格。此致敬礼_上海万博会展有限公司_项目经理：_张伟_联系方式：_电话_+216888__邮箱_展览事务部@shubit_地址：_上海市黄浦区世博大道1700号万博国际大厦12层_日期：_2023年9月1日_（附：电子材料包校验清单及隐私协议备案编号_2023GS032_）参展材料准备提醒函第3篇尊敬的合作伙伴：本次展会定于2023年11月15日至11月17日在杭州国际博览中心举办（展会名称）。为保证您参展的顺利性，现就参展材料准备工作进行专项提醒，具体要求一、参展材料清单与规范1.企业资质文件需提供加盖公章的营业执照副本（扫描件及纸质版各一份）近两年审计报告（需中英文对照）文件要求：A4规格，PDF格式压缩包命名"公司_资质文件_日期"2.展位设计确认书需包含展位平面图（标注设备点位、动线规划及消防通道）材料提交截止日期：2023年10月10日文件格式：CAD矢量图+JPG效果图（分辨率不低于300dpi）3.产品认证文件电子产品需提供3C强制认证证书食品类参展商须提供SC生产许可证文件要求：原件扫描件加盖骑缝章二、特殊材料说明1.宣传物料清单招牌：尺寸3m×1.5m，PVC材质，需提前5日送达展馆（运输地址：杭州市萧山区博园路168号国际博览中心货运区）标语展板：20块/展商，每块重量≤5kg2.技术设备备案需提前7个工作日提交设备清单（含品牌、型号、功率等参数）特殊设备（如italics）需额外提供第三方检测报告三、注意事项1.纸质材料须装订成册，封面注明"参展材料公司名称2023"2.电子材料需上传至专属云端空间（访问：_exhibitordash_）3.逾期提交将扣除履约保证金10%作为滞纳金四、对接联络资料审核：王雪莉（05718899，邮箱：wangxl@_exhibitionhub_）物流对接：李强（5678，地址：上海市浦东新区中科路200号物流中心）请于2023年10月5日17:00前完成所有材料提交。如有疑问，请随时通过4008888（服务时间：9:0018:00）联系展会组委会。顺颂商祺！公司名称____联系人：张伟（职务：参展事务经理）2164833地址：上海市杨浦区国定路400号日期_____参展材料准备提醒函第4篇尊敬的合作伙伴：请知悉，我司将于2024年6月15日18日在上海国际会展中心（展位号：A1208）举办"智慧生活科技博览会"。根据议程安排，现就参展材料准备工作通知一、核心材料清单1.展品清单：需提供包含产品型号（如SM07A）、参数（功率≤80W/尺寸352550cm）、数量（12套）及展示方式的详细说明2.宣传资料：要求制作双语（中/英）展板3组（尺寸90120cm）、产品手册50本（A4竖版彩色印刷）3.法律文件：提供的产品质量认证（3C认证编号：2024XXXXXX）、知识产权证明（专利证书ZL2023XXXXXXX）4.动线方案：需提交包含展品运输（6月12日17:00前至场馆货运区）、人员排班表（每日9:0021:00分三班制）、媒体签到通道设计图的方案二、标准化提交要求电子版文档须符合ISO216标准纸张尺寸，扫描分辨率不低于300dpi物理材料须在6月14日10:00前送达上海市浦东新区世纪大道1001号会展中心服务台（预约登记时段：09:0011:30，13:0016:00）提交顺序需按回执编号：EF20240615087执行，逾期未达将扣除合同金额的3%作为滞纳金三、注意事项1.展品运输须签署《危险品运输确认书》（附件1）及《贵重物品保险协议》（附件2）2.宣传资料需嵌入动态二维码（有效期至2024年9月30日），扫码可直达官网VR展厅3.提供3套备用展板（含可替换展品模块）应对突发情况本函同步抄送以下关键方：会务组负责人王丽华（XXXX3678）物流协调员张伟（邮箱：логистика@yourcompany）如对材料规格存在疑问，请于6月11日17:00前反馈至会展事务部（联系人：李强，邮箱：info@yourcompany，分机：8002）。预祝合作顺利！此致敬礼（公司名称）日期：_____公司名称：_________________地址：上海市浦东新区世纪大道1001号会展中心B座17楼联系人：张华（展会总监）联系方式：+2X5XXXX官网：yourcompany附件清单：1.展品运输规范2.宣传物料印刷标准3.智能安防系统操作手册（电子版）参展材料准备提醒函第5篇尊敬的参展合作伙伴：您好！根据2023年度国际工业技术博览会（展期：2023年11月15日11月20日，主会场：上海国家会展中心）的官方要求，现就参展材料准备事宜向您提请注意以下要点：一、核心材料清单（须在11月10日前完成提交）1.文件类：填写完整的《2023年XX博览会参展申请表》（附件1，含公章扫描件）；营业执照复印件（需加盖骑缝章）；商标注册证及授权书（若为代理商需提交品牌方总的参展授权函）；公司中英文简介（PDF格式，800字以内，分辨率300dpi）。2.设计稿件：展位平面图（含桁架位置、消防通道标识及电源插座标注）；宣传物料设计稿（含主视觉图、产品手册内页、宣传折页及易拉宝文案）；动态演示视频（MP4格式，时长≤3分钟，文件≤50MB）。3.物流与保险单据：展品运输清单（需标注SPS通关编码、濒危物种CITES认证编号）；全额保险凭证（覆盖展品从装运港至卸货港的运输风险）；海运提单或空运单据（需提前与场馆物流组确认堆箱区编号）。二、补充说明1.所有材料须合并为单个PDF文件，命名规则为【公司简称_2023XX博会_材料包】；2.如遇特殊展品（如化学试剂、精密仪器等），需于10月25日前单独提交《高危展品备案申请表》；3.未按期提交者，将视为自动放弃展位，已支付费用不予退还。三、紧急联络通道+XXXXXXXX（工作日9:001