外包合同管理制度

外包合同管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司外包合同管理，明确管理职责与流程，防范合同风险，保障公司合法权益，提高外包合作效率与效益，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）与外部单位或个人（以下统称“外包服务商”）之间签订的各类外包服务合同的订立、履行、变更、解除、终止、归档等全过程管理。凡涉及公司业务外包、技术外包、服务外包等活动，均须遵守本制度。第三条基本原则外包合同管理应遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同内容及签订、履行过程必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同双方应在平等互利的基础上协商一致，恪守诚实信用，维护双方正当权益。（三）风险控制原则：强化合同风险意识，对合同签订前的调研、谈判，签订中的条款审核，履行中的动态监控及后续管理进行全过程风险评估与控制。（四）效益优先原则：在保证质量和安全的前提下，追求成本效益最优化，确保外包活动为公司创造价值。（五）权责明晰原则：明确各部门在合同管理中的职责分工，确保管理流程顺畅，责任落实到人。第二章合同的前期准备与审批第四条外包需求的提出与评估公司各业务部门（以下统称“需求部门”）根据工作需要提出外包需求时，应提交书面申请，说明外包事项的背景、目的、内容、预期目标、预算金额、服务期限、质量要求等。该申请需经部门负责人审核后，提交至公司指定的外包管理牵头部门（如行政部、采购部或专项项目组，以下统称“合同管理部门”）进行初步评估。评估内容包括外包的必要性、可行性、风险初步研判等。第五条供应商的选择与资质审查合同管理部门会同需求部门，根据外包项目的性质和要求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购或单一来源采购等方式选择合格的外包服务商。在确定合作意向前，必须对供应商的资质、信誉、履约能力、财务状况、类似项目经验、服务质量、价格竞争力及知识产权状况等进行严格审查，并索取相关证明文件备案。第六条合同草案的拟定合同草案一般由需求部门或合同管理部门牵头拟定，也可由选定的外包服务商提供初稿。合同文本应优先采用公司发布的标准合同范本；无标准范本的，应参照国家或行业推荐的合同文本，并结合项目具体情况进行修改完善。合同草案应包含以下主要条款：（一）合同双方的基本信息（名称、地址、法定代表人/负责人、联系方式等）；（二）外包服务的具体内容、范围、标准和要求；（三）服务期限、履行地点和方式；（四）合同金额及支付方式、期限；（五）双方的权利与义务；（六）验收标准和方法；（七）保密条款；（八）知识产权归属与保护条款；（九）违约责任；（十）不可抗力；（十一）争议解决方式；（十二）合同的生效、变更、解除和终止条件；（十三）其他需要约定的特殊事项。第七条合同的内部审批合同草案拟定完成后，需求部门应填写《合同审批单》，连同合同草案、供应商资质审查资料、外包需求申请及评估意见等相关附件，按公司规定的审批权限和流程逐级报批。审批过程中，相关部门（如法务部、财务部、技术部等）应根据职责对合同条款进行审核，重点关注法律合规性、财务风险、技术可行性、价格合理性等。审核意见应书面记录。第三章合同的谈判与签订第八条合同谈判对于重大或复杂的外包合同，合同管理部门应会同需求部门、法务部等相关人员组成谈判小组，与外包服务商进行正式谈判。谈判前应制定谈判策略和底线，明确主要谈判要点。谈判过程中应做好记录，对达成一致的内容及时确认，对有争议的条款应积极协商，力求达成公平合理的约定。第九条合同的最终审核与签订合同草案经内部审批通过，并与外包服务商谈判达成一致后，由法务部或指定的法律专业人员进行最终的法律合规性审核。审核无误后，方可正式签订。合同签订应由双方法定代表人或其授权委托的代理人签字，并加盖双方单位的公章或合同专用章。授权委托代理人签字的，应出具合法有效的授权委托书。第十条合同的份数与生效合同签订份数应根据实际需要确定，一般至少一式两份，合同双方各执一份。涉及公司内部多个部门留存的，可适当增加份数。合同自双方签字盖章之日起生效，另有约定的从其约定。第四章合同的履行与监控第十一条合同履行的责任主体需求部门是外包合同履行的主要责任部门，负责按照合同约定接收服务、监督服务过程、组织验收、提出付款申请等。合同管理部门负责对合同履行情况进行总体协调与监督。第十二条合同交底合同签订后，合同管理部门应及时将合同正本或副本（复印件）分发至需求部门及财务等相关部门。需求部门应组织本部门相关人员进行合同交底，使其充分了解合同条款，明确各自在合同履行中的职责、权利和义务。第十三条履行过程的监控需求部门应建立合同履行台账，对服务进度、质量、安全、外包服务商履约情况等进行日常跟踪与记录。对于服务过程中出现的问题，应及时与外包服务商沟通解决，并将重大问题或潜在风险及时向合同管理部门及公司领导报告。合同管理部门应定期或不定期对合同履行情况进行抽查，督促需求部门履行管理职责。第十四条合同变更管理在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，应由需求部门提出变更申请，说明变更原因、变更内容及对合同履行的影响，经合同管理部门审核，并与外包服务商协商一致后，签订书面的合同变更协议。变更协议的审批流程参照原合同审批流程执行。任何口头变更均无效。第十五条款项支付管理财务部门应根据合同约定及需求部门提交的、经审批的付款申请和相关凭证（如验收合格证明、发票等），按照公司财务管理制度办理款项支付手续。严禁无合同、超合同、未验收或验收不合格情况下的付款。第十六条合同纠纷的处理合同履行过程中发生争议或纠纷时，需求部门应首先与外包服务商友好协商解决。协商不成的，应及时收集相关证据，并将情况书面报送合同管理部门和法务部。法务部应根据纠纷情况，提出法律意见，协助或代表公司通过调解、仲裁或诉讼等方式解决。第五章合同的变更、解除与终止第十七条合同的变更除本制度第十四条规定外，凡对原合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任等实质性内容作出修改的，均需签订书面变更协议。第十八条合同的解除出现下列情形之一的，公司有权依照法定或约定条件解除合同：（一）外包服务商未能按照合同约定提供服务，经催告后在合理期限内仍未改正的；（二）外包服务商提供的服务质量严重不符合合同约定标准的；（三）外包服务商严重违反合同约定的保密义务、知识产权义务或其他重要义务的；（四）外包服务商破产、清算或丧失履约能力的；（五）因不可抗力致使合同目的不能实现的；（六）法律规定或合同约定的其他可以解除合同的情形。解除合同应按照法定程序或合同约定的程序进行，并书面通知对方。第十九条合同的终止合同期满自然终止，或因合同解除、债务履行完毕等原因而终止。合同终止后，需求部门应组织对外包服务的最终验收，结清剩余款项，办理相关交接手续，并督促外包服务商履行合同终止后的后续义务（如数据清理、保密义务的延续等）。第六章合同的归档与管理第二十条合同档案的建立所有外包合同（包括合同正本、副本、附件、补充协议、变更协议、解除协议、谈判记录、审批文件、履约过程中的重要函件、验收报告、付款凭证等）均为公司重要档案资料。合同管理部门为合同档案的归口管理部门，负责合同档案的收集、整理、编号、登记、保管和借阅。第二十一条合同的归档要求合同履行完毕或终止后，需求部门应在规定期限内将所有合同相关资料整理齐全，移交合同管理部门归档。归档的合同资料应齐全、完整、规范，符合档案管理要求。电子文档应与纸质文档同步归档，并做好备份。第二十二条合同档案的保管与借阅合同档案的保管期限应根据合同性质和重要程度确定，一般不少于合同有效期后三年。涉及公司核心商业秘密的合同档案，应采取加密存储等特殊保护措施。借阅合同档案需履行审批手续，借阅人应妥善保管，不得涂改、复制、抽取、损毁或带出规定范围，用完后及时归还。第七章责任与监督第二十三条管理责任各部门应严格遵守本制度的规定，履行各自在合同管理中的职责。对于违反本制度，导致公司遭受损失的（包括但不限于经济损失、名誉损失等），公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第二十四条监督检查公司合同管理部门及内部审计部门有权对公司各部门的外包合同管理情况进行监督检查，各部门