合同管理内部控制制度

合同管理内部控制制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理行为，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经营管理效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各单位在生产经营、对外投资、融资、合作等所有经济活动中订立的各类合同、协议、备忘录及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。劳动合同的管理另行规定。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。（二）审慎性原则：对合同当事人的资质、履约能力、合同条款的严密性进行充分审查，防范法律风险与经营风险。（三）效益性原则：在维护公司合法权益的前提下，追求合同的经济效益与社会效益最大化。（四）权责对等原则：明确各部门、各岗位在合同管理中的职责与权限，确保责任落实到人。（五）全过程控制原则：对合同的谈判、起草、审查、签订、履行、变更、解除、归档等环节进行全程管理与监控。第二章组织与职责第四条管理部门及职责公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的体制。（一）法务部门（或指定合同管理部门）：是公司合同管理的归口部门，负责制定和完善合同管理制度；审核合同的合法性、合规性、严密性；参与重大合同的谈判与起草；监督合同履行；处理合同纠纷；管理合同专用章；负责合同档案的最终归档。（二）业务部门：是合同的发起部门和履行部门，负责合同相对方的初步筛选与调查；提出合同需求并起草（或参与起草）合同文本；组织合同谈判；负责合同的履行、跟踪及信息反馈；收集、整理和提交合同相关资料。（三）财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关事项进行审核；参与合同经济性评价；根据合同约定办理款项收付；监督合同资金执行情况。（四）其他相关部门：根据各自职责参与合同审查，如技术部门负责技术条款的审查，采购部门负责采购类合同的专业审查等。第五条审批权限公司实行合同分级审批制度，根据合同的性质、金额、重要程度等因素，明确各级管理人员的审批权限。具体审批权限表另行制定并作为本制度附件。第三章合同的订立第六条合同相对方的选择与调查业务部门在订立合同前，应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的调查与核实，必要时可要求对方提供相关证明文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等）。对于重大合作项目，应组织法务、财务等相关部门进行联合尽职调查。第七条合同的谈判合同谈判应遵循平等互利、协商一致的原则。重大或复杂合同的谈判，应有法务部门、财务部门及其他相关专业人员参与。谈判过程中应做好记录，重要谈判内容应形成书面纪要。第八条合同文本的起草与选用（一）公司鼓励使用经法务部门审定的标准合同文本。标准合同文本由法务部门根据业务需要组织制定和修订。（二）无标准文本的，由业务部门根据谈判结果和实际需求起草，或与相对方共同起草。起草时应参照相关法律法规，确保条款完备、权责清晰、用语准确。（三）由对方起草的合同文本，业务部门应认真审核，并根据需要交由法务部门进行专业审查。第九条合同的主要内容合同一般应包含以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。根据合同性质的不同，可增减相应条款。第四章合同的审查与审批第十条业务部门内部审查合同文本起草完毕后，业务部门负责人应对合同的真实性、可行性、完整性及与谈判内容的一致性进行审查，并在《合同审批单》上签署意见。第十一条专业部门审查业务部门将合同文本及相关资料（包括但不限于相对方资质文件、谈判纪要、可行性分析报告等）提交至法务部门、财务部门及其他相关专业部门进行审查。各审查部门应在规定时限内完成审查，并出具明确的书面审查意见。（一）法务部门主要审查合同的合法性、合规性、条款的严密性、风险点及法律后果。（二）财务部门主要审查合同的付款方式、金额、税务处理、财务风险等。（三）其他专业部门根据职责审查相关专业技术条款。第十二条合同的审批合同经各专业部门审查通过后，业务部门按照审批权限表的规定，逐级报请相关领导审批。审批人应根据其职责、权限和公司利益，对合同进行审慎审核，签署明确的审批意见。对于需修改的合同，应退回业务部门修改后重新履行审查审批程序。第五章合同的签订与履行第十三条合同的签订（一）合同经最终审批通过后，由法定代表人或其授权委托代理人签署。授权委托代理人必须持有有效的《授权委托书》。（二）合同签署应使用公司合同专用章。合同专用章由法务部门（或指定部门）专人保管和使用，用印前需核对审批手续是否完备。严禁在空白合同或未经审批的合同上盖章。（三）合同文本一般应一式多份，合同各方各执一份，公司存档份数应满足管理需要。第十四条合同的履行（一）合同签订后，业务部门为合同履行的第一责任人，负责按照合同约定全面、及时履行己方义务，并督促对方履行合同义务。（二）在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，定期检查履约进度，及时发现并处理履行中出现的问题。对可能影响合同履行的重大事项，应立即向公司领导及法务部门报告。（三）财务部门应根据合同约定和审批手续办理款项支付，并对合同款项的回收情况进行跟踪。第十五条合同的变更、解除与转让（一）如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与对方协商，并就变更或解除事项达成书面协议。变更或解除合同的协议，需履行与原合同相同的审查审批程序。（二）未经对方同意，不得擅自转让合同权利或义务。确需转让的，应签订转让协议并履行相应审批手续。第十六条合同纠纷的处理合同履行过程中发生争议或纠纷时，业务部门应首先尝试与对方协商解决。协商不成的，应及时收集证据，向法务部门及公司领导报告，并在法务部门的指导下，根据合同约定的争议解决方式（协商、调解、仲裁或诉讼）妥善处理。第六章合同的归档与管理第十七条合同资料的收集与整理合同签订后，业务部门应及时将合同文本（包括附件、补充协议等）、审批单、相对方资质文件、谈判纪要、履行过程中的重要单据（如送货单、验收单、发票等）等相关资料整理齐全，提交法务部门（或指定的档案管理部门）归档。第十八条合同的归档法务部门（或指定的档案管理部门）负责对合同资料进行统一编号、登记、归档。合同档案的保管应符合公司档案管理规定，确保安全、完整、易于查阅。电子合同的归档管理应符合相关法律法规和公司信息化管理要求。第十九条合同台账管理法务部门应建立健全合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除、归档、纠纷处理等情况进行动态记录和统计分析，定期向公司领导汇报合同管理总体情况。第二十条合同的保密与查阅合同资料属于公司商业秘密，相关人员应严格遵守保密规定。查阅合同档案需履行审批手续，未经授权不得擅自复制、摘抄、传播合同内容。第七章合同专用章管理第二十一条合同专用章的刻制与保管公司合同专用章的刻制须经公司法定代表人批准，由法务部门（或指定部门）统一管理，并指定专人负责保管。保管人应妥善保管印章，防止遗失、被盗或滥用。第二十二条合同专用章的使用使用合同专用章必须凭经审批通过的《合同审批单》，由保管人核对无误后方可盖章。盖章时应确保印章清晰、位置恰当。严禁在空白纸张、介绍信或与合同无关的文件上使用合同专用章。用印情况应及时登记。第八章监督与责任第二十三条监督检查公司定期或不定期对合同管理内部控制制度的执行情况进行监督检查，法务部门负责组织实施。检查结果应作为相关部门和人员绩效考核的依据之一。第二十四条责任追究对于在合同管理过程中违反本制度规定，导致公