档案利用工作制度及流程规范

档案利用工作制度及流程规范本制度及流程规范适用于各级机关、团体、企事业单位、社会组织内部全门类档案资源的利用全流程管理，覆盖文书档案、人事档案、科技档案、会计档案、业务专项档案、声像档案、实物档案、电子档案等所有档案类型，包含申请、审核、利用、归还、归档、追责等全部环节，制定依据为《中华人民共和国档案法》（2020年修订）、《中华人民共和国保守国家秘密法》（2010年修订）、《中华人民共和国个人信息保护法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》及各行业主管部门相关档案管理规定。1档案利用基本原则档案利用工作必须严格遵循以下四项基本原则，所有参与主体必须严格遵守：1.1合法合规原则所有档案利用行为必须符合国家法律法规、行业规范及单位内部管理制度要求，不得利用档案从事违法违规活动，不得侵犯国家利益、公共利益及第三方合法权益。其中开放档案利用需符合国家档案开放相关规定，涉密档案利用需符合保密管理相关要求，涉及个人信息的档案利用需符合个人信息保护相关规定。1.2安全保密原则档案利用全过程必须严格落实安全管控措施，优先保障档案实体安全、信息安全，严防档案损坏、丢失、泄密等风险。涉密档案、内部敏感档案、涉及个人隐私的档案利用必须限定知悉范围，严格执行审批流程，全程留痕可追溯，严禁未经审批擅自扩大知悉范围。1.3便民高效原则在符合安全管理要求的前提下，优化档案利用流程，简化审批环节，提升服务效率，优先保障应急处置、公务办理、民生服务等场景的档案利用需求，推动高频利用档案资源的数字化转化，逐步实现“线上办、马上办、一次办”，年度档案利用服务满意率需不低于95%。1.4全程留痕原则所有档案利用行为的申请材料、审批记录、利用过程日志、归还核验记录必须完整留存，其中涉密档案、内部敏感档案的利用记录永久留存，开放档案、内部公开档案的利用记录保管期限不低于30年，电子档案的访问、下载、操作日志永久留存，作为后续审计、追责的核心依据。2岗位责任体系明确档案利用全流程各参与主体的责任边界，确保各环节责任到人、可追溯：2.1档案管理部门责任2.1.1档案利用受理岗负责线上线下档案利用申请的收件、身份核验、基础信息核查，指导申请人规范填写申请材料；负责按照审批结果调取对应档案，核对档号、题名、形成时间、页数等信息，确保调取档案准确无误；负责现场查阅过程的全程监督，及时制止涂改、圈划、撕毁、擅自拍摄复制等违规行为；负责档案归还时的逐页核验，登记利用台账，更新档案库存状态；负责对利用过程中产生的各类纸质、电子材料进行归集整理，定期移交归档。2.1.2档案审核岗负责对档案利用申请的合规性、必要性进行审核，重点核查利用目的是否与申请事由相符、是否超出必要利用范围、是否符合对应档案的利用权限要求；负责对涉密档案、内部敏感档案的利用申请进行初审，提出初步审核意见；负责对申请人的异议申请进行初步核实，配合开展复核工作。2.1.3档案部门负责人负责本级审批权限内的档案利用申请审批，超出权限的及时报送上级审批；负责处置档案利用过程中的争议问题、突发状况；负责每季度组织开展档案利用工作抽查，每年组织开展专项审计，定期向上级档案主管部门及单位领导汇报档案利用工作情况。2.1.4电子档案运维岗负责档案管理信息系统的权限配置、功能优化、安全防护，确保系统具备身份认证、权限分级、日志审计、动态水印、加密存储、到期权限自动回收等功能；负责定期备份电子档案利用的操作日志、审批记录，确保数据不丢失、不篡改；负责配合开展电子档案利用的专项审计工作。2.2申请主体责任申请人需对申请材料的真实性、利用目的的合法性负责，严格按照审批通过的用途、范围使用档案，不得擅自转借、复制、传播档案内容，不得篡改、损坏档案实体；严格遵守保密规定，对利用过程中知悉的涉密信息、内部敏感信息、个人隐私信息承担保密义务；出借档案的需妥善保管档案，到期按时归还，如出现损坏、丢失需第一时间上报并承担相应责任。2.3审批主体责任各级审批人员需严格按照权限范围、审核标准开展审批工作，对审批结果负责，严禁滥用职权、违规审批超出权限的档案利用申请；对涉密档案的利用申请需严格核实保密措施落实情况，确保利用全过程不会发生泄密风险。2.4保密管理部门责任负责对涉密档案利用申请的保密审查，核验利用人的保密资格，指导落实利用过程中的保密防护措施；负责对档案利用过程中的泄密事件进行调查处置，按照保密管理相关规定追究相关人员责任。3档案利用分类及权限设置按照档案的开放属性、密级、敏感程度分为四类，明确对应的利用权限：3.1开放档案指按照《档案法》规定，自形成之日起满25年向社会开放的档案，其中经济、教育、科技、文化等类档案可少于25年向社会开放，涉及国家安全、重大公共利益及其他到期不宜开放的档案可延期开放。利用权限：中华人民共和国公民和组织持身份证、单位介绍信等合法证明即可申请利用；境外组织、个人利用开放档案的，需经单位所在地县级以上档案主管部门批准后方可利用。3.2内部公开档案指不属于开放范围、也不涉及国家秘密、内部敏感信息及个人隐私的档案，主要包括单位公开发布的规章制度、通报公告、公开印发的文件、对外公开的业务成果等。利用权限：本单位正式员工持工作证即可申请查阅，外单位人员持单位介绍信即可申请查阅，无需额外层级审批。3.3内部敏感档案指未纳入开放范围、不涉及国家秘密但涉及单位内部管理信息、商业秘密、工作秘密、个人隐私的档案，主要包括未公开的人事任免方案、内部财务预算执行明细、未公示的业务谈判资料、员工薪资、健康等非公开人事信息、核心技术研发过程资料等。利用权限：本单位员工申请利用的，需经所在部门主要负责人签字确认，档案管理部门负责人审批；外单位人员申请利用的，需出具单位所在地县级以上档案主管部门的审批文件及单位介绍信，经单位分管领导审批后方可利用，利用范围严格限定为申请事由相关内容，不得超出范围查阅。3.4涉密档案指标注有绝密、机密、秘密密级的国家秘密档案，以及按国家秘密管理的其他档案。利用权限：3.4.1秘密级档案：申请人需为涉密岗位人员，提交所在部门主要负责人签字的申请材料，经单位保密管理部门审核后，报分管档案工作的领导审批，可在指定查阅场所查阅，确需复制的需经审批，复制件按秘密级载体管理。3.4.2机密级档案：申请人需为对应知悉范围内的涉密岗位人员，提交所在部门主要负责人及单位保密管理部门的审核意见，经单位主要负责人审批后方可在指定涉密查阅场所查阅，原则上不得复制，确需复制的需报上级主管部门保密机构审批。3.4.3绝密级档案：原则上不得对外提供利用，确因工作需要利用的，需经档案原定密单位或其上级主管单位主要负责人审批，仅限在档案库房内的指定场所查阅，不得摘抄、复制、拍摄，利用过程需有2名以上档案管理人员全程在场监督。3.5涉及个人信息的特殊权限本人申请查询本人人事档案相关内容的，持本人身份证即可申请，仅限查询与本人权益相关的内容；申请查询近亲属档案的，需提供近亲属身份证明、授权委托书，查询已故人员档案的需提供死亡证明、亲属关系证明，仅限查询与申请人权益相关的内容，不得查阅无关信息。4档案利用全流程规范档案利用全流程分为申请提交、审核审批、利用实施、归还归档四个环节，所有环节必须严格按规范执行：4.1申请提交申请人可通过线下窗口或线上档案管理信息系统提交利用申请，申请材料必须包含以下内容：4.1.1规范填写的《档案利用申请表》，必填项包括：申请人姓名/单位全称、有效身份证件号码、所属部门/联系地址、联系电话、利用档案的具体特征（档号、题名、形成年度、成文单位等，无法提供明确特征的需详细说明利用目的及相关背景，由档案管理员协助检索）、利用具体用途（不得填写“工作需要”等模糊表述，需明确具体工作事项）、利用方式（勾选查阅、复制、摘抄、原件出借、电子档案下载等）、申请人签字确认的承诺条款（承诺已知晓档案利用相关规定，严格按用途使用档案，遵守保密义务，承担违规利用的法律责任）。4.1.2相关证明材料：利用开放档案的提供身份证或单位介绍信；利用内部敏感档案的提供部门负责人签字的介绍信；利用涉密档案的提供保密资格证明及保密审批表；外单位人员利用的提供单位介绍信及对应层级的档案主管部门审批文件；查询近亲属档案的提供亲属关系证明及授权委托书。线上申请的需上传所有证明材料的扫描件，系统自动核验申请人基础权限，无基础权限的直接弹窗告知不予受理。4.2审核审批按照申请利用的档案类型实行分级审批，审批时限需严格遵守以下要求：4.2.1即办类审批：利用开放档案、内部公开档案的，档案利用受理岗当场核验申请人身份及证明材料，符合要求的直接予以办理，无需额外审批，不符合要求的当场告知补正材料或不予受理的原因。4.2.2普通类审批：利用内部敏感档案的，档案审核岗1个工作日内完成申请材料核验，重点核查利用目的是否与工作相关、是否超出必要利用范围，符合要求的报档案部门负责人审批，审批通过的予以办理，不通过的出具书面告知书说明原因，申请人对结果有异议的可在5个工作日内申请复核。4.2.3涉密类审批：利用秘密、机密级档案的，单位保密管理部门2个工作日内完成保密审查，确认利用人具备涉密资格、保密措施落实到位后，报对应层级领导审批；利用绝密级档案的，审批周期最长不超过5个工作日。4.2.4应急绿色通道：突发公共事件、应急抢险、纪检监察办案、司法诉讼等紧急场景需要利用档案的，可先口头向档案部门负责人及对应审批领导申请，先行提供利用，事后3个工作日内补齐所有申请审批材料。4.3利用实施根据审批通过的利用方式，严格按以下规范实施：4.3.1现场查阅：纸质档案查阅需在专门的档案查阅室进行，档案管理员当面核验档案完好情况，告知利用人注意事项，查阅过程全程在场监督，严禁利用人单独接触涉密、敏感档案，严禁携带手机、相机等拍摄设备进入涉密查阅室。电子档案查阅需在指定的终端设备上操作，系统自动加载动态水印，包含申请人姓名、利用时间、申请单号等信息，禁止截屏、拷出，操作过程全程录屏留存。4.3.2复制摘抄：档案复制件统一由档案管理员制作，严禁利用人自行复制，复制件需加盖档案证明专用章，未盖章的复制件不具备法律效力，涉密档案复制件需标注对应密级及使用范围。摘抄的档案内容需经档案管理员核对确认与原件一致，涉密内容摘抄的要登记在册，利用人签字确认承诺保密，使用完毕后需交回档案部门统一销毁。4.3.3原件出借：档案原件原则上不得出借，确因司法取证、上级专项检查、档案移交等特殊情形需要出借的，需在申请中明确出借理由，审批通过后方可出借，出借期限最长不超过15个工作日，到期确需延长的需提前3个工作日提交续借申请，续借期限最长不超过10个工作日。出借双方当面核验档案完好情况，签字确认，借阅人需安排专人妥善保管，不得转借、涂改，不得擅自携带出单位。电子档案出借需通过加密涉密传输通道发送，不得通过微信、QQ、普通邮箱等公共渠道传输，设置访问有效期，到期自动失效。4.3.4跨单位利用：外单位人员来本单位查阅档案的，除提供规定的证明材料外，需由本单位对应业务部门全程陪同，查阅内容需经业务部门确认与协作事项相关。4.4归还核验与归档4.4.1现场查阅结束后，利用人当场交回档案，档案管理员逐页核验，确认无涂改、损坏、缺页情况后，在利用台账上登记归还时间，双方签字确认，档案及时归库。4.4.2出借的档案归还时，档案管理员逐页核验，发现有涂改、损坏、缺页情况的，第一时间记录相关情况，报档案部门负责人，按规定启动追责程序，需要修复的及时送专业机构修复。4.4.3所有利用过程中产生的申请材料、审批文件、利用台账、操作日志、录屏资料等，统一归集为档案利用专题档案，每年归档一次，其中涉密档案利用相关材料保管期限为永久，其他材料保管期限为30年。电子档案的访问、下载、操作日志系统自动备份，永久留存。5特殊情形处置规范5.1档案损坏、丢失处置利用过程中发现档案损坏、丢失的，档案管理员第一时间关闭查阅室，固定相关证据，报档案部门负责人、保密管理部门，成立专项调查组开展调查，根据调查结果追究相关人员责任，同时组织专业人员对损坏档案进行修复，对丢失档案启动溯源查找程序，尽可能挽回损失。5.2泄密事件处置发现利用人擅自泄露涉密信息、内部敏感信息、个人隐私信息的，第一时间启动保密应急预案，采取技术、管理措施防止信息扩散，固定相关证据，报保密管理部门、法务部门，根据《保密法》《个人信息保护法》《档案法》相关规定追究责任，构成犯罪的移送司法机关处理。5.3异议复核处置申请人对审批结果有异议的，向单位档案工作委员会提交复核申请，档案工作委员会在7个工作日内组织档案部门、保密部门、法务部门、相关业务部门共同审议，出具最终复核结果，书面告知申请人。6监督考核与责任追究6.1监督检查机制档案管理部门每季度对档案利用情况开展一次抽查，抽查比例不低于当季利用总量的20%，重点核查审批流程是否合规、利用登记是否完整、保密措施是否落实；每年开展一次档案利用专项审计，对所有涉密档案、内部敏感档案的利用记录进行全量核查，形成专项审计报告报单位领导及上级档案主管部门。6.2考核机制将档案利用工作纳入各部门年度绩效考核指标，权重不低于5%，对年度内未发生违规利用、未出现档案损坏泄密情况、积极配合档案利用工作的部门给予考核加分；对出现违规利用、档案损坏泄密情况的部门扣除对应考核分数，取消年度评优资格。6.3责任追究6.3.1档案管理人员有下列情形之一的，视情节轻重给予通报批评、岗位调整、政务处分，构成犯罪的移送司法机关：（1）未经审批擅自提供涉密、内部敏感档案给他人利用的；（2）未按规定核验申请人身份、审核申请材料，导致档案被违规利用的；（3）利用过程监督不到位，导致档案损坏、丢失、泄密的；（4）篡改、销毁利用记录的；（5）泄露利用人隐私