西华理工学院科研档案归档管理办法

西华理工学院科研档案归档管理办法第一章总则第一条为进一步规范西华理工学院科研档案管理工作，有效保护和利用科研档案资源，充分发挥科研档案在学校科技创新、人才培养、学科建设及社会服务中的重要作用，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及国家有关科技档案管理的法规和标准，结合学校科研工作实际，制定本办法。第二条本办法所称科研档案，是指学校在科学研究、技术研发、学术交流、成果转化等各项科研活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像、电子文件等不同形式的历史记录。科研档案是学校档案的重要组成部分，是国家科技资源和知识产权的重要载体。第三条科研档案管理工作是科研管理工作的基础环节，必须纳入学校科研管理制度、纳入科研工作计划、纳入相关部门和人员的职责范围。在下达科研计划、布置科研任务、检查科研进度、验收科研成果、考核科研人员时，必须同步提出科研文件材料的形成、积累、整理和归档要求。第四条科研档案管理实行“统一领导、分级负责、规范整理、按期归档、共享利用”的原则。学校档案部门对全校科研档案工作进行统筹规划、业务指导和监督；各二级学院（部、所、中心）负责本单位科研档案的预立卷和初步审核；科研项目负责人（PI）对科研档案的完整性、准确性、系统性和安全性负总责。第五条本办法适用于西华理工学院所有承担各类科研项目的教职员工、科研人员、博士后、研究生及参与科研工作的其他人员。学校所属各单位，不论其经费来源如何，在科研活动中形成的具有保存价值的文件材料，均属归档范围。第二章管理体制与职责第六条学校档案馆是科研档案管理的职能机构，履行以下职责：（一）贯彻执行国家关于科研档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善学校科研档案管理的规章制度和业务规范；（二）负责对全校各单位科研档案的形成、积累、整理、归档工作进行业务指导、监督和检查；（三）负责接收、分类、编目、保管、鉴定、统计和提供利用全校科研档案；（四）负责科研档案信息化建设，推进科研档案数字资源的整合与共享；（五）组织编制科研档案保管期限表，负责对到期科研档案的鉴定与销毁工作；（六）组织全校科研档案工作的业务培训、经验交流和学术研讨。第七条学校科研管理部门（如科研院、社科处）在科研档案管理中承担协同管理职责：（一）在科研项目立项、中期检查、结题验收等环节，将档案归档作为必要程序，纳入科研管理流程；（二）协助档案馆督促项目负责人及时、完整地归档科研文件材料；（三）在科研项目结题验收前，应审查档案归档情况，对于未完成归档的项目，不予办理结题手续；（四）及时向档案馆提供年度科研项目立项清单、结题清单等汇总数据，确保档案信息与科研管理数据同步。第八条各二级学院（部、所、中心）是科研档案形成的基层单位，其职责包括：（一）建立本单位科研档案管理网络，指定分管科研工作的领导负责，并配备兼职档案员；（二）组织和督促本单位科研人员做好科研文件材料的形成、积累和整理工作；（三）协助档案馆对本单位拟归档的科研档案材料进行预审核，确保材料的完整性和规范性；（四）定期向档案馆移交本单位已完成的科研项目档案。第九条项目负责人是科研档案归档的直接责任人。其职责包括：（一）在科研工作启动时，即确立文件材料的积累和归档计划；（二）在科研活动过程中，随时收集和整理形成的各种文件材料，确保材料真实、准确、齐全；（三）项目结题或验收后，按照归档要求，对文件材料进行系统整理，并在规定时间内向所在单位兼职档案员或学校档案馆办理移交手续；（四）对涉密科研档案的安全保密负责，严格遵守保密规定。第三章归档范围与分类第十条科研档案的归档范围主要包括学校承担的各类纵向科研项目（如国家自然科学基金、国家重点研发计划、省部级科技计划等）、以及横向科研项目（与企事业单位、社会团体合作开展的委托开发、联合攻关、技术咨询、技术服务等）在全过程形成的文件材料。第十一条科研文件材料的归档应贯穿项目管理的全过程，具体包括以下四个阶段：（一）科研准备阶段1.项目立项申请书、可行性研究报告、项目建议书、调研报告；2.项目批文、任务书、合同书、协议书、委托书、经费预算表；3.项目招投标文件、中标通知书；4.开题报告、学术研讨会议纪要、专家论证意见；5.实验方案、技术路线图、调研考察记录；6.重要的往来信函、请示与批复。（二）研究实验阶段1.年度进展报告、中期检查报告、阶段性工作报告；2.实验记录本、原始数据记录、手稿、计算书、配方、图纸；3.野外考察记录、勘测数据、采样记录、测试分析报告；4.计算机程序代码、软件说明书、数据库文件及相关说明；5.研究过程中的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片等声像材料；6.样品、标本等实物的目录及说明（实物档案另行建账）；7.重要的学术会议交流材料、国内外合作交流文件；8.研究过程中的事故分析报告及处理意见。（三）总结鉴定验收阶段1.研究工作总结报告、技术报告、经济效益分析报告、社会效益分析报告；2.论文专著（包括正式发表的论文复印件、专著封面及版权页、录用通知等）；3.专利证书、专利申请书、受理通知书、授权通知书；4.软件著作权登记证书、植物新品种权证书、集成电路布图设计专有权证书；5.科技查新报告、检测报告、用户使用报告；6.鉴定验收材料：鉴定申请书、鉴定大纲、专家意见书、鉴定证书、验收证书；7.参与人员名单、主要完成人情况表。（四）成果转化与奖励申报阶段1.科技成果登记表、科技成果证书；2.成果转让合同、协议、技术入股协议、产业化实施报告；3.经济效益证明材料、税务凭证、应用证明；4.科技奖励申报书、推荐书、获奖证书、奖状；5.推广应用方案、后续开发计划。第十二条科研档案的分类按照《高等学校档案实体分类法》执行，一级类目为“KY”（科研）。根据档案内容属性，科研档案下设二级类目：（一）KY11：科学研究综合管理文件；（二）KY12：科研项目档案（按学科或项目级别细分）；（三）KY13：科研成果获奖档案；（四）KY14：专利及知识产权档案；（五）KY15：学术论文与专著档案。第十三条对于跨年度、跨部门的重大科研项目，应保持档案材料的完整性，按项目或课题立卷，不得随意拆分。涉及多个单位协作的项目，由主持单位负责归档全套档案，协作单位负责归档其承担任务中形成的档案材料，并备份一份交主持单位汇总。第四章文件材料的质量要求第十四条归档的科研文件材料必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，真实反映科研活动的客观历史面貌。严禁伪造、篡改、抽取科研档案材料。第十五条文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。（一）纸质文件材料应使用耐久性的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水），严禁使用圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝墨水、红墨水等易褪色材料书写；（二）文件纸张幅面一般应采用国际标准A4纸，对于不规则的图纸、手稿等，需进行托裱或折叠，使其达到标准尺寸，且折叠时要注意保护字迹和图样；（三）声像材料应注明拍摄时间、地点、人物、事由、摄制者，并配以相应的文字说明，存储在耐久性载体上；（四）电子文件应采用符合国家标准的通用格式，且具备可读性、可迁移性和不可篡改性。第十六条科研档案的整理规范。（一）组卷：以一个科研项目或课题为单位组卷。文件材料数量多的可分卷，材料少的可合并组卷，但严禁将不同项目的材料混在一起立卷；（二）排列：卷内文件材料应按科研工作阶段的时间顺序或重要程度排列。结论性材料放在前面，依据性材料放在后面；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；（三）页码：卷内文件材料应逐页在有文字的正面右上角、背面左上角编写页号；（四）卷内目录：每一卷档案必须编制卷内文件目录，注明文件序号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页号、备注等；（五）备考表：每一卷档案末尾应附备考表，说明卷内文件材料的总页数、立卷人、检查人、立卷日期等情况。第十七条电子档案的归档要求。（一）电子档案应实行“双套制”管理，即物理归档与逻辑归档同步进行。具有永久保存价值的电子档案，必须同时制作纸质副本或缩微品一并归档；（二）归档的电子文件应经过整理、编辑、鉴定，并确保其内容真实、版本准确、元数据完整；（三）电子文件存储载体应选用光盘、磁带或硬磁盘等可靠介质，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存；（四）电子档案的命名应遵循统一的规则，包含项目编号、阶段代码、文件类型代码等要素，便于检索和识别。第五章归档流程与时间节点第十八条科研档案归档实行“预立卷”制度。项目负责人在项目立项后，应到所在单位兼职档案员处领取档案盒或建立电子文件夹，开始积累文件材料。第十九条归档时间节点。（一）年度科研项目：应在项目结题验收后的三个月内完成归档；（二）周期较长的科研项目（如三年以上）：除在结题验收后归档外，项目负责人应分阶段将年度进展报告、阶段性成果等材料进行阶段性归档；（三）横向科研项目：在项目结项、经费决算完毕后三个月内归档；（四）无论何种原因终止的科研项目，均应在项目终止通知下达后两个月内，将已形成的全部文件材料整理归档。第二十条归档流程。（一）整理：项目负责人按照本办法要求，对科研文件材料进行系统整理、组卷，并填写《科研档案归档说明书》和卷内目录。（二）审核：将整理好的档案材料提交本单位分管领导和兼职档案员进行审核。审核内容包括：材料是否齐全、书写是否规范、排列是否有序等。审核合格后，由兼职档案员在《科研档案移交清单》上签字确认。（三）移交：项目负责人或兼职档案员携带经审核合格的档案材料及《科研档案移交清单》（一式两份），到学校档案馆办理移交手续。（四）接收：档案馆工作人员对移交的档案进行清点、检验，确认无误后，在移交清单上签字盖章。双方各执一份留存。（五）入库：档案馆对接收的档案进行分类、编目、录入档案管理系统，并入库保管。第二十一条移交清单的内容应包括：项目名称、项目编号、项目负责人、起止时间、档案卷数、页数、载体类型、密级、移交单位、移交人、移交时间、接收人、接收时间等信息。第六章档案保管与保护第二十二条科研档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》的要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控报警系统。第二十三条档案保管人员应定期对库房进行安全检查，做好温湿度记录，发现问题及时处理并上报。对磁性载体档案应定期进行倒带、转存，防止信号衰减；对光盘等载体应定期进行读取测试，确保数据安全。第二十四条科研档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。（一）永久：具有重要历史价值、反映学校重大科研成就、获国家级奖励或产生重大经济效益、社会效益的科研项目档案；（二）长期（30年）：具有重要参考价值、获省部级奖励或具有较高学术水平的科研项目档案；（三）短期（10年）：一般性科研项目档案，以及具有短期查考利用价值的文件材料。具体鉴定标准参照《高等学校档案保管期限表》执行。第二十五条对于保管期限已满的科研档案，由档案馆会同相关专家进行鉴定。确无保存价值的档案，应按规定程序进行销毁，严禁擅自销毁档案。销毁档案时，应编制销毁清册，并由两人以上负责监销，签字确认。第二十六条涉密科研档案的管理必须严格遵守国家保密法律法规和学校保密工作制度。涉密档案应在专设的保密档案柜中存放，严禁上网传输。复制、借阅涉密科研档案，必须经过严格的审批手续，并履行登记手续。第七章档案利用与开放第二十七条学校档案馆应积极开发科研档案信息资源，编制各种检索工具（如案卷目录、分类目录、专题目录、索引等），建立科研档案数据库，为全校师生和社会提供高效、便捷的查询服务。第二十八条科研档案的利用方式主要包括：查阅、摘录、复制、出具证明、借出等。利用科研档案必须遵守保密制度和知识产权保护规定。第二十九条校内人员因工作需要查阅科研档案，须持本人有效证件，说明利用目的，经档案馆同意后，在阅览室内查阅。如需复制、摘录，需经档案馆批准，并由档案馆工作人员负责办理。第三十条校外单位或个人利用西华理工学院科研档案，须持单位介绍信和本人有效身份证件，经科研管理部门同意并报档案馆批准后方可查阅。利用涉及学校未公开技术秘密、商业秘密或知识产权的档案，须提供项目负责人的书面授权证明。第三十一条借出科研档案仅限于校内因特殊需要（如鉴定、评奖、审计等）的情况，且借出期限一般不得超过两周。逾期未还的，档案馆有权催还。借出期间，借阅者对档案的安全、保密负全部责任，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。第三十二条利用科研档案所形成的科研成果（如论文、专著、专利等），其知识产权归属按国家法律法规和学校相关规定执行。利用者在发表成果时，应注明“西华理工学院科研档案提供支持”或相关字样。第三十三条档案馆应定期对科研档案的利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律，评估档案价值，为科研管理和决策提供数据支持。第八章考核与奖惩第三十四条科研档案归档情况是评价科研工作水平、考核科研人员业绩、申报科研成果奖励、申请科研项目结题、职称评聘、岗位聘任等工作的重要依据之一。第三十五条学校将科研档案管理工作纳入对各二级学院（部、所、中心）的年度考核指标体系。对于在科研档案收集、整理、保管、利用等方面做出突出贡献的单位和个人，学校给予表彰和奖励。第三十六条对于违反本办法，有下列行为之一的，学校将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档，造成科研文件材料丢失、损坏的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、销毁科研档案的；（三）在科研档案管理中玩忽职守，造成档案泄密或严重安全隐患的；（四）擅自提供、复制、摘抄、公布涉密科研档案的；（五）违反本办法规定，拒不移交科研档案的。第三十七条实行科研档案“一票否决”制。对于未完成档案归档的项目，学校科研管理部门不予颁发结题证书，财务部门不予办理剩余经费的结算和销账手续；项目负责人不得以该项目申报新的科研项目或申报科研奖励。第九章附则第三十八条本办法中未涉及的科研档案特殊载体（如生物标本、大型岩芯、古生物化石等）的管理，参照国家相关专业