教育行业人事处专员人事档案管理手册（2025版）

教育行业人事处专员人事档案管理手册（2025版）适用范围：中小学、中职、高校人事处档案专员；依据《档案法》《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）、教育系统人事管理相关政策编制，可直接修改单位名称落地使用。前言本手册用于规范人事处档案专员日常操作，统一档案接收、收集、鉴别、整理、保管、查阅、转递、审核、数字化、保密全流程标准，防范档案丢失、材料缺失、篡改、泄密风险，服务教职工招聘录用、职称评聘、岗位聘任、考核奖惩、调动、退休、人才引进等人事业务。第一章总则1.1管理原则集中统一、专人管理：全校教职工人事档案由人事处统一管理，档案专员专职负责，严禁多人交叉随意管理。真实完整、及时归档：所有归档材料必须真实有效，手续齐全，材料形成后及时收集入库。安全保密、依规利用：人事档案属于涉密材料，坚持“谁管理、谁负责；谁查阅、谁负责”，严格执行查阅审批制度。依法规范、有据可查：所有操作留存台账，全程留痕，杜绝口头办理。1.2适用对象事业编制教职工、聘用制专任教师、行政教辅人员、引进人才、离退休教职工；临时合同制人员档案参照执行（可单独建立人员信息档案）。1.3档案专员基本任职要求政治可靠，作风严谨，具备保密意识；优先党员；熟悉人事政策、档案整理规范；实行回避制度：档案专员直系亲属档案，由人事处指定其他人员单独保管；不得私自摘抄、拍照、外传任何档案内容。第二章岗位职责（人事档案专员）接收新建档案：办理新进教职工档案接收、审核、入库；无人事档案人员建立临时档案台账。材料收集鉴别：常态化收集履历、学历、职称、考核、奖惩、工资、任免、党团材料，鉴别真伪、手续完整性。档案整理装订：按照十大类标准分类、排序、编页码、制作档案目录、规范装订。库房日常保管：库房“六防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光），定期盘点档案。查阅借阅管理：受理查档申请、履行审批、现场监督阅档、登记台账。档案转递办理：人员调动、辞职、辞退、退休后按规定机要转递，跟踪回执。档案专项审核：配合人事招聘、提拔、巡视、档案专项审核，核查“三龄两历一身份”。台账与信息化：建立档案总台账、转递台账、查阅台账、材料接收台账；推进档案数字化扫描、目录系统维护。问题处置：无头档案、档案缺失、材料造假、档案破损、档案遗失等问题登记上报。制度执行：落实上级档案检查整改，完成各类统计报表。第三章人事档案材料接收与新建档案流程3.1新进人员档案接收（调入/应届毕业生）收到调档函回执/毕业生档案后，首先核查密封状态：档案袋封条、印章完整；拆封档案必须两人在场。❗严禁接收个人自带密封档案；如遇个人自带，原则上拒收，特殊情况书面报备领导。逐份清点材料：核查毕业生登记表、成绩单、报到证、学历学位、政审材料等是否齐全。填写《人事档案接收登记表》，登记姓名、性别、出生年月、档案来源、接收日期、材料缺件清单。存在缺件、材料涂改、手续不全：书面告知人事招聘专员，限期补充；无法补齐的做好书面记录。审核无误后编号、入库上架。3.2无原始人事档案人员建档收集身份证、学历学位证书复印件、聘用合同、体检表、政审材料、履历表等；建立聘用人员档案副本，单独存放，标注“新建档案，缺少原始人事档案”；持续跟踪，督促本人尽快调取原始人事档案。第四章档案材料收集、鉴别与归档（核心实操）4.1人事档案十大归档类目（教育系统标准）履历类：干部履历表、教职工履历表自传和思想汇报类：自传、学习思想总结考察考核鉴定类：年度考核表、试用期鉴定、考察材料学历学位、专业技术资格类：学籍材料、成绩单、学历学位、教师资格证、职称评审表、聘书政治面貌类：入党志愿书、申请书、转正材料、民主党派材料奖励表彰类：评优、先进、嘉奖审批表处分处理类：党纪政务处分、处理决定、调查材料工资、任免、聘用类：工资审批表、聘用通知、岗位任免、调动审批出国、代表资格类：出境审批、人大/政协代表材料其他有参考价值材料：体检表、报到证、解除聘用材料、死亡材料等4.2材料鉴别要求材料必须为原件；确无原件的复印件，须加盖出具单位公章并注明原件存放处；拒收圆珠笔、红色墨水、铅笔手写材料；检查表格签字、盖章、日期是否完整；空白表格、无盖章材料不予归档；发现疑似造假材料，第一时间上报人事处负责人，不得私自归档。4.3归档时限各类人事业务形成材料（职称、考核、任免、奖惩）办结后30日内收集归档；整理完成后2个月内完成装订入卷。第五章档案整理、装订规范分类排序：按十大类划分；同类材料按时间由远及近；批复类材料：上级批复→本级意见→基础材料。页码编制：每页右下角铅笔编号；空白页不编号；破损材料先托裱再编号。编制档案目录：目录包含类别、材料名称、形成日期、起止页码；目录与材料一一对应。装订要求：去除金属订书钉；小于16开材料衬底；左侧装订，整齐牢固；不得遮挡文字。档案封面：统一制式档案盒，标注姓名、单位、档案编号。第六章档案库房保管管理6.1库房准入制度非档案专员不得单独进入库房；外来人员进入库房须人事处负责人批准，全程陪同。库房严禁吸烟、饮食、存放易燃易爆物品。6.2环境标准温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%；配备除湿机、灭火器、遮光窗帘。6.3盘点制度每年开展一次全面档案盘点；建立库存台账，核对账实；档案缺失立即上报并登记追查。6.4档案存放按档案编号顺序上架；在职、离退休、待转出档案分区存放；设置明显标识。第七章人事档案查阅、借阅管理（高频业务）7.1允许查阅情形教职工录用考察、职称评聘、岗位调整、提拔任用、政审、人才引进、退休核算、纪检办案、公证诉讼取证等。7.2查阅流程查阅单位填写《人事档案查阅审批表》；查阅人员2人以上，原则上为中共党员；人事处负责人、分管校领导审批；现场阅档，不得带出档案室；档案专员全程在场监督；登记《档案查阅台账》，注明查阅人、事由、时间。7.3禁止行为❌查阅本人及直系亲属档案；

❌在档案上圈划、涂改、抽取材料；

❌私自拍照、扫描、摘抄档案内容；

❌传播档案信息。7.4档案借阅（从严控制）人事档案原则上不外借。确需外借，须分管领导审批，限定归还期限（一般不超过15个工作日），到期及时催还，逾期追责。7.5复制材料确需复制档案材料，单独审批；复印件由档案专员核对原件，加盖人事处档案证明章，登记备案。第八章人事档案转递流程（调动、离职、退休）8.1转出条件教职工办理调动、辞职、辞退、解除聘用、离校手续全部办结后，方可启动档案转递。8.2转递硬性规则只允许机要通信或专人送取（两名党员）；严禁交本人自带、普通快递邮寄；档案整理齐全、密封，加盖档案专用密封章；填写《干部人事档案转递通知单》，存根留存；台账登记转出时间、接收单位、机要编号；跟踪回执：转出3个月未收到回执，主动发函、电话追查，防止档案丢失。8.3离职人员档案处置正式调动：转递至新单位人事管理部门；辞职/辞退：转递至户籍地或常住地公共人才服务机构；离退休教职工：按属地规定留存或移交档案馆。第九章档案专项审核（教育系统重点工作）配合招聘政审、干部考察、巡视巡察开展档案审核；重点核查：出生日期、参加工作时间、学历学位、职称、身份、奖惩材料；形成《档案审核记录表》，存在疑点列出清单，组织核实取证；发现档案材料缺失、涂改、造假，形成书面报告上报人事处及学校党委。第十章档案数字化管理扫描操作须两人在场，防止原件损坏；扫描图像清晰、命名规范，与纸质档案目录一一对应；电子档案设置访问权限，专人账号，操作日志留存；电子档案仅作内部查阅参考，对外出具证明以纸质原件为准；定期备份，异地存储，防止数据丢失。第十一章保密纪律与“十严禁”严禁篡改、伪造人事档案；严禁擅自抽取、撤换、添加档案材料；严禁私自拍照、录像、外传档案内容；严禁接收来历不明、疑似造假材料；严禁违规接收个人自带档案；严禁无审批私自查阅、复制档案；严禁泄露档案信息给无关人员；严禁档案长期不整理、不盘点；严禁档案交由无关人员保管；严禁私自销毁任何档案材料。发生泄密、档案丢失、造假隐瞒等情况，依规追究纪律责任；涉嫌违法的移送司法机关。第十二章特殊情形处置无头档案：人员失联、无法确定接收单位，建立专项台账，定期联系，按规定移交属地档案馆；档案破损霉变：及时修复、托裱，做好记录；严重受损上报；人员死亡档案：教职工死亡后，档案继续保管5年，之后移交学校综合档案馆永久保存；材料遗失补救：协调原出具单位补办证明材料，存入档案并备注情况。第十三章配套台账清单（附件模板目录）附件1：人事档案接收登记表

附件2：档案材料收集归档台账

附件