教学材料《会计》-模块八

8.1会计档案的保管

8.1.1会计档案会计档案主要包括以下几类：（1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证、其他会计凭证。（2）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。（3）财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告及相关文字分析材料等。（4）其他类会计档案：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。下一页返回8.1会计档案的保管8.1.2会计凭证的传递和保管1.会计凭证的传递会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制到归档保管为止的全过程，在单位内部有关部门和人员之间按规定的传递时间、路线办理业务事项手续和进行处理的过程。上一页下一页返回8.1会计档案的保管现介绍产品完工入库的会计凭证的传递程序（见图8-1）。图示说明：①产品入库时，由生产车间填写完工产品入库单一式三联，并交产成品库验收。②产成品库和检验部门验收后填写验收数，由仓库管理员及送交人在入库单上签名确认，入库单第二联返回生产车间留存，第一联留产成品库存查。③入库单第三联按规定时间汇总后附上汇总表交会计部门。④会计部门根据入库单第三联计算完工产品生产成本，并据此编制转账凭证。上一页下一页返回8.1会计档案的保管2.会计凭证的保管会计凭证是重要的会计档案和经济资料，为了方便保管，需要对各种会计凭证分门别类、按照编号顺序整理，装订成册。封面上要注明会计凭证的名称、起讫号、时间以及有关人员的签章。每年装订完成的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应移交本单位的会计档案部门保管。上一页下一页返回8.1会计档案的保管需要永久保留的有关会计凭证，不能销毁。（1）会计凭证装订前的准备。会计凭证装订前的准备，是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。①分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全。②对大的张页或附件要折叠成同记账凭证一般大小，且要避开装订线，以便翻阅，保持数字完整。（2）会计凭证的装订方法。会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。会计凭证装订顺序见图8-2。汇总装订后的会计凭证封面见表8-1，封底见表8-2。上一页下一页返回8.1会计档案的保管

8.1.3会计账簿的归档和保管1.账簿的更换和日常保管

（1）账簿的更换。为了便于账簿的使用和管理，一般情况下，总分类账、现金日记账和银行存款日记账和大部分明细账都应在年度结账完毕后，以新账代替旧账。（2）会计账簿的日常管理。平常用的各种账簿要分工明确，指定专人管理，谁负责登记，谁负责管理；会计账簿未经本单位领导或会计主管允许，非经管人员不得翻阅查看会计账簿；会计账簿除需要与外单位核对账目外，一律不准携带外出。对因特殊需要须携带外出的账簿，必须经本单位领导和会计主管批准，并指定专人负责。上一页下一页返回8.1会计档案的保管2.会计账簿的归档保管年度终了更换并启用新账后，对更换下来的旧账要整理装订，造册归档。归档前旧账的整理工作包括：检查和补齐应办的手续，如注销空行和空页，结转余额等。活页账簿应抽出未使用的空白账页，再装订成册。

8.1.4财务会计报告的保管具体操作步骤如下：（1）财务会计报告装订前要核对编报目录是否齐全，整理报表页数，检查顺序，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏，损坏部位需修补后才能完整无缺地装订。上一页下一页返回8.1会计档案的保管（2）财务会计报告装订顺序为：财务会计报告封面、财务会计报告编制说明、各种财务会计报告按财务会计报告的编号顺序排列、财务会计报告的封底。（3）按保管期限编制卷号。8.1.5其他类会计档案的保管其他类按会计档案保管清册、销毁清册、移交清册、会计人员交接表、银行存款余额调节表、对账单等按时间顺序排列编号，装订后封面应写明单位名称、材料名称、所属年度、张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、装订人分别签名或盖章。上一页下一页返回8.1会计档案的保管案例8-1

2008年3月5日，华丰公司会计科档案管理人员蔡某生病，需临时交接工作，蔡某委托单位出纳员周某临时保管会计档案。请问该公司由出纳员临时保管会计档案的做法是否符合法律规定？为什么？解析：该公司由出纳员临时保管会计档案的做法不符合会计法律制度规定。根据《会计基础工作规范》和有关制度规定，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。上一页返回8.2会计档案的保管期限和销毁办法《中华人民共和国会计法》规定，会计档案的保管期限和销毁办法，由财政部会同有关部门共同制定。财政部和国家档案局颁布了《会计档案管理办法》，对会计档案的保管期限和销毁办法做了具体规定。会计档案的保管期限如表8-3所示。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。机关、团体和事业单位报本单位领导批准后销毁；国有企业经领导审查，报经上级主管单位批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。尚在建设的单位在未完工之前，其会计档案，不得销毁。下一页返回8.2会计档案的保管期限和销毁办法各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销。各级主管部门销毁会计档案时，还应有同级财政部门、审计部门派员参加监销。各级财政部门销毁会计档案时，要有同级审计机关派人员参加监销。监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。上一页下一页返回8.2会计档案的保管期限和销毁办法案例8-2

华阳公司档案室会同会计科编制会计档案销毁清册。经单位负责人签字后，按规定程序进行了监销。经查实，销毁的会计档案中有一些是保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证。请分析以上行为是否符合有关规定？为什么？解析：华阳公司档案室的做法不符合规定。《会计档案管理办法》规定，对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。上一页返回8.3电算化会计档案的管理电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿和会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，采用电子计算机进行会计核算的单位，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。可根据各单位业务量的多少，选择时间间隔进行数据备份，但至少应每星期进行一次数据备份。需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件，应当同时采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶卷、移动硬盘等工具复制保存两套以上，以备查阅。下一页返回8.3电算化会计档案的管理为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。对电算化会计档案保管要注意做好防磁、防火、防潮和防尘工作，存放在两个不同的地点。除电子存档外，还应同时保存打印出的会计纸质档案，以便查阅。通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套