资产管理公司公益活动合规管理制度

资产管理公司公益活动合规管理制度1总则1.1制定目的为规范公司各类公益活动组织、实施、报备、归档全流程合规管理，建立标准化、制度化、可追溯的公益活动管控体系。结合资产管理公司作为金融机构开展公益活动需严守合规底线、规范经费使用、规避关联风险、维护企业品牌形象的行业特点，解决以往公益活动开展流程不规范、审批链条缺失、经费管控松散、活动台账不全、对外捐赠随意、活动舆情管控不足等实操问题，杜绝违规开展公益活动、滥用公益经费、变相利益输送、活动宣传失实等合规风险，保障公司公益事业合法合规、公开透明、有序开展，树立稳健合规的金融企业社会形象，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司本部及各分支机构组织、参与、协办的所有公益类活动及相关合规管理工作，全面覆盖公益捐赠、志愿帮扶、公益宣传、乡村振兴帮扶、公益助学、公益义诊、行业公益共建、社会责任类公益项目等各类场景。涵盖公益活动立项报备、方案审核、经费审批、现场实施、宣传发布、资料归档、舆情管控、复盘自查、考核追责等全流程工作，适用于活动发起部门、经办人员、审核管理人员及所有参与公益活动的在岗员工，是公司公益活动合规管控、流程执行、履职考核、问题追责的标准化依据。1.3制定依据本制度依据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国公益事业捐赠法》《企业社会责任管理体系》及金融机构对外捐赠、公益活动管理、经费使用、舆情管控相关监管要求和行业规范编制。严格遵循金融资产管理企业公益活动合规审批、专款专用、公开透明、风险可控的管理导向，贴合金融行业公益活动严禁变相利益输送、严禁违规对外支出、规范对外宣传的专属管控要求，摒弃通用企业公益管理模板，聚焦金融资管企业公益活动高频合规风险点制定落地条款。后续国家及监管部门更新公益管理、对外捐赠相关政策规范，公司综合管理部需在三十个工作日内完成本制度条款修订及流程适配工作。1.4核心管理原则一是合规审慎原则。所有公益活动必须符合国家法律法规、监管规定及公司内控制度，严格履行审批流程，杜绝未经审批擅自开展各类公益相关活动。二是公开透明原则。公益活动方案、经费明细、实施过程、活动成果全程留痕、规范归档，确保经费使用透明、活动开展公正，杜绝暗箱操作、经费滥用。三是公益纯粹原则。坚持公益活动非盈利、非利益化属性，严禁借助公益活动开展商业宣传、利益交换、变相馈赠等违规行为，规避关联交易及利益输送风险。四是统筹管控原则。公司所有公益活动实行统一归口管理、统一审批、统一归档，杜绝各部门私自立项、随意开展、无序报备的问题。五是风险可控原则。全程做好活动合规、舆情、安全风险管控，提前排查活动隐患，及时处置各类突发问题，保障活动平稳合规落地。2管理职责与流程2.1各层级管理职责2.1.1决策管理层职责总经理为公司公益活动合规管理第一责任人，审批公司年度公益活动计划、大额公益捐赠项目、重大公益合作项目、特殊公益活动方案，统筹处置公益活动重大合规风险及舆情问题，对公司整体公益合规管理工作负总责。分管综合管理副总经理负责统筹日常公益活动管控、方案审核、流程督导、合规把关工作，审核常规公益活动方案及经费使用计划，协调解决公益活动推进中的跨部门问题，督导各项合规制度落地执行。2.1.2综合管理部职责综合管理部为公司公益活动合规管理归口部门，承担统筹规划、方案审核、流程管控、经费初审、舆情管理、台账归档、复盘优化核心职责。负责编制公司年度公益活动统筹计划；受理各部门公益活动立项申请，开展合规初审；把控活动流程、宣传内容、合作主体的合规性；统筹公益活动现场组织、风险排查、过程管控；负责活动对外宣传审核、舆情监测与处置；建立公益活动专项管理台账，归档全套活动资料；每季度开展公益合规工作复盘，优化活动管控流程。2.1.3财务部职责财务部为公益活动经费合规管控责任部门，负责公益经费预算审核、支出复核、款项拨付、账务核算、经费监管工作。严格按照财经制度及公司规定审核公益活动经费预算，核查经费使用合规性、票据规范性、支出合理性；严禁超预算、无预算、违规列支公益经费；规范公益经费账务处理，留存完整经费支出凭证台账，全程监督公益经费专款专用，杜绝挪用、滥用、违规支出公益经费等问题。2.1.4活动发起部门职责各业务及职能部门为专项公益活动发起及落地责任主体，部门负责人为活动合规第一责任人。负责结合工作实际提出公益活动立项需求，编制活动具体实施方案、经费预算、执行计划；严格按照审批通过的方案落地开展活动，规范现场管理、人员管理、物资管理；如实留存活动影像、文字、凭证资料；严格执行宣传合规要求，配合综合管理部、财务部完成合规审核、经费核查、资料归档工作，及时整改活动开展中的合规瑕疵。2.1.5经办人员职责活动经办人员为公益活动落地直接责任人，严格落实审批通过的活动方案，规范活动全流程操作，如实收集整理活动资料、票据凭证、执行记录。严格遵守公益活动合规要求，杜绝擅自变更活动内容、扩大活动范围、超标准使用经费、违规对外宣传等行为，主动配合合规核查、经费审核、台账归档工作，对活动实操合规性、资料真实性承担直接责任。2.2公益活动合规管控重点公司聚焦公益活动高频合规风险点开展专项管控，明确各类禁止性及规范性要求。严格禁止未经审批私自开展对外捐赠、志愿帮扶、公益合作等活动；严格禁止借助公益活动变相开展商业推广、客户维护、利益馈赠等经营性活动；严格禁止超预算、无依据、虚列、套取公益经费；严格禁止与失信机构、违规社会组织开展公益合作；严格禁止公益活动对外宣传出现不实表述、夸大宣传、违规背书、泄露内部信息等问题；严格禁止借公益活动名义开展公款消费、违规出行、变相福利发放等违规行为，确保所有公益活动坚守纯粹公益属性、贴合合规管控要求。2.3全流程合规管控规范2.3.1活动立项审批流程所有公益活动实行先审批、后开展的前置合规管理要求，严禁先开展、后补流程或无流程开展活动。活动发起部门提前五个工作日提交立项申请、活动实施方案、经费预算清单、合作主体资质资料至综合管理部。综合管理部两个工作日内完成合规初审，核查活动必要性、合规性、方案完整性、合作主体资质合规情况；财务部同步完成经费预算合规审核；初审通过后报分管领导审批，大额及重大公益项目需上报总经理审批，审批通过后方可启动活动筹备工作。2.3.2活动筹备合规管控流程活动立项审批通过后，发起部门严格按照审批方案开展筹备工作，不得擅自变更活动主题、活动范围、参与人员、经费标准及合作主体。如需微调活动内容，需提前提交变更申请，经归口部门及分管领导审核同意后方可执行，重大内容变更需重新履行立项审批流程。综合管理部同步开展筹备阶段合规排查，重点核查合作机构合规资质、物资采购规范性、筹备流程合规性，提前规避各类前置风险。2.3.3活动现场实施管控流程公益活动现场实施全程落实合规管控，经办人员严格按照既定方案规范操作，做好现场秩序、人员行为、物资使用管控。活动开展过程中严禁出现违规发言、违规宣传、不当合影、违规馈赠等行为，所有现场操作全程留痕，规范留存影像资料、现场记录、人员签到资料。综合管理部根据活动规模安排专人现场督导，及时纠正现场不规范行为，排查现场合规、安全、舆情隐患，保障活动全程合规有序开展。2.3.4经费使用合规管控流程公益活动经费实行专款专用、据实列支、全程监管，所有经费支出必须贴合审批预算、符合财经规范、票据真实合规。活动结束后五个工作日内，经办人员整理完整经费票据、支出明细、佐证资料提交财务部审核报账。财务部逐项核查票据真伪、支出合规性、预算匹配度，对超预算、无依据、票据不合规的支出一律不予报账，督促限期整改补正，杜绝经费违规使用、浪费、虚报支出等问题。2.3.5宣传与舆情管控流程公益活动所有对外宣传稿件、图文素材、视频内容实行先审核、后发布制度。活动发起部门拟定宣传内容后，提交综合管理部开展合规审核，重点核查是否存在夸大宣传、商业植入、信息泄露、不当表述等问题，审核通过后方可通过公司官方渠道或外部渠道发布。活动宣传期间，综合管理部实时监测网络舆情，及时处置负面言论、不实信息，做好舆情维稳工作，杜绝公益活动引发品牌舆情风险。2.3.6资料归档与复盘流程单项公益活动结束后七个工作日内，发起部门整理立项资料、审批单据、活动方案、现场资料、经费凭证、宣传素材、总结报告等全套资料，提交综合管理部统一归档。综合管理部建立公益活动专项台账，逐笔登记活动时间、类型、经费、参与人员、实施成效，实现全程可追溯。每季度开展公益合规工作复盘，梳理活动开展中的合规瑕疵、流程漏洞、经费管控问题，针对性优化管控流程，固化合规操作标准。3监督考核3.1常态化监督机制3.1.1部门自查监督各部门开展公益活动后及时开展内部自查，核查活动流程执行、经费使用、宣传发布、资料留存的合规性，主动整改轻微合规问题，规范部门公益活动履职行为，从前端杜绝违规隐患。3.1.2归口部门专项督查综合管理部每季度联合财务部开展公益活动合规专项督查，全面核查本季度所有公益活动审批流程、经费使用、资料归档、宣传合规、问题整改情况，重点排查私自开展活动、违规使用经费、资料缺失、宣传违规等问题，建立督查问题台账，明确整改时限，挂牌督办闭环。3.1.3年度全域合规审计每年年末由分管领导牵头，联合综合管理部、财务部、风控管理部开展年度公益合规全域审计，复盘全年公益活动整体开展合规性、经费管控成效、流程落地情况、风险防控效果，排查深层次管理漏洞和履职短板，形成年度审计报告，为制度优化、年度考核、次年公益工作规划提供依据。3.2绩效考核标准公益活动流程合规性、审批执行度、经费使用规范性、资料归档完整性、宣传合规性、问题整改闭环情况纳入部门及经办人员季度、年度绩效考核。全年严格落实制度要求、活动全程合规、资料完整、无违规问题的部门及个人，给予绩效加分及评优优先推荐。出现资料归档滞后、流程轻微瑕疵、宣传素材小幅不规范等轻微问题的，单次扣除对应绩效分值；多次简化审批流程、资料缺失、经费使用不规范、整改敷衍的，加倍扣除绩效分值、取消季度评优资格；私自开展公益活动、违规列支经费、宣传违规引发舆情或合规风险的，扣除年度全额绩效、取消评优晋升资格。3.3分级违规追责根据公益活动违规情节、主观过错、风险后果实行三级分级追责，追责记录纳入部门考核及员工个人人事档案。一级轻微违规为活动资料归档不及时、宣传素材轻微瑕疵、流程细节疏漏，未产生合规风险及不良影响的，给予岗位口头警示、限期补正整改。二级一般违规为未严格执行审批流程、小幅超预算支出、资料留存不全、整改拖延，造成内部管理混乱但无外部不良影响及损失的，给予公司内部通报批评、专项约谈、扣除当月全额绩效。三级重大违规为私自立项开展公益活动、套取挪用公益经费、虚假报备活动信息、违规宣传引发舆情危机或监管关注的，依规开展岗位问责、部门专项整顿，追究相关管理人员及经办人员责任。3.4长效优化机制综合管理部建立公益合规长效优化台账，持续汇总各类公益活动高频违规问题、流程堵点、管控短板，动态细化公益活动审批标准、经费管控细则、宣传审核规范。每半年组织一次公益合规专项培训，针对实操常见问题、合规风险点、最新政策要求开展实操讲解，提升员工公益活动合规履职能力。结合公司公益工作开展需求、行业监管导向，持续完善公益合规管控体系，实现公益活动规范化、合规化、长效化运营。4附则4.1制度解释权本《资产管理公司公益活动合规管理制度》最终解释权归公司综合管理部所有，