电商商品库存盘点规范

电商商品库存盘点规范我在电商仓储管理岗位干了快十年，从一开始几个人的小作坊仓到现在管理几千平的标准大仓，见过太多因为库存盘点不规范栽跟头的例子：大促前没盘清楚库存，超卖了上千单，又是赔违约金又是掉店铺评分，大半年的流量扶持都打了水漂；月底盘亏了几万块的货，全仓找了好几天也找不到原因，最后只能团队一起扣工资分摊；还有临期品堆在仓库角落忘了盘，过期了只能全部扔掉，纯纯的亏钱。说实在的，电商做生意，库存就是真金白银，盘点就是把你手里的钱数清楚，规范没做好，赚的钱全变成了不明不白的损耗，到头来白忙活一场。我把我们团队这么多年踩坑踩出来的盘点规范整理出来，不管是几个人的小电商团队还是几百人的大仓，都能用得上。整体来说，一套完整可用的盘点规范，要覆盖盘点前准备、盘点中操作、盘点后处理、日常持续优化四个环节，一步都不能省，我慢慢说清楚。1盘点前的准备工作准备工作做足，盘点就成功了一半，很多人盘点乱，其实都是准备阶段就没做好。1.1明确盘点的核心目的与类型很多人一提到盘点就觉得只是点清楚数量，其实不对，不同的盘点目的，做法和准备工作差得很远，提前定好类型才能不做无用功。1.1.1常规循环盘点这种一般是月度盘点，核心目的是核对日常动销商品的库存准确性，及时发现小差异，不会攒到全盘的时候出大问题。这种盘点不需要覆盖所有SKU，只需要抽当月动销排名靠前的商品就行，准备起来也相对简单。1.1.2季度/年度全盘这种是要对仓库所有SKU全部核对，核心目的是和财务对账，核算周期内的损耗和实际库存价值，给整体运营做数据支撑。这种盘点需要全公司配合，必须提前好几天协调各部门的工作安排。1.1.3异常专项盘点这种是针对具体问题发起的盘点：比如大促之后操作量暴增失误多，要专门盘核心大销量款；某个SKU系统库存和实际一直对不上，要专项复盘；还有临期品、退换货堆多了，也要做专项盘点。这种盘点范围小目标明确，只需要针对对应区域准备就行，不需要停掉正常发货，我之前就踩过一个大坑：大促刚结束发货都忙不过来，运营非要要求做全盘，我们二十多个人停了发货盘了三天，结果一堆订单发不出去，投诉直接爆了客服邮箱，从那之后我们就定死了，大促后只做核心款专项盘点，全盘改到大促结束一周后再做，再也没出过这种乱子。1.2系统与资料准备资料和系统是盘点的基础，没做好现场直接抓瞎。1.2.1提前分层整理库存数据盘点前一天就要把系统里的库存分好类：已经接单还没发货的要先预扣出来，归到已售未发专区；已经下单还没到仓的在途商品，要单独列出来，不能和已经入仓的现货混在一起；退换货待处理、残次品、临期品也要提前在系统里标记好，方便分开盘点，不会干扰正常现货的数字统计。1.2.2提前调试工具备好物料现在大部分仓库都用PDA扫码盘点，提前一天要把所有PDA充满电，测试仓库各个角落的WiFi信号，死角信号不好的要提前打开离线盘点模式；用纸质盘点表的也要提前算好用纸量，多备个几包，别用到一半没纸，出去买又耽误时间。我刚参加工作那会就碰到过打印室没纸了，外面打印店都下班了，硬生生把盘点拖了一天，现在想起来都闹心，这种小事真的能坑死人。1.2.3提前对接各部门做好截单如果是做全盘，一定要提前两三天和运营、客服打招呼，盘点当日提前几个小时截单，截单之后的新单全部放到盘点完成后再处理，避免一边盘点一边不停有货出仓，数字改来改去，越盘越乱。1.3人员与场地准备1.3.1分工明确责任到人我们现在固定是两个人一个盘点小组，一个负责点货核对款号信息，一个负责录数签字，互相监督，避免一个人点错了也没人发现。新人一定要搭配老员工，新员工对库位不熟悉，容易找错货，老员工带一下不仅速度快，还能少出很多错。每个小组提前分好负责的区域，责任落到小组，不要一堆人挤在一个区，乱哄哄的最后出了问题谁都不担责。1.3.2提前整理仓库场地盘点前一天下班前，要把所有零散的商品归位，同一个SKU全部放到同一个库位，不要这个角落放几件，那个货架放几箱，混来混去很容易漏盘；待处理的退换货、空箱子、闲置包装物料全部清到专门的区域，把盘点通道腾出来，走起来方便，盘点速度能快一倍都不止。说真的，我见过太多仓库不提前整理，盘完发现少了两百件货，找了半天在堆货的杂物堆后面挖出来，白忙活大半天，这个小事真的太影响效率了。准备工作全部到位，接下来就是正式盘点过程中的操作规范，这一步是核心，一点都不能含糊。2盘点实施过程中的操作规范2.1按区推进，不跳不漏2.1.1按顺序盘点避免错漏我们要求所有小组都按预先划分好的区域，从角落开始，从上到下从左到右，一个库位一个库位挨着盘，盘完一个库位就在库位标识牌上打个勾，绝对不能跳着盘。跳来跳去要么就是漏了一个库位，要么就是同一个SKU盘了两遍，最后数字肯定对不上，这个坏习惯一定要改。2.1.2三核对原则不能省每盘一个SKU，必须核对三个信息：SKU编码、商品规格、实际数量，一个都不能少。尤其是那些长得差不多，只是颜色、尺码、型号不一样的商品，绝对不能图省事看一眼外包装就填数。我刚入行那会就犯过这个错，把白色M码的T恤看成白色S码，直接把S码的库存多算了五十件，M码少了五十件，盘完全账对不上，我一个人加班到凌晨找错，最后找到原因的时候整个人都累瘫了，从那之后我就要求所有人，哪怕再忙，也要扫一下码核对编码，错不了几秒钟，能避免出大错。2.2不同类型商品的差异化盘点要求电商仓库SKU杂，什么类型的商品都有，不能用同一个方法盘，得区别对待。2.2.1正常在售现货的盘点要求没拆封的整箱现货，可以先点箱数，再乘以每箱的标准数量，但是一定要抽查，我们现在要求每一个批次至少抽10%的整箱开箱点，碰到抽查出来数量不对的，整个批次全部开箱点。别不信，供应商发货少装，或者之前发货拆了箱没补登记的情况真的不少见，抽查一下就能避免大的差异。拆过封的零散商品，必须一件一件数，绝对不能估数，估来估去最后肯定差一堆。2.2.2待处理类商品的盘点要求退换货、残次品、临期品这些待处理商品，必须单独盘点，绝对不能和正常现货混在一起数。退换货要一个个拆开核对，确认是原款、没有损坏能二次销售的，再登记进正常库存，不能二次销售的直接归到残次区，单独计数；临期品盘点的时候还要顺便核对效期，把临近过期的单独列出来，马上报给运营做活动，避免过期报损，真的能省不少钱。2.2.3在途与已售未发商品的盘点要求这部分很多人容易忘，其实也要核对。在途商品要对着采购单和物流信息核对，已经运到仓库还没来得及入仓的，要去卸货区点清楚数量，登记好，别把这部分忘了，最后算总库存的时候就会差数；已售未发的要对着订单一个个核对，确认系统里已经预扣，不会算进可售库存里，避免超卖。2.3差异现场标记，及时复核盘的时候如果发现实盘数量和系统给出的数字对不上，千万不要自己随便改，也不要直接跳过去先盘别的，一定要当场做好标记，把差异数字写清楚，然后叫小组组长过来重新点一遍。很多时候就是数错了，再数一遍就对上了，千万别等到全部盘完再回头找，那时候哪个库位哪个位置都记不清了，找起来太费劲。盘点完实物，不代表整个盘点就结束了，接下来的差异处理和整改，才是盘点真正发挥作用的环节，很多团队就是盘完就拉倒，差异放那不管，盘点等于白做。3盘点后的差异处理与流程规范3.1整理差异，复核确认3.1.1按差异优先级排序所有区域盘完之后，先把所有的差异单整理出来，按照差异金额从大到小排序，先处理大差异，再处理小差异，大差异一般都是出了比较大的失误，先解决大的，不会影响整体的对账进度。3.1.2逐一复核差异真实性每一个差异都要重新复盘，先重新点一遍实物，确认确实存在差异，再去核对最近周期的出入库记录，看看是入仓的时候登错了数，还是发货的时候发错了款没登记，还是退换货回库没做记录。我之前碰到过一次，差异金额一千多块，查了半天发现是客服给客户退了款，但是没通知仓储扣库存，货早就发走了，系统里还挂着库存，虚惊一场，这种情况很常见，一定要查清楚。3.2归类差异原因，落实整改方向3.2.1明确差异原因归属常见的差异原因无非就几种，第一种是操作失误，比如入仓点错数、登错编码，发货发错款没登记，这种属于操作层面的问题，要落实到具体的环节，方便后续培训整改；第二种是外部损耗，比如运输途中丢货、破损，供应商少发货，这种要及时找物流或者供应商索赔，把损失找回来；第三种是正常自然损耗，比如食品存放过程中脱水减重，化妆品挥发，这种是正常情况，走正常的报损流程就行；第四种是异常损耗，比如商品被盗，这种就要追究对应的责任了。3.2.2原因登记不能含糊不管是什么原因，都要登记清楚，绝对不能糊里糊涂就把系统库存调了，要是每次差异都这么过去，下次还会出同样的错。我们团队现在每个月盘点完，都会开半小时的总结会，把所有差异原因整理出来，哪个环节出问题多，就改哪个环节的流程，上个月我们发现入仓错登的情况特别多，就加了一道入仓二次核对的流程，错登率直接降了八成，效果特别明显。3.3调整库存，输出盘点报告差异原因全部查清楚之后，就可以调整系统库存和台账了，调整的时候也要注意，调整记录要全部存档，谁调整的、因为什么调整，都要写清楚，不能随便谁都能改库存，不然时间长了根本找不到记录。调整完之后，要输出正式的盘点报告，给到运营、采购、财务各个部门：给运营，运营可以及时下架错库存的商品，调整活动安排；给采购，采购可以根据实际库存调整接下来的采购计划，避免压货或者断货；给财务，财务可以准确核算成本和利润，做账不会出错。盘点不是做完这一次就结束了，要想库存一直保持准确，减少大盘的时候出大问题，还要靠日常的规范维护，把工作做在平时，比临时抱佛脚有用多了。4日常库存管控与盘点规范优化4.1动销款日常循环盘点我们现在的做法是，每天抽十个动销排名靠前的SKU盘点，也就是十几二十分钟的事，就能及时发现差异，不会等到月底才出问题。到大促之前一周，核心的爆款每天都要盘一遍，确保库存准确，绝对不超卖，一次大促超卖，赔的钱可能比你一个月的利润都多，这点功夫绝对不能省。4.2退换货日清盘点退换货是电商库存差异最大的来源之一，很多团队喜欢把退换货堆个三五天甚至一周再处理，越堆越多，很容易就忘了登记，库存就不准了。我们要求当天的退换货当天必须处理完，该入仓的入仓，该报损的报损，全部登记清楚，这样库存一直都是准的，不会攒出大差异。我之前听说过一个小电商，退换货堆了一个月没处理，系统库存比实际多了三千多件，大促的时候超卖了一千多单，赔了几十万，直接把店做没了，真的太可惜了。4.3定期优化盘点规范没有完美不变的规范，我们每次盘点完，都会收集大家碰到的问题，调整规范。比如之前我们盘耳钉这种小配件，特别小容易丢，盘点的时候数半天还数不对，后来我们就改了，所有小件商品都按固定数量装密封盒，贴好标签，盘点的时候直接点盒数就行，不容易错速度还快；之前临期品我们是季度盘，后来发现很多食品不到季度就过期了，就改成月度盘，提前处理，少了很多浪费。做仓储就是