《供应商管理制度》

第一章总则第一条目的与依据为规范公司供应商管理，确保采购物资及服务的质量，降低采购成本，提高供应链效率，保障公司生产经营活动的顺利进行，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司实际运营需求制定。第二条适用范围本制度适用于公司所有对外采购物资、设备、工程及服务的供应商selection、评估、合作、绩效监控及关系维护等管理活动。公司各部门涉及供应商合作事宜，均须遵守本制度。第三条基本原则1.公平、公正、公开原则：供应商selection及管理过程中，应遵循客观标准，确保机会均等，过程透明。2.质量优先原则：以满足公司质量标准为前提，选择具备稳定质量保障能力的供应商。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式，追求合理成本与最佳效益。4.战略合作原则：鼓励与优质供应商建立长期稳定的战略合作关系，实现互利共赢。5.动态管理原则：对供应商实行动态评估与分级管理，优胜劣汰，持续优化供应商队伍。第二章供应商的准入与评估第四条供应商准入标准潜在供应商需满足以下基本条件：1.具备合法的经营资格，能够提供有效的营业执照、相关行业资质证书等。2.具备相应的生产或服务能力，能够满足公司对物资或服务的质量、数量及交付期要求。3.拥有良好的商业信誉和财务状况，无严重违法违规记录或重大诉讼纠纷。4.能够提供必要的质量证明文件（如检验报告、认证证书等）。5.符合国家环保、安全、劳动保护等相关规定。6.根据采购物资或服务的特性，可能需要满足的其他特定要求（如特殊生产许可证、行业认证等）。第五条供应商信息收集与初审1.采购部门（或相关需求部门）负责潜在供应商信息的收集，可通过市场调研、行业推荐、公开招标、供应商自荐等多种渠道进行。2.对收集到的供应商信息，由采购部门进行初步筛选，核实其基本资质和准入标准的符合性，形成《潜在供应商初审表》。第六条供应商实地考察与评估1.对于重要物资或服务的供应商，或初审中发现需要进一步核实情况的供应商，采购部门应组织相关部门（如质量、技术、生产等）进行实地考察。2.考察内容包括但不限于：生产环境、设备状况、工艺流程、质量控制体系、管理水平、研发能力、售后服务能力等。3.考察完成后，形成《供应商实地考察报告》，并依据《供应商评估打分表》进行综合评估打分。评估指标应包括质量、价格、交付、服务、技术能力、财务状况、社会责任等维度。第七条供应商准入审批1.采购部门根据初审结果、实地考察报告及评估打分情况，提出供应商准入申请，连同相关证明材料一并提交至相关审批权限人审批。2.审批通过后，该供应商正式纳入公司《合格供应商名录》，方可开展合作。对于未通过审批的供应商，应及时告知原因，并将其信息存入备选供应商库或不予录用。第八条供应商分类与分级1.可根据供应商提供物资或服务的类别、重要性、合作规模等对供应商进行分类管理。2.根据供应商的评估结果、合作历史绩效等，可将合格供应商划分为不同等级（如战略供应商、优先供应商、合格供应商、观察供应商等），针对不同等级的供应商实施差异化的合作策略与管理措施。第三章供应商的日常管理与绩效评估第九条供应商信息管理1.采购部门负责建立和维护供应商档案，详细记录供应商的基本信息、资质文件、合作历史、合同文本、绩效评估结果、沟通记录等。2.供应商信息发生变更时（如联系方式、经营范围、资质更新等），应及时通知采购部门，更新档案信息。第十条合同管理1.与供应商的合作应签订书面合同，明确物资或服务的规格、数量、质量标准、价格、交付期、付款方式、违约责任、知识产权、保密条款等内容。2.合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守公司合同管理相关规定。第十一条订单与交付管理1.采购部门根据需求计划向供应商下达采购订单，明确具体的交付要求。2.供应商应按订单要求按时、按质、按量交付。采购部门负责跟踪订单执行情况，确保交付顺畅。对于交付异常情况，应及时与供应商沟通协调，并记录原因及处理结果。第十二条质量与验收管理1.物资或服务送达后，相关部门（如仓库、质量检验部门、需求部门）应按照合同约定的质量标准和验收流程进行检验或验收。2.对于不合格品或不符合要求的服务，应按照合同约定及公司相关规定进行处理（如退货、返工、索赔等），并及时将信息反馈给采购部门及供应商，要求其分析原因并采取纠正预防措施。第十三条供应商绩效评估1.公司应定期对合格供应商进行绩效评估，评估周期可根据合作频率和重要性设定（如季度、半年或年度）。2.绩效评估指标应科学合理，可量化的尽量量化，主要包括但不限于：*质量指标：合格率、退货率、质量事故次数等；*交付指标：准时交付率、交付周期达成率等；*成本指标：价格竞争力、成本下降贡献率等；*服务指标：响应速度、问题解决能力、配合度等；*其他指标：如技术创新能力、社会责任履行情况等。3.采购部门牵头组织相关部门进行绩效评估，汇总评估结果，形成《供应商绩效评估报告》。第十四条绩效评估结果应用1.绩效评估结果应及时反馈给供应商，对于表现优秀的供应商，可给予增加订单份额、优先合作、年度表彰等激励；对于表现不佳的供应商，应要求其限期整改，并跟踪整改效果。2.连续多次评估不合格或整改无效的供应商，应考虑暂停合作、降级或从《合格供应商名录》中剔除。3.绩效评估结果是供应商分级调整、后续合作决策的重要依据。第四章采购与付款管理第十五条采购价格管理1.采购部门应通过询比价、招标、谈判等方式，获取具有竞争力的采购价格。对于长期合作的物资或服务，可与供应商签订框架协议或进行年度价格协商。2.建立价格档案，对采购价格进行动态监控，分析价格波动原因，确保采购成本的合理性。第十六条付款管理1.财务部门应根据采购合同约定的付款条件、验收合格证明、发票等凭证，按照公司财务审批流程办理付款手续。2.鼓励与供应商建立良好的付款信誉，以获得更优的合作条件。同时，严格控制预付款，防范资金风险。第五章供应商风险管理第十七条风险识别与评估1.定期对供应商进行风险评估，识别潜在风险，如供应中断风险、质量风险、价格波动风险、财务风险、合规风险、地缘政治风险等。2.对识别出的风险进行分析和排序，评估其发生的可能性及影响程度。第十八条风险防范与应对1.针对不同类型的风险，制定相应的防范措施。例如，通过多源采购、建立安全库存、与关键供应商签订长期协议等方式降低供应中断风险；通过加强入厂检验、过程审核等方式控制质量风险。2.建立供应商风险应急预案，明确当发生重大风险事件时的应对流程和措施，以最大限度减少损失。第十九条供应商合规管理1.确保供应商的经营活动符合国家法律法规及公司内部规定，禁止供应商以不正当手段获取订单或利益。2.关注供应商的商业行为道德，避免与存在严重诚信问题或违法违规记录的供应商合作。第六章供应商的激励与发展第二十条供应商激励1.对于绩效优异、合作紧密的供应商，可采取以下激励措施：*在同等条件下优先获得订单；*适当提高其订单份额；*给予更优惠的付款条件；*在公司内部进行表彰和宣传；*邀请参与公司新产品、新技术的研发与合作。2.激励措施的实施应公开透明，基于客观的绩效评估结果。第二十一条供应商沟通与发展1.建立与供应商的定期沟通机制，如召开供应商大会、专题座谈会、日常业务沟通等，及时传递公司需求、反馈问题、共享信息。2.鼓励并支持供应商进行技术创新、管理改进和质量提升，必要时可提供相应的指导或资源支持，共同提升供应链的整体竞争力。第七章供应商的淘汰与退出第二十二条供应商淘汰标准出现以下情况之一的供应商，应考虑予以淘汰：1.提供虚假信息或资质文件，骗取合作资格的；2.严重违反合同约定，给公司造成重大经济损失或声誉损害的；3.产品或服务质量长期不达标，经多次整改仍无明显改善的；4.绩效评估结果连续多次不合格，且整改无效的；5.发生重大质量事故、安全事故或环保违规事件，影响恶劣的；6.财务状况恶化，濒临破产或失去履约能力的；7.存在严重商业贿赂或其他违法违规行为的；8.公司业务调整，不再需要其提供的物资或服务的；9.其他经评估认为不适宜继续合作的情形。第二十三条供应商淘汰流程1.采购部门根据绩效评估结果、合作过程中出现的问题或其他淘汰标准，提出供应商淘汰建议，并说明理由。2.淘汰建议需提交至相关审批权限人审批。对于重要供应商的淘汰，应组织相关部门进行专题评估。3.审批通过后，正式通知供应商终止合作，并及时从《合格供应商名录》中移除。4.妥善处理淘汰供应商的遗留问题，如剩余订单、未结算款项、库存清理等。第八章责任与奖惩第二十四条各部门职责1.采购部门：负责本制度的组织实施、供应商的寻源、准入、评估、日常管理、绩效评估、淘汰等归口管理工作。2.质量部门：负责对供应商提供物资或服务的质量检验与监督，参与供应商的实地考察与质量体系评估，提供质量方面的绩效数据。3.技术/研发部门：参与供应商的技术能力评估，提供技术标准支持，参与新产品/新服务供应商的选择。4.生产/需求部门：提出采购需求，参与相关供应商的考察与评估，反馈物资或服务的使用情况及交付及时性。5.财务部门：负责供应商的付款审核与结算，提供供应商财务状况相关信息。6.法务部门：负责合同的法律审核，提供法律支持。7.其他相关部门：配合参与供应商管理的相关工作。第二十五条奖惩1.对于在供应商管理工作中认真负责、为公司节约成本、提升质量或规避