会计事务所管理制度

会计事务所管理制度我干注册会计师这行快二十年了，从小所到大所，见过不少同行起高楼，也见过不少同行楼塌了，总结下来，但凡能走得远的会计事务所，没有一家不是靠完善的管理制度撑着的。会计事务所作为提供独立鉴证服务的第三方机构，公信力就是我们的生命线，而制度就是保护这条生命线的铜墙铁壁。这套管理制度是我们所经营多年，踩过坑、吃过亏之后一点点打磨出来的，不是写给监管看的空架子，每一条都贴合实际执业的需求，兼顾了专业要求和人文关怀，接下来从几个方面具体说明。1总则1.1制定目的制定这套制度的核心目的，说白了就是三个：第一是保证我们所有的执业行为都符合国家法律法规和行业准则的要求，不碰红线不踩底线；第二是保障业务质量，维护我们作为第三方机构的独立性和公信力，对得起客户的信任，也对得起自己签字的责任；第三是保护每一个从业人员，也保护整个事务所的长远发展。说句掏心窝子的话，我早年见过一个同行，能力很强人脉也广，就是不把制度当回事，接项目不审核，出报告不复核，最后因为一个项目帮客户隐瞒了重大债务，整个所被吊销执照，签字的合伙人也受到了处罚，半辈子的事业就没了，所以从那我就明白，制度真不是摆设，是真的能保命。1.2适用范围这套制度适用于事务所所有人员，没有任何例外，不管是持股的合伙人、执业的注册会计师，还是刚入职的实习生、后台行政财务人员，只要是所里的一份子，都得遵守。很多小所容易犯一个错，就是合伙人搞特殊，制度是给底层员工定的，自己想怎么来就怎么来，最后往往就是出问题的恰恰是这些不遵守制度的合伙人，所以我们从建所开始就定了规矩，制度面前人人平等，谁都不能越界。1.3制度修订规则制度不是一成不变的，每年年末我们都会组织全体员工提修改意见，结合最新的监管要求、行业准则变化，还有我们自己执业遇到的新问题，对制度进行调整更新，保证制度一直贴合实际，不会跟不上形势。说完了总的规则，制度的核心是人，会计事务所作为轻资产的专业服务机构，所有业务都靠从业人员落地，因此完善的人员管理是整个管理制度的根基，接下来就说说从业人员管理的具体要求。2从业人员管理制度2.1入职与资质管理我们招人从来都是先看品行再看能力，哪怕你证书全能力强，要是职业道德有问题，有过违规处罚记录，我们一概不收。早年我们所试过招过一个注册会计师，业务能力确实突出，就是爱投机取巧，帮客户改数据走捷径，差点让我们整个项目翻船，后来果断开掉了，从那我们就把品行要求写进了招聘的第一条。入职之后，所有执业人员的资质都由所里统一管理，注册会计师继续教育、年检这些，所里会提前提醒统一安排，不会让大家因为个人疏忽耽误了执业资格。对于刚进来的实习生和新人，我们实行一对一的带教制度，必须由满五年执业经验的注册会计师当带教老师，从做底稿到跟客户沟通一点点教，不会随便扔一个项目就让新人自己瞎摸，既是保证质量，也是对新人负责。2.2岗位职责划分我们从合伙人到基层助理，每个岗位的权责都写得清清楚楚，不会出现有事没人管、有责没人担的情况。具体来说，合伙人主要负责业务承接的最终审批、报告的最终复核，还有事务所整体战略方向，不能当甩手掌柜把所有活都扔给年轻人，也不能越权插手具体项目的执行，更不能强令团队出具不符合实际情况的报告。项目经理是一个项目的第一责任人，负责项目计划制定、现场管理、底稿初审，带好团队完成整个项目的程序。项目助理按照项目经理的要求完成指定的审计程序，整理好工作底稿，遇到问题及时上报，不能自作主张修改数据或者隐瞒问题。后台行政财务、质量控制部门也都有明确的分工，保证前台业务能顺畅推进。2.3绩效考核与薪酬福利我们的绩效考核从来不只看业务量，而是把质量放在第一位，你拉来再大的项目，要是质量不合格，风险把控不到位，一样扣分扣奖金；哪怕你做的只是一个很小的项目，但是程序到位，质量过关，一样能拿高分。整个考核标准都是公开透明的，每个季度每个人的得分奖金都公示，不会出现老板拍脑袋定工资的情况，公平公正是留得住人的基础。薪酬福利上我们也尽量人性化，忙季确实免不了加班，但是忙季过后统一安排补休，该有的年假、产假、病假都按规定放，不会让员工带病带孕上岗。每年我们都会组织全体员工出去团建旅游，每个员工过生日都有蛋糕和礼金，家里遇到难事所里也会出面帮忙，我一直觉得，干我们这行压力多大啊，所里得像个家，不能只让员工干活，不管员工死活。2.4职业道德要求所有员工必须遵守行业职业道德规范，核心就是三条：第一不能帮客户弄虚作假，不管客户出多少钱，只要是违反准则的要求，一律拒绝；第二不能收受客户的红包礼品或者其他好处，拿了人家的手短，往后怎么好意思独立出具意见；第三必须严格保密客户的商业机密，不管是项目上接触到的财务数据还是客户内部信息，永远不能往外说，哪怕是离职了也不能泄露。我们所进门的墙上就贴着一句话“宁可丢业务，不能丢信誉”，这么多年一直守着，反而积累了一批长期信任我们的老客户。人员管理理顺了，接下来就是事务所的核心业务，业务质量是我们安身立命的根本，所有管理制度都要围绕业务质量来展开，接下来就说说业务全流程的质量管理制度。3业务全流程质量管理制度3.1业务承接与立项管理接项目从来不是谁想接就能接，必须先做风险评估，先摸清楚客户老板的信誉怎么样，行业风险高不高，有没有过往的违规记录，评估下来风险过高的，哪怕出价再高我们也不接。立项必须走审批流程，项目经理先出初步的风险评估报告，然后部门合伙人复核，重大项目或者高风险项目还要全体合伙人开会讨论，不能一个人拍板说了算。很多所出问题就是因为一个合伙人说了算，为了业绩接了一堆烂项目，最后把整个所拖垮，所以我们从源头就把风险卡死，不该赚的钱我们一分都不赚。3.2项目执行过程管控项目进场之前，项目经理必须根据客户的规模和风险等级制定详细的项目计划，明确每个人员的分工，需要执行的审计程序，不能稀里糊涂进场，走到哪算哪。现场工作的时候，工作底稿必须实时整理，不能所有程序都做完了回头补底稿，底稿要能清楚反映你做了什么程序，发现了什么问题，得出了什么结论，每一个数据都要有来源，每一个结论都要有依据。和客户沟通的重大事项，必须留下书面记录，双方签字确认，不能只靠口头沟通，不然回头出了问题说都说不清楚。项目经理每天都要抽查项目成员的工作，发现问题马上调整，不能把问题攒到最后出报告的时候再改。3.3多级复核制度多级复核是质量控制的核心，我们严格执行三级复核制度，哪一级没签字都不能出报告。第一级是项目经理复核，项目完成后项目经理对所有底稿和报告做全面复核，检查程序是不是到位，数据是不是对得上，结论是不是合理；第二级是独立质量控制部复核，我们的质量控制部是完全独立于业务部门的，只对事务所负责，不跟业务业绩挂钩，所以挑错的时候一点都不用留情面，专门复核重大风险事项、会计处理的合规性，要是质量控制部提出问题，业务部门必须整改，不整改完不能进入下一级复核；第三级是最终签字合伙人复核，签字合伙人拿到底稿和报告之后，要对重大问题再做一次梳理，确认所有问题都整改到位，程序符合要求才能签字。我印象很深，前几年有一个大项目，业务部门都觉得没问题，质量控制部查出来客户隐瞒了一笔大额对外担保，最后我们要求客户披露，客户不同意我们就调整了报告意见，避免了一场大风险，所以这个独立复核，真的太重要了。3.4报告出具与档案归档报告正式出具之前，要有专门的人核对文字和数据，避免出现错别字或者数字错误，这种低级错误不仅丢面子，还容易引发大问题。盖章和签字必须走审批，所有复核流程走完才能盖章签字，签字必须是本人签，不能让别人代签，谁签字谁负责，这个规矩不能破。项目结束之后，两个月之内必须把所有工作底稿整理归档，纸质版和电子版各存一份，按照规定的年限保存，任何人不能私自销毁底稿。调阅档案必须走审批流程，外人不能随便看，既保护客户的机密，也保护我们自己。质量把控做到位了，我们还要有专门的风险防控体系，毕竟会计行业本身就是高风险行业，只有把风险防控做在前面，才能走得长远，接下来就说说风险防控与合规管理制度。4风险防控与合规管理制度4.1日常合规培训现在会计准则、审计准则还有监管要求更新得特别快，不学习真的会落伍，我们每个季度都组织一次全员培训，每年至少两次针对最新政策的专项培训，新出的准则、监管的新要求，都要给大家讲透，培训完还要做测试，确保大家都学会。我常跟年轻人说，一天不学习自己知道，一周不学习同行知道，一个月不学习监管就来找你了，所以学习真的不能停，这也是防控风险最基础的工作。4.2客户风险动态分级管理我们会把所有客户按风险程度分成三个等级，低风险客户正常执行流程，中风险客户加大复核力度，高风险客户增加审计程序，每一年年末都会重新评估一次客户的风险等级，如果客户经营状况变差，或者信誉出了问题，风险等级升高，我们下个年度就不再续接业务，不会舍不得那点业务费，丢一个客户总比丢了整个所强。4.3投诉与应急处理不管是客户投诉还是外界举报，我们都会在三个工作日之内启动调查，确实是我们的问题，马上道歉整改，该承担责任就承担责任，绝不捂着盖着；如果是恶意投诉或者诬告，我们也会收集好证据，维护自己的合法权益。如果真的出现了质量问题或者合规问题，马上启动应急机制，该上报监管就上报，该整改就整改，越早处理问题越小，拖到最后只会越来越大。4.4风险保障管理我们每年都会按规定提足职业风险基金，也买了足额的职业责任保险，不会为了省钱少买或者不买，这是我们最后的保障，真出了事，这就是救命钱。除了业务和风险，内部日常管理和文化建设是事务所长期发展的保障，只有内部氛围好，大家心齐，才能把业务做好，接下来就说说内部行政与文化建设管理制度。5内部行政与文化建设管理制度5.1日常行政管理我们不搞僵化的坐班打卡那一套，只要你把自己的活干完，不耽误项目进度，偶尔有事早走一点晚来一点都没问题，人性化管理，但是项目忙的时候，该到岗必须到岗，不能掉链子。日常办公用品、会议室使用、出差报销这些都有明确的规定，流程清晰，不会让大家为了报销跑好几个部门签字，尽量给大家省时间干正事。5.2文化建设我们所一直倡导的文化就是“诚信为本，专业立身”，不搞歪门邪道，不靠低价竞争拉业务，靠质量和信誉赢客户。除了工作，我们也经常组织员工活动，春秋游、篮球赛、茶话会，大家平时忙项目压力大，多聚聚放松一下，关系也更融洽。我们还建立了员工互助基金，谁家遇到困难了，都能申请补助，大家也都会主动帮忙，所里就是一个大家庭，人心齐了，什么困难都能过去。5.3信息安全管理现在大部分资料都是电子的，我们有明确的信息安全制度，客户的资料必须存在所里的内网服务器，所有工作电脑都必须加密，不能随便用外接U盘，不能把客户资料发到私人邮箱或者带回家，防止信息泄露，避免给客户和我们自己带来麻烦。总的来说，会计事务所的管理制度，本质上就是对自己、对客户、对社会负责的一套行为准则。它既不是束缚大家手脚的紧箍咒，也不是摆出来看的装饰品，它是我们每个执业人员的保护伞，也是事务所长远发展的压舱石。从人