事业单位职工人事档案日常管护细则

事业单位职工人事档案日常管护细则第一章总则为全面规范事业单位职工人事档案管理工作，有效保护和利用档案资源，提升人事档案管理的科学化、制度化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》以及事业单位人事管理相关政策法规，结合本单位实际情况，特制定本细则。本细则旨在确保人事档案的真实性、完整性、准确性、安全性，充分发挥人事档案在职工招聘、选拔、任用、考核、晋升、奖惩、工资核定及退休审批等工作中的基础性作用。人事档案日常管护工作必须遵循党管干部、党管人才的原则，坚持实事求是、严谨细致、安全保密的方针。全体人事档案管理人员及相关涉密人员必须严格遵守国家保密法律法规和档案管理制度，确保档案实体与信息的绝对安全。本细则适用于本单位全体在编在岗职工、离休退休人员以及档案由本单位代管的其他人员的人事档案管理工作。第二章管理体制与职责建立健全统一领导、分级负责、专人管理的人事档案管理体制。单位领导班子对人事档案管理工作负总责，将档案管理工作纳入年度工作计划和议事日程，定期研究解决档案管理工作中遇到的经费、设施、人员等实际问题。人事部门作为档案管理的职能机构，负责具体业务的组织实施、指导协调和监督检查。设立专职人事档案管理岗位，选配政治素质好、业务能力强、作风正派、责任心强、中共党员（或预备党员）且具有大学专科以上学历的干部从事档案管理工作。档案管理人员应保持相对稳定，确需调动时，必须严格办理交接手续，并在分管领导的监督下完成档案清点、核查与移交工作，确保账物相符、连续完整。明确档案管理人员的具体职责：一是负责档案材料的收集、鉴别、整理、归档、保管、利用和转递；二是负责档案库房的日常安全维护，落实“九防”措施；三是负责档案数字化信息的维护与安全管理；四是负责档案数据的统计与上报工作；五是负责对归档材料的质量进行严格审核，对不符合要求的材料退回补正。档案管理人员在工作中必须严格遵守保密纪律，严禁私自保管、传播、泄露档案内容。严禁在非办公场所、非工作时间谈论或处理档案事务。严禁利用职务之便私自涂改、抽取、撤换、伪造档案材料。对于违反规定者，视情节轻重给予批评教育、党纪政务处分，直至追究法律责任。第三章档案材料的收集与鉴别档案材料的收集是日常管护的基础性工作，必须做到全面、及时、准确。收集范围主要涵盖反映职工个人政治素质、思想品德、业务能力、工作实绩、历史经历等方面的重要材料。具体包括：履历材料，自传材料，考察、考核、审计材料，学历学位、专业技术职务、科研成果、培训材料，政审、党团、表彰奖励材料，处分、核查材料，工资、待遇、出国（境）材料，招录、聘用、调动、转业、退伍、复员、退（离）休材料，以及其他可供组织参考的有保存价值的材料。建立健全材料收集网络，形成主动收集、定期收集、随时收集相结合的工作机制。1.主动收集：档案管理员应主动与相关业务科室建立联系制度，每年年初制定材料收集计划，明确各类材料的形成时间和送达要求。2.定期收集：每年上半年集中收集上一年度的年度考核表、工资变动审批表、职称评审材料、继续教育证明等常规性材料；每年年底结合年终总结，对全院职工档案材料缺失情况进行一次全面梳理和补缺。3.随时收集：对于职工学历学位提升、职务晋升、党团关系变动、奖惩、出国（境）审批等形成的即时性材料，应在材料形成后一个月内完成收集归档。所有收集归档的材料必须经过严格的鉴别程序。鉴别工作主要审核材料的真实性、完整性和有效性。1.真实性鉴别：核对材料的落款盖章、日期、签名是否齐全，内容是否真实有效。对于学历学位证书，必须通过教育部学历认证网站或发函核实；对于表彰奖励材料，必须查验文件原件或颁奖证明；对于处分材料，必须查验原件及审批程序是否合规。2.完整性鉴别：检查材料是否手续齐全，如考察材料需有考察组签字和单位盖章，录用材料需有审批机关印章。对于手续不全的材料，应及时通知材料形成部门补办手续。3.合规性鉴别：剔除重份材料、无参考价值的事务性通知、一般性稿件复印件（未注明复制单位与日期）以及经过涂改、伪造的材料。对于经过鉴别符合归档要求的材料，必须进行规范整理。整理工作应做到分类准确、排列有序、目录清晰、装订整齐。材料整理前必须进行去钉、去金属物处理，对破损、字迹模糊或不符合规格（如大小不一、纸张过薄）的材料，应进行托裱、复制、剪裁等技术加工，确保材料长期保存不损毁。第四章档案整理与保管档案整理是档案管理的关键环节，必须严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的标准执行。档案材料按照十大类进行分类排序，每一类内材料的排列应按照形成时间的先后顺序进行。整理过程中要特别注意保持材料之间的内在联系，确保历史脉络清晰。档案卷皮的规格、颜色、字体应符合国家标准，档案卷脊上应清晰书写姓名、档号。档案整理完成后，应逐页编写页号，并使用规范的档案目录系统录入档案信息，确保纸质目录与电子目录一致。目录应详细登记材料名称、形成时间、材料份数、页数、备注等信息，便于查阅利用。档案装订应采用“三孔一线”装订法，装订线应使用白色棉线，打结位置应在档案卷背脊处，打结要牢固平整。装订时要注意不要压住文字内容，对于过厚或过薄的材料要进行适当调整，确保档案平整美观。严禁使用金属订书钉、回形针等易锈蚀物品装订档案。档案库房建设必须符合国家标准，实行档案库房、阅档室、办公室“三室分开”。库房应配备铁质密集架或档案柜，安装防盗门窗、监控报警系统、自动灭火系统（禁止使用水喷淋灭火器，应采用气体灭火系统）以及温湿度控制设备。库房内严禁存放易燃易爆物品、私人物品及与档案无关的杂物。档案保管应严格执行“九防”要求，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗、防鼠。1.温湿度控制：库房内温度应保持在14℃-24℃之间，相对湿度应保持在45%-60%之间。每天定时记录温湿度数据，发现异常及时采取通风、除湿、降温等措施。2.定期检查：建立库房安全巡查制度。每日上班后、下班前检查库房门窗、电源、设备运行情况；每周进行一次卫生清理，保持库房清洁整齐；每季度进行一次全面安全检查，重点检查档案实体是否有霉变、虫蛀、破损、字迹褪色等情况。3.清洁维护：定期对档案密集架、防虫防霉药剂进行更换和补充，确保库房环境适宜档案长期保存。对已发现霉变、破损的档案，应立即隔离并进行抢救性修复处理。第五章档案查阅与借阅查阅和借阅人事档案必须严格遵守审批权限和查阅程序，坚持“因工作需要”和“严格审批”的原则。查阅档案仅限于因考察、任免、调动、入党政审、办理退休、待遇核定、案件调查、出国（境）审查以及处理历史遗留问题等工作需要，严禁因私查阅档案。查阅档案必须由单位派出的两名中共党员持有效身份证件和《查阅人事档案审批表》，经人事部门负责人审核同意后方可查阅。任何个人不得直接查阅本人及其直系亲属的档案。查阅档案应在阅档室内进行，并在档案管理人员的陪同和监督下进行。查阅者必须严格遵守保密纪律，不得泄露、散布、传播档案内容，不得涂改、勾画、抽取、撤换、损毁档案材料。查阅档案时，应严格遵守阅档规定，爱护档案。如需摘录、复制档案内容，必须经档案管理人员审核同意，并在摘录件、复印件上注明出处、日期，由档案管理人员加盖公章确认。摘录、复制的材料使用完毕后，应按照涉密文件管理规定及时销毁或归档，不得随意丢弃。因工作特殊需要，确需借阅档案的，必须经单位分管领导批准，并严格履行借阅登记手续。借阅期限一般不超过15天，确需续借的必须办理续借手续，续借时间不得超过7天。档案借出后，借阅部门和个人必须承担档案保管责任，确保档案安全，严禁转借、转交他人，严禁擅自复制、拍摄、摘抄档案内容。以下情况严禁借阅档案：涉密程度高或重要核心档案；涉及审查调查尚未结案的档案；档案材料正在进行数字化加工或整理尚未归档的；其他不宜借阅的特殊情况。对于确需使用上述档案内容的，可采取在阅档室查阅、由档案管理人员代为摘录或提供加盖公章的复印件等方式解决。借阅档案归还时，档案管理人员必须当面逐页清点核对，确认档案材料齐全无损后，方可办理注销手续。如发现档案材料被涂改、抽取、损毁或丢失，必须立即向分管领导报告，并追查责任人，依据情节轻重给予严肃处理。第六章档案转递与移交职工因辞职、辞退、解除聘用合同、调动、退休、死亡等原因，其人事档案管理关系发生变动的，必须及时办理档案转递手续。档案转递必须通过机要交通渠道或派专人送取，严禁个人自带档案，严禁通过平信、挂号信、快递等非机要方式寄递档案。转递档案前，档案管理人员应整理档案材料，确保材料齐全、分类准确、装订规范。同时，应填写《人事档案转递通知单》，详细列明转递原因、档案份数、材料数量、转出单位、转入单位等信息。转递通知单一式两份，一份由转出单位存档，一份随档案一同寄送。对转出的档案，必须进行密封处理。档案袋应使用统一的专用档案袋，并加盖密封章和骑缝章。转递过程中应填写机要文件交寄单，留存回执备查。对于异地转递的档案，应主动与接收单位联系，确认档案安全送达。对于因接收单位地址不详、查无此单位等原因导致档案退回的，应及时查找新的联系方式，妥善保管退回档案，避免遗失。接收转入档案时，应严格核对转递通知单与档案袋封口是否完好，密封是否完好。如发现档案袋破损、封口开启、材料缺失等情况，应立即拒收并向转出单位发函查询，要求做出书面说明并采取补救措施。接收确认无误后，应及时将档案编号入库，并通知职工本人更新档案存放信息。退休职工的档案管理，应按照国家及所在地区关于退休人员社会化管理服务的政策执行。对于已纳入社会化管理的退休人员档案，应按规定向当地街道（社区）或退休人员管理服务机构办理移交手续，移交过程必须造具清册，双方签字盖章，确保档案流转清晰。对于暂未移交的退休人员档案，仍由单位按照在职人员档案标准进行管护。职工死亡后，其档案应由原保管部门按规定保管。如需移交相关部门或由家属代为保管的，必须出具合法有效的证明文件，并经单位领导批准后办理移交手续。严禁将死亡职工档案直接交给无关人员或随意丢弃。第七章档案信息化建设为适应新时代人事管理工作的需求，积极推进人事档案数字化建设。在确保纸质档案安全的前提下，逐步建立纸电一体化的人事档案管理体系。档案数字化工作应遵循“存量数字化、增量电子化”的原则，优先对干部档案、核心业务骨干档案进行数字化扫描。数字化扫描必须符合国家及行业相关标准。扫描分辨率应不低于300DPI，特殊字迹模糊的材料应适当提高分辨率。扫描图像应保持清晰、端正，无歪斜、无黑边、无污点。扫描后的电子文件应转换为PDF或双层PDF格式，并进行OCR文字识别，以便于检索和利用。建立完善的电子档案管理系统，设置严格的用户权限管理和日志审计功能。系统应具备档案目录管理、档案原文浏览、数据检索、统计分析、权限控制等功能。电子档案的存储应采取异地备份、离线备份等多种方式，确保数据安全。备份数据应定期进行恢复测试，验证备份数据的可用性。电子档案的利用应参照纸质档案查阅权限执行，严格审批程序。查阅电子档案应在专用计算机上进行，严禁通过互联网、私人U盘、移动硬盘等非涉密介质存储、传输电子档案数据。严禁对电子档案内容进行截图、拍照、截屏等操作。系统操作日志应长期保存，定期审计，确保所有操作可追溯。在推进档案数字化过程中，必须严格遵守保密规定。数字化加工一般应由本单位内部人员或在严格监管下委托具有涉密资质的专业机构进行。加工场所应封闭管理，严禁无关人员进入。加工过程严禁连接互联网，加工数据严禁外带。加工完成后，必须彻底清除加工设备中的临时数据。第八章档案保密与安全人事档案是国家机密和单位秘密的重要载体，必须将保密工作贯穿于档案管理的全过程。单位应与全体档案管理人员及相关涉密人员签订保密承诺书，明确保密责任和义务。定期组织档案管理人员进行保密教育和业务培训，提高保密意识和防范技能。档案库房及阅档室应列为重点保密部位，严禁非工作人员进入。库房钥匙、门禁卡由档案管理人员专人保管，严禁随意复制、转借。节假日、夜间必须开启防盗报警系统。如发生库房钥匙遗失，必须立即更换门锁或密码，并报告保卫部门备案。严禁在普通电话、移动电话、微信、QQ等非保密通信工具中谈论、传递档案涉密内容。严禁在非涉密计算机上处理、存储、传输档案信息。涉密计算机必须安装正版杀毒软件、防火墙，定期更新病毒库，关闭不必要的网络端口和服务。对于违反保密规定，造成档案泄密、丢失、损毁的，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中国共产党纪律处分条例》等相关法律法规，视情节轻重给予批评教育、党纪政务处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。对于在档案管理工作中做出突出贡献、有效避免档案重大损失或泄密事件的个人，给予表彰和奖励。第九章监督检查与责任追究建立健全人事档案管理监督检查机制。单位分管领导应每半年听取一次人事档案管理工作汇报，检查档案管理制度落实情况。人事部门应每季度对档案库房安全、材料收集归档、查阅利用记录等进行一次内部自查，及时发现和整改存在的问题。监督检查的主要内容包括：1.档案管理制度是否健全并严格执行；2.档案库房设施设备是否符合安全标准，“九防”措施是否到位；3.档案材料收集是否及时、齐全，鉴别是否准确，整理是否规范；4.档案查阅、借阅手续是否完备，有无违规查阅、借阅现象；5.档案转递程序是否合规，有无丢失、延误情况；6.档案数字化建设进度及数据安全管理情况；7.档案管理人员履职尽责及遵守保密纪律情况。对于监督检查中发现的问题，应下发整改通知书，明确整改内容、时限和责任人，并对整改情况进行跟踪复查。对于隐瞒不报、整改不力、敷衍塞责的部门和个人，将进行通报批评。实行档案管理责任追究制度。1.因管理不善、玩忽职守导致档案丢失、损毁、泄密的，追究直接责任人和有关领导的责任。2.伪造、篡改档案材料的，给予党纪政务处分；情节严重的，开除公职；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。3.擅自涂改、抽取、撤换、添加档案材料的，给予严肃处理，并恢复档案原貌。4.在档案转递中，因未按规定渠道或手续办理导致档案丢失的，由转出单位负责追查并承担相应责任。5.在档案查阅、借阅中，违反规定泄露档案内容或造成档案损坏的，视情节轻重给予处理。第十章附则本细则未尽事宜，按照国家及上级主管部门有关法律法规和政策规定执行。本细则由本单位人事部门负责解释。各部门应依据本细则，结合实际情况制定具体的操作规程，确保各项管理要求落到实处。本细则自发布之日起施行。以往发布的人事档案管理规定与本细则不一致的，以本细则为准。在执行过程中如遇国家政策调整，按新政策执行。附件说明：1.《查阅人事档案审批表》样表2.《人事档案材料收集归档清单》3.《人事档案转递通知单》样表4.《档案借阅登记表》样表（以下为相关表格展示）表1：人事档案库房温湿度记录标准记录项目标准范围调节措施记录频率责任人温度14℃-24℃高于24℃开启空调降温，低于14℃开启加热设备每日上午9:00，下午15:30档案管理