水利工程档案管理实施细则

水利工程档案管理实施细则第一章总则第一条为规范水利工程档案管理，明确档案管理责任，保证水利工程档案完整、准确、系统、安全，充分发挥档案在工程建设、运行维护、应急抢险、责任追溯中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》（2020修订）、《水利工程建设项目档案管理规定》（水利部令第47号）、《建设工程质量管理条例》、《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）等法律法规及行业标准，结合水利工程建设实际，制定本实施细则。第二条本细则适用于本行政区域内新建、扩建、改建、除险加固、流域综合治理等大中型水利工程项目的档案收集、整理、归档、保管、利用等全流程管理，小型水利工程、农村饮水安全工程、小型农田水利项目可参照执行。第三条本细则所称水利工程档案，是指水利工程项目从立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工建设、监理、设备安装、阶段验收、竣工验收、运行维护全生命周期形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实物等不同载体的各类历史记录。第四条水利工程档案管理遵循“统一领导、分级管理、谁建设谁负责、同步收集、同步整理、同步归档”的原则，保证档案与工程建设同步推进，确保档案真实反映工程建设全过程。第二章管理体制与职责第五条项目法人（建设单位）是水利工程档案管理的第一责任主体，对项目档案的完整性、准确性、系统性负总责，应当履行以下职责：（一）设立专门的档案管理机构，大中型水利工程应当配备不少于2名专职档案管理人员，其中至少1名具备档案专业中级及以上职称，或具有3年以上大中型水利工程档案管理工作经验；小型水利工程应当至少配备1名专（兼）职档案管理人员。（二）将档案管理经费纳入工程建设概算，档案管理经费按不低于工程建筑安装工程费的0.15%计提，专项用于档案收集整理、数字化加工、保管设施建设、信息化建设等支出，不得挪作他用。（三）项目开工前组织编制项目档案分类大纲、归档范围、整理标准，印发各参建单位执行，明确档案整理要求。（四）定期组织开展档案检查，每季度至少组织1次各参建单位档案工作联合检查，对发现的问题下达整改通知书，督促限期整改。（五）负责组织各参建单位档案整理汇总，申请档案专项验收，竣工验收后按规定向有关单位移交完整档案。第六条勘察设计单位职责：负责本单位承担勘察设计任务形成的全部档案收集、整理，包括地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等，在主体工程完工后1个月内移交项目法人。第七条监理单位职责：（一）负责监理文件的收集、整理、组卷，保证监理文件真实、准确、签认齐全。（二）对施工单位归档资料的真实性、完整性、准确性进行审核把关，每月对施工单位当月形成的施工档案进行一次核查，签署核查意见。（三）督促施工单位按要求整理编制竣工图，对竣工图的真实性进行审核签认。（四）工程完工后，在项目竣工验收前2个月内将整理完成的全部监理档案移交项目法人。第八条施工单位职责：（一）每个施工标段应当配备不少于1名专职档案管理人员，负责本标段施工档案的收集、整理、组卷和竣工图编制，保证档案形成与工程进度同步。（二）严格按照归档要求整理施工档案，保证各类施工记录、检验检测资料、质量评定资料、验收记录签字齐全，数据准确，竣工图做到图物相符，变更标注准确，竣工图编制准确率达到100%。（三）分包工程的施工档案由总包单位统一收集整理，对分包工程档案质量负责，不得由分包单位直接向项目法人移交。（四）工程完工后，竣工预验收前完成本标段全部档案整理组卷，经监理审核合格后移交项目法人。第九条运行管理单位职责：负责工程竣工验收后接收项目法人移交的全部档案，负责工程运行、维护、检修、安全鉴定、除险加固过程中形成档案的收集、整理、归档，对库存档案定期检查维护，保证档案安全。第十条县级以上水行政主管部门负责本行政区域内水利工程档案工作的监督指导，组织开展水利工程档案专项验收，对档案移交、保管、利用工作进行监督检查。第三章归档范围与分类、保管期限第十一条水利工程档案归档范围按照形成阶段分为十类，具体如下：（一）项目前期立项审批文件：包括项目建议书及审批文件、可行性研究报告及审批文件、环境影响评价报告及批复、水资源论证报告及批复、水土保持方案报告书及批复、洪水影响评价报告及批复、建设用地预审意见、征地移民安置规划及批复、征地补偿协议、地质灾害危险性评估报告、压覆矿产资源评估报告、文物调查评估报告、勘察成果报告、初步设计文件及审批文件、施工图设计文件及审查意见、工程报建文件、开工审批文件等。（二）招投标与合同文件：包括招标公告、招标文件、资格预审文件、投标文件、评标报告、中标通知书、各类勘察设计合同、监理合同、施工合同、设备采购合同、征地移民合同、其他咨询服务合同等。（三）监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理周报、监理通知单、整改通知、工地会议纪要、专题会议纪要、进度控制文件、投资控制文件、质量控制文件、原材料构配件签证文件、工程质量评定资料、分部工程验收监理报告、质量事故调查处理文件、监理工作总结等。（四）施工文件：包括施工组织设计、专项施工方案、技术交底、工程开工报审表、分部工程开工通知、原材料出厂合格证、进场复试报告、构配件设备质量证明文件、试验检测报告、施工测量记录、地基处理记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程施工记录、单元工程质量评定资料、设计变更申请与审批文件、工程索赔文件、质量缺陷处理记录、质量事故调查处理记录、设备安装调试记录、金属结构制造安装检测记录、阶段验收施工报告等。（五）设备仪器文件：包括设备招标技术文件、设备装箱单、产品合格证、使用说明书、安装图纸、安装调试记录、性能检测报告、设备运行维护手册等。（六）竣工验收文件：包括各专项验收申请与批复文件、环保验收文件、水土保持验收文件、消防验收文件、移民安置验收文件、档案专项验收文件、竣工决算报告、竣工决算审计报告、竣工验收申请、竣工验收鉴定书、竣工验收工作报告等。（七）运行维护与管理文件：包括工程日常巡查记录、定期检测报告、年度养护计划与总结、工程安全鉴定报告、注册登记资料、应急处置预案、除险加固工程文件、调度运行记录等。（八）声像档案：包括工程开工前原址原貌照片视频、工程整体地形地貌航拍资料、重要施工节点（截流、封顶、蓄水等）照片视频、重要会议活动、领导视察、竣工验收会议、工程建成后全貌等资料，照片要求单张分辨率不低于300dpi，单张文件大小不小于5MB，视频分辨率不低于1080P，帧率不低于25帧，格式为通用可编辑格式。（九）电子档案：包括各阶段形成的电子公文、CAD电子图纸、电子检测报告、电子审批文件、数据库文件、工程管理信息系统数据等。（十）实物档案：包括工程竣工纪念碑拓片、工程竣工铭文、启用印章、获奖奖牌证书、工程标志性构件样本、重要活动礼品等。第十二条水利工程档案采用四级分类编号法，编号规则为“大类码-属类码-项目年份码-案卷号”，其中大类码为1位阿拉伯数字，对应第十一条的十大类；属类码为2位阿拉伯数字，对应每大类下的属类；项目年份码为4位阿拉伯数字，标注项目开工年份；案卷号为3位阿拉伯数字，为同类内案卷顺序号，例如：1-01-2023-001，代表2023年开工项目1大类（前期文件）下第1属类第1卷，分类清晰便于检索。第十三条水利工程档案保管期限分为永久、30年、10年三类，划分标准如下：（一）永久保管：凡是反映工程主要职能和基本历史面貌，对工程建设、运行维护、应急抢险、责任追溯具有长远利用价值的档案列为永久保管，包括：立项审批文件、征地移民文件、竣工图、竣工验收鉴定书、审计报告、工程安全鉴定报告、重大质量事故处理文件、声像档案中的重要节点资料、实物档案中的标志性物品等。（二）30年保管：凡是在较长时间内对工程建设、管理具有参考利用价值的档案列为30年保管，包括：一般监理文件、一般施工文件、设备安装调试文件、阶段验收文件等。（三）10年保管：凡是在较短时间内对工程管理具有参考利用价值的档案列为10年保管，包括：一般性行政事务文件、月度例行报告、一般性通知等。第四章归档质量要求第十四条文字材料归档质量要求：（一）归档文件纸张统一采用A4幅面70g以上纯木浆书写纸，蓝图采用国家标准重氮蓝图或数码蓝图，不得使用热敏纸、复写纸、普通复印纸等不利于长期保存的纸张；所有文件字迹必须清晰耐久，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色水笔等易褪色笔书写，不得刮擦涂改文件内容，确需修改的采用杠改方式，修改人签字并标注修改日期。（二）所有归档文件必须签字盖章齐全，法定代表人、项目负责人、监理工程师等相关人员签字必须为手写签名，不得用个人印章、电子签名代替手写签名（符合电子签名法规定的电子文件除外），所有审批文件必须加盖出具单位公章，不得使用业务章代替公章。（三）文件用纸幅面大于A4的，按A4幅面折叠，小于A4的粘贴在A4衬纸上，折叠后要求文件标题、编号露出，便于查阅。第十五条竣工图编制质量要求：（一）竣工图必须做到图物相符、数据准确、变更标注清晰、签署齐全，真实反映工程竣工后实际情况。（二）施工图未发生变更的，由施工单位在施工图标题栏空白处加盖统一规格的“竣工图”章后直接归档；变更范围小于图面1/3的，可在原图上修改标注，修改处加盖修改人章，标注修改依据，加盖竣工图章后归档；变更范围超过图面1/3，或修改后图面混乱、清晰度不足的，必须重新绘制竣工图，重新绘制的竣工图必须标注原图编号、修改依据，加盖竣工图章。（三）竣工图章规格统一为50mm×80mm，内容包括：施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人、监理单位名称、现场监理工程师、总监理工程师、编制日期，所有栏目必须填写完整并签字，不得空白。竣工图章加盖在竣工图标题栏下方空白处，不得遮挡图纸线条、文字、尺寸数据。（四）电子竣工图采用CAD格式绘制，必须分层保留原图信息，修改处保留修改痕迹，命名规则为“专业代码-部位编号-原图号-竣工图名”，便于检索调阅。第十六条组卷质量要求：（一）组卷遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件的有机联系，按单项工程、专业、阶段分别组卷，一个合同段内的文件不得拆分成多个案卷组卷。（二）不同载体类型的档案分别组卷，纸质档案组卷厚度：文字材料卷厚度不超过20mm，图纸卷厚度不超过30mm，避免过厚影响翻阅和保管。（三）案卷题名应当准确简明，能够反映案卷的主要内容，标注清楚项目名称、单项工程名称、专业、内容，例如：XX水库除险加固工程-大坝主体工程-土建施工-原材料复试报告。（四）每卷案卷必须配备卷内目录和备考表，卷内目录放置在案卷首页，列明卷内文件顺序号、文号、责任者、题名、日期、页码；备考表放置在案卷末页，列明卷内文件总份数、总页数，整理人、检查人姓名和整理日期，对卷内文件缺损、修改情况进行说明。第十七条声像与实物档案质量要求：（一）所有声像档案必须附带文字说明，内容包括：拍摄时间、拍摄地点、主要内容、主要人物、拍摄人姓名，单张照片说明标注在照片背面，批量视频说明放在光盘盒封面。（二）实物档案根据不同尺寸分别整理，大型实物拍摄照片归档，附带说明，小型实物分类包装存放，标注档号和名称。第五章归档流程与移交要求第十八条水利工程档案实行全过程同步归档，具体流程及时限要求如下：（一）项目准备阶段：项目法人在项目开工后15日内完成《项目档案分类大纲》《项目归档要求》编制，印发所有参建单位，各参建单位按照大纲要求开展档案收集工作，做到工程建设推进到哪个阶段，档案收集整理到哪个阶段。（二）工程施工阶段：各参建单位每月底对当月形成的档案进行一次整理核对，监理单位每月对施工单位档案进行核查，签署核查意见，项目法人每季度组织一次联合检查，对不符合要求的档案退回整改，整改期限不得超过15日。（三）阶段验收前：施工单位完成对应阶段的档案整理组卷，经监理审核合格后，在阶段验收前7日报送项目法人档案管理机构，项目法人核查合格后方可组织阶段验收。（四）竣工预验收前：各参建单位应当在竣工预验收前3个月完成本单位全部档案整理组卷，向项目法人移交，项目法人档案管理机构在1个月内完成档案完整性、准确性审核，出具审核意见，对不合格的档案下达整改通知书，要求参建单位在15日内整改完成。（五）档案专项验收：项目法人完成档案整理汇总后，编制《档案整理工作报告》《全宗档案目录》，向水行政主管部门申请档案专项验收，档案专项验收合格后方可组织工程竣工验收。（六）竣工验收后移交：工程竣工验收后3个月内，项目法人应当向水行政主管部门档案管理机构移交全套永久档案原件一套，向工程运行管理单位移交全套完整档案（含所有保管期限的文件），运行管理单位在接收后10日内完成档案清点核对，办理移交签字手续，双方各存一份移交清单。第十九条档案移交要求：所有档案移交必须填写《水利工程档案移交清单》，一式两份，清单内容包括档号、案卷题名、数量、载体类型、保管期限、编制单位，移交单位和接收单位双方经办人签字、加盖单位公章，各留存一份备查。第六章档案保管与保护第二十条档案保管库房建设要求：永久保管档案的库房应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）要求，落实“防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫”八防措施，库房内温度控制在14℃-24℃，日温差不超过±2℃，相对湿度控制在45%-60%，日湿度差不超过±5%，库房配备自动灭火系统、防盗报警系统、除湿机、空调、防紫外线窗帘、防鼠设施，每半月对库房温湿度进行一次人工记录，根据温湿度变化及时调整通风、除湿，保证库房环境符合要求。第二十一条档案存放要求：（一）档案按分类编号顺序存放，档案柜架标注档号区间，库房入口张贴档案存放平面示意图，便于快速检索调阅。（二）永久保管档案单独划定区域存放，不同载体档案分库存放，纸质档案、声像档案、电子档案、实物档案分别存放，磁性载体档案远离强磁场，电子档案存储在专用防磁柜中。（三）重要永久档案实行异地备份制度，将数字化后的档案数据存储在异于库房地址的其他安全地点，防止因自然灾害、意外事故造成档案灭失。第二十二条档案定期检查要求：（一）纸质档案每年进行一次全面清点核对，核对账、卡、物是否一致，发现档案褪色、破损、霉变的，及时进行修补、脱酸、复制，抢救损坏档案。（二）声像档案每半年检查一次，发现底片粘连、照片褪色的，及时扫描复制数字化保存。（三）电子档案每年检查一次存储介质完整性，每3年对电子数据进行一次迁移拷贝，更换存储介质，防止因介质老化损坏造成数据丢失。（四）每次检查做好检查记录，对发现的问题及时登记，落实整改措施。第七章档案利用与开发第二十三条建立健全档案利用制度，内部单位查阅档案，填写《档案借阅登记表》，经档案管理机构负责人批准后可调阅，外部单位查阅档案，应当持单位介绍信，说明查阅用途，经项目法人或运行管理单位分管领导批准后方可调阅，涉密档案查阅按照国家保密管理规定执行，未经批准不得擅自复制、摘抄、外传涉密档案。第二十四条档案借阅期限一般不超过15日，确需延长的应当办理续借手续，归还档案时，档案管理人员应当检查档案完整性，确认无涂改、损坏后及时归位，发现损坏的按规定追究借阅人责任。第二十五条档案开发要求：（一）编制完善的档案检索工具，包括案卷目录、卷内文件目录、分类目录、专题目录、电子检索目录，大中型水利工程应当编制竣工图索引、重大变更索引、质量问题索引等专题检索工具，提高检索效率。（二）开展档案编研工作，编制工程项目大事记、工程建设总结、主要技术指标汇编、工程地质资料汇编等编研成果，为工程运行维护、应急抢险、后续工程建设提供参考。（三）对不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的水利工程档案，按照规定向社会开放，提供公共利用服务，支撑水利科研、公众知情等公共需求。第八章档案鉴定与销毁第二十六条档案鉴定工作每10年组织一次，由档案管理机构牵头，组织工程技术部门、纪检监察部门、运行管理部门组成鉴定小组，对保管期限届满的档案进行价值鉴定。第二十七条鉴定程序：（一）对保管期限届满的档案逐卷审查，分析档案的继续利用价值，对仍有保存价值的档案，重新划定保管期限，继续保管；对确无保存价值的档案，登记造册，编制《档案销毁清册》，列明销毁档案的档号、案卷题名、数量、形成时间、销毁原因，鉴定小组全体成员签字确认。（二）《档案销毁清册》报单位分管领导审核批准，同时报同级水行政主管部门档案管理机构备案，永久档案销毁前应当复制一套副本报送同级水利档案馆存档。第二十八条档案销毁要求：销毁档案应当指定2名以上监销人员，监销人员核对销毁清册后监督销毁，销毁完成后监销人员在销毁清册上签字，电子档案销毁应当彻底清除存储介质中的数据，不得残留可恢复数据，未经批准任何单位和个人不得擅自销毁水利工程档案。第九章水利工程档案信息化管理第二十九条水利工程档案实行“双套制”管理，即同步归档纸质档案和电子档案，电子档案与纸质档案具有同等效力，电子档案应当符合《电子档案管理基本要求》（DA/T58-2020），保证电子档案真实、完整、可用、安全，元数据采集齐全，元数据包括文件责任者、形成时间、文件编号、格式、大小、修改记录、保管期限等信息。第三十条档案数字化加工要求：（一）永久保管的纸质档案应当全部完