营销资料借阅规则

营销资料借阅规则作为公司营销中心资料室的管理人员，我在这里管理各类营销资料快五年了，亲眼看着资料架从空落落的两排，慢慢堆满上百份项目案例、行业报告、执行方案，这些资料不是一堆落灰的纸，也不是存放在硬盘里没用的文件，每一份都是公司几代营销人跑市场、熬大夜攒出来的心血，有的是花了几十万真金白银买回来的独家数据，还有不少是曾经帮公司拿下大项目的成功经验。之所以要制定这份清晰的借阅规则，真的不是为了给大家添麻烦、卡大家的使用，恰恰是为了保护好这些我们共同的财富，让每一位有需要的同事都能顺顺利利借到、安安心心用到，不会出现想要的资料被人带走找不到、辛辛苦苦做的资料丢了找不回的情况。接下来我就把所有规则说清楚，方便大家遵照执行。1总则1.1规则制定的目的本规则的制定核心目的只有两个：第一是保障所有营销资料的安全流通，平衡“方便使用”和“保密保护”两个需求，既不因为规则太严耽误大家干活，也不因为规则太松导致资料损坏、泄露，损害大家共同的利益；第二是规范借阅行为，让所有资料都能循环使用，最大化发挥这些资料的价值，帮新人快速上手，帮老人做项目的时候少走弯路，给大家的营销工作提供靠谱的支撑。我在这里多说一句，之前出过好几次事儿，比如有同事借了核心竞标案例一直不还，后来部门投标要找这个参考，翻遍了都找不到，差点耽误了大事；还有的把独家行业报告随便转给外面的朋友，结果人家转头就透给了竞品，给公司造成了不小的损失，所以这些规则都是踩过坑之后总结出来的，不是凭空想出来的，大家多体谅。1.2规则适用范围本规则适用于公司内部所有需要借阅营销资料的员工，不管你是营销部、品牌部、产品部还是销售部，只要来借营销资料都要遵守，同时也适用于和公司有合作的第三方服务商、咨询机构、广告供应商等外部单位，所有外部人员借阅都必须遵守本规则的特殊要求。1.3营销资料的分类和借阅权限基础我们把所有营销资料按照保密等级和用途分成了四个大类，不同类别对应不同的借阅要求，大家可以提前对照自己要借的资料分类准备申请：1.3.1公开类资料这类主要是对外公开的宣传类资料，包括公司对外发布的品牌宣传册、产品手册、已经公开结案的营销活动通稿、对外发布的公益活动资料等，这类资料没有保密要求，借阅门槛最低。1.3.2内部共享类资料这类是公司内部可以自由流通的非核心资料，包括已经结案一年以上不涉及核心数据的营销项目总结、通用的营销培训课件、基础的行业分析资料、对外投放的公开素材包等，是大家平时借得最多的一类，不需要高层审批，手续很简单。1.3.3内部受限类资料这类涉及公司的内部核心信息或者高成本获取的资料，包括未超过一年结案项目的核心执行数据、正在跟进的项目基础方案、公司花钱采购的独家行业报告、核心客户的基础分层画像资料、线下活动的独家执行预案等，这类资料不能随便外传，需要对应层级的审批。1.3.4机密级资料这类是公司最高保密等级的营销资料，包括公司年度整体营销战略规划、未上市新品的完整推广方案、核心竞标项目的投标方案、未公开的核心产品定价策略、核心大客户的合作方案等，这类资料关系到公司的核心利益，借阅限制最严。说完了基础的分类和适用范围，接下来我给大家说大家最关心的内容，具体的借阅申请和审批流程，不同借阅方式和不同资料的要求不一样，大家对着流程走就不会出错。2借阅申请与审批流程我们现在同时支持线下纸质资料借阅和线上电子资料借阅两种方式，不同方式的流程略有区别：2.1线下借阅流程线下主要是纸质资料、实体光盘硬盘资料的借阅，流程如下：2.1.1分级申请与审批如果借阅的是公开类资料，不需要提前走OA审批，直接到资料室登记信息就能领走，非常方便；如果是内部共享类资料，只需要在公司OA系统的“资料借阅申请”模块填好你的部门、姓名、借阅用途、预计归还时间，提交之后不需要上级审批，我们资料室后台看到就会给你预留好；如果是内部受限类资料，填完申请之后需要你的部门直属主管在线审批，审批通过之后我们才会给你调资料；如果是机密级资料，除了部门主管审批之外，还需要营销中心总监签字审批，所有审批都通过之后才能借阅，而且一般机密级资料不允许带出资料室，特殊情况要带出的，必须要有总监的书面签字同意。这里我多说一句，不是我们故意要走这么多流程，机密级资料要是出了问题，整个项目甚至公司的利益都会受影响，多走一道审批，也是对大家负责，避免不小心出了问题大家担责任。2.1.2现场领出与核对审批通过之后，你到资料室领资料的时候，我们的管理员会和你一起核对资料的完整性，纸质资料会核对页码有没有缺漏，实体电子资料会核对文件能不能正常打开，确认没问题之后你签字登记就能领走，如果你拿到的时候就发现有缺页、损坏，直接跟我们说，我们给你换或者给你复印补全，绝对不会耽误你用。2.2线上借阅流程现在我们大部分资料都已经数字化上传到公司内部知识库了，大家不用跑资料室就能借阅，流程更简单：2.2.1权限申请开通公开类和内部共享类资料，所有公司员工的知识库账号默认就有浏览和下载权限，你直接搜就能用，不需要申请；要是你要找内部受限类资料，搜索到之后点申请权限，填上用途，提交给部门主管审批，审批通过之后系统会自动给你开通这个资料的下载权限；要是机密级资料，审批通过之后只会给你开通72小时的临时浏览权限，不允许下载，要是你需要下载用，必须要有总监的书面授权，临时权限到期之后会自动收回，要是你还需要用，可以重新申请续期。2.2.2线上使用要求线上下载的所有内部和机密级资料，都不允许转发到公司外部的任何平台，包括私人微信、外部网盘、朋友圈等等，也不能发给公司内部没有申请权限的同事，要是别人要用，让他自己走流程申请，这点大家一定要记住，之前出过事儿，我也就不再多说了，都是为了大家好。2.3外部合作方借阅特殊流程要是和我们合作的外部单位需要借阅营销资料，必须由对接我们公司的项目负责人做担保，提前三个工作日给我们提交盖了对方公司公章的书面借阅申请，写清楚借阅的用途、资料范围、归还时间，最多只能借阅公开类和内部共享类资料，特殊情况需要借内部受限类的，必须要营销总监审批，而且绝对不允许外部单位借阅机密级资料，这点没有商量的余地，毕竟防人之心不可无，对吧？流程大家都清楚了，那借完资料之后，使用和归还有什么要求呢，我接下来给大家说清楚。3借阅后的使用规范与归还要求3.1资料使用的基本规范3.1.1保密与版权要求所有营销资料的版权都属于公司，不管是你自己做的还是别人做的，都不允许你拿去做私人用途，更不允许泄露给任何竞争对手或者外部无关人员，也不能把资料拿去发表、投稿或者用作其他和公司工作无关的用途，我在这里提醒大家一句，之前有离职员工把公司买的独家报告带走给新东家使用，最后吃了官司赔了钱，真的得不偿失，所以大家一定要遵守，保护公司的利益也是保护你自己。3.1.2资料保护要求原始资料不管是纸质还是电子的，都是我们留档存档用的，所以请大家不要在原始纸质资料上乱涂乱画、撕页折页，要是你需要记笔记画重点，你可以自己复印一份拿去改，或者找我们帮你复印，成本很低的；电子资料也不要改原始文件，你可以另存一份到你的个人工作盘里改，原始文件要保持完整留给后面的人用，我之前见过一本非常珍贵的早年经典案例本，被画得乱七八糟，原来的内容都盖住了，后来新人要参考根本看不清，真的挺心疼的，那都是老前辈的心血，所以麻烦大家爱惜一点。3.1.3转借要求你借到的资料不能随便转借给没有走申请流程的同事或者外部人员，哪怕是同一个部门的同事要用，也要让他自己走一遍申请，不然出了问题找不到责任人，对大家都不好，这点小事儿，麻烦一下走个流程，其实两分钟就搞定了，也不麻烦。3.2借阅期限与续借规则3.2.1基础借阅期限不同类型的资料借阅期限不一样，公开类和内部共享类纸质资料的借阅期限最长是30天，内部受限类纸质资料最长是15天，机密类资料如果允许带出，最长借阅期限是3天，电子资料线上的只要有权限就能一直看，没有期限，但是权限到期之后会自动收回。3.2.2续借规则要是到期了你还没看完，或者工作还没做完需要继续用，你可以提前1天在OA上申请续借，或者直接给我们发微信说一声，只要这个资料没有其他人预约，我们就会给你续借，最多可以续一次，续期最长15天，要是已经有别的同事预约了这个资料，那不好意思，麻烦你先还回去，人家用完了你再借，大家互相体谅一下，毕竟资料是大家共有的，你急着用别人也可能急着用对吧。3.3归还要求3.3.1归还检查你还资料的时候，我们会一起检查资料的完整性，纸质资料核对有没有缺页损坏，电子资料你要承诺从你的个人设备里删掉所有拷贝，尤其是机密级和受限类的资料，用完就删，不要留在自己的设备里，避免泄露。3.3.2逾期处理到期前一天我们会给你发OA提醒和微信提醒，要是超过7天没还，我们会给你的部门主管发提醒，超过15天没还，我们就会暂时停止你的借阅权限，直到你把资料还回来再恢复，这个不是惩罚，就是提醒你一下，可能你太忙忘了，我们催你一下，也避免等着用资料的同事一直等。说完了正常情况的规则，那万一出现资料损坏或者遗失的情况，怎么处理呢，我也给大家说清楚，不会模糊处理，也不会故意为难大家。4资料损坏与遗失的处理规则4.1正常损耗的处理要是资料本身已经放了很多年，你正常使用的时候出现了掉页、轻微磨损，不是人为故意损坏的，你直接跟我们说就行，不需要你赔偿，我们资料室自己会修补，大家不用藏着掖着，本来就是正常使用，谁都不会怪你。4.2人为损坏的处理要是因为你不爱护，导致资料出现大面积涂鸦、撕页、泡水，没办法修补，影响后续使用的，那就要按规定处理了，要是是公开类或者内部共享类资料，按资料的制作成本两倍赔偿，要是是内部受限类或者机密类的独本资料，就按资料的实际价值赔偿，还要写一份情况说明，备案留底，其实我们也不是想要那点赔偿，就是希望大家都能爱惜这些来之不易的资料。4.3资料遗失的处理要是你不小心把资料弄丢了，第一时间跟我们说，我们会先帮你一起找，真的找不到了，我们这边有电子存档可以重新打印装订的，你只需要出打印装订的成本费就行，要是是独本的、没办法重新制作的独家资料，比如已经绝版的行业报告，那就要按资料的采购成本或者实际价值赔偿，同时走审批备案，避免资料流出去泄露风险，真的不是我们不近人情，这些资料补都补不回来，损失是大家共同的，所以也请大家理解。最后还有几种常见的特殊情况，我给大家单独说一下，方便大家灵活处理：5特殊情况处理说明5.1现场查阅不带走的情况如果你只是过来查个数据，看一眼就走，不需要把资料带走，那不用走任何借阅审批流程，只需要在门口的登记本上登个记，就能进去看，我们资料室还给大家准备了沙发、饮用水和纸笔，大家累了还能歇一会儿，随便看多久都没关系。5.2出差急用的情况如果你出差在外，突然要用资料，来不及走完整审批流程，你直接给我们打个电话或者发微信说清楚情况，我们可以先给你开通临时权限或者发加密文件，你回来之后三个工作日之内补完审批手续就行，绝对不会耽误你干活，这点大家放心，我们也知道做营销的经常有突发情况，不会死卡流程的。5.3员工离职或者岗位调动的情况不管你是离职还是调到其他部门，都需要在办手续之前把你手里所有借阅的营销资料都还给我们，我们核对清楚没问题之后，才会给你开核对确认单，你才能继续办后续手续，这个也是流程要求，不是针对谁，麻烦大家配合一下，避免后续出问题找不到资料。总的来说，这份营销资料借阅规则，从制定到细化，每一条都是从我们实际工作里总结出来的，核心出发点从来都不是限制大家，而是更好地服务大家，保护我们所有人共同的财富。这些资料堆在资料室里，看起来只是一本本纸、一个个文件，但实际上是我们公司这么多