电子公文与电子印章使用管理暂行办法

电子公文与电子印章使用管理暂行办法第一章总则第一条为规范电子公文与电子印章的制作、流转、使用和管理，提高行政效率，保障信息安全，依据国家相关法律法规及信息化建设要求，结合实际工作情况，制定本办法。第二条本办法所称电子公文，是指机关、单位在履行职能过程中形成的，以数字形式存储于计算机等电子载体中，具有规范格式和法定效力的公务文书。电子印章，是指基于可信密码技术生成的，与实体印章具有同等法律效力，用于电子公文等电子文件上的数字化签名印章。第三条本办法适用于本单位及所属各部门电子公文的制作、审核、签发、流转、归档和电子印章的申请、制作、发放、使用、保管、变更、注销等管理活动。第四条电子公文与电子印章的管理遵循真实有效、安全保密、规范有序、便捷高效的原则。电子公文与加盖电子印章的电子文件，与纸质公文及加盖实体印章的文件具有同等法律效力。第五条单位信息化管理部门是电子公文与电子印章管理的牵头部门，负责系统平台的建设、维护、技术支持及安全保障。各业务部门负责本部门电子公文的起草、审核、流转和电子印章的规范使用。办公室（或相应综合管理部门）负责电子公文的格式规范、流转监督及电子印章的归口管理。第二章电子公文的制作与流转第六条电子公文的制作应符合国家及行业关于电子公文格式的标准规范，确保内容真实、表述准确、格式规范。起草人员应对公文内容的真实性、准确性负责。第七条电子公文的审核、签发流程应与纸质公文保持一致，严格执行相关审批程序。审核人员应重点对公文内容、格式、文种、发送范围等进行审查。签发人员在其权限范围内对电子公文进行签发。第八条电子公文流转应通过单位指定的办公自动化系统进行，确保流转过程可追溯、可审计。流转过程中，相关人员应及时处理，不得延误。第九条电子公文发出前，应进行必要的校对和检查，确保无误。涉及敏感信息的电子公文，应按照保密规定进行处理和标识。第十条电子公文的归档应符合国家电子档案管理相关规定，由专人负责，确保电子公文的完整性、真实性和长期可读性。归档后的电子公文应定期进行备份。第三章电子印章的制发与管理第十一条电子印章的制作应基于国家认可的可信密码技术，由单位信息化管理部门会同办公室（或相应综合管理部门）统一组织，严禁任何单位或个人私自制作、复制电子印章。第十二条电子印章的申请由各部门根据工作需要提出，经本部门负责人审核，报办公室（或相应综合管理部门）审批后，由信息化管理部门统一制作和发放。第十三条电子印章应包含单位或部门名称、印章图案等关键信息，其样式应与实体印章保持一致或经单位正式批准的特定样式。第十四条电子印章实行专人保管制度。保管人员应妥善保管电子印章的密钥介质（如USBKey等）和密码，不得转借、泄露或遗失。如发生遗失或密码泄露，应立即报告办公室（或相应综合管理部门）和信息化管理部门，并采取应急措施。第十五条电子印章的使用权限应根据岗位和职责进行严格设定和管理。信息化管理部门负责权限的配置与变更。第十六条因机构调整、名称变更或印章损坏等原因需要更换电子印章的，应按原申请程序办理，并交回原电子印章密钥介质。电子印章不再使用时，应办理注销手续，交回密钥介质并由信息化管理部门进行销毁或妥善处理。第四章电子印章的使用规范第十七条电子印章的使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则。使用电子印章前，必须对电子文件的内容进行认真审核，确保内容真实、合法、完整。第十八条严禁在空白电子文件或与工作无关的电子文件上加盖电子印章。严禁利用电子印章从事任何违法违规活动。第十九条加盖电子印章的电子文件，其内容不得被篡改。如确需修改，应按原审批流程重新办理。第二十条使用电子印章时，应确保操作环境安全，防止密钥介质被非法复制或盗用。使用完毕后，应及时退出系统并妥善保管密钥介质。第二十一条电子印章的使用情况应在系统中留下完整日志，包括用印人、用印时间、用印文件等信息，以便追溯和审计。第五章安全与保密第二十二条电子公文与电子印章管理系统应具备完善的安全防护措施，包括身份认证、权限控制、数据加密、安全审计等功能，防止信息泄露、丢失或被篡改。第二十三条相关人员应严格遵守国家保密法律法规及单位保密规定，不得将电子公文内容及电子印章相关信息泄露给无关人员。第二十四条存储电子公文和电子印章密钥介质的设备应采取必要的安全防护措施，定期进行病毒查杀和安全检查。第二十五条发生电子公文泄密、电子印章被盗用或系统安全事件时，应立即报告并采取应急处置措施，防止事态扩大。第六章监督与责任第二十六条单位办公室（或相应综合管理部门）会同信息化管理部门负责对电子公文与电子印章的使用和管理情况进行监督检查。第二十七条对于严格遵守本办法，规范使用和管理电子公文与电子印章，提高工作效率成绩显著的部门或个人，给予表扬或适当奖励。第二十八条对违反本办法规定，造成电子公文失泄密、电子印章滥用或系统安全事故的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第七章附则第二十九条