学校办公室管理制度

学校办公室管理制度一、总则为规范学校办公室管理，提高工作效能，确保各项工作有序运转，更好地服务于学校教学、科研及管理工作，依据相关规定，结合本校实际，特制定本制度。本制度适用于学校各级各类办公室及其工作人员的日常管理与办公行为。办公室工作是学校整体工作的重要组成部分，全体办公人员应本着服务至上、求真务实、规范高效、团结协作、安全保密的原则，认真履行职责。二、组织机构与职责（一）办公室人员配置与岗位职责学校办公室根据工作需要，科学合理配置工作人员。各类人员应明确岗位职责，做到因事设岗、职责到人、分工协作。（二）办公室主任（或负责人）职责办公室主任（或负责人）全面负责本办公室的日常管理工作，主要职责包括：组织制定和实施办公室工作计划；协调内外关系，确保政令畅通；负责重要文件、材料的审核；组织召开办公室工作会议；督促检查各项工作的落实；管理办公室人员，做好思想政治工作和业务指导；完成上级交办的其他工作。（三）办公人员职责办公人员应在办公室主任（或负责人）领导下开展工作，主要职责包括：承办各类文件的收发、登记、传阅、催办、归档等工作；负责会议的筹备、通知、记录及纪要整理；协助领导处理日常事务，做好上传下达；管理办公室印章、介绍信；负责办公用品的申领、分发与管理；维护办公设备的正常运行；做好保密工作；完成领导交办的其他任务。（注：可根据学校实际情况，细化文秘、档案、后勤、接待等专项岗位职责）三、日常办公管理（一）公文处理1.收文处理：收到外来文件、信函后，应及时登记、启封、分类，根据内容和性质提出拟办意见，呈办公室主任（或负责人）批示后分办、传阅。传阅文件应迅速，不得积压、延误或横传。2.发文处理：校内文件的草拟应符合公文规范，内容准确、条理清晰、文字简练。文稿需经拟稿人、核稿人、签发人签字后，方可缮印、校对、用印、分发。正式文件应按规定格式排版，并做好发文登记和归档。3.校内请示、报告：各部门向学校领导请示、报告工作，应按程序报送办公室统一呈送，一般不直接报送领导个人。（二）会议管理1.会议组织：学校各类会议应本着精简、高效的原则组织。承办部门应提前拟定会议方案，明确会议议题、时间、地点、参会人员、议程等，报相关领导审批后，及时发出会议通知，做好会场布置、材料准备、设备调试等会务工作。2.会议纪律：参会人员应按时参会，因故不能参加者需提前向会议组织者请假。会议期间应关闭手机或调至静音，保持会场安静，认真听会，做好记录，不随意走动或交头接耳。3.会议记录与纪要：重要会议应安排专人记录，会后及时整理会议纪要，经领导审签后分发相关部门，并督促落实会议决议事项。（三）印章与介绍信管理1.印章管理：办公室印章实行专人保管，严格用印审批制度。使用印章须经办公室主任（或负责人）批准，对用印内容负责审核，用印情况应进行登记。严禁在空白纸张、介绍信或不符合规定的文件上加盖印章。印章不得随意带出办公室，确需带出的，须经学校分管领导批准。2.介绍信管理：开具介绍信须经办公室主任（或负责人）批准，写明持信人身份、事由、去向和有效期限，并做好登记。严禁开具空白介绍信。（四）档案管理1.各类文件、资料、会议记录、报表等，应按照档案管理规定及时收集、整理、分类、编号、装订、归档。2.档案管理应做到规范有序、安全保密，便于查阅。查阅档案须履行登记手续，涉密档案须经相关领导批准。（五）办公用品管理1.办公用品实行统一采购、登记、领用制度。各部门根据实际需要提出申领计划，经办公室审核后统一采购。2.办公用品领用应坚持节约原则，杜绝浪费。建立办公用品台账，定期盘点，确保账实相符。（六）办公设备管理1.计算机、打印机、复印机、传真机等办公设备，应指定专人负责管理和维护，确保设备正常运行。2.使用办公设备应严格遵守操作规程，厉行节约，降低消耗。设备出现故障应及时报修。（七）信息与保密工作1.严格遵守国家及学校有关保密工作的规定，严守保密纪律，不该说的秘密不说，不该问的秘密不问，不该看的秘密不看，不该记录的秘密不记录。2.涉密文件、资料的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁，必须符合保密规定。涉密计算机严禁接入互联网，严禁使用非涉密计算机处理、存储涉密信息。3.不得在非保密场所谈论涉密事项，不得在私人交往和通信中泄露秘密。四、办公环境与安全管理1.办公环境：保持办公室整洁、安静、有序。办公桌面物品摆放整齐，文件资料及时归档，废弃纸张等杂物放入指定垃圾桶。下班前整理好个人办公区域，关闭不必要的电源。2.安全保卫：增强安全防范意识，做好防火、防盗、防破坏工作。下班前务必关好门窗，切断不必要的电器电源。贵重物品妥善保管。发现安全隐患应及时报告并采取措施。3.卫生与绿化：自觉维护公共卫生，保持室内外环境清洁。爱护办公室公共设施和绿化植物。五、人员行为规范与职业道德1.仪容仪表：办公人员应衣着整洁、得体、大方，保持良好的职业形象。2.言行举止：待人接物应热情、礼貌、耐心、周到。工作时间应专注工作，不做与工作无关的事情，如长时间闲聊、上网娱乐等。3.工作纪律：严格遵守考勤制度，按时上下班，不迟到、早退、旷工。因事、因病请假须按规定履行请假手续。4.学习提升：积极参加政治理论学习和业务培训，不断提高思想政治素质和业务工作能力。5.廉洁自律：严格遵守廉洁从政（教）各项规定，秉公办事，不徇私情，自觉抵制不正之风。六、监督与考核1.各部门负责人为本部门办公室管理工作的第一责任人，应加强对本部门人员的教育、管理和监督，确保各项制度落到实处。2.学校办公室将定期或不定期对各部门办公室管理工作情况进行检查和指导，检查结果作为相关考核评价的参考依据。3.对严格遵守本制度、工作成绩突出的办公室和个人，予以表扬或奖励；对违反本制度，造成不良影响或