信息基础技术 4

人工智能通识人工智能提升文档编辑Artificial

Intelligence任务二

课程目录01拟定会议通知02调研报告基础排版03调研报告高级排版04自动生成表格05制作活动邀请函模块一ChapterOne拟定会议通知新建文档AI帮写智能修改多人协作AI写作是助手还是陷阱AI生成示例对比对比两段AI生成的‘校园歌唱大赛志愿者招募通知’，一段结构完整、用语正式，另一段要素缺失、口吻随意。这说明AI输出质量高度依赖提示词的精准度。投票引发思考通过‘谁更像正式公文’的投票，引导学生意识到AI并非万能，指令质量是决定输出的关键因素，从而引出‘如何写好提示词’的学习需求。明确角色为‘校团委秘书’，让AI知道输出的语气和立场，确保生成内容符合正式公文的要求。角色设定锁定主题为‘百千万工程突击队招募’，使AI围绕核心任务展开内容，避免偏离主题。主题聚焦涵盖背景、对象、方式、时间等要素，让AI生成的通知内容完整、逻辑清晰，满足公文的基本要求。要素齐全提示词四要素决定AI输出质量互动案例为大学生“百千万工程突击队”项目的招募工作拟一个招募会议通知。格式规范要点公文（通知）的基本格式要求：标题二号宋体加粗、正文三号仿宋段落首行缩进2字符、1.5倍行距落款右空四格等。错误示例对比公文格式硬规则一次讲清论文格式规范要点修订文档传统修改文本/段落格式：统一设置标题（宋体、二号、加粗）、正文（仿宋、三号）、段落（首行缩进2字符、1.5倍行距）。AI智能修正演示使用WPSAI的“润色”或“语法检查”功能，对生成内容中不准确、不通顺或风格不正式的语句进行优化。01润色功能演示WPSAI“润色”按钮的三档效果：保守、标准、强力。以同一段口语化句子为例，展示不同档位的输出效果，帮助使用者理解其功能。02选择合适档位根据具体场合选择合适的润色档位，实现“机器快速生成、人工精准决策”的高效协作模式，提升公文语言的正式性和准确性。03提升写作效率通过AI润色功能，使用者可以快速将口语化的句子转化为正式的公文语言，减少人工修改的时间，提高写作效率。AI润色功能让语言更正式首先发起协作亲身体验现代办公中高效的协同工作流程传统“邮箱往返”“微信互传”模式存在版本混杂、命名混乱等问题，严重影响工作效率。传统模式弊端通过协同链接，实现文档实时同步、自动留痕，多人可同时编辑，大大提高协作效率，避免反复传文件的麻烦。协同链接优势协同链接取代反复传文件修订模式让改动一目了然展示修订条的功能：红色竖线标记修改位置，右侧气泡显示删除与新增内容，让每一次改动都清晰可见。修订功能展示修订模式保留了修改的历史记录，方便作者随时查看和回溯，确保文档的每一次变化都有迹可循。可回溯的修改记录作者可以根据实际情况选择接受或拒绝修改建议，确保文档的最终内容符合要求，强化人在协作中的主导地位。决策权在作者手中批注是沟通而非直接改稿批注功能用于提出问题或建议，而不是直接修改文档内容，保留了讨论的空间，方便团队成员进行异步沟通。批注功能的作用通过批注，团队成员可以清晰地表达自己的疑问或建议，避免直接修改带来的混乱，提升团队协作的专业性。专业沟通方式形成‘改—问—答’的沟通闭环，确保每一个问题都能得到及时回应和解决，提高团队协作的效率。构建沟通闭环模块二ChapterTwo调研报告基础排版页面设置AI排版样式与编号生成目录真实项目驱动：灰水粽文化调研报告“百千万工程突击队”急需提交一份专业报告，时间紧迫。排版不再是简单的软件操作，而是决定项目专业度与文化传播力的关键。核心任务：将杂乱的原始素材，转化为一份规范、美观、专业的调研报告。互动案例页面是文档的视觉骨架，边距留白决定阅读节奏。正式报告的第一步，是统一设置页面规格。成品尺寸：统一为A4，确保打印与电子版规范。页边距：预设适中边距，为装订和批注留出空间。装订线：左侧预留额外空间，确保成册后内容完整。提示：封面、正文、附件若需不同设置，需提前规划，为后续分节埋下伏笔。统一页面：让纸张说话手动排版逐段调整字体、字号、行距，效率低下且极易出现格式不统一。样式排版将格式预设为“样式”，一键应用至全文，瞬间规范统一，高效便捷。铁律：先样式，后手动，从根源保证格式统一与高效。从手动排版到自动排版的思维跃迁AI全文排版：一键换装AI排版“将文档排版为正式调研报告风格”123告别手动输入“1.1”、“1.2.1”的繁琐与易错，实现标题编号的完全自动化。将多级列表链接到标题样式。设置好缩进与对齐，确保层级清晰、格式美观。当插入、删除或移动章节时，一键更新，所有编号自动调整。多级编号：让章节自己会长大基于样式和大纲级别，一键生成可导航、可更新的专业目录。1点击【引用】→【目录】→【自动目录】2在【自定义目录】中调整显示级别与前导符3定稿前，右键【更新域】→【更新整个目录】目录生成：三十秒建导航模块三ChapterThree调研报告高级排版添加表格题注与交叉引用形状与文本框分隔符页眉页脚题注：给图片一张身份证为图片、表格、图表添加专业标注，确保其在文中被准确引用，且移动时编号自动更新。标准流程：选中图片→【引用】→【题注】【新建标签】（如“图”）勾选【包含章节号】输入描述性文字规范口诀：一图一题注，一表一号。图2-62为图片添加题注在正文中插入“见图2-3”，实现文字与图表的智能联动。当图片编号变化时，引用可一键更新。操作：【引用】→【交叉引用】→选择引用类型和内容。措辞：保持“见”、“如图”等统一说法，提升专业度。更新：使用快捷键F9批量更新所有引用。交叉引用：让正文与图对话AI表格美化：让机器做苦活引入WPSAI，快速生成表格并且一键应用专业配色与对齐方案，瞬间提升报告档次，实现人机协同。指令：提示词+“美化表格”指令，AI依据内容语义生成表格及推荐样式。协同：AI解决80%重复劳动，人完成20%创意决策。复用：保存“我的表格样式”，便于后续快速应用。分节符：把长文档切成段“节”是长文档排版的灵魂。它允许同一文档内存在不同的页面设置，如同将一本书分成多个独立的册子。封面：无页眉页码，独立成节。目录：使用罗马数字页码，独立成节。正文：使用阿拉伯数字页码，独立成节。操作：在需要分节的位置，点击【页面布局】→【分隔符】→【下一页】。分节符关键技巧取消“同前节”：页眉的独立宣言双击页眉进入编辑状态，取消“链接到前一节”，即可为当前节设置独一无二的页眉页脚。链接状态页眉显示“与上一节相同”，修改会影响前一节。独立状态取消“链接到前一节”，页眉内容独立可控。页脚页码：让章节自己翻篇利用分节符，为文档的不同部分设置独立的页码系统，实现封面无页码、目录用罗马数字、正文用阿拉伯数字的复杂需求。起始页码：在正文节设置起始页码为1。页码格式：为目录节选择罗马数字格式。奇偶页不同：为双面打印设置不同的页眉页脚。分节符关键技巧工作流程复盘：先骨架后细节1页面设置2样式编号3生成目录4图文题注5分节页眉6输出PDF核心原则：先整体后局部，先自动化后手动关键词：规范、高效、智能模块四Chapter Four制作活动邀请函设计邀请函邮件合并设计专业美观的邀请函模板，平衡美观性与信息传达效率。版式设计要点标题醒目：活动名称大字号突出显示层次分明：时间、地点、流程清晰排列视觉引导：使用图标、线条引导阅读美化技巧主题色彩：选择与活动主题匹配的颜色精美图片：添加背景图或装饰图案字体搭配：标题与正文使用不同字体设计邀请函使用邮件合并功能批量生成个性化邀请函，大大提高工作效率。邮件合并流程1准备数据源（Excel联系人列表）2创建主文档（邀请函模板）3选择收件人列表并插入合并域4预览并完成合并生成文档常用合并域«姓名»«单位»«职位»«联系方式»邮件合并人机协同是智能办公核心人机协同的重要性AI虽然强大，但仍然需要人的专业判断、规范意识和协作精神，人机协同才是智能办公的核心。价值观引导树立“技术向善、为我所用”