关于进一步加强公文报送管理工作的通知

关于进一步加强公文报送管理工作的通知公文是各级各单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是履行职责、依法行政和进行公务活动的重要工具和载体。公文质量反映着部门的行政管理水平和工作作风，直接影响着政府施政效能的发挥。为进一步落实《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及“三基建设”规范文书管理工作要求，提升我市公文报送水平，确保公文质量，现将有关事项通知如下：一、目前我市公文报送工作中存在的突出问题近年来，我市各级各单位公文运转基本正常，政令比较畅通，为完成市政府及其部门各项中心工作做出了应有的贡献。但很大一部分单位在公文报送中仍存在着一些突出问题亟待解决：（一）发文程序不健全。部分单位报送公文逻辑混乱、错字连篇、漏洞百出，归究原因是部门发文程序缺失、程序设置不规范。有的单位文件仅由业务科室负责人或起草人起草后，直接上报行文；有的单位“一把手”只署名不审核，审签形同虚设，将本该由部门承担的报送件初审、核稿、把关职责全部推卸上交市政府。（二）违规报送文件。部分单位不按正常渠道、正常程序报送文件，报请市政府或市政府办公室的常规文件直接呈送领导个人，有的多头分送又未注明分送情况，造成领导交叉或重复阅文批示、领导签批事项无登记、公文流转无法跟踪和催办转办，甚至公文倒转不知流向；有的单位拟以市政府或市政府办公室行文，部门之间会商意见不一致就遮掩事实擅自行文上报；有的单位把自身职权范围内能够处理或无须报批的事项呈报市政府，明知故请。（三）人为制造紧急公文。一些单位对工作没有有效的铺排计划，工作被动拖沓，报送文书为市政府研究、决策、办理预留时间过短，临近事项办结节点才呈送文件要求即呈即批、即报即办，或报请事项已超出工作要求规定时限，人为制造紧急公文。（四）错用文种。不考虑行文目的、公文内容、行文关系以及发文机关职权，随意选择文种，以“函”或“会议纪要”代替“请示”“报告”；以“建议”代替“意见”；“请示”“报告”不分，用“报告”请示工作，或者一事多请，或在“报告”中夹带请示事项等。（五）表述歧义模糊。涉及同一单位或个人的称呼前后不一致；数字、度量等前后矛盾；数字、人名和地名等未经核实；引文标题、文号、内容引用错误；公文正文口语连篇；用语不讲语言环境引发歧义；不合事理、不经推敲错用滥用词语，错字别字频出。（六）内容含糊不清。报送件行文依据、目的、意图等表达不清；层次结构混乱，语法逻辑错误；概念前后矛盾、混淆不清、含义重复、语句不畅；有的官话套话连篇，无的放矢、空发议论、不得要领。（七）行文格式不规范。印章加盖不清晰不端正；混用上行文与下行文格式；请示性公文没有签发人，不注明联系人和联系方式；公文要素不全；仍沿用旧版公文格式；装订出现颠倒、重复、遗漏、白页；涉密文件不标注秘密等级；文件内层次序号不规范、不连贯，同一层次的标题字体字号不一致；引用文件未注明发文字号；主送单位空缺等。（八）办件拖沓迟缓。部分单位对公文办理时效性认识不足，紧急公文处理不及时，积压迟报现象较多；有的单位大局观念不强，协作意识淡漠，牵头部门和配合单位推诿扯皮，转办件断档脱节、久拖不决。上述问题的存在，反映了一些单位对公文质量的重要性认识不到位，不懂或不遵守公文处理工作相关规定，制度不落实，工作标准不高、要求不严、作风浮躁，直接扰乱了市政府的正常工作秩序，严重影响了机关行政管理行为的严肃性，败坏了政府形象。对此，各部门一定要引以为戒、高度重视。二、公文报送标准规范（一）内容要求：1.报送市政府的请示、报告等上行文。要准确表达行文依据及意图；文字精当顺畅、逻辑清晰、条理清楚；过多的背景材料可作附件处理，不在正文中赘述；正文一般不超过500字，特殊情况原则上不超过2000字；请示件必须是部门职权范围内无法解决的事项。2.报送拟以市政府及其办公室行文代拟稿件。要突出针对性、指导性和可操作性；表述清楚、语言精确、结构严谨、条理清晰；体例格式规范；人名、地名、数字、引文等内容准确无误；相关附件材料齐全完整。（二）格式要求：各级各部门报送文书要严格按照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）中规定的内容、格式要求行文。（三）程序要求：1．请示报告类公文程序要求：开发区管委会、各乡镇人民政府、各街道办事处、市直各单位的请示报告类公文，经主办单位公文报送审核流程通过，由该单位一把手签发后，报送市政府办，政府办初审通过后受理。部门承办人必须为熟悉情况的业务科室负责人。2．拟以市政府及其办公室行文程序要求：（1）部门发文程序：必须经主办（拟稿）单位公文报送审核流程，由该单位一把手签发通过。承办人必须为业务科室负责人和文秘工作负责人。（2）部门申报程序：由主办单位填写并打印《拟以市政府及其办公室行文申报表》（详见附件1），与拟稿正文一同报送市政府，并同步提供发文依据、背景资料等；市政府办根据工作实际进行可发可不发的前置审核，经审核不可发的文件，退来文单位作不发文处理。（3）部门会签程序：申报程序通过后，涉及多个部门权责事项需部门会签的，由主办单位征求相关部门意见，并将征求意见采纳情况以附件形式列表附后。未征求意见或征求意见有遗漏的，一律不得上报。会签意见一致后，才可进入行文程序。经协商仍不能取得一致意见时，主办单位应列明各方依据和理由，提出建设性意见，报请市政府协调或裁定。（4）其他前置审核程序：涉法文件和规范性文件必须由主办单位法制机构或法律顾问进行合法性审查初审，并填写《合法性审查初审卡》（附件1—表2）报市法制办审查同意，规范性文件除经市法制办审查同意后，还须经市政府常务会议讨论通过后才可行文。涉密文件或不宜公开文件，需同步提供单位“一把手”签署说明的涉密事由和公开属性认定依据。制定市场准入、产业发展、招商引资、招标投标、政府采购、经营行为规范、资质标准等涉及市场主体经济活动的规章、规范性文件和其他政策性文件时，按照“谁起草，谁负责”原则，由主办（拟稿）单位对文件内容进行公平竞争审查，填报《公平竞争审查表》（附件2）。凡不符合以上要求的文书，市政府办一律不予接收。三、加强公文报送管理工作的几点要求（一）提高对报送件质量重要性的认识。一个单位公文质量的好坏，直接关系到公文本身的效用，直接影响到发文单位的执行力和形象声誉。各单位要高度重视，认真遵守有关公文处理规定，及时纠正不讲程序、不讲规范、不负责任的行为，努力提高报送公文质量。（二）健全公文报送制度。报送市政府公文实行“一个口”进出制度。各单位请示报告、拟以市政府及其办公室行文文书由政府办统一登记、编号，具体承办。除领导特别指示外，原则上没有登记编号的文书，部门不得擅自呈送领导审批；未经政府办登记编号受理的文书，政府办将不再负责流转、办件。各单位要结合实际，从工作需要出发，紧紧围绕提高公文处理工作的质量和效率，建立健全本单位公文报送、审核、保密、归档、公布、责任追究、奖惩考核等工作制度，细化工作流程，从制度层面规范细化公文运作的每一个环节。（三）建立公文报送审核流程。各单位必须建立起“业务科室起草核稿——文秘工作负责人初审——文秘分管领导审查——单位一把手签发”的依法依规、责权清晰、运转顺畅、快捷高效的公文报送审核具体流程。所有签署人员都要通读文稿，从源头上把好文件“出口”关，使报送文书在进入市政府办件程序前就经过严格的“体检”。１.“一把手”履行签发职责：报送代拟稿及请示报告文书必须由单位“一把手”签发。各单位“一把手”是报送件的第一责任人，对报送公文的质量承担全面责任，要从维护单位形象的高度出发，从报送内容到行文格式认真审核、把关，坚决做到不合格、不规范的文稿不签发，实现公文报送零差错。未经报送审核流程的文件，“一把手”不得签发。2.文秘分管领导履行审签职责：分管文秘领导是报送件的责任人，对发文流程负全面责任。重点审核行文关、文字关、体例关、文种关、程序关、格式关等，并负责协调解决报送文书及文秘工作开展中出现的问题。3.文秘工作负责人履行初审职责:各单位公文报送的承办人实行双岗制，文秘工作负责人是第二承办人。重点负责对报送件的格式、文体、文种、文字、体例、内容、标点等进行初审。4.业务科室负责人履行核稿职责：各单位公文报送的承办人实行双岗制，业务科室负责人是第一承办人。业务科室负责人是报送件的直接责任人，对内容负全面责任，要切实担负起核稿人的职责，重点负责对报送文书的业务、事实、政策、数据等进行核实，负责把好政策关、内容关、法律关、文字表述关、业务事实关、引文数字关等，并负责提供领导批示、发文依据、背景资料等发文相关素材。所有单位报送的拟以市政府及其办公室行文代拟稿件，必须在申报表“主办（拟稿）单位公文报送责任单”栏目，详细备注各相关责任人。（四）采取有效措施大力精简文件。按照中央“切实改进文风，大力精简文件”有关规定，市政府办将对拟以市政府及其办公室行文稿件进行严格的前置申报审核，以下范围内容一律不再发文：1．没有实质内容、可发可不发的文件，一律不发；2．国家法律法规已作出明确规定的，现行规定仍然适用的，一律不再行文；3.上级普发文件，国务院、省政府、晋中市文件已发至本级的，市政府不再行文；4．省、晋中市下发的文件，部门没有明确贯彻实施意见和要求的，市政府不再行文；5．市政府原则上不转发省政府、晋中市政府各厅和直属机构的公文，一般性的贯彻实施意见由部门自行行文或部门间联合行文；6．部门职能范围内的事务，由部门自行行文或相关部门间联合行文，市政府不再行文；7．已通过媒体公开发布或已开会部署并明确工作任务的，一般不再行文；8．年年内容相同或相似的常规性工作且无新要求、新政策措施的，原则上不再行文；9．能够通过电话、面商、便函、电子邮箱、短信息等方式办理的事项，一律不再行文；10．各类领导小组、指挥部开展常规性工作的，由领导组或其办公室自行行文；11.文稿性质、类别相近的，能合并的一律合并发文；12．本级议事协调机构和临时机构组成人员因人事变动个别调整的，不另行发文，由继任人员自然更替。组成人员变动较大或工作机构变更时再作调整发文。（五）实行不合格公文退办、通报和责任追究制度。1．经市政府办初审，文书存在格式不符、文种混用、内容不清、文理不通、引用数据不实、错字别字频出等明显失当处，公文作退回重办处理。接文后，报送单位必须高度重视，落实责任，认真研究讨论、严谨审核把关，确保再次报送件符合行文及质量要求。2．再次报送文书，经市政府办初审，仍有明显失当处，在全市点名通报批评，十日内不再接收此件，如有需要，十日后连同本单位书面检讨一并再行上报。3．第三次报送公文依然有明显失当处，市政府办将启动公文报送责任倒查追究制，对报送公文审核签发流程各责任人进行问询，追究相关出错人责任。相关责任情况直接呈报市政府领导阅处，以有效维护公文报送工作的严肃性。（六）严格报送时限。各单位的报送文书，要至少提前两周呈报市政府办，为政府办相关科室、市直部门、市政府领导留出初审、流转、会办、讨论、研究、决策、签发等办件时间。各单位要加强工作的前瞻性和计划性，减少紧急公文的制发，杜绝人为制造紧急公文。因特殊情况不能及时上报的请示报告公文、代拟稿件，要提前一周最迟不得少于3个工作日与政府办协调联系，以便政府办合理调度、统筹安排。凡没有提前沟通和特殊说明的，一律按一般件和常规件依报送时序和办件程序办理，造成影响、贻误工作的，由主办单位负责。因工作实际，报送急件的，主办部门同步提供单位“一把手”备注说明的紧急事由，政府办正式受理后，启动紧急公文处置程序。紧急公文实行同步跟进制和限时办结制，由报送单位承办人同步配合完成；对特别紧急的事项，单位分管副职必须到场会商协调。（七）加强文秘人员培训管理。《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）出台后，我市很多单位未能及时组织从业人员学习跟进落实，收文后各单位要立即组织开展一次全员培训，使公文处理相关规定和要求入脑入心。各单位分管文秘工作领导要切实担负起第一责任人职责，对公文报送工作亲自部署、全程过问，选配有培养潜力、有一定文字基础、工作认真、责任心强的人员专职负责公文处理工作，并加强日常教育管理，不断强化文秘工作人员的业务能力。（八）建立文秘人员交流平台。为进一步提高工作效率，加强业务沟通，促进学习交流，实现公文运转的双向及时互动，市政府办建立介休市文秘工作交流（微信）平台，请各单位办公室主任、分管文秘领导及文秘工作人员即时入群（微信二维码详见附件3）。四、保障机制为切实维护机关公文的严肃性和权威性，参照山西省和晋中市政府办公厅办文要求，对开发区管委会、各乡镇人民政府、各街道办事处、市直各单位报送市政府的公文进行集中查错及通报评价。各单位要严格对照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）及本通知要求，对本单位公文报送工作进行全面自查自纠，及时整改。建立一把手负总责，分管领导主要负责，业务科室具体负责，办公室总体把关的公文处理工作机制，确保报送市政府公文行文规范，程序健全、高质高效。自本通知下发之日起，市政府办将从文件时效、格式、程序、内容等方面对各单位报送文书进行集中查错，规范公文处理工作。根据集中查错