2026年劳动纠纷行政资料配合办法

2026年劳动纠纷行政资料配合办法目录1.总则1.1制定目的与依据1.2适用范围1.3工作基本原则2.职责划分2.1管理层职责2.2执行部门职责2.3监督部门职责3.具体管理内容3.1流程触发场景与资料分类3.2资料调取与流转流程3.3资料核验标准3.4资料提交规范3.5资料归档要求3.6特殊场景应急配合要求4.违规约束与处理4.1违规行为认定4.2对应处理标准4.3正向激励规则4.4免责情形5.申诉机制5.1申诉受理范围5.2申诉处理流程5.3权益保障要求6.附则7.附件附件1：《劳动纠纷资料调取单（模板）》附件2：《劳动纠纷资料对外提交台账（模板）》附件3：《劳动纠纷资料配合节点责任对照表》附件4：《资料真实性承诺函（模板）》1.总则1.1制定目的与依据为规范公司劳动纠纷处置全流程中的行政及人事资料收集、核验、提交、保管工作，明确各环节配合责任，提升劳动纠纷处置效率，既保障公司合规经营，也维护劳动者合法权益，根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》《劳动保障监察条例》等现行劳动保障法律法规，结合公司实际运营情况，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于公司总部、各区域分子公司、驻外派驻机构所有与公司建立劳动关系的劳动者，在劳动纠纷内部调解、劳动人事争议仲裁、劳动争议诉讼、劳动保障监察调查、社会保险稽核等全场景处置过程中，涉及的人事、行政、业务、财务类资料的调取、流转、核验、提交、归档全环节管理。员工因个人事务申请查阅本人人事档案、开具在职/离职证明等常规资料服务，不适用本办法，按照公司人事档案管理相关规定办理；公司与劳务提供者、合作方发生的非劳动关系类纠纷资料配合工作，不适用本办法，按照公司民事纠纷处置相关规定执行。1.3工作基本原则（1）合法合规原则：所有资料配合工作必须严格遵循法律法规要求，确保证据资料的真实性、合法性、关联性，不得隐匿、伪造、篡改资料，不得通过资料提交环节侵害劳动者合法权益，不得违反法定时限要求影响纠纷处置程序。（2）权责一致原则：明确各环节资料管理的责任主体，谁保管、谁负责，谁经手、谁核验，确保责任可追溯、流程可闭环。（3）双向保护原则：资料配合过程中既要按法定要求配合有权机构的调查与纠纷处置工作，也要严格保护劳动者个人隐私，对与纠纷事项无关的个人信息要做必要遮蔽，不得随意扩大资料知悉范围，同时妥善保管公司非公开经营信息，避免信息不当扩散。（4）高效协同原则：各部门要建立快速响应机制，在规定时限内完成资料提交与配合工作，不得推诿扯皮影响纠纷处置进度。2.职责划分2.1管理层职责公司分管领导负责对重大劳动纠纷（含争议金额10万元以上、涉及10人以上集体劳动争议、可能引发区域行业影响的纠纷）的资料配合方案进行审批，统筹协调跨部门资料调配资源，对资料提交的最终合规性负责。2.2执行部门职责各相关部门为资料配合工作的执行主体，具体职责如下：（1）人力资源部为流程牵头部门：负责在劳动纠纷触发后1个工作日内梳理资料需求清单，向相关部门送达调取通知；负责对接外部纠纷处置机构，明确法定举证要求、时限标准；负责对各部门提交的人事类核心资料（劳动合同、考勤记录、薪酬记录、社保记录、规章制度签收记录等）进行交叉核验；负责在纠纷处置完结后牵头完成资料归档；每年至少组织1次全公司范围的劳动纠纷资料配合合规培训，覆盖各部门负责人、档案管理员、人事岗人员。（2）各业务部门：负责梳理、提交本部门保管的涉及纠纷当事人的绩效考评记录、工作任务安排凭证、岗位奖惩记录、在岗履职情况佐证、工作交接记录等材料，部门负责人为部门资料提交的第一责任人，对本部门提交资料的真实性、完整性负责。（3）行政档案管理岗：负责提供存档的员工入职档案、公司规章制度公示及送达凭证、办公区域门禁记录、员工签收的各类行政告知文书存根等材料，保证调取资料为原始存档版本，不得提供私自复制、篡改的版本。（4）财务管理部：负责提供纠纷涉及时段的工资发放银行回单、社会保险缴费完税凭证、加班费/奖金/各类津贴核算发放明细、经济补偿相关费用支付凭证、工资扣款合规依据等财务类资料，确保数据与财务账套记录完全一致。（5）法务合规部：负责对拟提交的全部资料进行合法性审核，识别资料中存在的合规风险点，对涉及公司非公开经营信息的部分提出遮蔽处理建议；在仲裁、诉讼开庭过程中配合做好资料的证据说明工作，对资料的证据效力提供专业支持。2.3监督部门职责（1）内控审计部为流程监督主责部门：负责每季度抽查劳动纠纷资料配合的全流程台账，对流程合规性进行监督；负责受理流程中违规行为的线索核查，对因资料配合失误造成公司损失的事件开展责任认定；每年度对本办法的执行效果开展独立评估，提出优化建议。（2）公司工会负责对资料配合过程进行民主监督，重点监督是否存在侵害劳动者合法权益的情形，对集体劳动争议的资料收集过程可派员到场见证，保障劳动者的知情权、参与权。3.具体管理内容3.1流程触发场景与资料分类符合以下任一情形的，需启动本办法规定的资料配合流程：一是收到劳动人事争议仲裁委员会送达的应诉通知书、举证通知书；二是收到人民法院送达的劳动争议案件传票、举证通知书；三是收到人力资源和社会保障行政部门送达的劳动保障监察调查询问通知书、社会保险稽核通知书；四是公司内部启动劳动纠纷调解程序，经双方当事人同意需要调取资料核实相关事实的。纳入配合范围的资料共分为四类：一是劳动关系核心类资料：含劳动合同及变更/续签协议、入职登记表、离职申请/解除（终止）劳动合同通知书、离职证明签收记录、社会保险及住房公积金缴费记录、员工手册及规章制度的员工签收记录等；二是薪酬绩效类资料：含各月度工资发放明细、银行代发回单、绩效考核评分表、绩效结果告知送达记录、奖金/加班费/未休年休假工资核算发放记录、经济补偿金/赔偿金核算及支付凭证等；三是用工管理类资料：含考勤打卡原始记录、请假/加班审批单据、奖惩通知及送达凭证、岗位调整通知及员工确认记录、专项培训记录及服务期协议、竞业限制协议及履约跟踪记录等；四是关联佐证类资料：含办公系统操作日志、工作任务交付凭证、离职交接清单、经合法程序公示的管理规定等。3.2资料调取与流转流程人力资源部在流程触发后1个工作日内开具《劳动纠纷资料调取单》（附件1），明确标注所需资料的名称、对应时段、提交形式（原件/复印件/电子原始件）、提交截止时间、对接人员信息，送达至相关资料保管部门。常规资料提交时限为收到调取单后3个工作日内，涉及跨年度存档、需要从异地分子公司调取的资料，提交时限最长不超过5个工作日，所有资料需在法定举证期限届满前3个工作日完成归集，为法务审核、审批流程预留充足时间。涉及10人以上集体劳动争议的，人力资源部要牵头组建临时资料协调小组，建立每日进度同步机制，确保资料按时归集。资料流转过程中要建立交接登记制度，所有资料的借出、归还都要由经手人签字确认，严禁私自留存、复印、拍摄流转中的资料。3.3资料核验标准各部门提交资料时，需同步签署《资料真实性承诺函》（附件4），由资料提交人、部门负责人共同签字确认资料为原始存档版本，内容真实、完整，无篡改、无遗漏、无伪造。提交复印件的，要由资料保管人核对原件后，在复印件上标注“与原件一致”，签署核对人姓名及日期；提交电子资料的，要附带资料导出路径说明，比如考勤记录需导出考勤系统后台原始数据库文件，标注导出人、导出时间，不得提交手工编辑修改的电子表格。人力资源部归集资料后，要对核心资料进行交叉核验：将劳动合同约定的工资标准与财务工资发放记录、社保缴费基数逐一核对，将考勤记录与加班审批单、工资中的加班费发放记录逐一核对，将奖惩记录与规章制度的对应条款逐一核对，发现资料存在矛盾、缺失的，要第一时间反馈相关部门补正。法务合规部要在收到归集资料后1个工作日内完成合法性审核，重点核查资料是否存在合规瑕疵、是否符合法定证据要求，对存在风险的资料要提出补正建议。涉及争议金额10万元以上的重大案件，所有资料经法务审核后，需报分管领导审批签字后方可进入下一流程。3.4资料提交规范所有经审核通过的资料，由人力资源部指定的正式在职员工作为唯一对外对接人统一提交，任何部门和个人不得私自向外部机构、纠纷对方当事人提供本办法规定范围内的资料，不得私自向任何外部主体就资料内容做出确认性表述或承诺。对外提交的复印件需统一加盖公司公章，标注提交日期；提交过程中要同步填写《劳动纠纷资料对外提交台账》（附件2），记录提交时间、资料清单及页数、接收单位及接收人员信息，由提交人签字留存。资料提交过程中，对与纠纷事项无关的劳动者个人隐私信息、公司非公开经营信息，要做必要的遮蔽处理，不得随意扩大信息披露范围。3.5资料归档要求劳动纠纷处置完结（收到裁决书/判决书/调解书、监察/稽核结论、调解协议签署完成）后10个工作日内，由人力资源部牵头，将纠纷处置过程中产生的所有文书（含外部机构送达的通知书、提交的资料副本、庭审记录、生效法律文书、调解记录等）整理装订，存入公司劳动纠纷专项档案，由行政档案管理岗统一保管，保管期限自员工离职之日起不少于5年，满足法律法规对用工资料保管的最低期限要求。3.6特殊场景应急配合要求遇到外部机构工作人员现场开展调查、需要当场调取相关资料的，现场在岗对接人员要第一时间通知人力资源部、法务合规部工作人员到场，首先核验对方的工作证件、法定调查文书，不得私自将档案带离保管区域，不得当场签署任何资料确认类文书；待法务、人力工作人员到场后，按照法定流程配合资料调取工作，严禁以推诿、拒绝的方式阻碍正常执法活动。4.违规约束与处理4.1违规行为认定存在以下行为之一的，认定为流程违规：（1）无正当理由延迟提交资料，超出规定时限影响流程推进的；（2）提交虚假资料、篡改原始记录、隐匿应当提供的资料的；（3）私自对外提供资料、泄露资料内容，或者未经授权对外做出承诺的；（4）资料保管不当，导致原始资料遗失、损毁，影响举证的；（5）授意、指使他人实施上述违规行为的；（6）对举报人、申诉人进行打击报复的。4.2对应处理标准根据违规情节轻重，按以下标准处理：（1）情节轻微：首次无正当理由延迟提交资料，但未超出法定举证期限、未造成不良影响的，对直接责任人予以口头警示，责令立即改正；（2）情节一般：延迟提交资料导致流程紧张，或者资料保管不当造成资料遗失但能补正的，对责任部门予以全公司通报批评，对直接责任人扣发当月绩效的10%；（3）情节较重：提交的资料存在明显错漏、私自对外提供资料但未造成损失的，对直接责任人予以记过处分，扣发当季度绩效的20%，对部门负责人扣发当月绩效的10%；（4）情节严重：因延迟提交、资料遗失、隐匿资料导致超出举证期限，或者提交虚假资料、私自做出承诺，造成公司败诉、被行政机关处罚、产生经济损失的，对直接责任人扣发当季度绩效的30%-50%，部门负责人授意违规的加倍承担责任，同时按照公司损失金额的5%-60%承担相应赔偿责任，符合公司规章制度中严重违纪情形的，依法解除劳动合同；存在伪造证据等违法行为的，配合相关机关追究法律责任。4.3正向激励规则对在资料配合过程中，主动发现资料存在的重大合规漏洞、及时补正避免公司产生5万元以上经济损失或者重大名誉影响的员工，经内控审计部核实后，给予500元-5000元的一次性绩效奖励，同时纳入年度优秀员工评选的优先考量范围。4.4免责情形存在以下情形之一的，相关人员不承担责任：（1）因地震、火灾、系统故障等不可抗力因素导致资料损毁、无法按时提交，且已第一时间采取补救措施的；（2）严格按照流程要求提交资料，因资料本身存在的历史遗留问题，且相关人员在入职后未参与资料形成过程、不存在主观过错的；（3）有证据证明相关人员已按要求履行资料保管、提交职责，因其他人员的违规行为导致不良后果的。5.申诉机制5.1申诉受理范围员工对违规责任认定、处理结果有异议的，或者发现其他人员存在本办法规定的违规行为、侵害公司或员工合法权益的，均可向公司工会或者内控审计部提出申诉或举报。5.2申诉处理流程申诉人需在收到处理通知或者发现违规事实后的5个工作日内，提交书面说明及相关佐证材料；受理部门在收到材料后3个工作日内做出是否受理的决定，对不予受理的要书面说明理由；决定受理的，要在10个工作日内联合人力资源部、法务合规部及职工代表组成核查小组，通过调阅流程台账、访谈相关人员、核验原始资料等方式开展独立核查，形成最终核查结论。经核查认定原处理决定有误的，要第一时间撤销原处理决定，向当事人补发扣减的绩效工资，在原通报范围内消除影响；经核查认定原处理决定事实清楚、标准适当的，要向申诉人书面说明核查过程及依据，做好解释沟通。5.3权益保障要求申诉、举报过程中要充分保障当事人的陈述权、申辩权，严格为举报人保密，严禁任何形式的打击报复行为；申诉期间不停止原处理决定的执行，但若最终核查认定处理错误的，要及时纠正并补偿当事人的相应损失。6.附则6.1本办法由公司人力资源部负责解释，各区域分子公司可结合属地劳动法规的具体要求，在不违背本办法核心规定的前提下制定本地实施细则，报总部人力资源部、法务合规部备案后生效。6.2每年12月由人力资源部牵头，联合法务合规部、内控审计部对本办法年度执行情况进行复盘评估，结合最新法律法规调整、公司业务变化情况对办法内容进行修订优化。6.3本办法自2026年1月1日起正式施行，公司此前发布的涉及劳动纠纷资料配合的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。7.附件附件1：《劳动纠纷资料调取单（模板）》单据编号触发场景□劳动仲裁□法院诉讼□劳动监察□社保稽核□内部调解涉及纠纷事项简要说明法定举证截止日期需调取资料明细序号资料名称对应时段提交形式要求