机关单位档案管理制度

机关单位档案管理制度第一章总则第一条为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例等国家有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。第二条本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条档案工作是本单位工作的重要组成部分，是维护单位历史真实面貌的重要事业。全体工作人员均有保护档案的义务。第四条档案管理工作遵循统一领导、分级负责、真实准确、安全保密、便于利用的原则。第五条本单位档案工作实行统一管理，设立专门的档案管理机构（或指定专人负责），配备政治素质高、业务能力强、具有相应专业知识的档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和移交等工作。第二章档案的收集与归档第六条各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应按照本制度规定及时整理、归档，任何部门和个人不得擅自截留、隐匿或销毁。第七条归档范围包括：（一）本单位制定的各类政策性、规范性文件及重要会议材料；（二）本单位在行政管理、业务管理、人事管理、财务管理等活动中形成的各类文件、报表、合同、协议等；（三）本单位与外界往来的重要函电、请示、报告及批复；（四）反映本单位历史沿革、重要活动、荣誉奖励等具有纪念意义的材料；（五）其他具有保存价值的文件材料。第八条归档时间：（一）文书档案应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集、整理和归档工作；（二）业务档案、专门档案应在该项工作结束后及时整理归档；（三）电子文件应与纸质文件同步形成、同步归档。第九条归档要求：（一）归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备；（二）文件材料应为原件，确无原件的可归档具有凭证作用的复印件，并注明原件存放处；（三）文件材料的书写应符合档案保护要求，使用蓝黑墨水、碳素墨水或符合规定的电子文档格式，字迹清晰、耐久；（四）归档材料应按照本单位档案分类方案进行整理、组卷、编目。第三章档案的整理与保管第十条档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理方法应符合国家有关档案整理的规范要求。第十一条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的档案装具和设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等。第十二条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十三条档案实行集中统一管理，专人负责。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。第十四条电子档案的保管应符合国家有关电子档案管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。定期进行数据备份和检测，防止数据丢失或损坏。第四章档案的利用第十五条档案利用应遵循依法、规范、安全、保密的原则，为本单位各项工作服务，同时兼顾社会利用需求。第十六条本单位工作人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，档案管理人员核对身份后予以提供。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。第十七条外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人批准。查阅涉密档案，须报请单位主要领导批准。第十八条查阅档案时，应在指定的阅档室进行。档案原件一般不得带出阅档室。确因工作需要借出档案的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。第十九条查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁擅自复制、拍摄、抄录涉密档案内容。第二十条档案利用结束后，档案管理人员应及时将档案归库，并做好利用登记。对档案利用效果进行跟踪和反馈。第五章档案的鉴定与销毁第二十一条档案鉴定工作由本单位档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组进行。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定，提出存毁意见。第二十二条档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为三十年、十年。具体期限按照国家有关档案保管期限表执行。第二十三条经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序予以销毁。销毁档案须编制销毁清册，报单位主要领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。第六章档案的移交第二十四条本单位形成的永久保管档案，应按照规定期限向同级国家综合档案馆移交。移交时须办理交接手续，双方在交接文据上签字盖章。第二十五条档案管理人员工作调动或离职时，必须办理档案交接手续，清册核对无误后，方可离岗。第七章档案信息化建设第二十六条积极推进档案信息化建设，运用现代信息技术管理档案，逐步实现档案管理数字化、检索自动化、利用网络化。第二十七条电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用等应符合国家电子文件管理相关标准和规范，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第二十八条建立健全档案信息系统安全保密制度，采取必要的技术防护措施，保障档案信息系统安全运行。第八章监督与责任第二十九条本单位档案管理工作接受上级档案行政管理部门的监督和指导。第三十条对在档案工作中做出突出贡献的部门和个人，本单位予以表彰和奖励。第三十一条对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯