行政办公管理制度设计

行政办公管理制度设计

一会议管理制度

1.总则

（1）为了规范企业的会议管理工作，减少不必要H勺会议，缩短会议时间，提高企业会

议效率，特制定本制度。

（2）本制度合用于企业召开的多种会议。

2.会议分类及各类会议组织

（1）企业全员大会

1）全员大会由企.业行政部负责召集和主持，定期召开全员大会（每季度至少举行一次）。

2）出席人员为企业全体职工。

3）会议内容为通报企业口勺经营和发展状况，进行工作小结和职工思想交流。

（2）企业办公例会

I）企业办公例会由总经理或副总经理（或总助）负责召集和主持，根据企业状况定期

召开（每月至少举行两次）。

2）出席人员为企业韶门负责人、总经理秘书及其他有关人员。

3）会议重要内容为各部门对前期工作进行总结汇报，并安排下期工作计戈"，处理各部

门需协调和处理的问题及布置其他有关工作。

（3）部门例会

1）部门例会由部门负责人召集和主持，每周至少举行一次。

2）出席人员为部门全体职工。

3）会议内容为传达企业办公例会精神，部门职工依次汇报前期工作状况和下期工作计

划，部门负责人对工作中时详细问题予以解答或指示。

（4）外联会议。外联会议是指政府有关主管部门或外单位在我司召开的会议，如现场

办公会、汇报会、企业业务会、兄弟单位座谈会等，一律由对口部门组织，行政部协助进行

会务工作。

（5）组织安排各类会议的注意事项

1）为防止会议过多或反复，企业正常性的会议（如销售会、工程项目会等）一般纳入

例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

2）凡波及多部门负责人参与的会议，均需于会议召开前—日经部门或企、也分管领导

同意后，分别报行政部汇总，由行政部统一安排，方可召开。

3）行政部应于每周五下班前将全企业例会和多种临时会议，统一平衡编制会议计划并

装订、分发到企业有关部门。

4）已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊状况需安排新的其他会议时，召集部门

应提前一日报请企业行玫部并经企业有关领导同意.

5）对于参与人员相似、内容相近、时间相近的几种会议，企业有权安排合并召开。

6）各部门的会期必须服从企业统一安排，各部门小会不应安排在与企业例会同期召开

（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持“小会服从大会、局部服从整体”的原则。

3.会议准备过程管理

（1）明确参与人员

1）对会议所要实现的目的负有重要或直接贡任的人。

2）对会议中心议题有专门知识和经验日勺人。

3）与会后行动直接有关人员。

4）有能力或权力参与会议决策讨论者。

5）议论问题的会议人数一般不要超过20人。

6）无关人员不参与。

（2）选择开会地点

1）选择与会人员适中，可以在近来的地点召开会议。

2）会场内外卫生、安静、通风、照明、室温有助于到达会议效果。

3）座位空间合适。

4）便于停车、进出、疏散。

（3）安排会议时间

I）会前调查，保证与会人员能集中精力开会。

2）与会的最关键人员日勺最佳开会时间。

3）力争开短会，但又能保证效果最佳。

4）把握开会时机。时间性强的要提早开，留给与会者执行贯彻会议的时间；需要大家

充足酝酿和研讨“勺，要事先发放讨论内容及主题，应留足时间让大家准备。

（4）会议议程安排。议程由主办部门或单位确定，包括会议内容、讨论事项、到达FI的、

参与人员、时间、地点、大概时长、需要发言的人员和内容、规定等。

1）重点、重要议题安排在会议前•时间段。

2）明确或控制会议中各议题的时长，不要失控。

3）控制议题数吊:，保证议而有决，能处理问题。

4）保证与会者有备而来。

5）注意引导、归纳，提高会议议题。

6）需印发资料应提早发下去，让与会人员到会时已十分明确会议内容和自己的见解。

7）持续2〜3小时以上的会议应安排中间休息时间，一般为10分钟。

（5）会场布置。会场布置包括会场空间安排、座位安排、条幅口号安排，以及音响、投

影、照明、通风等设备的布置。布置时，需要注意如下四点内容。

1）会场空间安排应便于进出、流动。

2）座位安排要以便重要与会人员能听清•、看清•、互相交流，便于记录及阅读。

3）会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过。

4）会场一般应设“严禁抽烟”、“请勿大声喧哗”、“请将调至振动或关闭状态”等警

示牌。

（6）会议告知

1）会议告知的确定要素为参与人员名单、会期、开始时间、地点、以及需要准备H勺事

项及规定。

2）书写会议告知时规定文字表述明确，力争不发生误解；全面、周到，不要漏项。用或

其他形式发出的告知要写出告知底稿，照稿告知。

3）对参会人员的范围、对象、职务要告知清晰。

4）重要会议为保证与会人员精力集中，可分预先告知和正式告知两个环节进行。

5）书面告知要注明经办联络人、号码、职务，井应有告知开会日勺单位和盖章，需准

备发言或提供资料口勺详细规定。告知应尽早发出，以保证参会人员接到告知后有一定的准备

时间。

6）重要会议预先告知后，一定要跟踪掂备状况，保证开会时各方面均准备到位。

7）对会议关键或决定性人员要面对面或反复核算准备状况，征求对会议准备和开展H勺

意见。

4.会中管理

（1）人员签到的组织与管理

1）会议组织部门应编制“参会人员签到表"，参与会汉人员在预先准备的签到簿上签名，

以示到会。

2）会议签到完毕后，工作人员应尽快记录出应到、实到人数以及未到者姓名，交大会

主持人。

（2）会场服务

1）引导入座。工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就座，尤其要注意重要

领导人员和主席台就座人员的座次位置。

2）分发会议文献、材料。重要文献可发到个人或重要负责人手里，可事先认领签收，

也可会场提前认领签收。

3）内外联络、传递信息。做好大会进行中领导对外要办的事项，做好外来人员的日程

安排等，做好外来记者等接待陪伴事项。

4）维护会场秩序。保证会场内外的肃静，注意周用警戒和保卫，严防多种事故发生，

会议中一般不再添水。

5）处理会中临时事项。承接重要领导或重要与会人员交办口勺急事。

6）其他服务。对会中一般需用物品应留出余量，以应付个别需求。保持通风、采光和

地面洁净。会议时间长的应准备茶水。

7）需提供食宿的，应有专人负责管理。

（3）会议记录。会议记录口勺内容重要包括会议组织状况，会议名称、时间、地点，出席

人员状况，主持人等，重点是会议议题，讨论发言状况，形成的决策、纪要、决定等。

1）应有专用记录本。

2）会议记录人员应熟悉本会议内容，且有较快的笔录速度和较高的归纳、分析及总结

能力。

5.会后工作开展管理

（1）整顿会议记录并形成会议文献

I）分析、总结、提高记录，形成会议结论性材料的提纲及要反应的详细事项事例等。

2）按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。

3）拟写会议纪要。会议纪要包括如下两个方面口勺内容。

①会议简况：时间、地点、参与人员、议题。

②会议成果：会议重要精神，这部分是重点，是会议效果的反应。

会议纪要应纪实、扼要、精炼。

（2）会议纪要的审批、下发。会议纪要等结论性材料经上级领导审批后，打印、下发

给有关部门，并按照•会•卷的立卷措施设置案卷并加以保留。

（3）会议规定H勺贯彻与跟踪

各有关部门按纪要等会议决定规定，逐项贯彻，以期真正到达开会日勺预期目的J。

(4)会务工作状况总结。由会议主持单位对会务状况进行总结，不停自身提高主持会

议依J能力。其总结与会议记录、会议简报、会议文献等一并作为完整口勺案卷归入档案。

6.附则

(1)本制度由行政部确定，经总经理同意后实行。

(2)本制度自一年一月一日起执行。

二文献管理制度

L总则

(1)为了规范企业对文献资料的管理，防止企业的受控文献及

密级文献资料的外流，提高文献的运用效率，特制定本制度。

(2)本制度合用于企业多种文献的|起草、报批、保密、销毁等事项。

2.文献日勺起草与报批

(1)我司文献分为企业文献、行政文献、部门内部文献、请示、汇报等。

(2)企业各级领导对送来口勺文献须及时批阅。急件，当日批复；一般文献,

三天内批复。各级领导审批文献应认真，阅完后要签名并注明阅批日期，对于需

要签订详细意见的，所签意见要明确、详细。

(3)企业文献由行政部负责起草、校对，经行政经理部审核后，呈企业总

经理同意后方可发文。

(4)企业须上报的审批文献(含请示)，应由企业有关部门起草，行政部

修改、校对、经分管领导审核后，呈总经理审批。

（5）企业各部门在报送文献时，应在“文献传递备查表”中详细登记文

献内容、报送日期部门、接件人等事项，防止文献遗失。

3.文献日勺平常管理

（1）企业的文献资料由行政部负责统一搜集、保管、控制，其他部门协助

行政部口勺工作，为其提供支持。

（2）企业文献资料的密级分为绝密、机密、秘密及一般文献四类，其参阅全

限如下。

1）绝密类，总经理、副总经理级别的人员可参阅。

2）机密类，各剖门经理及以上级别H勺人员可参阅。

3）秘密类，各司门主管及以上级别日勺人员可参阅。

4）一般类，一般职工及以上级别的人员可参阅

5）经总经理尤其授权的人员可参阅任何级别的文献资料。

（3）行政部应按照资料文献的密级、内容、大小、使用部门等要素将文献

资料归档并加盖密级印章，妥善保管，以便查询。

（4）企业日勺文献资料严禁外传、外流，发现后将进行查处。

（5）各部门在使用文献时应妥善保管，不得在文献上乱写乱画，否则予以

严厉惩罚。

（6）负责文献保管的人员在离职前要做好文献的交接工作，否则不予办理

离职。

4.文献、公函日勺收发

(I)行政部收到外来文献后做好登记工作并交给行政部经理参阅，行玫部

经理拟写出待办事项，经总经理同意后方可办理。

(2)行政部经理应从总经理日勺指示中筛选出代办事项并下发到各执行部

门，由各执行部门进行办理。

(3)行政人员应催促各执行部门办理文献，在其办理完后，要及时将文献

注销并归档。

(4)行政部拟写的准备发放的文献中波及到的有关部门，应由其经理进行

会签，行政人员根据会签日勺意见进行修改后方可报行政部经理审核、总经

理审批。

(5)行政人员对总经理指示过的文献行政部应对其进行登记、盖章，根据

需要将其分给或投寄给对应的有权参阅的人员手中。

(6)行政部收到外来公函时，应将其登记并分类整顿。

(7)对于没有明确收函人H勺公函，由行政人员根据需要参阅后答复。

5.文献借阅管理

(1)企业文献资料波及企业大量内部机密，行政部需指派专人对企业日勺文献

资料进行保管。

(2)企业口勺文献资料一律不容许外借，行政部人员复印文献资料时必须得到

行政部经理的审批同意。

(3)员工需要借阅有关文献资料时，经部门经理审核同意后向行政部提出借

阅申请，经行政部经理审批同意后方可办理借阅手续。

（4）行政部经理应根据文献资料借阅申请人日勺权限谨慎审批。

（5）行政人员必须做好文献资料H勺借阅登记工作，借阅到期后要及时将文献

资料收回、存档，若因行政人员日勺工作失误导致文献资料的外流，由当事人承担

所有责任。

6.文献换版与销毁

（1）各执行部门的文献因自然耗损需要更换时，可向行政部提出申请。

（2）行政部确认文献需要更换后，先经旧文献收回，然后可以发给新文献。

（3）收回的旧文献应及时销毁，以以免外流，

（4）行政人员应定期整顿文献，将不需要、过时日勺、用过时文献资料进行造

册登记，准备销毁。

（5）销毁文献资料H勺目录必须得到行政部经理的同意，严禁未经授权颤自销

毁文献资料。

7.文献资料的奖惩

（1）凡报送文献都应进行校对、审核。如有错别字，将对负责人处以20元/

字口勺罚款。

（2）凡未按规定遂行文献签收而导致文献遗失的，对负责人处以人民币50

元的罚款。如因机密文献被泄露，给企业导致损失的，视其导致损失的大小，予

以行政记过处分，直至解雇。

（3）对随意泄露机密文献内容日勺，视其对企业导致损失欧I大小，对负责人予

以行政记过处分，直至解雇。

（4）对于外来文献若因未及时传送到有关部门而给企业导致损害日勺，对负责

人予以行政记过处分。若导致经济损失的，有关负责人应承担损失部分的70%。

（5）对外报送文献，若未经分管领导审批，对负责人处以人民币50元的罚

款。若给企业导致损害口勺，视其情节轻重，予以行政记过或行政记大过处分。

8.附则

（1）本制度由行政部负责制定，其解释权及修改权归行政部所有。

（2）本制度由总经理办公会议审议通过后，自颁布之日起实行。

三档案管理制度

1.总则

（1）为规范企业档案的管理工作，使档案管理有章可循，特制定本制度。

（2）本制度合用于下列具有保留价值的多种载体形式的文献资料（简称文

献）。

1）管理文献。指企业各部门在经营活动中具有重要根据作用的各类文

献。

2）立项文献，包括项目可行性汇报、合作协议、章程等文献及政府部门

有关项目立项的多种批复文献等。

3）证照文献，指经营活动中产生的各类证、照文献等。

4）资信文献，指验资、审计、评估、权属汇报文献等。

5）协议文献，指经营活动中产生的各类协议文献等。

6）征地建设文献（含图纸）。

7）规划报建文献（含图纸）。

8）竣工验收文献（含图纸）。

9）技术设备文献，指设备技术资料等。

10）声像信息类文献，指企业具有重要价值的或用于营销筹划广告的照

片、录音、录像、电子文献等。

（3）企业所有当案由行政部门设置专门的档案室，并指定专人负责档案

管理工作。

2.档案管理基不规定

（1）凡属归档范围日勺文献，经办人员应在办理完毕一种工作日内将原件

及时归档，不得私自留存。

（2）工程项目或设计成果文献在形成过程中各阶段，有关人员应及时对

有关文字材料和图样进行系统搜集整顿，不遗漏、不丢失，保证全套资料

真时、完整、齐全地向行政部移交归档。

（3）以企业、项目名义发出的平常文献、各类会议纪要、往来函件和件

等由行政部门负责搜集、整顿、按年度立卷归档。

（4）为防止归档档案口勺遗漏或混乱，档案管理员要认真查对归档档案

的名称、份数、原件或复印件等状况。经办人要设置档案归档签收本，列

明档案的名称、份数及必要阐明，并办理签罢手续。各部门资料员每月应

与档案管理员查对档案的归档状况。

3.档案的J分类、立卷与保留

（1）档案日勺分类编号

1）档案室应根据归档范围对归档文献进行分类整顿，编目归档，保证档案调阅

工作的顺利进行。

2）档案分类编号措施应尽量考虑计算机管理的规定，并尽量与政府和公共机构

的编目措施接轨。

（2）档窠的立卷

1）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由有关部室兼职档案员配合。

档案室文书档案员负责组卷、编目。

2）案卷质量总的规定如下。

①遵照文献日勺形成规律和特点。

②保持文献之间H勺有机联络。

③区别不一样的价值。

④便于保管和运用。

3）归档的文献材料种数、份数以及每份文献的页数均应齐全、完整。

4）在归档的文献材料中，应将每份文献的正件与附件、引件与定稿、请示

与批复、转发文献与原件，多种文献形成的同一文献，分别立在一起，不得分开,

文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数一般文电假如与绝密文电有亲密联络,

也可随同绝密文电立卷。

5）不一样年度的文献一般不得放在一起立卷，但跨年度时请示与批复，放

在复文年立卷；没有复文日勺，放在请示年立卷；跨年度日勺规划放在证对日勺第一年

立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度日勺会议文献放在会议开幕

年，其他文献的立卷按照有关规定执行。

6）卷内文献材料应分不一样状况进行排列，密不可分H勺文献材料应依序排

列在一起，即批复在前，请示在后；证件在前，附件在后；印件在前，定稿在后;

其他文献材料依其形成规律或特点，应保持文献之间的亲密联络并进行系统内排

列。

7）卷内文献材料应按排列次序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文

字日勺每页材料正面的I右上角，背面的I左上角打印页号。

8）永久、长期和短期案卷必须按规定欧I格式逐件填写卷内文献目录。填写

的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

9）有关卷内文献材料的状况阐明，应逐项填写在备考表内。若无状况可阐

明，也应将立卷人、检查人H勺姓名和日期填上，以示负责。备考表应置卷尾。

10）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。

11）案卷的装订与案卷各部分的排列格式。

①案卷的装订。案卷装订前，卷内文献材料要去掉金属物，对破坏的I文献

材料应按裱糊技术规定托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用

三孔一线封底打活结的措施装订。

②案卷各部分的排列格式。软卷封面（含卷内文献目录）一文献一封底（含

含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，至于档案柜内保留。

（3）档案保留

1）档案室需做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保证档案完好无缺，一

旦出现险情，须立即向企业行政部经理汇报。

2）严禁无关人员进入档案室。非档案管理人员无端不许在档案室逗留。

3）资料档案发生损毁丢失时，根据给企业导致的损失大小按企业奖惩规

定对有关负责人进行惩罚。

4.档案借阅

（1）企业人员借阅任何文献资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，

偿还存档时，经检查无误方可办理注销手续。

（2）企业人员借阅非机密性文献（包括复印件），须经各部门负责人同

意。借出原件时，需报行政部经理（含）以上级他人员审批。

（3）企业人员办理有关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项目

报建文献，办理产权所需项目资料时，未经行政部经理同意不得借出。

（4）企业人员借阅机密性文献（包括复印件），须经行政总监同意；绝

密性文献（包括复印件），须经总经理同意。

（5）下列文献资料复印件未经行政部经理同意不得借出。

1）国有土地使用权出让协议。

2）建设用地同意书。

3）建设用地规划许可证。

4）规划设计要点、方案批复。

5）建设工程规划许可证。

6）固定资产投资许可证。

7）报建图。

8）报建审核书。

9）建设工程施工许可证。

10）商品房预售许可证。

11）产权证。

（6）外单位人员来查询资料，应出示其单位证明，并经行政总监

（含）级别以上领导同意，方可查阅。

（7）任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、

复制；不准在文献上做记号、涂改、污损。却因工作需要摘抄、复

制，须经行政部经理同意。如需要修改图纸必须按文献修改权限规

定另行办理手续。

（8）借阅档案者必须严守企业机密，绝不能将档案资料内容外泄。

因泄露机密而给企业导致损失者，将按奖惩规定对其进行惩罚直至

追究其法律责任。

（9）档案借阅权限。短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用

资料不超过15天，如确需延期，应提前办理续借手续。

5.档案的移交与销毁

（1）档案移交。如档案须向政府部门如城建档案馆移交时，档案

管理人员需将有关规定及档案材料报行政部经理或其级别以上领

导同意，方可移交。

（2）档案销毁

1）对需要销毁的档案，由档案管理员登记造册，经行政部经

理或档案形成部门领导共同鉴定，报行政总监同意后，按

规定销毁。

2）经同意销毁的档案，可单独寄存六个月，经验证确无保留

价值时再行销毁，以免误毁。

3）销毁文献必须在指定地点进行，并由行政部指派专人监销,

严禁将销毁日勺文献作为他用，或做废纸发售。文献销毁后,

监销人应在销毁注册上签字。

6.附则

（1）本制度由行政部制定并负责解释。

（2）本制度经总经理办公会议审议通过后，自颁布之日起实

行。

四.印章管理措施

1.总则。

（1）为规范企业印章管理，维护企业利益，防止因印章管理的失误给企业导致

不必要H勺损失，特制定本措施。

（2）本措施合用于印章时刻制与使用管理。

（3）本措施中所指的印章包括企业公章、法人章、企业章、财务专用章、部门

章、人名章及多种事项章等。

2.印章时刻制

（1）企业印章是企业经营活动的重要凭证，任何人严禁私刻企业印章，否则企

业将追究其法律责任并由其赔偿导致的经济损失。

（2）需要刻制印章时由行政部出具申请并附上需刻制的印章图案报总经理审

批。

（3）申请经审批同意后由行政部负责准备呈送公安机构的申请材料，材料包括

企业《营业执照》复印件、企业代码证、企业法人身份证复印件、企业开具日勺证

明材料、需刻制印章草案的复印件两份。

（4）行政部人员应到公安机构指定的刻印机构进行刻印，并携带公安机关签订

的“刻制印章告知单”与“刻印委托书”等材料。

（5）刻印机构可好印后，行政部负责人员应认真检查其与否符合企业对印章的

规定。

（6）刻好的印章需要在刻印机构留下印模。

（7）行政部刻印负责人员需对新刻印章进行登记，并留下印模，然后根据企业

章程交由对应的负责人保管并做好记录。

3.印章FI勺使用审核

（1）企业员工使用印章时需要填写印章使用申请单，将其与所需用印的文献一

同上交行政部进行审核。

（2）一般的印章使用由行政部经理负责审核，如部门章：重大印章使用由总经

理进行审核，如企业章、企业法人章等。

（3）波及到法律方面H勺文献使用印章，必须经由法律顾问审核签字。

（4）印章保管人在用印前应仔细审核需要用印的文献，确定使用印章的对的性。

4.印章日勺使用

（1）用印申请同意后，行政部员工应登记用印状况并告知用印。

（2）用印员工需在用印保管人的监督下使用印章，严禁其单独使用印章。

（3）印章使用完后，用印凭据由印章保管人负责保留，定期交行政部存档。

（4）企业财务部使用财务日勺多种印章时，可不必遵守本措施中日勺规定。

（5）企业总经理有权使用企业的一切印章。

（6）企业的印章原则上不容许带出企业使用，状况特殊的，必须得到行政部经

理及总经理日勺审批，并有两个人共同使用。

（7）违反本措施H勺条款给企业导致损失的，企业将对其进行惩处，导致严重后

果日勺，移交司法机关处置。

5.附则

（1）本措施由行政部负责制定，其解释权与修改权归行政部所有。

（2）本措施经总经理办公会议审议通过后，自颁布之日起实行。

五.工作服管理措施

1.为加强对员工工作服的管理工作，提高企业形象，特制定本措施。

2.本措施合用于我司员工工作服H勺使用与管理，但保安、电工等特殊工种

所穿的工作服除外。

3.本措施中所指日勺工作服，是指在企业业务中穿着的由企业统一制作口勺服

装。

4.工作服分为夏装与冬装，详细穿着时间如下所示。

（1）夏装穿着时间为5月1日〜10月15日。

（2）冬装穿着时间为10月16日〜4月30日。

5.除特殊场所外，员工上班时必须穿工作服。各部门的主管与经理有指导

与监督员工穿工作服的责任。

6.工作服基本规定

（1）不得私自变化工作服的样式。

（2）不得典卖、让渡、转借工作服。

（3）工作服应保持整洁。如有污损，应自费清洗或修补。

（4）工作服丢失或破损不能穿用时，应直接汇报主管上级。

（5）工作服一人配发一套，分夏装和冬装两式。

（6）工作服的配发期间原则上为一年，自配发日算起。但未到换发期工作

服便破损不能穿用时.，不在此列。反之，到换发期，工作服尚可穿用时，应继续

使用。

（7）新员工从正式上班起，可配发工作服。员工更换工作服时，应填写“工

作服申请表”，与旧工作服同步经主管上级交办公室。工作服丢失或严重破损时,

不再上交。

7.员工在辞职或被解雇时，必须交还工作服。

8.工作服管理

（1）员工对配发H勺工作服有保管、修补的责任。

（2）尽量减少工作服在非工作时间的损耗。

（3）工作服清洗由个人承担费用。

（4）工作服丢失、被盗或破损时，如系个人原因，应由本人所有或部分赔

偿。

（5）食堂工作人员的工作服配发合用于以上规定。

9.本措施由行政部制定，经总经理办公会议审议后，自颁布之日起实行。

六.办公用品管理制度

1.总则

（1）为加强对我司办公用品H勺管理，控制办公用品H勺费用开支，节省管理

费用，特制定本制度。

（2）本制度合用于如下办公用品的管理。

1）企业给员工配置的计算机（包括台式机与笔记本）、办公桌椅、机

和员工平常工作所需的办公文具。

2）企业给各部门配置的文献柜、机、打印机、扫描仪等。

3）企业公用口勺办公设备，如公共区域的机、打印机、复印机、饮水

机等。

4）企业为各部门购置的书籍、杂志和报刊。

（3）各部门有关职责

1）企业行政部是办公用品日勺管理部门，重要负责企业办公用品采购

计划的提出、报批，办公用品的采购、保管、发放、登记和使用

控制。

2）财务部负责办公用品的费用计划的核定和办公费用使用的考核。

3）各部门负责对本部门办公用品需求提出申请，并负责本部门所使

用的办公用品的管理（共用办公月品除外）。

2.办公用品的申购

1）企业办公用品欧I申购一般由行政部经理进行审批，单笔金额超过

200元日勺由行政总监进行审批。

2）各办公用品使用部门按月制定行政用品请购计划并交至行政部，

由行政部根据办公用品H勺存量状况、消耗水平和实际状况进行统

筹安排、统一采购。

3）行政部人员选择办公用品的供应商时应选择信誉高、质量好口勺供

应商，并尽量规定送货上门。

4）行政部人员进行采购时要货比三家，采购金额在1000元之上时

要填写询价单。

5）行政部人员应根据办公用品口勺采购事项填写“办公用品采购控制

表”，阐明办公用品的订购日期、订购数量、单价及供应商。

6）办公用品大宗采购时，行政经理需要对样品进行检查，检查合格

后采购员方可购置。

7）采购的办公用品送货上门时，采购员需要检查所购置物品日勺质

量，然后办理入库。

3.办公用品的领用

（1）易耗办公用品由行政部门负责在每月5日前准时统一发放。

（2）各部门需指派专人领取办公用品。

（3）领用办公物品时由领用人填写“物品领用单”，交部门负责人同

意后，转呈行政部审核。

（4）物品领用单一式三联，分别由领物部门、行政部、仓库保管。

（5）行政人员负责审核各部门所领用日勺办公用品与否在其采购计划

中，审核完后报行政经理审批。

（6）行政部人员应登记各部门所领用的办公用品并由各部门H勺领用

人签字确认。

（7）各部门在领取计划外的办公用品时，只容许领取文案、纸张等

文案用品，并由行政部造册登记，其领用的办公物品的总价将从领用

部门下月的办公用品采购预算中扣除。

（8）各部门领取计划外口勺除文案用品以外的办公用品时，必须编制

“办公用品领用汇报”经各级审批负责人根据其权限做出审批后方可

领用，领用时将同意后日勺“物品领用单”与“办公用品领用汇报”出

示给仓库，领取物品。

（9）各部门物品领用负责人在领用完办公物品后，需将“办公用品

领用汇报”交回行政部，由行政部存档备查。否则，按无“办公用品

领用汇报”处理，由领用部门负所有责任。

（10）各部门员工领用个人办公用品时需填制“个人办公用品领用

单”，由部门的办公用品领用人交行政部存档。

4.办公用品的平常管理

（1）各办公物品的使用人员需爱惜办公物品，节省使用。

（2）各部门制定专人负责本部门办公物品的维护、保养与管理，公

用办公用品由行政部指定专人进行管理。

（3）分派给个人的办公室用品由个人负责管理，在规定期限损坏由

个人负责赔偿。

（4）办公用品属于企业财产、严禁未经许可将办公用晶代理企业，

一经发现，视情节轻重予以警告、罚款、解雇处理。

（5）多种低值易耗办公用品要节省、循环使用、严禁随意丢弃，行

政部将不定期检查，每一次罚款50元。

（6）使用办公设备时，必须经设备口勺管理人员同意、按照使用阐明操作，否

则导致后果由使用者承担。

（7）企业内部的纸张要正方两面使用，杜绝挥霍，企业存档文献及同外企业往

来文献不在此规定之内。

（8）办公室配置的风扇、空调等家电出现故障时应及时告知维修人员，严禁随

意拆卸、修理，否则后果由本人承担。

（9）办公用品的使用人员离职时，需移交自身保管或使用的办公用品，否则不

予办理离职手续。

5.办公用品的报废与资料管理

（1）办公用品报废时，由办公用品保管人员填制“办公用品报废申请单”，经部

门经理审批同意后报行政部进行审核。

（2）经审核同意报废的办公用品由行政部人员做好登记，在报废处理册上列清

用品名称、价格、数量及报废处理等有关事项。

（3）企业行政部与各部门需要指定专人负责办公用品日勺资料记载，记载内容包

括领用单据、维修记录、使用台账等事项，以备检查。

6.附则

（1）本制度由行政部制定并负责解释。

（2）本制度经总经理办公室审议通过后，自颁布之日实行。

七员工出差管理制度

1总则

（1）为了规范企业对员工的出差管理，减少不必要的出差,

节省差旅费用支出，特制定本制度。

（2）本制度合用于有关员工出差口勺各项合适的管理。

（3）本制度中的出差人员不包括副总级别（含）以上人员。

2.出差计划

（1）各业务部门应在每月25日前就本部门下月需要出差的计划向行政部提出申

请。

（2）行政部就业务部门提供H勺出差计划的必要性进行分析调查并将调查成果上

报行政总监审批。

（3）需员工出差日勺业务部门应配合行政部确定出差的目的地、任务、时间及费

用预算等内容，行政部确认了出差的内容后需上报行政总监同意，由行政总监对

部门的出差计划进行审批。

3.员工出差的审批

（1）员工出差前需要填写出差申请表，此表得到部门经理、行政部及行政总监

的审核同意后方可出差。

（2）员工出差回来后报销差旅费时需要填写差旅报销单，此单由部门经理先进

行核算。

（3）差旅费报销单经行政总监审批后，由财务司负责查对详细的报销事项并进

行报销。

4.员工出差

（1）员工被同意出差后若没时间填制出差申请表等，可在出差回来后两个工作

日内补齐，否则不予报销费用。

（2）员工可凭同意过口勺出差申请单到财务部借支差旅费。

（3）员工在外地出差期间需要向企业汇报工作，并按企业的指示进行工作，出

差回来后要写工作汇报，此汇报由行政部核算存档。

（4）员工出差的交通工具

1）一般员工出差应以火车、汽车、轮船为重要交通工具，如遇特殊状况可

向行政总监中请乘坐飞机，

2）部门经理级别员工出差可申请派车，除使用火车、汽车、轮船等交通工

具外，可乘坐飞机，但应尽量少乘并需在来后向行政总监阐明状况。

3）员工出差返回企业所在地的时间超过22:00,可在家休息半天，按出差

进行补助。

（5）出差中公休

1）出差人员出差过程中，如遇公休日，应以公务为重，继续执行出差任

务。

2）如遇出差单位公休日，出差人员无法开展工作时，可安排休息。为防

止这种状况出现，出差前应事先与有关单位联络。

3）出差归来后，可采用倒休方式，补足休息日。

5.因公出国

（1）员工申请出国出差时，除需填制出差申请单外，还需确定出国出差

申请汇报，详细阐明出国出差的必要性、办理业务内容、目的国及出国

时间等内容。

（2）员工因企业业务出国必须得到企业财务总监、行政总监及总经理的

审批。

（3）需要出国的员工须将自己的有关证件交予行政部，由行政部向目的

国日勺大使馆申请护照。

（4）凡因公出国的人员出差回国后需要上交一份详实的出差汇报并由行

政总监会同行政部进行审核，行政部进行记录，审核未通过者将不再派

往国外出差。

6.差旅费的管理

（1）出差人员向差旅费一般包括如下费用。

I）铁路、汽车、船舶、飞机的票务费。

2）市内交通费。

3）出差补助。

4）住宿费。

5）通信费。

6）伴随出差发生日勺其他合法费用。

（2）出差报销管理规定

1）铁路、船舶、飞机票费用按种类和等级实报实销。

2）市内交通费是指用于公共汽车、出租车、地铁等短距离费用根据

个人申报，按实际费用支付。出差过程中，仅限于有客户同行、

紧急状况、有也许耽误出发时间或携带物品过重、下雨、访问客

户等状况。

3）出差补助用于出差人员的饮食和杂费支出，按照元/天日勺原

则进行补助。

4）住宿费按定额住宿天数支付。在火车上过夜日勺，按半额支付。

住宿出差费报销原则

分类火车、船舶等级补助（元）住宿费（元）交通费（元）

部门经理软卧、经济舱实报______元______元_______元

一般员工卧铺、经济舱实报_______元______元_______元

5）出差中的、汇款费等费用按报销凭证明报实销。员工在本市及郊区

或其他同日可来回欧I出差按实支给交通费及午餐费。

6）当差旅费超过规定期，应按照规定审批后，再予报销。

（3）运用企业车辆出差。出差过程中，出差人员因生病、交通中断或其他

意外状况超过预定期限停留时，在杳清事实日勺基础匕可按长期滞留费原则支付

费用。

（4）礼品费，在出差过程中，如需向客户提供礼金（用于庆祝、吊唁、看

望等），或赠送土特产时，其金额因限在元以内，超过此程度，须按企业规

定报有关授权人员同意。

（5）招待费。出差人员在出差地招待客户，原则上应事先在“出差计划表”

中提出详细预算，并经上级同意。其金额一般限定在元之内。

（6）附则

I）本管理制度由行政部制定，其解释权、修改权归行政部所有。

2）本管理制度由总经理办公会审批，自颁布之日起实行。

八员工食堂管理制度

1.总则

（1）为规范员工食堂管理工作，特制定本制度。

（2）本制度包括日勺内容有员工就餐规定，食堂安全操作规定，文明服务和食堂

值班管理等方面日勺内容。

2.员工就餐规定

（1）员工就餐需穿企业的工作服，凭餐卡打卡进餐。

（2）员工就餐前请自觉领取餐具一份，外来人员请自觉领取一次性卫生餐具。

（3）员工要养成勤俭的习惯，不得挥霍粮食和食品。

（4）取餐时，请自觉排队，不得插队，同步应尽快通过，不得左挑右拣，以免

影响背面的员工。

（5）就餐人员请自觉维护公共卫生秩序，不得把骨头、菜渣等随地乱倒，用餐

完毕后，自觉将餐具放回指定回收地点。

（6）员工不得将食品带出食堂。

（7）爱惜食堂内H勺餐具及公共设施，损坏照价赔偿。

（8）就餐完毕迅速离开食堂，以加紧餐位周转速度。

3.食堂基本规定

（1）员工食堂应根据企业职工人数保证供应足够数量的饭菜。在保证供餐水平

和服务质量口勺前提下，努力减少成本，减少挥霍。

（2）食堂管理人员应坚持实物验收制度，做好成本核算。做到日清月结，账物

相符。对物资每月盘点一次。

（3）食堂的一切设备、餐具必须登记，账目清晰，对放置在公共场所内H勺任何

物件，不得随意搬动或挪作他用。

（4）员工食堂炊事人员上岗规定。

1）炊事人员必须持有健康证方可上岗，每年定期进行一次健康检查。

2）炊事人员如患有流行、传染性疾病时应立即汇报，暂停接触食物H勺工作，

直到疾病痊愈为止。

3）炊事人员应重视个人卫生。做到勤洗手、剪指甲、勤洗澡剪发，勤洗鞋帽，

勤换洗工作服，工作时要穿戴白色工作衣帽，不得佩戴首饰上班。

4）食堂员工应保持餐具、厨具和操作间卫生。餐具必须洗涮洁净，流水汨刷，

平时寄存在消毒柜中；常常清理厨具污渍，保持清洁洁净；餐具厨具不得

外借。

5）食堂餐桌、地板，饭后必须及时进行打扫，保持餐桌，餐椅的洁净整洁，

每星期必须对餐厅及厨房大清洗一次。

6）炊事人员应积极提高烹调技术，改善员工伙食，提高菜品质量；应制定科

学合理的食谱，保证开饭时间。

4.安全操作

（1）食堂必须切实搞好安全保卫工作，防止不必要的损失和有害现象。

（2）食堂油炉、油灶、电梯、加工电器等设备必须注意检查和保养，发现问

题立即组织维修，严禁非正常操作。

（3）食堂员工在工作中要合理使用多种设施、设备和用品，不能违规用和强

行工作。

（4）人为导致的财物损失，在批评教育下，还需视情节轻重予以赔偿。

（5）因操作不慎导致安全事故者。责任所有由操作者承担。

5.文明服务

（1）食堂员工必须礼貌待人，文明服务，优质服务。

（2）窗口服务必须穿戴好工作服，帽和工牌，仪表整洁，发售饭菜时态度和

蔼，服务热情。

（3）不得以任何理曰与就餐员工顶撞，吵闹或打架，一经发现除罚款外，还

应视情节严重程度作解雇处理。

（4）员工之间不得争执，嬉闹或打架，一经发现严厉处理。

（5）员工食堂发售饭菜价格合理，买卖公平，不搞特殊。

6.值班管理

（1）值班人员必须认真负责，积极配合行政部做好有关的保卫管理工作，及时

向食堂主管汇报工作状况。

（2）值班人员需提高警惕，积极搞好门卫保安工作，做到防火，防盗，防破坏。

（3）严格执行门卫登汜制度，非食堂员工进入必须出示有效证件或有食堂工作

人员陪伴，经登记基本状况后方可进入，对外来人员所携包裹外出时应严加检查,

出示证件方可放行。

（4）值班人员配合做好水、电、气线路检修工作，保证能源供应。

（5）值班人员需保持食堂非作业时间内的安静，安全，整洁。

（6）值班人员下班后及时关水断电，锁闭大门。

7.附则

（1）本制度由行政部确定，经总经理同意后实行。

（2）本制度自年月日起执行。

九员工宿舍管理制度

1.总则

（1）为加强员工宿舍的管理，保证宿舍区日勺安全、文明、整洁，使员工有

一种良好的生活环境，特制定本制度。

（2）本制度合用于我司员工宿舍的管理。

2.住宿申请措施

（1）申请条件

1）凡在企业任职且未分派到宿舍日勺员工，均符合申请条件。

2）凡有如下情形之一者，不得申请住宿。

①有不良嗜好者。

②行为粗暴者。

③申请退宿者。

④被取消住宿资格者。

（4）申请程序

1）申请住宿员工填写住宿申请表，经所在部门负责人审核后交行政部。

2）行政部根据申请者日勺条件和申请理由，予以批复。

3）批复后由宿舍管理员按规定执行。

（5）分派原则

1）新入职工工无需申请即可获分派。

2）所有分派均根据职位、级别对应住宿原则进行。

（6）员工接到宿舍分派告知后，应于一周内迁入宿舍，逾期视为放弃。

3.宿舍管理员守则

（1）为使宿舍顺利运作，各楼、各层均安排宿舍管理员负责宿舍管理。

（2）宿舍管理员职责

1）编制“住宿人员登记表总表”以及“宿舍财产账册总表”，定期向行攻部

提出汇报。

2）监督指导住宿人员遵守规定。

3）保持宿舍整洁、维持秩序，对水、电、钥匙进行管理等。

4）在“住宿人员登记表总表”中，应将住宿员工所属部门、家庭住址、、

紧急联络人以及必要时出入动态进行登记，以备查阅。

5）管理员在住宿人员身体不适时应负责照顾，病情严重者应立即告知值班

人员备车送医急救，并将通过情形报行政部。

6）管理员遇有违反宿舍管理有关规定者须立即提报行政部论处。

（3）管理员应严珞执行本措施的各项规定及上级命令，若有徇情或怠职，

应依企业有关规章制度论处。

4.住宿人员管理规定

（1）住宿员工需凭管理部核准的证件进入宿舍，无证者一律不得进入。

（2）住宿员工应服从宿舍管理员的管理与监督。

（3）住宿床位及内部设备，一经排定均不得私自调换、变更或侵犯他人

之财物。

（4）宿舍公物应加以爱惜，所有房间内物品如有损坏应追究个人或司房

人员责任，损坏部分照价赔偿。

（5）室内严禁烧煮、烹饪或私自接配电线及装配电器，以保障安全。

（6）宿舍内不得使用或寄存危险及违禁物品。

（7）宿舍内不得乱丢烟蒂、废纸、果皮等杂物。

（8）纸篓应置于洗手间内，垃圾每天早上由各住宿人员丢弃于指定垃圾

桶内，不得将垃圾丢弃于门口或其他公共场所。

（9）换洗衣物不得堆放室内，必须收入衣柜内，鞋子统一摆放在床底或

阳台外，门口和其他地方不得乱放物品；洗晒衣物需按指定位置晾晒。

（10）水桶、脸盆、扫把、拖把、垃圾铲等所有在指定地方摆放整洁。

（11）不得自行在墙上钉钉子，打墙洞，不得在墙上或衣柜表面乱涂乱画、

张贴画报、贴纸。

（12）为防止厕所及下水道堵塞，厕纸、卫生巾、头发、食物残渣等杂物

必须丢入纸篓内，如遇堵塞须立即告知宿舍管理员处理，每次疏通费用由该房间

人员共同承担，若不汇报管理员私自疏通导致下水道破损者加倍惩罚。

（13）严禁从高处向下扔杂物，倒污水。

（14）阳台围栏上不得放置任何物品，防止掉下伤人。

（15）住宿人员离开应随手关灯、关水、关闭门窗。

（16）珍贵物品应防止携入，一旦遗失由员工自行负责。

（17）各房间内的清洁应由室内住宿人员自行轮番打扫、保持房间的清洁与

整洁。

（18）员工不得于宿舍内有会餐、饮酒、赌博或其他伤风败俗的行为。

（19）就寝后不得有影响他人睡眠的行为，收（录）音机、电脑音响等音

量不得过大，以免阻碍他人休息。

（20）男女员工不得互相串房。

（21）自行车、摩托车需停放在车棚内，不得乱摆乱放。

（22）门禁规定

1）住宿人员应按规定每晚22：30前返回宿舍。确实有特殊状况者，需提前

向宿舍管理员报备。

2）宿舍晚间23：00为就寝熄灯时间。

（23）住宿员工有下列情形之一者，可取消其住宿资格，视情节轻重提报

行政部。

1）不服从宿舍管理员监督、指挥，常常阻碍宿舍安宁，屡劝不改者。

2）在宿舍赌博、斗殴及酗酒者。

3）蓄意破坏公物及设施者。

4）私自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者。

5）违反宿舍安全规定者。

6）无合法理由常常外宿者。

7）有偷窥行为者。

5.宿舍卫生评比规定

（1）员工每周一17：00〜18：30为宿舍大扫除时间，该宿舍所有人员均

应参与。

（2）星期二及星期日宿舍人员轮番值日，并把详细名单贴于前门背面。

（3）每周后勤部将对宿舍进行定期（星期一18：30〜19：30）和不定期

检查，每月根平均得分评比出前三名和后三名，分别予以奖励及惩罚。

6.退宿规定

（1）凡申请退宿人员，须提前一种月填写曰请书，经行政部同意并检查铺

位及设施完整后，方可搬离宿舍。

（2）屡教不改，一再违反宿舍管理制度者，勒令其退宿，并予以惩罚。

（3）凡辞职、离职或勒令退宿者，须接告知后H勺当日搬出宿舍，所有携

带H勺物品都要经宿舍管理员或门卫检查。

（4）凡搬离宿舍者，应把自己的床位清理洁净，不得将残物、垃圾扔在宿

舍内。

7.附则

（1）本制度由行政部制定并负责解释。

（2）本制度经总经理办公会议审议通过后，自颁布之日起实行。

十.公务车辆管理制度

1.总则

（1）为加强企业公务车辆日勺管理，保证合理，规范地使用公务车辆，特制定本

制度。

（2）本制度合用于对企业公务车辆及驾驶员有关工作事项的管理。

2.公务车辆使用管理

（1）企业公务车辆除专配车（含部门配车），看房车，观光车外，其他所有公务

车辆规划行政部管理，并配置专职驾驶员，安全责任由驾驶员负责。

（2）各部门需用公务车时，由使用人填写“用车申请单”，经部门经理和行政部

经理签字同意后，驾驶员见单方可出车。当日不能返回的，需由总经理签字同意。

（3）企业公务车实行“专人专车”管理，除专配车（含部门配车）外，因特殊

原因需由专职驾驶员以外的其他人驾驶，应事先申请，详细规定如下。

1）使用公务车时须经部门经理和行政部经理同意后，由行政部立案告知驾

驶员交车。

2）因私需借用企业车辆，必须提前填写“用车申请单”，写明使用时间，目

的地，驾驶人，经部门经理，行政部经理和总经理同意，方可使用。

3）因私使用企业公务车后，应及时按照企业规定缴纳费用。

4）驾驶员未见批条或指示私自借车，一切责任由车辆驾驶员和驾车人自负,

企业不承担任何责任；同步应对驾驶员处以200-500元的罚款，严重者

给以除名处理。

（4）其他兄弟企业或友好单位借用我司的公车时•，由行政部办理有关手续。

（5）借用企业车辆时发生违规，事故，损毁，失窃等除事故，其损失在扣除

理赔额后由用车单位或个人承担。

（6）除专配车（含部门专配车）外，企业公务车辆下班后必须停放在企业车

库。特殊原因须经行政部经理同意，应于第二天补办手续交行政部立案。除

专配车辆外，保安应做好出车检查和记录，无派车单位或借车单不得放行。

（7）看房车，观光车车辆由销售部管理，平常派车由销售部自行管理。

3.公务车辆维护保养

（1）驾驶员应对车辆进行例行保养，及时对车辆进行清洁，补给，润滑，调

整等，使车辆随时保持良好的技术状况。看房车，观光车要随时清洗，充电,

保证电瓶内电量充足。

（2）国产新车按使用阐明书，在规定的里程内，到指定日勺维修点进行维修保

养；进口车或无规定维修点的国产新车，到企业指定维修点进行维修保养。

（3）车辆维修应在企业指定的维修点进行。

（4）车辆维修前应由驾驶员填写维修申请单，申请单上应注明修理范围，更

换机件项目及大体预算等，由行政部经理核准后送指定维修点维修。假如超

过维修范围，发生的费用由该驾驶员承担。

（5）修理后应先试车，合格后方可付款。维修费在2023元如下的，报行政

部经理审核；3000^5000元的经企业分管领导同意；5000元以上的经企业总

经理同意。

（6）凡更换日勺零配件，应将原件带回企业交行政部验证后作报废处理。车辆

在长途期间损坏，应尽量就近在指定维修点维修。

（7）车辆设备，零配件，工具，消耗品等物品日勺申请，采购，入库，领用等

依企业有关规定办理。

（8）有关单位或个人借用企业车辆，偿还时必须保证机件正常，外观完