周例会会议管理制度

周例会会议管理制度1总则1.1目的为规范公司周例会管理，统一会议组织、议题准备、会议召开、纪要输出、任务跟踪闭环流程，提升沟通效率，及时同步工作进展、协调问题、部署下周工作，确保各项工作落地执行，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司层面周例会；各部门内部周例会可参照本制度执行。参会人员为公司管理层、各部门负责人及指定相关人员。1.3管理原则高效务实：聚焦重点，精简议题，杜绝空泛汇报，以解决实际问题为导向。会前准备：议题、材料提前准备，不临时抛题，保障会议质量。闭环管控：会议决议、待办任务明确到人、到时间，跟踪落实、反馈结果。纪律严明：严格遵守会议时间、会场纪律，保证会议有序开展。2职责分工会议主持人（一般为公司主要负责人/分管领导）

把控会议节奏，确定会议议题，主持会议讨论，做出工作决议，对会议输出结果负责。会议组织者（行政/综合管理部门）

负责周例会统筹：收集汇总会议议题、下发会议通知、会场准备、会议记录、编写会议纪要、跟踪待办任务、归档会议资料。各参会部门负责人

会前梳理本部门工作进展、存在问题、需协调事项；准时参会；会上如实汇报；落实会议布置的各项工作任务；及时反馈任务执行情况。列席人员

按通知要求参会，针对相关议题发表意见，落实分配的相关工作。3会议基本安排3.1会议时间公司周例会原则上每周固定时间召开，例如每周一上午；时长控制在60‑90分钟。遇节假日、特殊工作安排，由行政部门提前通知调整会议时间或取消。3.2会议形式线下会议为主，如遇人员出差等情况，可采用线上视频会议方式。3.3参会人员公司领导、各部门负责人；根据议题需要，可通知相关骨干员工列席。参会人员确有特殊情况不能参会，须提前向主持人履行请假手续，指定部门代为参会。4会前管理4.1议题收集各部门于每周固定时间前提交本周工作小结、存在问题、需跨部门协调事项、下周重点工作计划至会议组织者。组织者汇总全部议题，报主持人审核确定本次会议正式议题。议题应简明扼要，明确需要会议讨论、决策、协调的具体事项；无关、非紧急议题不纳入周例会，改为会后专项沟通。4.2会议通知与材料会议组织者提前下发会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议议题、相关参考材料。汇报材料简洁，重点突出：已完成工作、未完成工作及原因、现存风险问题、需要协调支持、下周重点计划，不做冗余赘述。5会议召开流程主持人开场：明确本次会议主要目的、会议议程，控制整体时长。各部门简要工作汇报：围绕议题汇报工作进展、卡点问题、需协调资源、下周重点工作，每人汇报控制在规定时长以内。问题研讨与协调：针对跨部门卡点、难点问题集中研讨，形成明确意见；无法当场决策的，明确后续调研责任人与决策时间，不在会上无限拉扯。领导工作部署：总结本周整体运行情况，点评重点工作，部署下周重点任务，明确工作要求。确定待办事项：会上梳理形成待办清单，明确工作内容、责任部门/责任人、配合部门、完成时限、输出要求。会议结束：主持人总结，宣布会议结束。会议期间不讨论与本次议题无关的细节问题，专项小问题会后组织小范围沟通解决，避免占用全员会议时间。6会议纪律参会人员应提前到达会场，不得迟到、早退、无故缺席；迟到、缺席按公司考勤制度进行记录。会议期间手机调至静音或震动，非紧急情况不接打电话；不随意交头接耳，不做与会议无关事项。参会人员认真记录会议要求与分配任务。严禁会上不发表意见，会后私下否定会议决议；有不同意见可会上充分沟通，决议形成后须统一执行。会议内部讨论内容未经许可不得对外泄露。7会议纪要与任务闭环7.1会议纪要输出会议结束后1个工作日内，会议组织者完成《周例会会议纪要》编写，内容包含：会议基本信息：时间、地点、主持人、参会/缺席人员；会议主要内容、工作同步情况；会议形成的决议、重要意见；会议待办任务清单（核心）：序号、工作事项、责任人、配合部门、完成期限。纪要经主持人审核后，下发至全体参会人员及相关执行部门。7.2待办跟踪闭环各责任人按照纪要要求推进工作，到期完成工作后，向会议组织者反馈完成情况，提交相关成果。会议组织者跟踪待办任务进度，对临近到期、逾期未完成事项进行提醒、督办。下次周例会上，首先对上一周例会待办任务完成情况进行复盘通报：已完成、进行中、未完成（说明原因及更新计划）。任务完成验证通过方可闭环；未完成任务须说明原因，重新明确时间节点。8会议资料归档会议组织者建立周例会档案，实行一会一档，归档资料包含：会议通知、会议议题材料、会议纪要、待办跟踪表等。

电子资料统一归档至公司共享文档，纸质版本按档案管理要求留存，便于查阅追溯。9监督与考核周例会的参会出勤情况、待办任务落实完成情况纳入部门及员工工作绩效考核参考。无故缺席、迟到屡教不改，会议布置任务拒不落实、多次逾期无合理理由，予以通报批评。鼓励会前充分准备，提高会议质量；对于会上确定事项不得随意推诿。10附则本制度由综