2026年对外合作资料保密管理规定

2026年对外合作资料保密管理规定文档版本号：V1.0生效日期：2026年1月1日归口管理部门：行政中心信息安全组独立监督部门：审计合规部目录1.总则12.职责划分13.具体管理内容23.1对外合作资料前置审核管理规则3.2电子类对外合作资料输出管控规则3.3纸质类对外合作资料输出管控规则3.4线下对外对接场景资料管控规则3.5合作全周期动态跟踪管理规则3.6宣贯与日常培训管理规则4.违规约束与处理44.1正向激励规则4.2违规分级判定标准4.3对应处置规则5.申诉机制66.附则67.附件71.总则1.1制定目的为规范全公司对外合作过程中的资料输出行为，避免非必要的内部经营、技术、人力类数据对外扩散，保障公司经营权益不受损，同时平衡对外合作的沟通效率，特制定本规定，所有条款均同步符合国家及地方现行劳动相关法律法规要求，不存在超出法定权责的约束内容。1.2适用范围本规定适用对象覆盖公司全体正式在岗员工、劳务派遣人员、项目外包驻场人员、实习人员、第三方合作方短期入驻人员；适用场景覆盖所有涉及公司向合作相关方提供内部资料的环节，包括但不限于商务洽谈、供应商资质核验、客户项目交付、产学研项目对接、公开招投标、行业展会宣讲、行业协会数据报送等对外场景。所有涉及对外输出公司非公开类经营、技术、人员数据的行为，均需遵守本规定，无默认豁免场景，仅有公司分管领导专项签字审批的极特殊事项可走专属绿色通道，且所有审批记录需完整留存3年以上备查。1.3核心原则本规定全程执行“谁对接、谁负责，谁审核、谁担责”的核心原则，所有对外资料输出行为全流程留痕，所有管控要求可追溯、可核查。2.职责划分本规定明确划分执行与监督两条独立权责线，不存在权责交叉、权责不清的情况：1.执行部门权责：行政中心信息安全组为唯一日常执行部门，专职负责本规则的年度迭代更新、对外资料的终审核验、全流程归档留存、全员保密培训组织、对外传输工具的权限配置、日常合规提醒等日常工作；各业务部门第一负责人为所属部门对外资料管理第一责任人，每个部门固定设置1名经过专项培训的兼职资料保密联络员，负责本部门对外资料的前置复核、月度对外资料台账统计、部门内部风险点排查、对接行政组完成相关信息上报。2.监督部门权责：审计合规部为全流程独立监督部门，直接向公司管理层同步巡检结果，不受其他业务部门干预，专职负责每季度不少于1次的全公司对外合作资料管理情况巡检、对外资料相关违规线索的受理、违规事件的独立核查、处置结果的公示落地，保障规则执行的公平性，杜绝人情操作。3.所有一线对接人员权责：直接参与对外合作对接的人员为对外资料输出的第一责任人，需全程跟进资料的对外使用场景，发现违规扩散第一时间上报。3.具体管理内容3.1对外合作资料前置审核管理规则所有拟对外输出的资料，无论形式、无论内容字数多少，必须先完成三级审核流程，严禁未审核直接对外发送：第一级为经办人自查：经办人需对照公司统一发布的“禁止对外输出内容清单”逐项核查，清单明确列明4类绝对不允许出现在任何对外资料里的内容：①公司未公开的全层级薪酬体系、年度人力成本预算、核心人员流动预案；②公司所有未对外公示的未来2年业务布局规划、非公开的产品定价体系、上下游供应价格底线数据；③公司自研的未申请专利的工艺参数、全量用户行为数据、未上线的新产品原型设计内容；④公司内部的合规审计报告、风险排查报告、未结案的纠纷处理相关记录，经办人确认资料未涉及上述内容后，填写对外合作资料审核申请单提交。第二级为部门兼职联络员复核：联络员需对资料内容的场景匹配性做核验，确认资料内容刚好满足本次合作的必要需求，不存在多输出冗余敏感信息的情况，签字确认后提交。第三级为行政信息安全组终审：常规10页以内、仅涉及公开经营数据的资料可走系统自动终审，10页以上、涉及业务核心参数的资料需人工核验通过后，方可输出。所有审核流程全部通过公司OA线上系统完成，相关记录自动归档，不接受线下口头审批。3.2电子类对外合作资料输出管控规则所有电子类对外合作资料，严禁使用私人微信、私人邮箱、个人云盘等非公司配发工具对外传输，必须通过公司统一配置的企业微信、企业邮箱、内部加密云盘完成传输：对外发送的资料必须统一添加专属水印，水印内容标注“仅限XX合作方XX项目场景使用，不得二次传播”，常规合作资料设置7天有效查看权限，过期自动失效；单份大小超过100M的资料不得直接通过聊天工具传输，需上传内部加密云盘生成临时共享链接，设置下载密码，单独将密码告知合作方对接人；所有对外发送的电子资料不允许发送可编辑的原文件，默认导出为PDF格式，关闭复制、修改权限。3.3纸质类对外合作资料输出管控规则所有对外提供的纸质资料，原则上不允许提供原件，仅能提供加盖“对外合作专供”字样专属戳记的复印件，每页复印件都需要加盖戳记，单次对外提供的同一份资料份数不得超过2份；资料交付给合作方时，必须同步签署《对外合作资料签收确认单》，明确标注资料名称、份数、约定用途、不得随意转授第三方的相关要求；如果纸质资料包含有效期限制的内容，必须在资料封面醒目位置标注使用截止日期，超出日期后合作方不得再使用相关内容。3.4线下对外对接场景资料管控规则所有人员外出前往合作方现场参会、开展商务洽谈时，携带的工作设备仅限公司统一配发的工作电脑、工作手机，严禁使用私人电脑存储对外展示的内部资料；会议过程中需要临时调取展示资料的，只能从公司云盘的审核通过专属文件夹中调取，不允许私自插入外接U盘加载未经过审核的内容；会议开场前需主动告知所有参会外部人员，本次展示的所有内容未经我方允许不得录制、拍摄，如发现外部人员私自录制涉密展示内容，需当场要求对方删除相关内容，事后第一时间将情况报备行政信息安全组；安排外部人员进入公司园区对接合作的，参观路线不得经过核心研发区、数据机房、内部档案库区域，所有对外讲解的内容需提前经过部门联络员审核，不得随口透露内部非公开运营数据。3.5合作全周期动态跟踪管理规则所有对外合作的对接人需每季度梳理一次自己对接的合作方手里留存的我方资料情况，确认相关资料仅在约定场景下使用，未被扩散给任何无关第三方；合作项目正式终止后10个工作日内，对接人需要向合作方发送资料销毁通知，要求对方删除所有我方电子资料备份、销毁所有我方纸质资料，并且在30个工作日内回收对方加盖公章的《合作终止后资料销毁回执单》，同步上传归档到行政信息安全组，对接人不得私自留存相关对外传输记录、合作方资料回执。3.6宣贯与日常培训管理规则行政信息安全组每年度组织不少于2次全公司范围的对外保密专项培训，新员工入职当日的安全培训环节必须覆盖本规定内容，完成相关考核分数达到90分以上，才允许开通对外传输工具的使用权限；所有部门的兼职保密联络员每季度组织不少于1次部门内部的专项学习，同步最新的风险案例，调整部门业务场景下的个性化管控要求。4.违规约束与处理本部分奖惩对等，所有处置规则均符合《劳动合同法》相关要求，所有扣除项均为员工月度浮动绩效部分，不涉及劳动合同约定的标准工资，不存在违法违规的处置条款。4.1正向激励规则1.任何员工主动排查出待对外输出资料中的敏感内容漏洞，避免出现信息外泄风险的，经审计合规部核实后，给予500-2000元的一次性现金奖励；2.年度内未出现任何对外资料违规记录的部门，年度部门评优名额额外增加1个，部门整体年度绩效加5分；3.及时发现已经出现的对外资料外泄隐患，第一时间采取措施挽回损失的员工，年度评优优先考虑，可给予最高相当于月度工资标准的专项奖励。4.2违规分级判定标准1.轻度违规：未走正式审核流程就向合作方传输资料，但资料内容未涉及任何敏感内容，未造成任何不良影响；使用私人社交工具传输已经通过审核的常规公开类合作资料，未造成内容扩散；未按时提交季度对外资料台账，经提醒后3个工作日内补报完成。2.中度违规：未按照要求给对外电子资料加水印、设置有效期，经提醒后未整改；对外提供的纸质资料未加盖专属戳记、未要求对方签署签收单；对外资料中包含禁止输出清单内的内容，但发现后第一时间撤回，未向外部无关方扩散，未造成公司经济损失。3.重度违规：故意绕过审核流程向外部方传输未授权的内部核心数据；对外资料外泄后造成公司直接经济损失1万元以上；一年内累计触发3次以上中度违规。4.3对应处置规则1.轻度违规处置：第一次违规给予口头警告，扣除当月10%浮动绩效，要求1个工作日内完成整改；第二次违规全公司通报批评，扣除当月30%浮动绩效，安排不少于4小时的专项保密学习；第三次违规升级为中度违规处置。2.中度违规处置：给予记过处分，扣除当季度50%浮动绩效，取消当年所有评优、职称评定、晋升资格；属于劳务派遣、外包人员的，直接退回所属派遣机构，同步告知其所属公司相关违规情况。3.重度违规处置：属于严重违反公司规章制度行为，公司有权单方面解除劳动关系，且不支付任何经济补偿；同时公司有权按照双方签署的《保密协议》约定，向违规人员追偿对应的经济损失；情节严重涉及违法的，直接移交司法机关处理。5.申诉机制员工如果对违规处置结果存在异议，可在收到处置通知的3个工作日内，向审计合规部提交书面申诉材料，同步附上相关佐证信息；审计合规部收到申诉后7个工作日内，重新调取全流程的审核记录、操作日志等原始证据，完成独立核查，向申诉人出具正式的复核结果通知；如果员工对首次复核结果仍存在异议，可向公司工会提交二次申诉申请，工会组织3名非关联岗位的员工代表组成核查小组开展二次核验，核验结果为公司最终处置结论。申诉全程不得出现针对申诉人的歧视性对待，不得因员工提出申诉私自调整其岗位、下调固定薪资待遇，充分保障员工合法劳动权益。6.附则本规定自2026年1月1日正式生效，之前发布的所有涉及对外合作资料管控的相关规则全部废止，所有条款的最终解释权归行政中心信息安全组所有；每年12月行政中心联合审计合规部，结合当年出现的新业务场景、新风险点完成一次规则迭代更新，同步向全公司公示；此前所有公司与外部合作方签署的合作协议中涉及对外资料保密的相关约定，需参照本规定要求对齐，存在冲突的内容以本规定为准。7.附件所有附件表单均为可直接落地使用的标准化模板：附件1：《对外合作资料审核申请单》，包含字段：经办人姓名、所属部门、合作方名称、合作项目名称、拟输出资料明细清单