公司采购询价管理办法

公司采购询价管理办法一、总则（一）目的与依据为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购过程的公开、公平、公正，保障公司资产安全和合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。本办法旨在为公司各项采购活动中的询价环节提供明确指引，确保每一笔采购支出都物有所值，并符合公司整体战略发展需求。（二）适用范围本办法适用于公司所有部门及下属单位（以下统称“各部门”）因生产经营、行政管理、项目建设等所需物资、工程及服务的采购询价活动。凡涉及对外采购，且未达到公司招标采购标准的项目，均应遵照本办法执行。特殊情况下需采用非询价方式采购的，应按规定程序报批。（三）基本原则1.公开透明原则：询价过程应尽可能公开，邀请符合条件的供应商参与，确保信息传递的对称性，避免暗箱操作。2.公平竞争原则：对所有参与报价的供应商一视同仁，提供平等的竞争机会，评价标准统一、客观。3.公正诚信原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁自律，供应商应如实提供报价及相关资料，遵守承诺。4.效益优先原则：在保证采购物品质量、服务水平及交货期的前提下，力求以最经济的成本完成采购，追求综合效益最大化。5.规范高效原则：询价程序应规范有序，同时兼顾效率，避免不必要的流程冗余，确保采购需求及时得到满足。二、询价方式与适用范围（一）直接询价适用于采购金额较小、市场价格透明稳定、规格标准统一且竞争充分的常规性物资或服务。通常情况下，直接向两家及以上符合条件的供应商进行口头或书面询价，获取即时报价。（二）比价询价适用于采购金额适中，或虽金额不大但规格型号、技术参数有一定差异，需要对多个供应商的报价、资质、服务等进行综合比较的采购项目。一般应向三家及以上合格供应商发出书面询价单，明确需求细节，要求其书面回复报价及相关承诺。（三）竞争性谈判（简易）适用于技术规格复杂或市场竞争不充分，无法通过简单比价确定供应商的采购项目。在通过初步询价了解市场情况后，可邀请三家及以上供应商进行多轮谈判，就价格、技术方案、服务条款等进行深入沟通，寻求最优合作方案。此方式需有详细谈判记录。三、询价程序（一）采购需求提出与审批各部门根据实际工作需要，填写《采购申请单》，明确采购物品或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、预计单价、总价、交货（服务）时间、资金来源等信息，并按公司规定的审批权限报请相关领导审批。（二）供应商的邀请与资格审查1.供应商库管理：采购部门应建立和维护合格供应商信息库，对供应商的资质、信誉、生产能力、供货（服务）质量、价格水平等进行动态评估和管理。2.邀请方式：根据采购项目特点和金额，从合格供应商库中选取或通过公开渠道寻找潜在供应商。邀请时应提供必要的项目信息，确保供应商理解采购需求。3.资格审查：对拟邀请的供应商，应核实其营业执照、相关生产经营许可证、质量认证证书等资质文件，必要时可进行实地考察，确保其具备履约能力。（三）询价文件的编制与发出1.询价单（函）：采购部门负责编制《询价单》或《询价函》，内容应包括：项目名称、采购内容及要求、报价要求（含报价有效期）、交货（服务）地点及时间、付款方式、报价截止时间、联系方式等。对于技术复杂的项目，应附详细的技术规格说明书。2.发出方式：可采用邮件、传真、即时通讯工具或当面送达等方式发出询价文件，并要求供应商在规定时间内书面回复。发出时间应给供应商留有合理的准备和报价时间。（四）报价的接收与开启1.报价接收：供应商应在规定的截止时间前，以密封（适用于重要或大额项目）或指定书面形式提交报价单。逾期提交的报价一般不予受理，特殊情况需经采购负责人批准。2.报价开启：在规定的时间和地点，由采购部门组织相关人员（至少两人）共同开启报价。对密封报价，应检查密封是否完好。开启后，应对报价情况进行记录。（五）报价的评审与比较1.初步审查：检查报价单是否完整、是否符合询价文件要求、供应商是否具备资格等，剔除无效报价。2.评审因素：评审应以价格为主要依据，但也应综合考虑质量、性能、交货期、售后服务、付款条件、供应商信誉及以往合作情况等因素。对于价格明显低于成本或明显高于市场平均水平的报价，应要求供应商作出书面说明，无法合理解释的，应不予采纳。3.评审记录：评审过程应有详细记录，包括参与评审人员、各供应商报价情况、评审意见、评审结论等，并由参与人员签字确认。（六）确定成交供应商与合同签订1.确定成交供应商：根据评审结果，择优选取成交供应商，并将结果通知所有参与报价的供应商（尤其是未成交供应商，可应其要求简要说明未成交原因）。对于大额或重要采购项目，确定成交供应商前应报请相关领导审批。2.合同签订：与成交供应商协商签订采购合同，合同内容应与询价结果、供应商承诺一致，明确双方权利义务、产品（服务）标准、验收方式、违约责任等。合同签订按公司合同管理办法执行。四、询价文件管理询价过程中的所有文件，包括《采购申请单》、询价单（函）及其附件、供应商报价单、资质文件、评审记录、沟通记录、成交确认书、采购合同等，均应妥善保管，存档备查，保存期限不少于三年。五、纪律与监督（一）采购人员纪律采购人员在询价活动中应严格遵守国家法律法规和公司规章制度，廉洁奉公，不得利用职务之便收受回扣、贿赂或索取其他不正当利益；不得与供应商串通，损害公司利益；不得泄露询价过程中的保密信息。（二）监督检查公司监察审计部门及上级主管领导有权对采购询价活动进行监督检查。各部门应积极配合，提供相关资料。对违反本办法规定的行为，一经查实，将视情节轻重对相关责任人进行处理；涉嫌违