档案管理办法

档案管理办法一、总则档案是组织各项活动的原始记录，是历史的真实写照，承载着宝贵的信息资源，对于维护组织历史真实面貌、保障各项工作有序开展具有不可替代的重要作用。为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及本单位实际，特制定本办法。本办法适用于本单位及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。凡在本单位各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本办法管理范畴。档案管理工作遵循以下原则：统一领导、分级负责；全程管理、确保完整；规范高效、便于利用；安全保密、依法管理。二、档案管理机构与职责本单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。设立档案管理部门（或指定专门机构/人员），负责统筹、协调、指导和监督本单位及所属单位的档案管理工作。档案管理部门（或专门机构/人员）的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理规章制度及工作细则。2.负责本单位各类档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研、数字化及销毁等全过程管理工作。3.指导和督促各部门、各分支机构做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。4.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全员档案意识和档案管理技能。5.负责档案库房的规划、建设和维护，配备必要的设施设备，确保档案安全。6.组织或参与对本单位重要项目、重大活动档案的专项验收工作。7.协调处理档案管理工作中出现的问题，向上级档案行政管理部门和本单位领导汇报工作。各部门、各分支机构应指定专人（兼职档案员）负责本部门形成的文件材料的收集、整理、初步审核和向档案管理部门移交归档工作，并配合档案管理部门开展相关工作。三、档案的收集与归档各部门在工作中形成的各类文件材料，由经办人负责收集、积累，并按照归档范围和要求进行整理。任何人不得私自占有、隐匿、销毁应归档的文件材料。归档范围包括但不限于：1.本单位在各项管理工作中形成的决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.反映本单位基本历史面貌、机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。3.本单位在业务活动中形成的具有凭证、查考和利用价值的各类数据、图表、合同、协议、调研报告等。4.本单位财务、审计、基建、设备等专项工作中形成的文件材料。5.本单位对外交往活动中形成的重要文件材料。6.其他具有保存价值的文件材料、声像资料、实物等。归档时间：1.文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。2.项目档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档。3.会计档案由财务部门整理立卷后，在会计年度终了后可暂由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门。4.其他专门档案应按照相关规定或实际需要及时归档。归档要求：1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。2.文件材料的纸张规格应符合标准，字迹清楚，图样清晰，签字盖章手续齐全。3.录音、录像、照片、电子文件等特殊载体档案，应同时移交文字说明材料，并确保载体的有效性。4.电子文件的归档应符合国家关于电子文件归档与管理的相关规范，保证其真实性、完整性、可用性和安全性。四、档案的整理与保管档案管理部门对接收的档案，应按照档案分类方案和整理规则进行系统化整理，包括分类、编号、排列、编目、装订等工序，使之有序化。档案分类应遵循科学性、系统性和可操作性原则，根据本单位实际情况确定分类方案，并保持相对稳定。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据档案性质组合使用。档案著录应按照国家档案著录规则进行，准确、规范地填写档案著录项目，编制检索工具，为档案利用提供便捷途径。档案保管应具备适宜的库房条件：1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。2.配备必要的温湿度调控设备、消防器材、防虫灭鼠药剂等。3.档案库房与办公区域、阅览室应分开设置。档案入库前应进行严格检查和消毒处理，防止有害物质带入库房。档案应按照不同载体和保管期限分别存放，排列有序，便于存取。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。五、档案的利用与借阅档案利用是档案工作的出发点和落脚点。档案管理部门应建立健全档案利用制度，简化利用手续，为单位各项工作和社会合理利用档案提供服务。单位内部人员因工作需要查阅档案，须凭有效工作证件，经本部门负责人同意（查阅重要、机密档案须经档案管理部门负责人或单位分管领导批准）后，方可查阅。外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅档案时，应遵守以下规定：1.爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。2.不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容，确需复制的，须经档案管理部门批准。3.查阅机密、绝密档案，必须严格遵守国家保密规定，严禁泄密。4.档案一般不得带出阅档室，确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。5.归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅手续。利用档案时，应遵守知识产权保护的相关法律法规，不得侵犯他人合法权益。档案管理部门应做好档案利用效果的反馈记录工作。六、档案的鉴定与销毁档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为三十年、十年。档案的保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算。档案管理部门应会同有关业务部门组成档案鉴定小组，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作一般每三至五年进行一次。经鉴定确无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案须填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。具有永久保存价值的档案，在本单位保管一定年限后，应按照国家有关规定向同级国家档案馆移交。七、档案的信息化管理积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。档案信息化工作应遵循统筹规划、分步实施、安全保密、确保实效的原则。电子文件的形成、流转、归档和管理应全程受控，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。建立电子档案备份制度，定期进行备份，并妥善保管备份介质。档案数字化应符合国家相关标准和规范，保证数字化成果的质量。对传统载体档案进行数字化转换时，应进行严格的著录、标引和审核。建立和完善档案管理信息系统，实现档案信息的高效管理和共享利用。加强档案信息系统的安全保密管理，采取身份认证、权限控制、数据加密、安全审计等技术措施，防止档案信息泄露、丢失和篡改。八、责任追究对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，本单位予以表彰和奖励。对违反本办法规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案材料的。2.在档案收集、整理、保管、利用等环节中，玩忽职守，造成档案严重损坏或丢失的。3.违反保密规定，泄露档案秘密的。4.擅自提供、复制、摘抄、拍