某制药厂合同管理制度

某制药厂合同管理制度一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》及相关行业规范，结合本厂生产特性，为规范合同签订与管理，防范经营风险，明确各部门职责，提高合同履约效率，制定本制度。1、解决合同管理无序问题；2、保障生产原料与产品销售合同稳定履行。

(二)适用范围：适用于本厂所有采购、销售、技术服务等经济合同的起草、审核、签订、履行、归档等全过程管理。1、覆盖生产部、质量部、采购部、销售部、财务部等相关部门；2、正式员工必须严格执行，外包咨询人员按实际参与环节承担相应责任。

(三)核心原则：坚持合法合规、权责清晰、流程规范、风险控制原则。1、所有合同必须符合国家法律法规；2、明确各环节责任主体，避免推诿。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，与《公司财务管理规定》《公司档案管理规定》等关联，冲突时以本制度为准，特殊情况由总经理办公会决策。1、财务部负责合同履行中的资金保障与审计；2、档案室负责合同文本归档管理。

(五)相关概念说明：1、经济合同指本厂为生产经营目的与其他单位签订的具有法律效力的协议；2、重大合同指标的额超过五十万元人民币的合同。

##

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：本厂合同管理实行总经理领导下的分级负责制，设置采购部、销售部为执行主体，质量部、财务部为监督配合部门。1、总经理负责重大合同审批；2、部门负责人负责本部门合同初审。

(二)决策与职责：总经理行使合同管理最终决策权，负责审批标的额五十万元以上或涉及公司重大利益的合同。1、总经理每月听取一次合同履约情况汇报；2、决策流程需三人以上参会，无特殊情况不得越级审批。

(三)执行与职责：1、采购部负责生产原料采购合同的全流程管理，包括供应商资质审核、合同签订、履约跟踪；2、销售部负责药品销售合同的管理，包括客户信用评估、合同签订、发货确认；3、质量部负责提供合同涉及的产品质量标准与认证文件支持；4、财务部负责合同款项的收付管理与资金计划。

(四)监督与职责：质量部负责监督采购合同中的质量条款执行，销售部负责监督销售合同的回款情况，财务部负责监督合同资金使用合规性。1、发现违约行为及时上报总经理；2、监督结果纳入部门绩效考核。

(五)协调联动：建立合同管理信息共享机制，采购部、销售部每月向总经理提交合同执行情况报告。1、重大合同签订前组织相关部门会审；2、跨部门合同争议由责任部门负责人协商解决，无法解决时报总经理裁决。

##

三、合同起草与审核

(一)合同模板管理：采购部、销售部根据业务类型制定标准化合同模板，报总经理批准后存档。1、模板需包含公司统一银行账户信息；2、模板每年修订一次，修订后通知所有相关部门。

(二)合同起草要求：1、采购合同需明确原料规格、数量、价格、交货期、验收标准；2、销售合同需明确药品名称、规格、数量、价格、交货期、运输方式、验收标准。3、合同条款表述需严谨，避免歧义。

(三)合同审核流程：1、部门内部初审，由业务员填写《合同审核单》交部门负责人签字；2、质量部审核质量相关条款；3、财务部审核价格与支付条款；4、总经理审批重大合同。1、审核单需逐条注明修改意见；2、重大合同需附相关市场调研报告。

(四)特殊条款处理：1、涉及技术服务的合同需经技术部审核；2、涉外合同需经法务顾问（外部聘请）审阅。1、特殊条款需单独成页附在合同正本后；2、审核意见需书面记录。

(五)合同归档：1、合同签订后十日内由财务部统一编号归档；2、电子版同步存入公司服务器，指定专人管理。1、纸质合同按合同类型分类存放；2、重要合同需双备份，存放在不同地点。

四、合同履行与变更管理

(一)履行监控：采购部、销售部每月对合同履行进度进行跟踪，发现异常及时上报。1、重大合同设置里程碑节点，按节点汇报；2、逾期履约需书面说明原因。

(二)变更管理：1、合同变更需经原审核部门重新审核；2、变更内容需书面确认，双方签字盖章。1、变更不降低合同质量标准；2、变更费用由责任方承担。

(三)违约处理：1、明确违约情形及处理标准；2、收集违约证据，协商或依法解决。1、逾期付款按日支付违约金；2、质量不合格按批次退换货。

(四)争议解决：1、优先协商解决；2、协商不成提交合同约定仲裁机构或法院。1、争议期间暂停履行合同非争议部分；2、争议处理结果报总经理备案。

(五)简易履约支持：1、质量部提供产品检验报告支持；2、财务部协助资金结算。1、检验报告需提前三天提供；2、结算周期不超过合同约定时间。

##

五、合同风险控制

(一)风险识别：采购部、销售部根据业务类型梳理合同风险点。1、采购合同关注供应商资质风险；2、销售合同关注客户信用风险。

(二)防控措施：1、采购合同实施供应商黑名单管理；2、销售合同实施客户信用评级。1、黑名单供应商三年内不得合作；2、信用评级低于标准的客户需加急审核。

(三)预警机制：1、设置风险预警线，超过预警线立即上报；2、建立风险事件台账。1、预警线设定为合同金额的百分之十；2、台账记录风险类型、责任、措施。

(四)应急处理：1、重大风险启动应急预案；2、应急预案报总经理批准。1、应急预案含替代方案、紧急联系人；2、应急预案每年演练一次。

(五)损失追偿：1、明确损失计算标准；2、责任部门承担追偿责任。1、损失计算以实际损失为依据；2、追偿失败由责任部门承担。

##

六、合同归档与废弃

(一)归档范围：所有合同正本、修改单、履约证明、结算单据。1、电子版与纸质同步存档；2、涉密合同单独管理。

(二)归档要求：1、纸质合同按合同编号排序；2、电子版设置权限访问。1、合同原件需防火防潮；2、电子版定期备份。

(三)保管期限：1、一般合同保存五年；2、涉密合同长期保存。1、保存期满按规定销毁；2、销毁需两人以上监督。

(四)废弃处理：1、合同终止后三十日内办理归档；2、无法归档的按销毁程序处理。1、归档前清理无关附件；2、销毁需记录并报备。

(五)查阅利用：1、内部查阅需登记；2、外部查阅需经总经理批准。1、查阅需注明用途；2、查阅原件需经部门负责人同意。

##

七、制度执行与监督

(一)培训要求：每年对全体员工进行合同管理培训，考核合格后方可签订合同。1、培训内容含合同法基础、公司制度；2、考核以案例分析为主。

(二)监督方式：质量部、财务部每季度抽查合同管理情况。1、抽查比例不低于百分之十；2、抽查结果书面反馈。

(三)考核机制：合同管理情况纳入部门绩效考核。1、签订无效合同扣部门绩效；2、重大违约事件追究个人责任。

(四)持续改进：每年评估制度执行效果，修订完善。1、评估含制度符合性、执行有效性；2、修订需经总经理批准。

(五)责任追究：违反制度造成损失的，按损失金额的百分之五十至百分之一百追偿。1、追偿金额不超过当事人当月工资；2、追偿需书面通知。

##

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：采购部考核合同签订及时率、履约完成率；销售部考核合同回款率、客户投诉率；质量部考核合同质量标准符合率。1、指标权重采购部百分之四十、销售部百分之四十、质量部百分之二十；2、评分标准按完成比例计分，低于百分之九十不得分。

(二)评估周期与方法：每季度考核一次，采用《合同管理绩效表》评分。1、由部门负责人评分，总经理复核；2、《绩效表》含关键指标完成情况、风险控制情况。

(三)问题整改机制：一般问题限期三十日整改，重大问题限期六十日整改。1、整改方案需含具体措施、责任人、完成时限；2、整改不力追究部门负责人责任。

(四)持续改进流程：每年五月评估制度执行效果，提出改进建议。1、建议需含具体措施、实施部门、完成时限；2、重大建议报总经理办公会决策。

##

九、奖惩管理办法

(一)奖励标准与程序：签订重大合同奖励部门负责人百分之五、参与人员百分之三。1、奖励金额不超过合同金额的千分之一；2、奖励需部门推荐，总经理审批。

(二)处罚标准与程序：一般违规通报批评，较重违规扣绩效，严重违规解除劳动合同。1、违规行为含合同泄露、逾期履约未报告；2、处罚决定需书面通知，员工有陈述权。

(三)申诉与复议：员工对处罚不服可在五日内申请复议，由人力资源部受理。1、复议需提交书面申请，人力资源部十日内答复；2、复议决定为最终决定。