《公司印章管理制度》

第一章总则第一条目的与依据为规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁等管理行为，确保公司印章使用的安全、规范、有效，维护公司的合法权益，防止因印章管理不当引发法律风险及经济损失，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。公司各类公章、专用章（如财务专用章、合同专用章、发票专用章等）及人名章（如法定代表人章）的管理，均须遵守本制度。第三条管理原则公司印章管理遵循“统一规范、分级负责、严格审批、安全保密”的原则。任何单位和个人不得违反本制度规定使用印章，确保印章使用的严肃性和权威性。第二章印章的刻制与启用第四条印章的刻制申请与审批公司印章的刻制须由需求部门提出书面申请，详细说明印章的名称、用途、规格及保管责任人等。经部门负责人审核、公司相关领导批准后，由行政部门（或指定专人）统一到公安机关指定的正规刻章单位办理刻制手续。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制公司印章。第五条印章的规格与样式公司印章的规格、样式应符合国家有关规定及公司形象标识管理要求。行政部门负责对印章的规格、样式进行审核把关。第六条印章的启用新印章刻制完成后，由行政部门组织验收，确认无误后，进行登记备案。启用前，应发布印章启用通知，明确印章的启用日期、使用范围及保管责任人等事项，确保相关单位和人员知晓。第七条废旧印章的处理对于因机构变更、名称变更、印章磨损、过期或其他原因不再使用的印章，原保管部门应及时将其交回行政部门。行政部门会同相关部门对废旧印章进行清点、登记后，按照规定程序统一封存或销毁，并做好记录备查。严禁个人私自留存或处置废旧印章。第三章印章的保管第八条保管责任人的确定公司各类印章应指定专人负责保管，保管责任人原则上为相关职能部门的负责人或其指定的责任心强、工作严谨的专人。保管责任人名单应报行政部门备案。第九条保管要求1.印章保管人员应将印章妥善存放在保险柜或带锁的专用抽屉等安全保密的地方，不得随意放置或交他人代管。2.下班后或离开工作岗位时，必须将印章锁好，确保万无一失。3.严禁将印章带出公司办公场所（特殊情况经公司领导批准并严格履行借用手续的除外）。4.保管人员变更时，必须办理严格的印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方、监交人签字确认，并报行政部门备案。第十条保管人的职责1.熟悉并严格遵守本制度关于印章使用的各项规定。2.对不符合规定的用印申请，有权拒绝盖章，并及时向公司领导或行政部门报告。3.妥善保管印章，防止印章被盗、遗失或损坏。4.如发现印章管理中存在的问题或隐患，应及时采取措施并报告。第四章印章的使用第十一条使用原则印章使用必须坚持“先审批、后用印”的原则，严格履行审批手续。严禁在空白介绍信、空白合同、空白纸张等无明确内容的载体上加盖印章。第十二条使用申请与审批1.用印申请人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、文件名称、份数、用印种类、申请人及部门等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。2.《印章使用申请表》须经部门负责人审核签字。涉及公司重大事项、对外合同、协议、担保、融资等重要文件的用印，还须报请公司分管领导或法定代表人审批。3.审批人应对用印事项的真实性、合法性、合规性进行严格审查。第十三条用印操作1.印章保管人员在确认用印申请已获批准，且用印文件内容与审批事项一致后，方可盖章。2.盖章时应确保印迹清晰、端正、完整，位置适当。3.同一文件如需多份盖章，应核对份数，确保与申请数量一致。第十四条使用登记印章保管人员须建立《印章使用登记簿》，对每次用印情况进行详细记录，包括用印日期、用印事由、文件名称、审批人、申请人、用印份数、印章名称等信息，并由用印申请人签字确认。《印章使用登记簿》应妥善保管，长期备查。第十五条特殊情况处理1.紧急情况下，确需立即用印而审批人无法当场审批的，可先通过电话、即时通讯工具等方式请示，经审批人口头同意后用印，但事后须立即补办书面审批手续。2.因工作需要携带印章外出使用的，须经公司主要领导批准，由两人以上共同携带，并确保印章在视线范围内使用，用后立即带回公司妥善保管。第五章印章的遗失、被盗与缴销第十六条遗失与被盗报告印章保管人员如发现印章遗失或被盗，应立即向公司领导及行政部门报告，并采取措施防止事态扩大。同时，公司应根据情况及时向公安机关报案，并按照相关规定发布遗失声明，以减少可能造成的损失。第十七条应急处理印章遗失或被盗后，公司应立即组织调查，并根据调查结果采取相应的补救措施，如重新刻制印章、加强内部管理等。必要时，应追究相关人员的责任。第十八条缴销公司因注销、合并、分立等原因终止时，或按照国家有关规定需要缴销印章的，应由行政部门负责将公司全部印章向原登记机关或主管部门办理缴销手续，并做好记录。第六章责任追究第十九条奖励对严格遵守本制度，在印章管理工作中认真负责、有效防范风险或挽回公司损失的单位和个人，公司可给予适当奖励。第二十条处罚对违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经批准擅自刻制、启用、销毁印章的；2.擅自将印章带出办公场所或交他人代管、使用的；3.未履行审批手续或超越审批权限擅自用印的；4.在空白纸张、空白合同等载体上加盖印章的；5.因保管不善导致印章遗失、被盗、损坏的；6.伪造、变造、买卖公司印章的；7.其他违反本制度规定的行为。第七章附则第二十一条解释权本制度由公司行政部门负责解释。第二十二条生效日期本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。第二十三条修订