公司公章使用管理制度

公司公章使用管理制度一、总则为规范公司公章的管理和使用，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，杜绝各类风险隐患，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的公章使用管理。公章是公司对外发生法律效力的重要凭证，任何部门和个人在使用公章时，必须严格遵守本制度的规定，本着高度负责的态度，审慎行事。二、公章的保管公司公章（包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章）的保管实行专人负责制。1.保管人确定：公司公章由指定的行政部门专人负责保管；合同专用章可由业务部门根据实际需要指定专人保管，并报行政部门备案；财务专用章由财务部门负责人或其指定人员保管。保管人员名单应在公司内部公示，并报相关管理部门备案。2.保管要求：公章应存放在安全、保密的环境中，如带锁的保险柜或抽屉。保管人应妥善保管公章，防止遗失、被盗或被非法使用。非工作时间，公章必须入柜存放。3.保管人职责：保管人对公章的安全负直接责任。严禁擅自将公章交予他人保管或使用。保管人因事、病、休假等原因需临时离岗时，应提前向部门负责人报告，并指定临时保管人，办理交接手续，明确保管责任。4.人员变动：保管人发生变动时，必须办理公章交接手续，填写《公章交接登记表》，由部门负责人监交，交接双方签字确认，并及时更新保管人备案信息。三、公章的使用（一）使用范围公章的使用必须严格限定在其授权范围内，严禁超范围使用。1.公司公章：主要用于以公司名义发出的正式文件、函件、报告、证明、授权委托书、重要合同协议（若合同专用章未启用或有特殊规定）等具有法律效力或重大经济责任的文书。2.合同专用章：专门用于公司对外签订各类经济合同、协议等法律文件。3.财务专用章：主要用于公司财务收支、银行结算、票据等财务活动。其他专用章（如人事章、项目章等）的使用范围，参照其设立时的规定执行。（二）使用审批公章使用实行审批制度，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用公章。1.常规文件用印：*部门内部日常管理文件、一般性通知等，由部门负责人审批。*以公司名义发出的对外非合同类函件、证明等，由部门负责人审核后，报公司分管领导审批。2.合同协议用印：所有对外合同、协议（包括补充协议、备忘录等）在正式签署前，必须经过法务部门或指定法律顾问的审核，并履行相应的合同审批流程，经相关负责人（如部门负责人、分管领导、总经理等）审批同意后方可用印。3.重大事项用印：涉及公司重大决策、重要投资、资产重组、对外担保、大额资金往来等重大事项的文件用印，须经公司最高决策层（如总经理办公会、董事会）审议批准。4.特殊情况用印：如遇紧急情况需立即用印，而相关审批人无法及时签字的，可先通过电话、即时通讯工具等方式请示，经审批人口头同意后用印，但事后须在一个工作日内补办书面审批手续。（三）用印登记所有公章使用均需进行登记。1.用印人应填写《公章使用登记表》，详细注明用印日期、用印部门、用印事由、文件名称/编号、份数、批准人、用印人等信息。2.保管人在核对审批手续齐全、登记信息完整后方可予以用印。用印后，保管人应在登记表上签字确认。3.《公章使用登记表》应妥善保管，定期归档，保存期限不少于规定年限。（四）用印规范1.公章应清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），不得模糊不清或盖在空白处。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无具体内容的载体上加盖公章。3.文件内容必须与审批内容一致，严禁擅自更改已审批文件的内容后用印。4.原则上，公章不得带出公司使用。确因工作需要带出的，须经公司总经理批准，由两人以上共同携带，并严格按照批准用途使用，用后立即归还，同时在《公章使用登记表》中注明外出使用情况。四、公章的刻制、变更与销毁1.公章刻制：公司公章的刻制须由行政部门根据公司设立文件或相关决议，到公安机关指定的刻章单位办理。任何部门和个人不得私自刻制公章。新刻制的公章启用前，应在行政部门登记备案，并向相关合作单位发出启用通知。2.公章变更：因公司名称变更、公章损坏等原因需要更换公章时，应按照原审批程序办理，并将旧公章及时交回行政部门封存或销毁。3.公章销毁：对于作废或不再使用的公章，由行政部门统一登记造册，报公司领导批准后，采取粉碎等方式予以销毁，并做好销毁记录。五、责任追究1.对于严格遵守本制度，认真履行保管和使用职责，有效避免公司损失的，公司将予以表扬或适当奖励。2.对违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：*未经批准擅自使用公章的；*超越权限使用公章的；*未按规定履行审批和登记手续用印的；*在空白文件上加盖公章的；*擅自将公章带出公司或交予他人使用的；*因保管不善导致公章遗失、被盗或被滥用的；*伪造、变造、私刻公章的；*其他违反本制度规定的行为