分支机构行政统一管理方案

分支机构行政统一管理方案我在总部行政部做了近五年的分支机构对接工作，这两年越来越明显感觉到，各个分支机构各自为政的行政运行模式，已经跟不上公司扩张发展的脚步了。去年我跟着部门总监跑了全国八个不同规模的分支机构做调研，整整一个多月攒了满满一本问题记录，回来和团队整理打磨了半个多月，才拿出这套完整的统一管理方案，目的就是解决多年来各分支机构行政标准不一、成本失控、内部不公平等老问题，接下来我从背景、内容、推进、保障四个部分具体说明。1方案制定背景与总体目标1.1方案制定背景这次调研我切身感受到了分散管理的痛点，印象最深的是在西南办事处，几个干了五六年的老销售拉着我吐槽，说他们同职级去一线城市出差，住宿报销标准比总部同级别同事低了一百五，每次出差都要自己贴钱，说同样给公司干活，怎么待遇还分三六九等？还有汇总全年办公用品采购成本的时候我发现，同一个品牌的A4纸，不同分支机构拿到的供货价格差了快三成，小办事处因为单次采购量小，被当地供应商抬高价格都没人知道，一年下来多花了好几万冤枉钱。考勤和休假制度更是五花八门，相邻省份的两个分支机构，一个是双休一个是大小周，请假审批流程有的是部门经理批完就行，有的要绕三四个人签字，总部要一份月度考勤汇总，半个月都收不上格式整齐的材料，我那次赶年度汇总连着熬了三个大夜，说真的那时候我就确定，行政统一管理是必须要推的事，不光是为了总部管控方便，更是为了给所有员工公平，给分支机构的行政同事减负，不用自己摸着石头做制度，出了问题还要自己扛。1.2方案总体目标我们做这套方案不是为了收权卡流程，核心目标有三个：1.2.1降本增效通过统一采购、统一标准，把不必要的额外开支省下来，我们初步估算，全系统统一采购之后，每年办公用品、固定资产采购能省下至少十五万的成本，行政数据汇总的效率能提升至少七成，不用再像之前那样一个个改格式凑数据。1.2.2公平统一不管是总部还是偏远地区的办事处，同职级员工享受的福利、报销标准一致，消除内部不公平感，提升所有员工的归属感，不会再出现干同样的活，待遇不一样的情况。1.2.3管控清晰理顺总部和分支机构的行政权责，资产、费用全留痕可查，避免出现资产流失、不合规开支的情况，也方便公司整体做行政规划，应对后续的扩张发展。2行政统一管理的核心内容明确了背景和目标之后，我们核心的统一管理内容从制度、流程到服务，全维度覆盖，具体分为三个部分：2.1基础制度标准统一这是整个方案的核心框架，所有通用行政制度全部统一，同时兼顾不同地区的实际情况，不搞一刀切。2.1.1人事行政基础制度统一首先是考勤休假制度，所有分支机构统一实行标准工时制度，排班规则统一，法定休假按照国家规定执行，请假审批权限统一为：员工请假3天以内由部门负责人审批，3天到7天由分支机构行政负责人审批，7天以上必须报总部行政部备案，加班调休的有效期和折算规则全部统一，不允许分支机构自行修改规则。其次是员工基础福利标准统一，年度体检的人均标准、节日福利的年度总额全部统一，考虑到不同地区的习俗差异，分支机构可以在总额之内选择符合当地习惯的福利内容，总部不做硬性要求，比如说南方分支机构发当地的腊味礼盒，北方发米面粮油，只要不超标准都可以，这样既统一又灵活。2.1.2费用报销与采购制度统一报销标准方面，按照职级统一交通、住宿、餐补的报销上限，同时根据城市物价水平分两档，一线和新一线城市为一档，其他城市为二档，同职级同一个标准，既公平又符合实际，不会出现去大城市出差住不起酒店的情况。采购方面，通用办公用品、电脑打印机等通用固定资产，全部走总部集中招标的供应商渠道，分支机构直接在系统上下单拿货，价格比自行采购低至少两成，质量也有保障；如果是分支机构当地的专项采购，单次金额低于五千的可以自行采购，高于五千的必须走总部统一招标流程，不允许私下签订合同，避免出现灰色空间。2.1.3资产管理规则统一所有分支机构的固定资产，无论价值高低，全部要录入总部统一的资产管理系统，从采购、领用、调拨到报废，全流程走系统登记，每年年底统一组织一次资产盘点，盘点结果报总部备案，避免之前出现的旧设备变卖不上交、私自挪用公司资产的情况，也能清楚掌握全公司的资产分布，避免重复采购浪费钱。2.2组织与流程统一制度统一之后，组织架构和审批流程也要跟上，确保政令通畅。2.2.1岗位设置与权责统一所有分支机构不管规模大小，必须设置专门的行政对接岗，人员规模超过五十人的分公司设置专职行政主管，五十人以下的办事处可以设置兼职行政对接人，岗位职责全部统一，核心就是对接总部行政部的各项要求，落实本机构的行政工作，不会再出现之前有事找不到对接人，各个部门互相推活的情况。2.2.2审批流程统一所有行政事项审批全部走总部统一的OA系统，不允许线下绕过系统审批，我们已经把所有流程节点提前设置好了，该谁审批就是谁审批，既避免了人为操作的空间，也方便留痕查询，总部需要核查的时候随时可以调出来，不用再找分支机构要材料半天拿不出来。2.2.3数据报送标准统一每个月的考勤数据、行政费用支出数据、资产变动数据，全部用总部统一的模板，每月固定时间报送到总部，格式不对的打回去重报，这样我做年度季度汇总的时候，直接把所有表格拼起来就行，不用一个个调整格式，能省超多时间，之前那种熬大夜改表格的情况再也不会有了。2.3服务品质标准统一行政工作核心是服务，统一管理不光是管标准，也要统一服务品质，让所有员工都能享受到合格的行政服务。2.3.1内部员工服务标准统一明确了各项服务的时效，比如说办公用品申领，当天16点前提交申请，第二天必须发到员工手里，办公设备故障报修，市区分支机构四个小时之内必须安排维修人员上门，郊区八个小时之内到位，不会再出现员工打印机坏了，等两三天没人修，耽误工作的情况。2.3.2对外接待服务标准统一不管是大分公司还是小办事处，接待访客的流程、茶水标准、会议室布置标准全部统一，维护公司统一的对外形象，之前我们遇到过客户去小办事处谈合作，连个像样的接待茶水和会议室都没有，对公司印象大打折扣，统一标准之后就能避免这种情况。3方案推进实施步骤这套方案我们不搞一次性全面推开，循序渐进分步落地，避免引起不必要的抵触，具体分四个阶段：3.1第一阶段：宣导培训（一个月）首先我们会组织所有分支机构负责人和行政对接人做培训，线上线下结合，把方案的内容、为什么要做统一管理、统一之后对大家的好处讲清楚，打消大家“总部收权”的顾虑，我们明确说了，统一的是通用标准，个性化的合理需求我们都会保留，不会卡死所有权限。然后各个分支机构再给本机构的全员做宣导，把新制度挂在OA上，贴在公告栏，员工有任何疑问都可以找对接人，对接人解答不了的找我，我们随时答疑，我这段时间都会随时在线，不会让大家有疑问没人解答。3.2第二阶段：试点运行（两个月）我们选了一个规模较大的南方分公司和一个小型的西北办事处做试点，试跑两个月，我会天天盯着试点的情况，每天收集大家遇到的问题，比如说之前我们定的一档城市住宿标准，试点的时候有人说旅游旺季酒店价格普遍上涨，标准不够用，我们就马上做了微调，旺季可以上浮百分之二十，这样就解决了问题。试点结束之后我们会把所有问题整理出来，优化方案之后再往下推。3.3第三阶段：全面落地（三个月）试点没问题之后，所有分支机构在三个月之内全部切换成新的统一管理模式，总部行政部每个人对接两到三个分支机构，跟进落地情况，有问题随时解决，确保平稳切换，不会出现混乱。3.4第四阶段：复盘优化全面推行满半年之后，我们会做一次整体复盘，收集所有员工和行政对接人的意见，再对方案做一次调整优化，本来就没有完美的方案，我们会一直跟着大家的需求改，不会推完就不管了。4方案落地保障措施为了确保方案能真正落地，不变成一纸空文，我们准备了四项保障措施：4.1组织保障总部行政部专门成立了分支机构统一管理推进小组，我是小组成员，专门负责对接各分支机构的问题，跟进落地进度，每个人都有固定的对接区域，不会出现没人管的情况。4.2系统保障我们已经和信息部沟通好了，提前升级了OA系统和资产管理系统，把所有统一的流程都嵌进去了，操作起来比之前更简单，不用大家做额外的手工记录，用起来很方便。4.3考核激励保障我们把统一管理的落实情况，纳入分支机构负责人和行政对接人的年度考核，落实得好的，年底评优秀行政的时候优先考虑，还有额外的绩效奖励，落实不到位反复出问题的，会扣绩效，我们有奖有罚，不是只罚不奖，调动大家的积极性。4.4沟通反馈保障我们开通了专门的反馈邮箱和内部沟通群，不管是行政对接人还是普通员工，有任何意见和问题都可以提，我每个礼拜都会整理一次反馈，能解决的马上解决，解决不了的也会给大家回复原因，不会让大家提的意见石沉大海，之前调研的时候很多好建议都是普通员工提的，我们非常欢迎大家多提意见。结尾总的来说，这套分支机构行政统一管理方案，不是