机关视频会议会务标准化工作规范

机关视频会议会务标准化工作规范为规范机关视频会议会务管理工作，提升会议保障质量与效率，确保各级机关视频会议的安全、稳定、顺畅运行，实现会务保障工作的科学化、制度化、规范化、精细化，特制定本工作规范。第一章总则第一条本规范适用于机关内部及上下级机关之间召开的多方视频会议。涵盖会议的筹备、组织、技术保障、现场服务、应急处置及会后总结等全流程会务工作。凡涉及国家秘密或敏感重大事项的视频会议，除遵照本规范执行外，还须严格遵守相关保密管理规定。第二条视频会议会务工作坚持“统一领导、分级负责、规范有序、高效协同、安全保密”的原则。各主办部门、承办单位及技术支撑部门须各司其职、紧密配合，形成工作合力。第三条严格控制视频会议数量与规模。提倡开短会、讲短话，注重实效。能够通过电话、公文等形式部署的工作，原则上不再召开全系统视频会议。确需召开的，须按程序报批，并严格按照本规范做好会务保障。第二章组织机构与职责分工第四条视频会议会务工作涉及主办方、承办方、技术保障方及参会方，各方职责界定如下：（一）主办部门职责1.负责提出会议召开申请，明确会议主题、议程、时间、参会范围及汇报单位。2.负责会议材料的审核、定稿及保密审查，确保涉密信息按规定渠道流转。3.负责协调参会领导，把握会议整体节奏，处理会议期间的突发行政事务。4.负责会议通知的起草与下发（涉密会议除外）。（二）承办单位（会务部门）职责1.负责制定详细的视频会议会务工作方案及时间倒排表。2.负责会场统筹安排，落实主会场及各分会场的场地使用。3.负责会议签到、席位卡摆放、文件资料分发等现场服务工作。4.负责对会议全程进行监督协调，落实主办部门交办的其他会务事项。（三）技术保障部门职责1.负责视频会议系统的联调联试，包括音视频设备、网络线路、会议平台的测试。2.负责会议期间的实时技术值守，监控音视频质量，保障信号稳定传输。3.负责分会场的技术指导与对接，解决联调及开会期间出现的技术故障。4.负责会议录音录像的采集、存储与归档工作。（四）参会方（分会场）职责1.负责按要求准时接入视频会议系统，完成本地设备调试。2.负责组织本地参会人员按时参会，维护分会场纪律。3.负责落实分会场环境要求，确保照明适宜、背景整洁、无杂音干扰。4.需要汇报的分会场，须提前进行汇报演练，确保流程顺畅。第三章会前准备标准化流程第五条会议审批与通知会议主办部门须提前至少3个工作日向机关主管领导提交会议申请，获批后将会务需求移交承办单位。常规会议通知须提前2个工作日下发；重大或全国性视频会议须提前5个工作日下发。通知内容须包含：会议名称、时间、会期、参会范围、会议议程、着装要求、联系人及联系方式、技术保障联系人等。第六条会场布置标准1.主会场布置：主会场背景须保持整洁，可使用机关统一电子背景或实体背景板。主席台席位卡摆放须严格按照机关排位规则执行。主会场需配备足够的话筒，并确保话筒电量充足、开关灵敏。桌面保持整洁，除席位卡、文件、水杯外，不得放置其他无关物品。2.分会场布置：各分会场需统一背景标准，原则上采用浅色平整墙面作为背景，严禁背景杂乱或有大面积玻璃反光。参会人员座位需正对摄像头，保证画面中人员面部光线均匀，无阴影。各分会场须在会前30分钟将会场画面调整至最佳状态。第七条时间节点与联调联排为确保会议万无一失，实行“三个提前”联调机制：1.提前一天全网联调：技术保障部门须在会议前一日下发的指定时间段内，组织所有分会场进行音视频联通测试。测试内容包括：图像清晰度、声音双向对讲、画面切换流畅度、双流（PPT等文档）共享功能。2.提前两小时设备巡检：会议当日，技术保障人员须提前2小时到达主会场，开启所有设备，进行预热及最终状态确认。重点检查网络带宽占用情况、MCU（多点控制单元）运行状态、摄像头云台控制、音响啸叫抑制等。3.提前半小时点名就位：各分会场须提前30分钟接入系统并保持静音状态，由主会场技术值班人员进行滚屏点名，确认各节点音视频均处于正常待命状态。第八条资料准备与保密管理会议相关文件、讲话稿、汇报材料须提前印制完毕并分发到位。涉及敏感信息的材料，须标明密级，并按保密规定登记签收，会后按要求收回。严禁在连接互联网的视频会议终端上传输、共享涉密文件。如会议性质为涉密视频会议，必须使用专用的涉密视频会议系统，并切断与互联网的物理连接。第九条会前准备倒排时间表序号时间节点工作事项责任主体达标要求1T-5日提交会议申请及方案主办部门明确议程、参会范围、汇报单位等核心要素2T-3日下发会议通知承办单位通知准确无误，包含技术对接人信息3T-2日材料审核与定稿主办部门完成保密审查，排版定稿，提交印制4T-1日15:00全网联调联试技术保障部所有节点音视频互通正常，双流共享无卡顿5T-1日17:00会场布置与物料准备承办单位席位卡、文件、饮水等摆放到位，环境整洁6T-2小时主会场设备开机巡检技术保障部设备运行正常，网络带宽达标，无软硬件报警7T-30分钟分会场签到与滚屏点名承办/技术部门各分会场画面就位，参会人员基本到齐8T-10分钟最终静音检查与待命技术保障部除主会场外，所有分会场麦克风关闭静音第四章会中服务与管理规范第十条签到与入场管理会议开始前15分钟，会场管理人员须引导参会人员有序入场就座。核对到会情况，对未按时参会或缺席的单位和个人进行记录，并及时向会议主持人或主办部门报告。会议期间，严禁无关人员进入会场或在会场周边大声喧哗。第十一条音视频监控与画面调度会议进行中，技术保障人员须全程值守在控制室或操作台前，实时监控各分会场画面及主会场声音输出。1.镜头调度原则：当发言人讲话时，须将其画面切为主画面，并根据发言人动作适时微调焦距，确保构图合理。当主持人发言时，切主持人画面；当参会人员讨论交流时，切全景画面。2.声音控制原则：主会场须随时监听各会场声音。未发言的分会场必须强制静音，防止产生回音或啸叫。如发现分会场有杂音干扰，主会场技术员应立即通过系统后台将其麦克风静音，并电话通知分会场整改。3.双流展示规范：当会议需要展示PPT、文档或视频时，须确保双流画面清晰可读。必要时，可采取“画中画”模式，主画面为汇报人，副画面为共享文档，文档字体大小须保证在压缩传输后仍能清晰辨认。第十二条会议纪律与秩序维护1.参会人员须着正装（或按通知要求着装），保持良好仪态。严禁在会场内接打电话、玩手机、交头接耳或打瞌睡。2.会议期间，主会场及各分会场须关闭手机或调至静音状态，严禁将手机放置在话筒附近，以免产生信号干扰杂音。3.严禁在会议期间进行与会议无关的操作，如使用会场电脑浏览外网、处理私人事务等。各分会场参会人员如需暂离，须轻声慢步，不得遮挡摄像头或影响他人。第十三条突发事件会中应急处理会议期间如遇突发状况，现场工作人员及技术人员须按照“快速反应、果断处置、不留隐患”的原则进行处理。1.声音中断或啸叫处理：技术人员须在5秒内切断故障源。如主会场话筒故障，立即启用备用话筒；如某分会场引发啸叫，立即在系统端静音该会场，并迅速通过微信或电话指导其调整音量或话筒位置。2.图像卡顿或黑屏处理：若个别分会场画面卡顿，技术员应指导其检查本地网络带宽，必要时降低该分会场发送码率；若主会场画面黑屏，立即切换至备用摄像机或备用会议终端，同时迅速排查主设备故障原因。3.网络中断处理：若主会场网络突然中断，导致会议全网瘫痪，主持人应立即宣布休会，技术人员须在3分钟内启动备用网络链路（如4G/5G备用路由）重新拉起会议；若短时间内无法恢复，须由主办部门决定会议延期或改为电话会议形式进行。4.分会场掉线处理：如某分会场掉线，主会场技术人员应立即拨打该分会场技术联系人电话，督促其重新拨入。在此期间，主会场应暂停与该掉线分场的互动，继续进行其他议程。第五章会后处置与总结提升第十四条设备关停与会场复位会议宣布结束后，技术保障人员须按照规范顺序关闭设备。先停止会议录制，再断开各分会场连接，关闭MCU及显示设备，最后关闭音响及摄像设备。严禁直接切断总电源，以免造成设备损坏或数据丢失。会务人员须及时清理会场，回收会议文件及涉密材料，整理席位卡，将会场恢复至日常备用状态。第十五条会议资料归档与保密1.音视频资料归档：技术人员须在会后2小时内，将会议录音录像导出，进行非线性编辑（去除会前调试及中间空白片段），生成标准格式的会议音视频文件，并按照档案管理规定命名、移交至档案管理部门存储。2.文字材料归档：会务部门负责收集会议通知、签到表、讲话稿、汇报材料、会议纪要等文字材料，按年度和会议类别装订成册，归档保存。3.保密销毁：带有敏感信息的草稿纸、废弃文件等，须统一交由保密部门使用碎纸机销毁，严禁作为普通垃圾丢弃。第十六条费用结算与资源释放如本次视频会议涉及外部租赁设备或借用外单位场地，会务部门须及时核对使用清单，按照机关财务规定办理费用结算手续。同时，在机关内部会议管理系统中释放该会场及设备的占用状态，确保资源流转顺畅。第十七条复盘总结与满意度调查对于重大会议或出现技术故障的会议，承办单位须在会后3个工作日内组织召开复盘会。主办部门、承办单位及技术保障部门共同参会，总结经验教训，分析问题原因，制定改进措施。必要时，可通过问卷等形式向参会单位发放会议保障满意度调查表，收集意见建议，持续优化会务工作流程。第六章技术与设备管理规范第十八条设备配置与更新标准机关视频会议主会场及重要分会场的音视频设备须保持行业先进水平，满足高清（1080P及以上）或4K视频传输需求。核心设备（如MCU、摄像机、调音台、会议终端）须具备双机热备或冷备能力。设备达到使用年限或性能无法满足会议要求时，技术保障部门应及时提出更新预算，进行设备迭代升级。第十九条核心设备参数标准表设备名称关键技术参数要求数量配置标准备注视频会议终端支持H.323/SIP协议，支持1080P60帧编解码，具备H.239双流功能，内置多点会议功能（备用）主会场2台，分会场1台一主一备MCU多点控制单元支持至少64方接入，支持虚拟会议室，支持级联，支持H.264/H.265，支持抗弱网丢包技术全网1套部署于核心机房高清摄像机支持4K/1080P采集，20倍以上光学变焦，支持PTZ控制及预设位调用主会场3台，分会场1-2台含三脚架或云台专业调音台支持8路以上麦克风输入，具备AFC（防啸叫）、AGC（自动增益）、EQ调节功能主会场1台确保语音清晰饱满全向麦克风360度拾音，拾音半径至少3-5米，支持回声消除及降噪中型会议室按需配置适用于圆桌会议显示大屏LED或LCD拼接屏，点间距≤1.5mm，亮度均匀，无坏点主会场1套用于展示远端画面网络设备千兆以上专线接入，具备QoS保障，支持双链路路由自动切换各级会场必备确保带宽充足不拥塞第二十条日常维护与巡检制度技术保障部门须建立完善的设备日常维护台账，实行“日巡检、周测试、月保养”制度。1.日巡检：每日检查主会场设备通电情况、网络连通性及系统运行日志。2.周测试：每周组织一次主备设备切换演练，确保备用系统随时可用；对备用电池、线缆接头进行排查。3.月保养：每月对摄像机镜头进行清洁，对音响系统进行深度调试，对服务器及MCU进行补丁更新与病毒查杀。建立故障报修绿色通道，接到报修后，技术人员须在10分钟内响应，一般故障2小时内解决，重大故障4小时内给出替代方案并启动修复程序。第七章安全保密工作要求第二十一条网络与物理安全视频会议系统必须与互联网及办公网络实现物理隔离或严格的逻辑隔离，配备防火墙及入侵检测系统。严禁在视频会议终端上接入未经安全认证的U盘、移动硬盘等外接存储设备。会议服务器及核心网络设备须放置在符合保密标准的机房内，实行门禁管理。第二十二条会议内容保密1.涉密会议审批：召开涉密视频会议，必须由主办部门提前向上级保密委员会提出申请，经批准后方可召开。严禁擅自扩大涉密会议知悉范围。2.涉密系统使用：涉密会议必须使用专用的涉密视频会议系统及涉密通信线路，严禁使用普通商用视频会议软件（如钉钉、腾讯会议等）召开涉密会议。3.录音录像限制：涉密视频会议原则上禁止录音录像。因工作确需录制存档的，必须经保密部门审批，且录制设备须为涉密专用设备。严禁参会人员使用手机、录音笔等个人设备对涉密会议内容进行录音录像或拍照。4.资料销毁与存放：涉密会议的音视频及文字资料须存放在保密柜中，并指定专人负责管理。未经解密程序，严禁将涉密资料传输至非涉密计算机或互联网。第二十三条人员保密教育所有参与会务保障的工作人员（含技术人员、服务人员）须经过严格的保密审查与保密培训，签署保密承诺书。在涉密会议保障前，须再次进行专项保密纪律宣贯，做到“不该看的不看，不该问的不问，不该说的不说”。禁止在私人场合谈论涉密会议内容。第八章应急预案与演练第二十四条分级应急响应机制根据突发事件对会议的影响程度，将应急响应分为三级：1.三级响应（轻度）：个别分会场音视频出现轻微卡顿、杂音，不影响会议整体进程。由技术保障人员后台介入处理，无需中断会议。2.二级响应（中度）：主会场出现单台设备故障（如主摄像机黑屏），或网络出现短暂波动。技术人员立即切换备用设备或线路，同时由主持人视情况宣布短暂休会（不超过5分钟），待恢复后继续。3.一级响应（重度）：主会场网络完全中断、核心MCU宕机或电力系统中断，会议无法继续。立即启动最高级别应急预案，由主办部门决定会议延期，并通过电话、短信等备用通讯手段通知各分会场，技术人员全力抢修。第二十五条突发故障排查与应急响应指南故障现象可能原因分析应急处置步骤（标准操作SOP）预计恢复时间远端听不到本地声音1.麦克风未开/电池没电2.调音台对应通道被静音3.终端音频线松动1.检查话筒开关及电量2.检查调音台推子及Mute键3.紧急更换备用话筒或重插线缆1-2分钟本地听不到远端声音1.功放未开2.终端音频输出设置错误3.网络延迟过高丢包1.检查功放电源及音量旋钮2.重启音频解码器3.通过后台查看网络丢包率并联系分会场1-3分钟本地画面黑屏/无图像1.摄像机电源关闭2.视频线脱落3.显示器输入源切换错误1.检查摄像机及显示器电源2.重新插拔HDMI/SDI线缆3.切换显示器的信号源通道1-2分钟共享PPT无法显示或卡顿1.双流协议未协商成功2.电脑分辨率不匹配3.网络上行带宽受限1.重新发起双流共享请求2.调整电脑分辨率至1080P3.降低双流帧率或改用静态截图展示2-5分钟视频会议整体掉线1.本地网络主干中断2.