空间功能重新规划实施方案

空间功能重新规划实施方案我是单位行政部负责办公空间运维改造的经办人，我们单位建成投用已有十多年的老办公大楼一楼公共空间，因为十年前最初规划时单位人员少、访客量低，很多功能设计已经完全跟不上现在的使用需求，空间浪费、功能缺失、动线混乱的问题越来越突出，近两年来陆续收到几十条员工和访客的反馈，要求对这片公共空间做调整。经过三个多月的意见征集、现场勘测和反复讨论，我们制定了本次空间功能重新规划实施方案，所有内容都围绕实际需求设计，不搞面子工程，只解决实际问题，具体内容如下：1项目背景与总体目标1.1项目发起背景我们这栋老办公楼的一楼公共空间总面积约118平米，除去不能动的电梯井、消防主体结构，实际可调配使用的净面积有85平米。十年前规划的时候，我们单位在编人员只有不到一百人，每月外来访客也就十来批，所以当时把一半空间隔成了物业办公室和杂物间，剩下的一半只留了一个小前台和狭窄的过道，剩下的角落用来放员工的非机动车。这几年单位扩招，人数增加了三分之一，业务拓展之后每月访客量涨到了五六十批，再加上外卖、快递等新的需求出现，原来的空间规划完全不够用：访客来了没地方坐，员工取外卖只能堆在前台，怀孕和哺乳期的女同事找不到隐私的休息空间，上下班高峰期进门还要绕路挤在一起，我上个月陪一位来谈合作的访客进门，刚好赶上上班高峰期，访客站了五分钟都没地方落脚，当时我就暗下决心，这个空间必须重新规划，真的不能再拖了。1.2项目总体目标本次重新规划核心要实现三个目标：第一是最大化提升空间利用率，把原来闲置浪费的空间盘活，改掉不合理的原有分区；第二是补上缺失的功能，同时满足内部员工日常需求和外来访客的接待需求，把大家反映的痛点一个个解决掉；第三是打造人性化的公共空间，不用高端奢华的装修，只需要让每一个用这个空间的人都觉得舒服方便，有温度。2现状调研与核心问题梳理确定要做重新规划之后，我们花了一个月时间现场勘测、收集意见，把所有现存问题都梳理得明明白白，避免改完之后又出现新的问题。2.1空间基础信息梳理这片公共空间原有管线都已经预埋到位，主体结构完好，不需要做砸墙改结构的大动作，只需要调整隔断、局部改水电就能完成改造，改造成本低、工期短，对楼上办公的影响很小。原有功能分区的实际使用情况是：进门左侧18平米做前台接待区，进门右侧25平米隔成了物业办公室和杂物间，剩下的42平米是过道和非机动车停放区，其中消防通道占了12平米是绝对不能占用的，剩下可调整的区域就是原来的杂物间和非机动车停放区，加起来有接近40平米的空间可以重新分配。2.2现存核心问题梳理我们一共收集了32份有效反馈，整理出三个核心问题：2.2.1空间浪费严重原来的25平米给物业的区域，实际上物业只有三个工作人员，日常办公只需要10平米左右就够，剩下的15平米全部堆了好几年不用的旧会议桌、旧椅子、淘汰的办公设备，相当于整整一间小房间的面积完全浪费，堆得乱七八糟找东西还不方便。2.2.2核心功能缺失大家反映最多的几个需求：一是没有专门的外卖取放区，外卖都堆在前台，不仅占地方，找餐还要花半天时间，偶尔还会丢；二是没有母婴室，单位有五六个怀孕或者哺乳期的女同事，中午只能在工位趴着，哺乳期挤奶也没有隐私空间；三是访客没有足够的等候区，原来只有两个小凳子，人多的时候只能站着，连充电、喝水的地方都没有；四是员工没有临时休息的地方，中午吃完饭只能在工位坐着，想找个地方聊聊天、歇一会都不行。2.2.3人流动线混乱原来的规划把物业办公室放在进门正对的位置，要去坐电梯必须绕着物业办公室走一个弯道，上下班高峰期几十人同时进门，挤得转不开身，外卖员进楼送单还要和上班的员工抢道，经常出现拥堵的情况，体验非常差。3项目实施总体原则与分阶段推进步骤梳理完问题之后，我们确定了实施的基本原则，并且分阶段安排了推进流程，尽量降低对日常办公的影响。3.1实施基本原则本次改造我们坚持三个原则：第一是轻改动、控成本，不破坏原有主体结构，能复用的旧设施尽量复用，不花冤枉钱；第二是人性化优先，所有功能分区都围绕大家提的需求设计，不搞中看不中用的花架子；第三是留弹性，所有隔断都用可移动的轻隔断，以后要是有新的需求，还能随时调整分区，不用二次改造。3.2分阶段推进步骤整个项目分为三个阶段推进，尽量把对大家的影响降到最低：3.2.1前期准备阶段这个阶段主要是完成方案审批、旧物品清理、施工队对接，我们已经把原来杂物间的旧物品做了整理，还能用的搬到二楼仓库，不能用的统一报废处理，接下来就是对接施工队，确认材料和工期，这个阶段预计半个月完成。3.2.2现场施工阶段施工阶段我们严格要求，所有噪音大的工作，比如拆旧隔断、切割材料，全部放在周末和节假日进行，工作日只做没有噪音的工作，比如刷漆、拼装家具、布线，施工现场会用隔音围挡围起来，每天施工完都会把垃圾清理干净，不会弄得楼里脏乎乎的，影响大家日常进出。3.2.3验收调整阶段施工完成之后，首先会找专业机构做室内空气质量检测，甲醛等指标不合格就继续通风，绝对不提前投用；检测合格之后，我们会组织员工代表、物业、工会一起验收，哪里用着不舒服，当场提出来我们就调整，没问题之后再正式投用。4空间功能重新分区详细方案这是本次方案的核心部分，我们根据可调配的空间面积，结合收集到的需求，重新划分了所有功能区：4.1核心通行与接待区优化原来弯曲的动线我们直接拉直，把进门到电梯口的过道拓宽到2.4米，现在高峰期同时过十个人都不会挤，不用再绕路。原来的前台太小，我们往右侧挪了3平米，扩大了前台的操作空间，然后在前台靠着墙做了一排嵌入式的等候座椅，一共能坐8个人，每个座位都带USB充电接口，旁边角落放了直饮水机和杂志架，访客来了可以直接坐下等候，喝水、充电都很方便，不用再站着尴尬了。4.2新增便民功能区原来浪费的空间，我们全部用来加大家需要的功能：4.2.124小时外卖取放区我们把靠大门最近的位置，隔出来6平米做专门的外卖取放区，做了带分层的货架，按楼层分了格子，还加了保温层，外卖员来了直接放在对应格子里，员工什么时候有空什么时候取，不用让外卖员进楼，也不会出现外卖堆在前台找不到、丢了的情况，这个方案提出来的时候，全单位年轻同事全票赞成，确实解决了大家每天都遇到的麻烦。4.2.2独立母婴关爱室我们把靠里面最安静、最隐蔽的角落留出来，隔了8平米做带锁的独立母婴室，里面放了可折叠的沙发、小桌子、迷你洗手台、小型冰箱，还准备了一个应急母婴箱，放了储奶袋、湿纸巾、一次性口罩这些常用物品，怀孕的同事累了可以进来躺一会休息，哺乳期的同事挤奶也有了私密空间，上次我们单位一个怀孕快七个月的同事来看过规划图，和我说这下中午不用挤在工位趴着了，真的解决了她的大麻烦，我听了也觉得这个空间留得太值了，花这点钱比搞什么花架子有用多了。4.2.3员工临时休闲区剩下的12平米空间，我们做成了开放式的员工临时休闲区，放了两个小圆桌、四把椅子，还有一个共享书架，大家中午吃完饭可以过来坐一会聊聊天，下午工作累了可以过来歇五分钟，部门开小会讨论问题也不用挤会议室，在这里轻轻松松就能说清楚，很多年轻同事说就盼着这个地方早点弄好。4.3保留优化原有必要功能区原来的物业办公需求我们也没有忽视，把原来25平米的物业区域缩到了12平米，刚好够三个物业工作人员办公，剩下的空间改成了公共储物区，专门放清洁工具、维修工具和应急物资，比原来堆得乱七八糟的杂物间整齐多了，物业师傅找工具也方便多了。原来门口的非机动车停车位，我们移到了楼侧面的空场地，把门口的空间全部腾出来，偶尔搬大件快递也有地方临时停放，进出更顺畅。5预算管控、进度安排与风险防控5.1进度与预算管控整个项目我们计划一个半月全部完成，其中前期准备半个月，施工二十天，验收调整五天，绝对不会拖拖拉拉影响大家。预算方面我们控制得很严，总预算不超过十万，所有钱都花在刀刃上，大部分用在环保隔断材料、家具和水电改造上，能复用的旧家具我们全部打磨翻新再用，比如原来的旧椅子，刷个漆包个布就能放在休闲区用，省了不少钱，所有开销都会公开公示，让大家清楚每一分钱花在了哪里。5.2风险防控措施我们提前想到了可能出现的问题，也做了对应的安排：一是针对施工扰民的问题，我们严格要求施工时间，噪音大的活绝对不放在工作日白天，施工现场全封闭，垃圾日产日清，不会影响大家正常办公；二是针对环保安全问题，所有材料我们都选符合国家标准的E0级板材，施工完通风至少一周，再找第三方机构检测，不合格绝对不投用，大家的健康肯定是第一位的；三是针对后续维护的问题，我们已经定了管理规则，每个区域都有专人负责，外卖区前台每天整理，母婴室由工会负责管理，休闲区每天打扫，保证一直干净好用，要是哪里坏了，半天之内就能修好。方案总结本次空间功能重新