仓储台账管理方案

仓储台账管理方案一、方案总述：制定背景与整体目标我干仓储一线管理快十年了，这些年大大小小的坑踩了无数，最头疼的就是台账乱的问题。之前我们仓库一直是老办法：谁收货谁随手记，有时候写在笔记本上，有时候记在随便扯的打印纸背面，换班交接的时候说一声就完事儿，遇上人请假或者调岗，后来的人根本摸不清头绪。上个月盘库还出过一次事：一批常用的包装材料，台账上记着还有三十多箱，结果翻遍整个仓库只找到七箱，追了整整三天才弄清楚，上个月供应商退补货的时候，收货的同事忘了登台账，货入了库账没改，差点害得生产线上停工，最后全组扣了绩效，大家都窝火得很。从那之后我就下定决心，整理一套实打实能用的仓储台账管理方案，把所有乱子都捋顺。这套方案的整体目标其实很明确，不玩虚的：第一是把账实相符率稳定在99%以上，常见流动货品的相符率要做到100%，再也不出现找不着货、对数对不清的情况；第二是把日常登账、找数据的时间缩短一半，原来找一笔半年前的入库记录要翻半个钟头，现在五分钟之内就能找出来；第三是把月度全盘的时间从原来的三天压缩到一天以内，让大家不用月底盘库连着熬大夜；最后就是出了任何问题能快速追溯到环节和责任人，不用大家互相甩锅，谁都不痛快。二、仓储台账分类与日常操作规范明确了为什么做和要做到什么程度，接下来我就把具体的台账分类和日常操作要求说清楚，每一条都是我们试过踩过坑总结出来的，可落地性很强。2.1台账的分类梳理我们仓库大小SKU加起来有四百多种，不可能混在一个本子或者一张表里记，必须按用途分清楚，每类记什么内容都定死，不能随便改。2.1.1入库台账入库台账是所有台账的基础，基础错了后面全错，所以要求每一笔都不能漏项。原来我们只记品名和数量，吃过好几次亏：后来出了质量问题要找供应商换货，根本说不清这批货是哪次送的、哪个批次，最后只能自己认亏。现在要求入库台账每一笔必须记清楚：货号、完整品名、规格型号、供应商名称、生产批次、入库日期、具体存放的库位编号、验收人签字、经办人签字，一个都不能少。哪怕你多花五分钟填这些信息，也比后面出问题翻半天找不到根源强，这句话我跟组里的人说了无数次，亏吃过一次就够了。2.1.2出库台账出库台账直接对应库存变动，也得记细了。除了基本的货号、品名、数量之外，必须标注清楚出库类型：是生产领用、客户发货、退货出库还是报损出库，还要记清楚领用部门或者对应订单号、领货人签字。之前发错货，就是因为没记订单号，最后查了一圈都不知道是哪个环节错的，只能重新补发，平白损失运费。现在哪怕客户急着要货，发完也得把信息补全，不能图快省事。2.1.3库存动态总台账这个是整个仓库的库存总账，每天都要更新，把当天所有的入库、出库记录整理进去，结出每一款货品的当日结存数量。原来我们是一个月更一次，结果中间哪里错了根本找不到时间点，最后差一堆数只能慢慢蒙，现在要求每天下班前更新完，哪怕当天忙到下班，晚走十几分钟更完也比攒一个月强，十几分钟的事，攒一个月就是好几个小时的麻烦。2.1.4特殊货品单独台账不是所有货都能放总账里，特殊货品必须单独建账，主要包括三类：临期原材料/货品、客户寄售货品、待退不合格品。我之前吃过临期货的亏，有一批化工原料放了大半年，总账里只记了数量，没记保质期，等到发现的时候已经过期了，只能报废，损失好几万，疼得我现在想起来都难受。现在要求特殊台账每半个月核对一次，临期货提前一个月就预警，待退不合格品每周跟进一次退货进度，不会压在仓库里忘了。2.2日常操作的统一要求分类定好了，操作流程也得统一，不然每个人按自己的习惯来，还是乱。2.2.1入账时间要求入库必须是货品验收合格之后两个小时以内登账，不能压到第二天。你想啊，一天收好几批货，你验收完不记，转头忙别的去，第二天就忘了哪批验收完了哪批还没弄，很容易漏。出库必须是发完货当场登账，实在忙得腾不开手，也得先把核心信息记在手工登记本上，当天忙完必须补进电子台账，绝对不能拖到第二天，很多错都是隔了一天补登记错的，我见得太多了。2.2.2错账修改规范不管是电子台账还是手工台账，错了都不能乱涂乱改，更不能直接删掉原来的记录。手工台账错了，用横线把原来的内容划掉，在旁边写上正确的内容，然后签上修改人的名字和修改时间，原来的内容必须能看清，不能涂黑块盖住；电子台账改完也要在备注栏标清楚修改人、修改原因和修改时间，保留修改痕迹，不然出了问题谁都说不清这个错是什么时候改的，为什么改。2.2.3电子台账与手工台账双备份我们现在是电子台账为主，手工台账做备份，我之前遇到过一次系统升级，丢了小半个月的电子数据，幸好那段时间收货的同事习惯随手在手工本上记一笔，才慢慢找回来，不然真是欲哭无泪。所以要求不管电子台账做的多完善，门口都放一个手工登记本，每天的入出核心信息都要记一笔，万一停电、电脑坏了、数据丢了，也能有兜底的，不会全乱套。电子台账还要每天备份一次，存到云盘里，防止电脑坏了数据全没。三、台账核对与盘点机制日常操作规范定好了，还得有定期核对盘点的机制，不然时间长了，小错攒成大错，还是会出问题，接下来就说说我们这套核对盘点的要求。3.1每日日清核对每天下班前，负责台账的同事必须对着当天所有的入库单、出库单，核对一遍台账记录，对一遍结存数量，只要差数，不管差多少，当天就得找出来，是登错了还是单漏了，当天弄清楚。很多人觉得差个一件半件没必要当天找，攒着月底一起算，殊不知越攒越多，到月底差个几十件，根本找不到哪里错了，我现在要求大家每天晚走十分钟对一遍，看着是多花了十分钟，其实比月底熬几个通宵找错轻松太多了。3.2每周抽盘核对每个周末下班前，抽三分之一的SKU抽盘，优先抽流动量大的、单价高的货品，这些货品错了影响大、损失大，抽完对着台账点实物，对不上就立刻查入出记录，找问题。这样算下来，一个月就能把所有SKU轮一遍，比等到月底一次性全盘压力小太多，也能及时发现问题，不会让小错留到月底。3.3月度全盘核对每个月月底固定抽半天时间停库全盘，所有货品挨个点，点完和台账对，对完出一份差异报告，写清楚差异的数量、原因、责任人，然后按流程审批之后调整台账，确保下月初的台账是完全准确的。原来我们全盘要三天，现在因为每天对、每周抽，月底全盘其实就是走个过场，半天到一天就能弄完，大家轻松太多了。3.4差异异常处理流程盘出差异先别慌，也别直接报损，按步骤来：第一步先查台账是不是登错了数，是不是入出写反了；第二步查所有的入出单据，是不是有单没登或者登错数量了；第三步去各个库位找，很多时候不是货丢了，是卸货的时候顺手放错库位了，我之前就遇到过一次，台账写着A区，结果货放B区角落了，差了十箱货找了两天，最后就在眼皮子底下。三步都找完确实找不到了，再走报损审批，签字之后才能改台账，不能随便改。四、责任划分与执行保障流程和规范都定了，最关键的还是人来执行，所以明确责任，做好保障，才能让这套方案一直走下去，不会走样。4.1明确岗位责任每个环节的责任都定死，不能谁都管谁都不负责：第一，专门设台账管理员岗位，不管仓库大小，都定专人负责，不能谁有空谁做，原来就是大家轮着做，错了都推，现在台账管理员对台账的准确性负主要责任，日常登账、日核对、更新总账都是他的活儿；第二，入库验收员对入库单的信息准确性负责，信息不全的，台账管理员可以拒绝登账，要求验收员补全，错信息登进去比不登危害还大；第三，发货员对出库单的准确性负责，发完货当天必须把完整的出库单交给台账管理员，漏单错单自己承担责任；第四，我作为仓库主管，每周抽半天时间检查台账，监督盘点，审批差异调整，出了大问题我牵头处理，这个我自己担着。4.2培训与考核绑定新人入职第一天，我第一节课不是教怎么卸货、怎么堆货，先教台账管理，所有规范一条条讲，练三天，考核合格了才能上岗，我跟新人说，台账就是我们仓管的脸，账都理不清，活干得再多也是白搭。月度绩效直接和台账准确率挂钩，账实相符率达标了拿全额绩效，每低一个百分点扣相应的绩效，连续三个月达标还有额外奖励，要是连续两个月不达标，就回去重新培训，直到合格了再上岗。有奖有罚，大家才会真的上心，不会觉得这是走形式。4.3基础保障跟上我们现在暂时用统一格式的Excel做电子台账，所有列都固定好了，公式也提前设好，避免大家算错数，条件允许的话其实可以上个简单的仓储管理系统，会更省心，不过我们这个中小仓库，这套规范加Excel完全够用。另外所有的台账，不管电子还是手工，每年都归档存到资料室，保留三年，方便以后查旧账，不会找不到记录。五、方案总结这套方案不是我拍脑袋编出来的，全是我干了十年仓储，踩了无数坑、吃了无数亏攒出来的，其实说来说去，仓储台账管理没有什么高大上的窍门，就是按规矩来，不怕麻烦，你今天多花十分钟把账记对，后面就能少花十个小时找错，吃亏的永远是图省事的人。这套方案我们推行大半年了，效果我自己都觉得惊喜：原来我们账实相符率才不到89%，现在稳定