档案材料查漏补齐工作指南

档案材料查漏补齐工作指南一、工作目标与适用范围（一）工作目标档案材料查漏补齐工作核心目标为：1.实现归档材料完整率达到98%以上，其中永久保管档案完整率达到100%；30年保管档案完整率达到98%以上，10年保管档案完整率达到95%以上；2.规范档案材料分类整理标准，解决缺件、错装、漏编、破损等问题，档案材料规范合格率达到100%；3.建立档案材料动态收集补全长效机制，为单位人事管理、业务开展、资质认定、责任追溯提供完整、准确、可靠的档案支撑。（二）适用范围本指南适用于各级党政机关、国有企事业单位、社会组织开展以下类型档案的查漏补齐工作：1.干部人事档案：包括在职、离退休、辞职辞退、死亡人员干部人事档案；2.文书档案：包括收发文、会议纪要、内部管理文件、请示批复等各类纸质与电子文书档案；3.业务档案：包括项目审批、工程建设、资质认定、执法案卷、财务审计、科研课题等专项业务档案；4.其他特殊档案：包括声像档案、会计档案、不动产档案、学籍档案等。二、前期准备工作（一）组织架构搭建1.成立专项工作小组：由单位分管档案工作的领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，各业务部门指定1名专职联络员，成员规模根据档案总量确定，原则上每1000卷档案配备不少于2名整理人员，确保工作推进效率。2.明确岗位职责：组长负责统筹协调资源、审批工作方案、解决重大问题；副组长负责制定进度计划、组织业务培训、开展质量抽检；联络员负责梳理本部门归档材料清单、提供原始材料线索、配合补查收集；整理人员负责逐卷排查、登记问题、完成补件入档。3.开展专项培训：培训内容需涵盖档案管理法规（《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等）、档案分类标准、缺漏判定规则、补找流程规范、保密管理要求，培训结束后组织考核，考核合格方可上岗，考核不合格率需控制在5%以内。（二）工具与资料准备1.硬件工具：准备档案目录台账、缺漏问题登记表、补件进度统计表、档案专用装订工具、封皮、标签、档案盒、防护手套、放大镜、破损修复工具，针对电子档案需准备存储介质、杀毒软件、格式转换工具；2.基础资料：提前提取原档案总目录、年度归档计划、各部门移交档案清册、历年档案检查问题清单，梳理本单位机构沿革、人员变动记录、业务项目台账，为线索排查提供依据；3.制度规范：梳理适配本单位档案类型的分类标准、归档范围、保管期限表，统一缺漏问题判定尺度，避免因标准不一出现漏判错判。（三）进度计划制定按照“分批推进、质量优先”原则制定进度：1.第一阶段（排查阶段）：每工作日完成不少于50卷档案排查，10000卷以内档案控制在20个工作日内完成，10000-50000卷档案控制在50个工作日内完成；2.第二阶段（补查收集阶段）：排查完成后1-2个月内完成所有可补材料的收集，对于确需外单位协调的材料，最长不超过3个月；3.第三阶段（整理入库阶段）：补收完成后1个月内完成整理编目、入库存储，同步更新档案管理系统数据。三、逐卷排查规范与缺漏判定标准（一）排查流程严格遵循“从卷到件、从目录到内容”的排查顺序：1.核对档案盒封面标注的全宗号、年度、保管期限、件号与档案目录台账信息是否一致；2.取出档案内所有材料，逐页核对目录登记的材料名称、形成时间、件数与实际内容是否匹配；3.按照归档范围要求，核查应当归档的材料是否全部入档，记录每一项缺漏问题；4.对入档材料的真实性、完整性进行核查，标记破损、涂改、缺页、签章不全的材料。（二）不同类型档案缺漏判定标准1.干部人事档案干部人事档案分为十大类，缺漏判定标准具体为：第一类：履历材料。缺招工录用审批表、入伍登记表、公务员登记表、调任转任审批表、干部履历表（每6年更新一次）为缺件；履历材料关键信息（姓名、出生年月、身份证号）填写不全、无本人签字或组织公章为材料不完整；第二类：自传材料。缺干部本人撰写的自传（提拔、入党时要求撰写的自传未归档）为缺件；自传缺落款时间为材料不完整；第三类：考核鉴定材料。缺年度考核表、试用期考核鉴定、任职期满考核材料为缺件，连续两年年度考核表缺失直接判定为重大缺漏；第四类：学历学位材料。缺高中毕业生登记表、高考报名材料、大学学籍表、毕业登记表、学位授予材料、学历学位认证材料为缺件，国（境）外学历缺教育部认证材料判定为缺件；第五类：政治审查材料。缺发展党员政审材料、入党志愿书、入党申请书、转正申请书、民主评议党员材料，脱党后重新入党材料不全为重大缺漏；第六类：职务职称材料。缺任职审批表、任免通知、职称评审审批表、聘用合同为缺件，提拔任用材料缺党委（党组）研究记录复印件为材料不完整；第七类：工资材料。缺工资变动审批表、工资套改表，每累计3年工资材料缺失判定为缺件；第八类：奖惩材料。缺立功受奖审批表、处分决定、解除处分材料为缺件，受党纪政务处分材料未归档判定为重大缺漏；第九类：离退休材料。缺离退休审批表、待遇调整审批表为缺件；第十类：其他材料。缺党代会、人代会代表登记表、结婚生育审批材料、出国（境）审批表为缺件。2.文书档案收发文件：缺上级机关正式发文、下级机关请示性文件，本单位正式印发的决定、通知、报告等文件，缺发文底稿、签发单为缺件；会议材料：缺党委会、办公会、专题会会议记录、会议纪要、会议议程、参会人员签到表为缺件，年度会议材料缺1次以上重要会议全套材料判定为缺漏；内部管理材料：缺单位章程、规章制度、机构调整文件、人员编制文件、印章启用缴销文件为重大缺漏。3.业务档案（以工程建设项目档案为例）前期准备阶段：缺项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、地质勘察报告、施工图设计文件审查报告为重大缺漏；施工阶段：缺原材料进场检验报告、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、监理日志、设计变更通知单、现场签证单为缺漏，关键部位隐蔽工程验收记录缺失判定为重大缺漏；竣工验收阶段：缺竣工验收报告、竣工验收备案表、竣工图纸、工程结算审计报告为重大缺漏。（三）缺漏问题登记要求排查发现问题必须逐项登记，登记内容包括：1.档案基本信息：全宗号、目录号、案卷号、档案名称、持有人/所属项目；2.缺漏类型：分为“整卷缺失”“单份材料缺失”“材料内容不完整”“材料破损变质”四类；3.缺漏材料详情：材料名称、形成时间、出具单位、应当归档的依据；4.线索来源：记录可提供补件的部门、人员、联系方式，外单位出具的材料需记录出具单位对接部门；5.问题等级：分为重大缺漏（影响档案核心效力，如干部人事档案缺入党志愿书、项目档案缺立项批复）、一般缺漏（不影响核心效力，如缺一般性说明材料），分类推进补全工作。四、查漏收集与补全工作流程（一）内部材料补全流程1.梳理本单位留存材料：由专项工作小组将缺漏材料清单分发至各业务部门联络员，各部门在5个工作日内梳理本部门留存的发文底稿、工作记录、原始材料，能够找到原件的移交档案管理部门，找到复印件的需注明原件保存位置，并加盖本部门公章确认；2.从其他档案中复制：同一单位不同类档案中存有缺漏材料原件的，如干部人事档案缺年度考核表，可从文书档案中的年度考核总册中复制，复制件需由档案管理部门注明“此件复印于本单位XX档案，原件存于XX全宗XX卷”，加盖档案管理部门公章后生效；3.重新制作补填：对于确实无法找到原件的一般性材料，可由当事人或相关业务部门重新制作，如干部履历表缺最新更新页，可由当事人重新填写，经组织人事部门审核盖章后归档；填写要求必须与原始信息一致，不得擅自改动核心信息，所有重新制作的材料需附情况说明，由部门负责人签字、加盖公章后归档。（二）外部材料补全流程1.线索核实：先通过官方公开渠道核实原出具单位的现状，如原单位撤销、合并的，需找到承接其职能的单位，不得对接无资质的第三方机构；2.公函对接：补开重要证明材料、复制官方档案，必须由单位出具正式公务函件，注明补件事由、补件内容、用途、联系人信息，安排2名以上工作人员携带单位介绍信前往对接单位调取，严禁个人私自对接索要材料；3.材料接收：外部补回的材料需要核对印章真实性，核对材料信息与档案现有信息是否一致，无误后登记归档；对于确因时间久远、原单位灭失等原因无法补到原件的，由专项工作小组出具情况说明，详细说明补查过程、无法补回的原因，经工作组长签字、单位公章确认后归档，不得将空白缺漏位置留在档案中。（三）特殊情况处理规则1.个人手中留存的档案材料：通知当事人在10个工作日内上交档案管理部门，经核查真实有效后归档，严禁个人私自保存应当归档的材料；2.涉及保密的缺漏材料：严格按照保密管理规定补查，密级材料必须安排专人对接补取，补回后按照保密要求存储，不得违规扩大知悉范围；3.缺失材料确实无法补全的：必须形成书面核查记录，内容包括补查时间、补查地点、对接人员、补查结果，由经办人、部门负责人签字后存入档案卷首，不得隐瞒缺漏问题。五、补后整理与质量审核规范（一）补入材料整理标准1.分类排序：补入材料必须按照对应档案的分类规则放入相应类别，按照形成时间先后排序，干部人事档案补入材料需放在同类材料的最后位置，不得打乱原有排序；2.加工装订：A4纸材料直接装订，小于A4的材料需粘贴在A4衬纸上，大于A4的材料需按照档案装订要求折叠，不得遮挡文字信息；所有补入材料需要去掉金属物，防止锈蚀损坏档案；3.目录更新：补入材料后必须及时更新档案目录，在目录中补充材料名称、形成时间、页号，电子档案同步更新目录数据，确保账实相符；原目录存在错误的，一并修正，重新打印目录替换原有目录。（二）质量审核流程严格执行“班组自检→部门抽检→专项验收”三级审核制度：1.班组自检：每完成100卷补全工作，整理组交叉自检，自检核查内容包括：缺漏问题是否全部登记、应补材料是否全部补入、补入材料是否真实有效、目录更新是否准确、整理装订是否符合规范，自检不合格率超过3%的，全部返工重新整理；2.部门抽检：工作小组副组长按照不低于10%的比例抽取档案抽检，其中重大缺漏档案抽检比例为100%，一般缺漏档案抽检比例不低于10%，抽检发现问题逐卷反馈，限期整改；3.专项验收：全部工作完成后，由单位组织验收工作组开展验收，验收指标包括：档案完整率、材料规范率、目录准确率，验收标准为：永久保管档案完整率100%、档案整理规范率100%、目录准确率100%，达不到标准的不得通过验收，必须重新整改。六、长效机制建设（一）建立定期排查制度明确档案管理部门每年开展一次全面档案排查，每季度开展一次新增档案抽查，每年12月底前完成当年排查，形成排查报告报单位分管领导，对发现的缺漏问题及时补全，避免问题积累。（二）规范归档移交流程严格执行“归档先验收、不合格不入库”制度，各部门移交归档材料时，档案管理部门必须对照归档范围逐件核对，材料不齐全、不规范的，退回移交部门补全后再入库，从源头避免缺漏问题产生。（三）建立部门联动机制各业务部门联络员发生变动时，必须及时告知档案管理部门，每半年召开一次档案工作联动会议，通报归档情况，梳理即将归档的材料清单，明确归档要求，确保业务工作形成的材料应归尽归。（四）完善档案管理信息化建设将所有档案信息录入档案管理系统，建立电子档案目录与实体档案对应关系，设置缺漏提醒功能，对到期未归档的材料自动预警，方便及时跟踪补全；逐步完成存量档案数字化扫描，补入材料同步完成数字化，实现线上线下档案信息一致，提高排查效率。七、保密与纪律要求1.档案查漏补齐工作全程严格遵守保密规定，严禁擅自复制、摘抄、泄露档案内容，严禁携带档案外出开展工作，确需外出补查的，只能携带缺漏材料清单，不得带出原始档案；2.工作中发现档案造假、信息涂改、擅自抽取材料等违规问题，必须第一时间报告单位纪检监察部门，不得隐瞒私自处理；3.严格落实工作责任，对排查不细致、漏判缺漏问题、补全工作推进不力导致档案失真失全的，依规追究相关人员责任；对在补全工作中弄虚作假、伪造材料的，严肃追究纪律责任。八、常见问题处理参考常见问题处理方式原出具单位撤销，无法找到承接单位由专项工作小组梳理所有可佐证材料，如其他档案中留存的复印件、当事人留存的原始材料，经单位审核确认后，附情况说明归档干部人事档案中出生年月、姓名等信息多处