档案专项审核工作指南

档案专项审核工作指南一、工作准备阶段（一）组织准备1.成立专项审核工作组：按照“每组至少2人、交叉审核、回避原则”配置工作力量，其中牵头部门（一般为组织人事部门）需安排1名副科级以上领导干部担任组长，统筹协调审核进度、解决疑难问题；成员优先选拔具有3年以上人事管理经验、熟悉干部档案政策、责任心强的工作人员，涉及纪检、审计、社保等专业领域问题，可邀请对应部门业务骨干兼职参与。要求工作组所有成员均须签署《档案审核工作人员廉政保密承诺书》，明确不得泄露审核过程中涉及的个人隐私、工作秘密，不得私自涂改、抽取、增添档案材料，对涉及近亲属的档案须主动申请回避。2.开展政策业务培训：培训时长不得少于8学时，培训内容覆盖《干部人事档案工作条例》《干部档案整理工作细则》《关于干部人事档案审核工作的问答》等核心政策文件，以及出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、奖惩情况、家庭主要成员及重要社会关系等8项重点审核内容的认定标准，培训结束后须组织闭卷测试，测试成绩80分以上方可参与审核工作。据中央组织部2023年统计，规范开展前置培训的单位，档案审核问题漏判率比未培训单位低62.7%，因此培训合格是开展工作的硬性前提。（二）物资与流程准备1.硬件配置要求：审核场所须符合档案安全管理标准，配备防盗门窗、密码锁档案柜、碎纸机、高清扫描仪、高拍仪、复印机等设备，所有电子操作设备须断开外网，禁止连接互联网存储审核信息；审核过程全程封闭管理，非工作人员不得进入审核场所。2.材料工具准备：提前印制《干部人事档案专项审核情况登记表》《干部人事档案专项审核认定表》《存疑问题核查记录表》《材料补充通知单》四类制式表格，准备档案审核专用铅笔、橡皮、红色中性笔（用于标注问题）、蓝色中性笔（用于填写审核意见）、档案分类标签、不干胶便利贴，对审核中的问题分类标注。3.梳理人员范围：按照管理权限梳理本单位需要审核的人员清单，一般覆盖机关事业单位在编人员、国有企业中层以上管理人员、非公经济组织和社会组织党组织班子成员、需认定职称/职级的流动人员，清单须明确姓名、性别、所在部门、现任职务、档案存放地点5项核心信息，核对无误后打印归档，杜绝漏审错审。（三）档案调阅准备档案调出前须严格履行调阅审批程序，由审核组长签署调阅审批单，档案管理岗工作人员核对人员清单和审批单后，按照“一人一袋、顺序调出”原则调取档案，建立《档案调出登记表》，记录调出时间、调出档案编号、领走人签字，审核完成后24小时内归库，归库时核对档案信息并签字确认，严禁个人私自保存档案。二、审核实施阶段（一）基础信息审核基础信息审核实行“三对照三核查”标准，所有信息交叉比对，确保一致性：1.出生时间审核：以干部人事档案中最早形成的材料记载的出生日期为基础认定依据，具体规则为：①最早形成材料为《入团志愿书》的，以《入团志愿书》记载为准；若无《入团志愿书》，则查找入党材料、招工招干材料、学籍材料中形成时间最早的一份；②所有材料记载出生时间不一致的，按照“最早最接近实际”原则，结合本人身份变化情况、户籍原始材料综合研判，不得简单以户籍登记时间、最新身份证时间认定；③对涂改痕迹的认定：涂改痕迹出现在出生时间栏目、且没有充分证明材料说明涂改合理性的，认定为信息存疑，须组织核查；涂改后出生时间与原始记载时间相差超过12个月的，须列为重点核查问题。据2014-2015年全国干部人事档案专项审核数据，出生时间不一致问题占所有档案问题的18.2%，是基础信息审核的核心重点。2.参加工作时间审核：认定依据为招工招干审批表、转正定级表、入伍登记表等正式参加工作材料：①插队知青参加工作时间，以当地知青办批准插队的时间为准；下乡知青返城就业的，符合连续工龄计算条件的，从插队之日计算参加工作时间；②大中专毕业生参加工作时间，有派遣证的以派遣证报到时间为准，自主择业的以实际到岗单位办理入职手续时间为准；③部队转业干部，以入伍登记时间为参加工作时间（符合工龄连续计算政策的）；④对待业、灵活就业后进入机关企事业单位的，以正式办理入职手续的时间认定参加工作时间。3.入党时间审核：严格按照《中国共产党章程》《中国共产党发展党员工作细则》对应不同时期的标准认定：①1982年十二大以后入党的，入党时间为支部大会通过为预备党员之日；②1977年十一大到1982年十二大之前入党的，入党时间为上级党委批准之日；③1956年八大到1977年十一大之前入党的，入党时间为上级党委批准为预备党员之日；④对入党材料不全、程序不规范的，须由原发展单位党组织、上级组织部门出具证明，无法核实的，暂不承认党员身份，记入档案备注。4.学历学位审核：按照“凡填必核、证档对碰”要求开展：①核对每个阶段学历学位的材料完整性：高中阶段须有毕业生登记表、学籍卡；大专及以上须有报考登记表、入学体检表、学习成绩表、毕业生登记表、学位授予材料、学历学位证书复印件；②对国民教育序列学历学位，须通过中国高等教育学生信息网（学信网）、中国学位与研究生教育信息网（学位网）进行在线验证，打印验证报告存入档案；③对境外学历学位，须核对教育部留学服务中心出具的学历认证材料，无认证材料的不予认可；④对“五大”（函授、自考、业余、夜大、电大）学历，须核实入学时是否符合报考条件，学习期间是否按照要求完成学业，材料是否齐全；⑤对学历造假的认定：持伪造学历证书、盗用他人学籍、不符合入学条件违规获取学历的，一律认定为无效学历，记入专项审核结论。5.工作经历审核：按照时间顺序梳理每一段工作经历，核对①是否存在经历断档：断档时间超过6个月的，须本人说明情况，提供原单位证明、社保缴费记录等材料核实；②是否存在经历造假：虚构工作单位、虚构工作岗位、虚报工作年限的，一律认定为存疑问题；③职务（职称）变动是否有正式任职文件、任免审批表：凡提任副科级以上职务，必须有对应的任免审批表存入档案，无材料的须补充完善；④对跨区域跨单位流动的，核实调动手续是否合规，是否有正式调动审批表、工资转移介绍信，无手续的不得认定工作经历连续性。6.干部身份审核：重点审核大中专毕业生派遣手续、招工招干审批手续、转干录干审批手续：①对通过不正当手段违规获取干部身份的，一律不予认定；②对“三不招”（不符合招工条件、违反招工程序、材料造假）违规进入机关事业单位的，按照政策予以纠正；③对公务员考录、事业单位招聘进入的，核对考录招聘审批材料是否齐全，程序是否合规。7.奖惩情况审核：所有奖惩须有正式文件存入档案，嘉奖记功须有奖励审批表，处分须有处分决定书、解除处分材料，核对奖惩信息与本人填写信息是否一致，对瞒报处分经历的，须如实记入审核结论。8.家庭主要成员及重要社会关系审核：核对信息是否完整准确，是否存在瞒报配偶、子女移居国（境）外、违法犯罪等情况，对领导干部须重点核对是否报告了需要申报的亲属信息，漏报瞒报的按照规定处理。（二）档案材料完整性审核按照干部档案十大类分类标准逐项核对：①第一类履历材料：是否缺失入职履历表、岗位调整后重新填写的履历表；②第二类自传材料：是否缺失入职自传、年度自传；③第三类鉴定、考察、考核材料：是否缺失年度考核表、试用期考核鉴定、考察材料；④第四类学历学位、培训、职称材料：是否缺失各阶段学籍材料、职称评审表、培训结业材料；⑤第五类政审材料：是否缺失政审考察表、家庭成员政审材料；⑥第六类入党入团材料：是否缺失入团志愿书、入党志愿书、入党积极分子材料、转正材料；⑦第七类奖励材料：是否缺失奖励审批表、奖励文件；⑧第八类处分材料：是否缺失处分决定、申诉材料、解除处分材料；⑨第九类工资任免材料：是否缺失工资调整审批表、任免审批表、调动审批表；⑩第十类其他材料：是否缺失退休审批表、出国出境材料、体检表等。按照统计，干部档案材料缺失率最高的三类分别是年度考核表（缺失占比27.3%）、任免审批表（16.8%）、学籍材料（11.2%），审核时须重点核对。（三）档案真实性审核重点核查五个方面问题：①涂改伪造材料：查看纸张材质、字体、墨迹是否一致，是否有刮擦、挖补、涂改痕迹，对可疑痕迹可借助笔迹鉴定、墨迹年代检测技术核实；②造假材料：鉴别学历学位、身份材料、公章真伪，对电子印章打印材料，须核对原始文件；③虚假信息：对前后记载不一致、逻辑矛盾的信息，逐一核查，比如出生时间与入团时间逻辑矛盾（入团时不满12周岁，出生时间记载又早于实际，就会出现逻辑矛盾），须核实纠正；④材料拼接：对部分页码缺失、拼接装订的档案，核查是否存在私自抽换材料的情况；⑤“人造档案”：对所有材料均为近年形成、没有原始材料的档案，重点核查身份真实性。（四）问题标注规范审核过程实行“谁审核、谁签字、谁负责”的终身负责制，每卷档案审核完成后，审核人须在《干部人事档案专项审核情况登记表》签字，对发现的问题按照以下规则标注：①一般问题（非原则性信息不一致、少量材料缺失）用蓝色便利贴标注，注明问题类型、位置；②原则性问题（涂改伪造信息、学历造假、身份存疑）用红色便利贴标注，注明问题疑点，同步填写《存疑问题核查记录表》，记录问题表现、初步审核意见。三、问题核查与材料补充阶段（一）分类核查程序1.一般信息不一致问题核查：由审核组向本人反馈问题，本人撰写情况说明，提供原始证明材料（比如身份证、户口簿原始复印件、原单位出具的证明材料），审核组核实后提出初步认定意见。2.材料缺失问题核查：①可以补发的材料，由审核组向本人所在单位发放《材料补充通知单》，明确补充时限（一般不超过15个工作日），由单位协调原单位出具补充材料，原单位撤销的由原单位的上级主管部门出具证明；②无法补发的原始材料，须由本人提供其他有效佐证材料，由2名以上审核人员核实签字，出具核查结论，无法核实的，注明情况存入档案；③对缺失关键身份材料、无法证明干部身份的，列为存疑问题，按照管理权限报上级部门研究处理。3.存疑原则性问题核查：①对涂改出生时间、学历学位存疑等问题，由审核组牵头，通过发函协查、实地走访、与当事人谈话、查阅原始文书档案、比对公章备案信息、开展技术鉴定等方式核实；②涉及异地单位的问题，发函协查须注明协查要求、回复时限，一般回复时限不超过20个工作日，逾期未回复的，派人实地核查；③核查过程须形成完整核查记录，所有核实材料均须加盖出具单位公章，个人说明材料须本人签字按手印，所有核查材料存入档案专项审核副卷。4.涉嫌违纪违法问题核查：审核中发现干部存在档案造假、故意涂改信息、瞒报重大事项等涉嫌违纪违法问题的，须在2个工作日内移交纪检监察部门处理，不得私自处置。（二）补充材料归档要求补充的材料须认真审核真伪，符合要求的，按照档案装订规范分类装订存入档案；补充的证明材料，统一存入档案第十类，专项审核材料（登记表、认定表、核查记录等）存入档案副卷，不混入正本。四、信息认定与结论反馈阶段（一）集体研究认定所有审核和核查完成后，按照以下程序进行认定：①审核组汇总个人档案审核情况、核查结果，提出初步认定意见；②按照干部管理权限，由组织人事部门集体研究讨论，对存在争议的问题，邀请政策专家、纪检部门人员参与研讨，形成统一认定结论；③对上级管理权限的干部，审核完成后将审核结论报上级组织人事部门审批认定。（二）认定签字确认认定结论形成后，填写《干部人事档案专项审核认定表》，认定表须明确：①个人基本信息；②八项重点内容的最终认定结果；③存在的问题及处理意见；④审核组组长签字、组织人事部门盖章；⑤本人签字确认，对认定结果有异议的，本人可以签署不同意见，并附说明材料，审核组重新核查，确实存在错误的予以纠正；本人拒绝签字的，由审核组注明情况，不影响认定结果执行。《干部人事档案专项审核认定表》存入本人档案第五类（政审材料类）。（三）反馈整改要求认定结果及时反馈给本人和所在单位：①对存在一般问题的，要求本人限期整改，整改完成后复核；②对存在原则性问题的，按照政策规定作出组织处理，比如学历造假的取消享受的相关待遇，身份造假的取消干部身份，瞒报个人事项的按照《领导干部报告个人有关事项规定》处理；③对问题整改情况记入个人廉政档案，作为干部选拔任用、职称评定、评先评优的重要依据。五、后续整理与工作汇总阶段（一）档案重新整理规范审核完成后，按照《干部档案整理工作细则》对档案重新整理：①拆除原有装订，拆除金属物，对破损纸张进行托裱，对超规格纸张进行折叠，对小于A4的材料进行托裱；②按照十大类分类标准重新分类排序，编写页码，加工目录，装订成册；③对新增补充材料，更新档案目录，确保目录内容与档案材料一致；④对专项审核形成的所有工作材料，单独建立专项审核工作档案，按照审核人员、审核对象分类装订，长期保存。（二）数据汇总与分析专项审核全部完成后，汇总形成各类统计数据：①应审核人数、实际审核人数、审核完成率；②发现问题总数量，分类统计出生时间问题、参加工作时间问题、学历学位问题、材料缺失问题、造假问题等各类问题的数量和占比；③完成整改问题数量、正在整改问题数量、移交纪检监察问题数量；④针对发现的普遍性问题，分析问题产生原因，比如材料缺失多为原来档案管理不规范、交接流程不完善，造假问题多为个人利