国有企业档案管理制度

国有企业档案管理制度一、总则国有企业档案是企业在各项生产经营、管理活动及历史沿革中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，也是国家档案资源的关键构成。为规范和加强我司档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及行业规范，结合企业实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各单位（部门）的档案管理工作。凡公司在各项工作中形成的，反映公司工作活动、具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本制度管理范畴。档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、依法利用的原则，实行全过程管理，确保档案工作与企业各项事业发展相适应。二、管理机构与职责公司档案工作实行统一领导、归口管理的体制。成立由公司分管领导牵头的档案工作领导小组，负责统筹协调公司档案工作重大事项。公司综合管理部门是档案工作的归口管理部门，配备专职档案管理人员，具体负责公司档案的统一收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，并对各部门、各所属单位的档案工作进行业务指导和监督检查。各部门、各所属单位应明确一名负责人分管本部门档案工作，并指定专（兼）职档案员，负责本部门形成的各类文件材料的收集、整理、预归档和向公司综合管理部门移交工作。各部门档案员在业务上接受公司综合管理部门的指导和培训。公司档案工作人员应具备良好的政治素质和专业技能，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。三、档案的形成与收集各部门在工作中形成的各类文件材料，是档案的源头，必须由承办人或相关岗位人员负责收集。文件材料的形成应符合国家及行业有关规范，确保其真实性、准确性、完整性和有效性。公司各类会议、项目建设、产品研发、市场营销、财务审计、人力资源、法律事务等重要活动中形成的文件材料，均须纳入收集范围。档案收集应做到及时、完整。各项工作任务完成后或告一段落后，承办人应及时将相关文件材料收集齐全，进行初步整理，并在规定时间内移交本部门档案员。对于专业性强、成套性明显的项目文件材料，如工程建设项目、科研项目等，应在项目立项时即明确档案收集责任人和整理要求，确保项目文件材料的系统收集。电子文件的收集应与其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。四、档案的整理与归档档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件材料应按照公司制定的档案分类方案、归档范围和保管期限表进行分类、编号、排列和编目。整理过程中，应剔除重复、无用的文件材料，但具有查考价值的修改稿、过程稿等应酌情保留。各类档案的整理应符合相应的档案整理规范。例如，文书档案应按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理；会计档案应按照年度、类别、保管期限进行整理；科技档案应按照项目进行整理。电子档案的整理应符合电子文件归档与管理的相关标准，确保其存储格式的通用性和可读性，并进行规范的著录和标引。归档是档案管理的关键环节。各部门形成的文件材料，由本部门档案员按照规定的归档时间和要求，向公司综合管理部门移交归档。交接双方应严格履行交接手续，填写《档案交接登记表》，一式两份，双方签字后各执一份。归档的文件材料应为原件，如无原件，复印件须注明原件保管处并加盖公章。五、档案的保管与保护公司综合管理部门应设立符合《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房，配备必要的档案装具和设施设备，如档案柜、除湿机、空调、防虫、防火、防盗器材等，确保档案库房的温湿度符合规定标准，防止档案发生霉变、虫蛀、鼠咬、火灾、水浸、被盗等现象。档案保管应实行科学管理。不同载体的档案应分别存放，特殊载体档案如照片、录音录像带、磁盘、光盘等，应采取特殊的保管措施。档案库房应建立严格的管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入。档案管理人员进入库房应履行登记手续，库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、变质的档案，应及时进行修复或复制。对于具有永久保存价值或重要利用价值的档案，应优先进行数字化扫描，制作数字副本，实行双套制管理，确保档案的长期安全和有效利用。六、档案的利用与开发档案利用是档案工作的根本目的。公司综合管理部门应建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批程序，为公司各项工作提供便捷、高效的档案服务。公司内部人员因工作需要查阅档案，须持所在部门出具的证明或经部门负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须经公司分管档案工作的领导批准。外单位查阅本公司档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经公司综合管理部门负责人批准，必要时须报请公司分管领导批准。档案利用可采取查阅、复制、摘录等方式。复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。查阅档案时，必须遵守档案管理规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、抄录涉密档案内容。积极开展档案信息资源的开发利用工作。档案管理部门应根据公司发展需要和档案内容，编制档案检索工具，如案卷目录、卷内文件目录、专题索引等，方便档案查阅。同时，应定期对档案信息进行分析、研究和编研，形成有价值的编研成果，如大事记、组织沿革、专题汇编等，为公司领导决策和各项工作提供参考。七、档案的鉴定与销毁档案鉴定工作是科学管理档案、优化馆藏的重要手段。公司应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门人员及分管领导组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。档案鉴定工作应定期进行，鉴定依据是国家有关档案保管期限的规定和公司制定的档案保管期限表。经过鉴定，对确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。销毁档案须填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的题名、编号、数量、形成时间、保管期限等内容，经档案鉴定工作小组审核，报公司分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案材料。对虽已到保管期限但仍有参考价值的档案，应重新划定保管期限，继续保存。八、档案的安全保密档案安全保密工作是档案管理的生命线，必须高度重视。公司所有档案均属公司核心信息资源，档案管理人员和所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案纪律，不得泄露档案内容。涉密档案的管理，应严格按照国家有关涉密载体管理的规定执行，实行专人、专库、专柜管理，确保万无一失。加强对档案利用过程中的保密管理，严禁将涉密档案带出阅档室，严禁在无保密措施的设备上处理、存储涉密档案信息。档案数字化过程中，应严格遵守保密规定，确保数字化加工场所的安全和数字化成果的保密。发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。九、档案的信息化建设积极推进档案信息化建设，是提升档案管理现代化水平的必然要求。公司应将档案信息化建设纳入企业信息化发展总体规划，统筹安排，加大投入，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。档案管理系统的建设应符合国家及行业标准，确保系统功能完善、安全可靠，并与公司其他业务系统实现数据对接和信息共享。电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节，应严格遵守《电子文件归档与电子档案管理规范》。对传统载体档案，应按照重要程度和利用频率，有计划、分步骤地进行数字化扫描，建立档案数字资源库。加强对电子档案的管理，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，定期进行数据备份和校验，防止数据丢失或损坏。十、保障措施公司应将档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，保障档案工作所需经费，确保档案库房、设备购置、维护保养、档案数字化、人员培训等费用的落实。加强档案管理人员队伍建设，定期组织档案业务培训和学习交流，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。鼓励档案管理人员钻研业务，对在档案工作中做出突出贡献的单位和个人给予表彰和奖励。建立健全档案工作考核机制，将档案管理工作纳入公司对各部门、各所属单位的年度绩效考核范围。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至给予纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。十一、附则本制度未尽事宜，按照国家有关档案法律法规及行业标准执行。公司所属各单位可根据本制度，结合自身实际情况，制定相应的档案管理实施细则，并报公司综合管理部门备案。本制度由公司综合管理部门负责解释。本制度自发布之日起施行。以往有关公司档案