合同管理制度

合同管理制度一、总则：制度的基石与导向1.1制度宗旨与依据本制度旨在规范公司合同行为，加强合同管理，明确合同管理各环节的职责与流程，防范和控制合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益。本制度依据国家相关法律法规，并结合公司实际经营情况制定。1.2适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除、终止各类合同、协议及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。某些特殊类型的合同，如劳动合同，或可根据国家专门法律法规及公司专项规定执行，但在基本原则和管理精神上应与本制度保持一致。1.3基本原则合同管理应遵循以下基本原则：*合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规定。*平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，应当遵循自愿、公平、诚实信用的原则确定各方权利和义务。*风险控制原则：合同管理的核心在于风险防范，应在合同立项、谈判、评审、履行等各环节进行风险评估与控制。*效益优先原则：在合法合规和风险可控的前提下，追求合同的经济效益最大化，提升资源配置效率。*权责清晰原则：明确各部门、各岗位在合同管理中的职责权限，确保各司其职、各负其责、协同高效。1.4管理目标通过本制度的有效执行，实现合同管理的标准化、规范化和信息化，确保合同的签订质量，保障合同的顺利履行，最大限度降低合同纠纷发生率及损失，维护公司良好的商业信誉和经济利益。二、合同管理机构与职责：权责分明，协同高效合同管理是一项系统性工作，需要公司各相关部门的共同参与和密切配合。明确管理机构及其职责是制度有效运行的组织保障。2.1合同管理部门公司设立或指定专门的合同管理部门（通常为法务部或综合管理部内的合同管理岗），作为合同管理的归口管理部门。其主要职责包括：*组织制定、修订和解释公司合同管理制度及相关配套文件。*负责公司标准合同文本的制定、修订、推广和管理。*对公司各类合同的合法性、合规性、完整性进行审查。*参与公司重大合同的谈判、起草与评审。*监督、检查合同履行情况，协调处理合同履行中出现的争议和问题。*负责合同专用章的保管和使用管理。*组织合同档案的整理、归档、保管和查询工作。*组织开展合同法律知识培训和合同管理经验交流。2.2业务承办部门业务承办部门是合同的发起者和直接履行者，对合同的前期调研、谈判、履行及风险预警负有直接责任。其主要职责包括：*负责合同项目的可行性研究和立项报批。*负责对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估。*负责合同谈判工作，拟定合同主要条款，并确保其符合公司利益和业务需求。*负责将拟签订的合同文本及相关资料报送合同管理部门及其他相关部门进行评审。*按照合同约定全面履行合同义务，跟踪合同相对方的履约情况，及时发现并报告履约风险。*负责合同履行过程中的沟通协调，收集、整理和保管与合同履行相关的证据材料。*合同发生争议时，协助合同管理部门进行处理。2.3其他相关部门根据合同性质和内容，财务部门、技术部门、风控部门等相关职能部门应在其职责范围内参与合同评审，提供专业意见，并对合同中涉及本部门职责的条款进行审核。例如，财务部门负责对合同中的付款方式、金额、税务等财务条款进行审核；技术部门负责对合同中的技术标准、质量要求等技术条款进行审核。三、合同的订立：审慎规范，防范未然合同的订立是合同管理的起点，也是风险控制的关键环节。3.1合同相对方资格审查业务承办部门在合同谈判前，必须对相对方进行严格审查。审查内容包括但不限于：相对方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明、授权委托书等主体资格证明文件；相对方的商业信誉、财务状况、既往履约记录等。必要时，可要求相对方提供担保。3.2合同文本的拟定合同文本应优先采用公司制定的标准合同文本。对于没有标准文本的，业务承办部门应根据谈判结果和业务需求拟定合同草案。合同文本应力求内容完整、条款明确、逻辑严密、用语规范。合同的主要条款一般应包括：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。3.3合同评审合同在正式签订前，必须经过评审程序。评审流程一般如下：*业务承办部门初审：业务承办部门负责人对合同草案的真实性、可行性、完整性进行初审。*相关部门会签：合同管理部门对合同的合法性、合规性进行审查；财务部门、技术部门等相关部门根据职责对合同相关条款进行专业审查，并出具明确的书面评审意见。*审批决策：根据合同的性质、金额、风险等级等因素，按照公司规定的审批权限和程序，报请相应层级的领导审批。重大合同或特殊合同，可根据需要提交公司总经理办公会或董事会审议。3.4合同的签署与用印合同经评审通过后，由法定代表人或其授权委托的代理人在授权范围内签署。合同签署应使用公司法定名称，字迹清晰。合同文本一般应一式多份，明确各份的用途。合同签署后，需要加盖合同专用章的，由合同管理部门按照规定程序用印。严禁在空白合同文本或主要条款未确定的合同文本上盖章。四、合同的履行：全程跟踪，动态管理合同的履行是实现合同目的的核心环节，需要进行全程跟踪和动态管理。4.1履约跟踪与监控业务承办部门应指定专人负责合同的履行跟踪，建立履约台账，及时记录合同履行的进展情况。对于重要合同或履行周期较长的合同，应定期向合同管理部门和公司领导汇报履约情况。合同管理部门应对合同履行情况进行抽查和监督。4.2变更与解除在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务承办部门应及时与相对方协商，并就变更或解除合同的内容达成书面协议。变更或解除合同的协议，同样需要履行评审和审批程序。4.3违约责任的追究与应对发现合同相对方存在违约行为时，业务承办部门应立即向合同管理部门报告，并收集相关证据。合同管理部门应会同业务承办部门分析违约情况，评估违约损失，根据合同约定和法律规定，及时采取协商、发函催告、提起仲裁或诉讼等方式追究对方违约责任，维护公司合法权益。如公司自身可能发生违约，应及时采取补救措施，避免或减少损失，并向公司领导报告。4.4争议处理合同发生争议时，业务承办部门应积极与相对方协商解决。协商不成的，由合同管理部门根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼），在法定时效内及时启动相应的法律程序。处理争议过程中，应注重证据的收集和保全。五、合同的档案管理：规范有序，安全保密合同档案是公司重要的法律和商业档案，应进行规范管理。5.1归档范围合同档案包括但不限于：合同正本、副本及附件；合同评审表、审批文件；相对方主体资格证明文件、授权委托书；合同谈判记录、会议纪要；合同履行过程中的往来函件、通知、验收报告、付款凭证等；合同变更、解除协议；争议处理过程中的相关文件等。5.2归档要求合同履行完毕或终止后，业务承办部门应将合同所有相关资料整理齐全，在规定期限内移交合同管理部门归档。合同管理部门应按照档案管理规定，对合同档案进行分类、编号、登记、装订，确保档案的完整性、系统性和安全性。5.3保管与查阅合同档案应指定专人保管，建立查阅登记制度。查阅合同档案需履行相应的审批手续，严禁擅自复制、摘抄、涂改、抽取、销毁合同档案。合同档案的保管期限应符合国家有关规定和公司档案管理办法。六、责任追究：奖惩分明，强化执行为确保本制度的有效执行，应建立健全合同管理责任追究机制。对于严格执行本制度，在合同管理工作中表现突出，有效防范重大风险或为公司挽回重大损失的部门和个人，公司应给予表彰和奖励。对于违反本制度规定，导致合同谈判失误、评审疏漏、履行不当、档案丢失，或在合同管理中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊，给公司造成损失的，公司将根据情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则：制度的完善与适用7.1制度的解释与修订本制度由公司合同管理部门负责解释。公司将根据国家法律法规的变化和公司经营发展的需要，适时对本制度进行修订和完善。7.2生效日期本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。7.3特殊合同的特